Inspectie van de paashazen

Gerelateerd
Paasliedje

Deskundige toezichthouders?

Maxim Februari (meesterlijke startpagina, trouwens) in de NRC van afgelopen maandag:

Het toverwoord is daarom de laatste tijd ‘verantwoordelijkheid’. Je weet dat beleidsplannen alleen zin hebben als iedereen zijn verantwoordelijkheid kent. Daarom is het goed in het rapport over brandveiligheid te lezen dat gemeenten zich van hun verantwoordelijkheden „bewust” zijn. Minpunt is weer dat ze naast zich bewust zijn verder niet zo veel doen. Bij de meeste zorginstellingen komt zelden iemand naar de veiligheid kijken.
Daar komt nog bij dat de mensen die wel komen kijken, nergens verstand van hebben. Een voorbeeld van de algehele tendens naar ondeskundigheid in de wereld van de inspectie. Bij zijn afscheid als hoogleraar toezicht waarschuwde Ferdinand Mertens hier vorig jaar al voor. „Een goede toezichthouder moet een ingewijde zijn in het veld waarop hij toezicht houdt. Je zou dus specialisten in huis moeten halen, zeker aan de top, maar ook bij de mensen die de controles daadwerkelijk verrichten. Maar in werkelijkheid zie je bij de toezichthouders aan de top steeds meer generieke managers aantreden die geen flauw benul hebben van wat er op hun terrein allemaal speelt.

Maar dat is niets nieuws, helaas.

Gerelateerd
Geef ons de echte deskundigen terug
Onze Jan is manager geworden

Plaatje: Een op het oog interessant boekje

Een dunne lijn...

Een van de bijzondere aspecten van het werken als inspecteur is de noodzakelijke neutraliteit en onafhankelijkheid. Ik kwam deze week onderstaande passage tegen in de eisen die de CCSDS stelt aan degene die digitale depots willen certificeren op basis van Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories, die dit, naar mijn idee, redelijk goed omschrijft:

Members of certification bodies can carry out the following duties without their being considered as consultancy or having a potential conflict of interest:
a) arranging and participating as a lecturer in training courses, provided that, where these courses relate to digital preservation management, related management systems or auditing, certification bodies should confine themselves to the provision of generic information and advice which is freely available in the public domain; i.e., they should not provide company-specific advice which contravenes the requirements of b) below;
b) adding value during certification audits and surveillance visits, e.g., by identifying opportunities for improvement, as they become evident during the audit, without recommending specific solutions. However the certification body shall be independent from the body or bodies (including any individuals) which provide the internal self-assessment of the client organization’s repository subject to certification.

Ik geef dus wel algemene, openbaar toegankelijke presentaties tijdens bijvoorbeeld het Doxis-seminar, de Vergeb-dagen of het PDF/a-seminar, maar ik ga niet in op verzoeken van adviesbureaus of software-leveranciers om bij hun intern een cursus, workshop of sessie te geven.
Tijdens inspectiebezoeken of overleggen over voorgenomen vervangingsbesluiten, geef ik dus wel globaal aan hoe een knelpunt opgelost of verbeterd kan worden, maar zal ik nooit tot in detail bechrijven hoe dit gerealiseerd zou kunnen of moeten worden.
Dit weblog en de manier waarop ik Twitter gebruik, passen hier volgens mij ook in: ik ben aanspreekbaar op mijn daden en meningen en schrijf (met een enkele uitzondering) nauwelijks over specifieke incidenten of gebeurtenissen uit mijn "inspectiepraktijk." Je kunt me alles vragen (zolang het maar enigszins "archiefgerelateerd" is), maar ik geef niet op alles het specifieke antwoord dat je misschien zou willen krijgen.

Het is een dunne lijn, maar ik geloof nog altijd dat het balanceren redelijk goed lukt.

Gerelateerd
Wek vrees op, tutoyeer niet
Hoe moet een inspecteur opereren?

Plaatje: Balancing Act van Digitalnative

Weg met die checklisten!

