Vijf jaar provinciale archiefinspectie

Januari en februari van 2005 waren bijzondere maanden. 26 of 27 januari (de precieze datum weet ik niet meer) was mijn laatste werkdag bij Van Bilsen Consultancy. 29 januari zijn Hanneke en ik getrouwd en op 14 februari, vandaag precies vijf jaar geleden, ben ik begonnen bij de Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant. Werken bij de inspectie bevalt me goed, eigenlijk nog beter dan ik vijf jaar geleden verwacht had. Ik heb leuke collega’s, inspecteren is soms vermoeiend, maar altijd weer anders en ik mag daarnaast allerlei interessante dingen doen.
Een terugblik en een poging tot het voorspellen van de toekomst.

Vernieuwingen en veranderingen uit Noord-Brabant
Noord-Brabant blijkt een van de brandpunten voor vernieuwing en verandering te zijn. De afgelopen vijf jaar heb ik veel, heel veel, tijd besteed aan het schrijven van de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden. Het was vanuit 's-Hertogenbosch dat we vaststelden dat de sterk afwijzende houding ten opzichte van digitale vervanging niet langer houdbaar was en dat het verstandig zou zijn om voor zorgdragers te beschrijven aan welke eisen een machtigingsverzoek voor de vervanging van permanent te bewaren archiefstukken zou moeten voldoen. Uiteindelijk