Afgelopen zomer heb ik met Paul Huisman gewerkt aan een artikel over het gebruik van checklists bij de archiefinspectie. Het artikel was bedoeld voor een van de Jaarboeken van S@P en ik was alweer bijna vergeten dat we het geschreven hebben.
(Hallo, hallo S@P-redactie, hoe staat het ermee? Mochten jullie het artikel kwijt zijn, hier staat het laatste concept.)
Vandaag moest ik er weer aan denken omdat ik in de NRC een artikel las over de brand bij Chemie Pack in Moerdijk: Er is iets grondig mis met het denken over veiligheid. Daarin zegt professor Kerstens van de TU Eindhoven:

In plaats van bedrijven te verplichten een doel te halen om de veiligheid steeds te verbeteren, zijn deze gebonden aan gedetailleerde voorschriften. Kerstens: „Het kan heel goed zijn dat straks uit onderzoek blijkt dat Chemie-Pack alle lijstjes met voorschriften had afgevinkt. Zo zag de directeur van dat bedrijf er op televisie ook uit: geschrokken. Hij dacht kennelijk dat hij alles op orde had. Maar die lijstjes zeggen niet alles. Men denkt in Nederland: als we alles maar in details vastleggen, dan houden we de veiligheid in de klauwen. Dat is niet waar. Hou toch eens op met dat afvinken. Weg met die checklisten.” (onderstreping door mij, IKo)

Laat dat nu ook ongeveer de strekking van ons artikel zijn...

Gerelateerd
Gelezen: The checklist manifesto van Atul Gawande

Plaatje: Nirvana check van Vinsflickr

Minder last...

Minder regels? Praat John van Paassen, varkenshouder te Deurne, vlak achter Helmond, er niet van. Hij krijgt al jaren te horen dat er minder regels komen, minder toezicht en inspectie
(...)
John van Paassen schampert achter zijn batterij computers voor de varkensadministratie. Elke week moet hij invoeren hoeveel dieren hij heeft. eigenlijk elke dag, maar dat verdomt hij. "Die beloofde lastenverlichting is vooral een lastenverschuiving." Vroeger kwamen ze in het jaar van vier instanties langs voor controle, de AID, het waterschap, de provincie en de gemeente. Nu komen ze alleen nog voor steekproeven, om te zien of John de boel niet flest. Het betekent: hou alles zelf maar bij. Je mestboekhouding, de ziektes, de aantallen dieren, de vrachtbrieven naar de slachterij, het zaai- en pootgoed. Straks is er geen controle meer, alleen nog zelfcontrole. "Die hele verantwoordelijkheid komt op ons bordje neer."
Het lijkt een briljante zet van de overheid. Het verzoenen van het ogenschijnlijk onverzoenbare. In het regeerakkoord staat de trotse aankondiging dat er per 1 januari een 'inspectievakantie' voor bedrijven aankomt. "Bij deugdelijke zelfregulering", staat erbij, zal er minder worden gecontroleerd. Een kleinere overheid, maar niet minder greep op de zaken. De droom van elke minister. En een kostenverschuiving, aangezien John van Paassen zijn zelfcontrole ook zelf betaalt. (de Volkskrant, 14 december 2010, p.7)

Minder last, meer effect. Maar ook meer werk en hogere kosten?

P.S. Let ook even op de manier waarop de ligging van Deurne aangegeven wordt: "achter Helmond". Niet "bij Helmond", niet "onder de rook van Helmond" of "een paar kilometer ten oosten van Helmond". Nee, "achter Helmond." Zou de Volkskrant vooral op de Randstad georiënteerd zijn?

Gerelateerd
Over inspectie, toezicht en zelfrijzend bakmeel
Toezichtsmythes

Plaatje: Less is more van Hooverine

Toezichtsmythes

Uit een lezing van Paul Robben tijdens het congres Mythes in beleid en toezicht (dat ik helaas gemist heb):

Mythe: Systeemtoezicht is effectief en efficiënt en leidt tot kostenbesparing met minder toezichtslasten voor de ondertoezichtgestelden
Systeem toezicht is het externe toezicht door de overheid dat gebruik maakt van interne borgingssystemen binnen organisaties of sectoren.
Uit onderzoek weten we dat systeemtoezicht alleen mogelijk is onder specifieke condities en goedkoper is het waarschijnlijk niet.
(...)
Meerwaarde van systeemtoezicht is waarschijnlijk dat het leervermogen van instellingen wordt bevorderd door het opbouwen van een interne kwaliteitssysteem. Onderzoek maakt duidelijk dat de mythe van systeemtoezicht als oplossing voor gebrek aan effectiviteit en efficiëntie een broodje-aap-verhaal is maar wel een bruikbaar concept is voor het toezicht op een aantal maatschappelijke domeinen.

Mythe: Het toezicht is onafhankelijk
Veel inspecteurs en inspecties geven aan de onafhankelijkheid van het toezicht een absolute betekenis en gooien onafhankelijkheid op één hoop met autonomie. Goed toezicht zou volstrekt autonoom ten opzicht van het beleid en het veld. Een bestuurskundige analyse van de positionering van het toezicht laat een heel ander beeld zien.
Een inspectie maakt onderdeel uit van een complex netwerk van de overheid waaronder: ministers, Tweede Kamer, De Europese Unie, en andere toezichthouders. Ook ondertoezichtgestelden, veldpartijen media burgers en lobby-organisaties maken deel uit van dit netwerk. Niks autonomie, sterker nog, de rol van het toezicht kan alleen maar effectief gespeeld worden als deelnemer aan dit netwerk. Wel zou de inspectie onafhankelijk moeten zijn in zijn oordeelsvorming en keuze van maatregelen in individuele gevallen, daar moeten de minister en anderen zich niet mee bemoeien.

Lees hier de hele lezing (pdf)

Gerelateerd
Over inspectie, toezicht en zelfrijzend bakmeel
Wek vrees op, tutoyeer niet
Hoe moet een inspecteur opereren?

Over de openbaarheid van een inspectierapportage

In het Archievenblad van december staat een artikel (pdf) van Hans Berende over wat in de archiefwereld "de Haarlemse casus" is gaan heten. Kortweg komt het er op neer dat het college van burgemeester en Wethouders van Haarlem een inspectierapport van de provinciale en gemeentelijke archiefinspectie uit 2005 heeft genegeerd. En begin dit jaar werd het tweede, kritisch rapport "geheim" verklaard. Louise van Zetten, vroeger archivaris van Bloemendaal en nu fractievoorzitter van D66 in Haarlem, wilde daar meer van weten. Ondertussen zijn beide rapporten boven water en op 25 november besproken in de raad.

Het artikel gaat verder over de vraag of die rapportages van de provinciaal archiefinspecteur en archivaris niet actiever openbaar gemaakt zouden moeten worden. Het mondt uit in een beetje modieuze roep om een "register van openbare en geheime stukken." In het artikel vielen me een paar dingen op.

EEN
Allereerst de rol van mevrouw Van Zetten, of beter gezegd, de rol van de gemeenteraad. Van Zetten zegt in het artikel:

"Het verhaal in Haarlem begint met te stellen dat een gemeenteraadslid moeilijk kan weten dat een rapport bestaat als daar geen melding van wordt gemaakt."

Daarna gaat het vooral over de redenen waarom B&W het rapport uit 2010 geheim verklaarden. Maar mevrouw Van Zetten gaat hier volgens mij helemaal voorbij aan de door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening van de gemeente Haarlem (doc), waarvan artikel 9 luidt:

Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Tussen 2005 en 2010 had de raad dus al minstens vijf (!) keer door het college geïnformeerd moeten worden. Dat het college dat niet doet, is het college aan te rekenen. Maar, dat de raad er niet zelf naar vraagt, is evenzeer de raad aan te rekenen.

(Interessant detail is nog dat OCW, VNG en IPO er van uit gaat dat vanaf 2012, als het interbestuurlijk toezicht gewijzigd wordt, de raad zijn controlerende rol ook op het terrein van archiefbeheer actiever gaat spelen. Zouden al die gemeenteraadsleden dit al weten?)

TWEE
In Noord-Holland/Haarlem is het blijkbaar gebruikelijk dat de provinciaal archiefinspecteur en de gemeentelijk archiefinspecteur gezamenlijk "op inspectie" gaan en ook gezamenlijk één rapport uitbrengen. Het verbaast me enigszins dat hier in het artikel geen enkele kritische kanttekening bij geplaatst wordt.  De rol en positie van de provinciale archiefinspecteur en de gemeentelijke archiefinspecteur zijn volgens mij zodanig dat zij niet samen kunnen rapporteren. Al is het alleen maar omdat toezicht op zorg ook toezicht op toezicht op het beheer inhoudt. Op deze manier neemt de provinciale archiefinspectie voor een deel de taken van de archivaris over. In Haarlem zal de provinciale archiefinspecteur dan ook nooit (kunnen) rapporteren dat het toezicht op het archiefbeheer onder de maat is, aangezien zijn eigen rapport ook over het archiefbeheer gaat.

DRIE
Hoewel het in het artikel gaat over de vraag of de inspectierapportages door de toezichthouder openbaar gemaakt moeten worden of niet, worden de consequenties van een "ja" of "nee" niet besproken. En eerlijk gezegd ben ik persoonlijk er ook nog altijd niet uit. Directe publicatie door de toezichthouder kan naar mijn idee sowieso niet: je zult de geïnspecteerde partij altijd de gelegenheid moeten geven om een 'weerwoord' te geven. Verder ben ik ook niet zo'n liefhebber van 'naming and shaming.' Ik vind het een onsympathieke manier van werken en blijkbaar is het ook minder effectief dan we soms denken. Zie bijvoorbeeld deze presentatie van Judit van Erp (pdf').

Maar kunnen jullie nog andere voor- of nadelen noemen?

Gerelateerd
Inspectierapport Audiovisuele Raadverslagen

Afbeelding: 'Openheid en transparantie vinden we belangrijk' van Wovox

Inspectierapport Audiovisuele Raadverslagen

Het is een heel verhaal dat de archiefinspecteur van Almere heeft opgesteld over het beheer van de audio-visuele opnamen van de wekelijkse "Politieke Marktplaats" in zijn gemeente. De conclusies liegen er niet om:

Conclusie 1:
De audiovisuele verslagen zijn een mooi eigentijds middel voor de vastlegging van het proces van democratische besluitvorming in de Gemeente Almere ten bate van gebruikers van nu én gebruikers in de (nabije en verre) toekomst.
Conclusie 2:
De audiovisuele verslagen en de bijbehorende gegevens zijn permanent te bewaren archiefbescheiden conform de Archiefwet.
Conclusie 3:
Er is geen sprake van duurzaam archiefbeheer van de audiovisuele raadsverslagen conform wettelijke regels en normen.
Conclusie 4:
Er is op dit moment geen beleidsvorming, er zijn geen gedefinieerde processen en procedures en er zijn geen middelen om het archiefbeheer van de audiovisuele raadsverslagen op het vereiste wettelijke niveau te brengen.

En ik vind het ook heel goed dat Almere het op de site van de VNG heeft gepubliceerd. Maar is het ook een goed inspectierapport? Mwah...
Het gaat me dan niet om de taalkundige missers in de tekst, al ben ik ervan overtuigd dat dit niet bijdraagt aan een krachtige presentatie. (Overigens, de eerste zin van de rapportage komt letterlijk uit de Archiefregeling en is waarschijnlijk een van de lelijkste zinnen uit de Nederlandse archiefwet- en regelgeving.)
Ik betwijfel ook niet de juistheid van de conclusies of aanbevelingen, al vind ik de aanbeveling dat Almere zich aan de wet moet houden een beetje apart. Nee, het gaat me meer om de vraag of de conclusies op de juiste manier onderbouwd wordt. Heeft de inspecteur met de juiste 'bril' naar de juiste punten gekeken?
De taak van de archiefinspecteur wordt in de Archiefwet 1995 omschreven als: "het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens" de Archiefwet.
Mij lijkt dat je dan ook moet toetsen of het beheer voldoet aan de Archiefwet- en regelgeving en niet (in eerste instantie) aan allerlei normen, standaarden en handreikingen die niet in de wet zijn opgenomen, maar waar op zijn hoogst in een toelichting naar verwezen wordt.
Waarom niet 'gewoon' de artikelen uit de Archiefregeling gevolgd? Volgens mij kon dat in dit geval uitstekend:

Er is geen kwaliteitssysteem (artikel 16), er worden lang niet genoeg metadata vastgelegd (artikel 17, 21 en 24), er is geen metagegevensschema (artikel 19), het gekozen bestandsformaat is niet open en maakt gebruik van compressie (artikel 26).
Op die manier wordt conclusie 3 ook veel duidelijker onderbouwd.

Misschien ben ik erg legalistisch, maar we hebben een wet, we moeten van die wet toetsen aan diezelfde wet, laten we dat dan ook maar doen ook!

Over inspectie, toezicht en zelfrijzend bakmeel

Werkgeversorganisatie VNO/NCW noemt de groei van het toezichtswezen "zelfrijzend bakmeel." Het wereldbeeld van [de inspectie Jeugdzorg] is het bakpoeder dat het rijzen veroorzaakt. Het is de pretentie van morele superioriteit, een manicheïsch
wereldbeeld met de goeden aan deze kant en de krachten der duisternis aan gene zijde, een laatste residu van het geloof in een maakbare samenleving - waarin de inspecties dan wel niet de architecten zijn met hun ontwerpmacht, maar toch ten minste optreden als de bouwopzichters met hun afkeuringsmacht.

Bovenstaande alinea komt uit de column van Johan Schaberg uit de NRC van afgelopen weekend (helaas niet online), naar aanleiding van opmerkingen van Irene Albers van de Inspectie Jeugdzorg en Harry Paul, Inspecteur-Generaal van de VROM-inspectie. Paul zei blijkbaar in een interview (helaas ook niet volledig online) met het Financieel Dagblad dat het toezicht in Nederland alleen maar zal toenemen omdat we steeds meer risico's willen uitbannen.

Volgens Schaberg heeft Paul het hier over "vraag en aanbod", maar ziet hij over het hoofd dat de kans bestaat dat hier de vraag gecreëerd wordt door het aanbod:

Er zijn tegenwoordig zo krankzinnig veel toezicht- en inspectiewinkeltjes, die allemaal in de media gratis reclame mogen maken met hun alarm- en treurverhalen, dat menig consument toch maar eens gaat kijken of er voor hem ook iets van zijn gading is.

En, zegt Schaberg, die inspecties zijn helemaal niet bezig met het verlichten van de "risico-allergie", ze versterken de allergie alleen maar:

Meer inspecties en toezichthouders vergroten de woede en het onbegrip bij de bevolking wanneer er dingen fout gaan. Er waren immers mensen die zouden opletten dat het niet zou gebeuren?
En (...) hoe meer toezicht, des te meer echt of vermeend kwaad er te rapporteren zal zijn.

Suggereert Schaberg hier dat we allemaal (en vooral 'de markt') beter af zijn zonder toezicht? Dat zou uiteindelijk wel het streven van een inspectie moeten zijn, zichzelf overbodig maken. Maar, zoals Ben Tiggelaar deze week schreef, zo'n 150 jaar geleden vond 'de markt' in Nederland het gewoon om kinderen 16 uur te laten werken. Maar misschien is dat een te ver gezochte analogie?
Of gaat het Schaberg alleen om minder of misschien anders vormgegeven toezicht? Dat de inspecties alleen naar cruciale, levensbedreigende zaken moeten kijken?
Schaberg ziet in zijn column in ieder geval de invloed van de politiek over het hoofd. Hoewel de meeste inspecties doen alsof ze 'onafhankelijk' zijn, wordt hun functioneren zeer beïnvloed door de manier waarop Tweede Kamerleden en bewindspersonen reageren op incidenten: "Dit mag in de toekomst niet meer gebeuren, daar moet beter op gelet worden" is de standaardreflex als iets fout is gegaan.
Hoe dan ook is het een column om over na te denken...

Foto: Paral_lax

Wek vrees op, tutoyeer niet

Onder die titel schreef J.S. Cramer, Amsterdam in de NRC van zaterdag een Plannetje voor ideaal toezicht. 

Het fundamentele uitgangspunt is dat wij, krachtens wet en recht, toezicht uitoefenen op anderen die onder dat toezicht vallen. Dat spraakgebruik geeft aan dat wij boven die anderen zijn gesteld en dat zij in de uitoefening van hun beroep aan ons ondergeschikt zijn, net zoals schoolkinderen aan hun leerkrachten en werknemers aan hun leidinggevende, hoe superieur en voortreffelijk zij ook in andere opzichten mogen zijn.
Van deze fundamentele onderschikking dient de gehele organisatie doordrongen te zijn en op den duur ook de gehele buitenwereld.

Ik geloof dat ik niet zo graag op deze manier zou willen werken:

Ondergeschikten, en ook functioneel onder-geschikten, moet men altijd met achterdocht en wantrouwen bejegenen. Het is een vaststaand gegeven dat het gezien hun positie hun natuurlijke habitus is ons te misleiden en te bedriegen, of op zijn minst de zaken mooier voor te stellen dan zij zijn. Dat wij dit weten, moet onzerzijds tot uiting komen in een gereserveerde en afstandelijke opstelling bij onderlinge contacten. Gesprekspartners moeten natuurlijk correct worden behandeld, maar koeltjes. Vriendschappelijke of zelfs vertrouwelijke gesprekken moeten worden vermeden, en het is aan te bevelen dat men elkander niet tutoyeert en niet met de voornaam aanspreekt. Voortaan zal onzerzijds bij besprekingen ook geen consumptie (zoals koffie of thee) worden aangeboden, behoudens – bij langdurige besprekingen – een kan kraanwater en wat papieren bekertjes. Ieder verzoek of voorstel van derden, ook al is het ogenschijnlijk nog zo redelijk, krijgt voortaan in eerste instantie een kille en afhoudende ontvangst.

Zo sluit je je als toezichthouder wel heel erg af van de "onder toezicht gestelden." Volgens mij is dat ook niet bevorderlijk voor de informatiepositie van een toezichthouder. Als de onder toezicht gestelden jou niet vertrouwen, is het wel bijna zeker dat je 'verdraaide' informatie krijgt. Zeker als je dan ook nog 'onberekenbaar' gaat optreden:

Voor een omslag in de bestaande verhoudingen zullen wij om te beginnen meer dan voorheen vrees moeten inboezemen; wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat dit effectiever is dan begrip. Een krachtig middel daartoe is een zekere onberekenbaarheid van ons beleid. Onder de Directie zal een kleine eenheid worden gevormd, die (...) geheel onverwacht en zonder uitleg drastische ingrepen pleegt, zoals invallen, huiszoekingen, en (kortstondige) voorlopige hechtenis van vooraanstaande personen, steeds vergezeld van goed georkestreerde publiciteit. Ook als achteraf blijkt dat er niets aan de hand is, zal dit zeker effect hebben. 

Dit zal zeker effect hebben, want waarschijnlijk zal de publieke opinie zich op deze manier heel snel tegen de toezichthouder keren, als hij om de haverklap met veel bombarie onterechte ingrepen doet.

Wat me trouwens het meeste stoort aan deze "ingezonden mededeling" is het volledig gebrek aan context. Wie is die S.J. Cramer, Amsterdam? Waarom is het het waard om zijn of haar ideeën over toezicht in de NRC te plaatsen.

Hoe moet een inspecteur opereren?

Energiek en dynamisch – maar niet driftig en agressief
Hard – maar correct
Vernuftig – maar niet misleidend
Enigszins flexibel – maar niet met zich laten sollen
Rustig – maar enigszins ongeduldig
Enige afstand bewaren – maar niet arrogant of pretentieus
Vriendelijk – maar niet gezellig
Respect tonen voor degene waar je mee te maken hebt – en respect eisen voor jezelf

Hans Blix, Missie Irak. Achter de schermen van de wapeninspecties. Amsterdam 2004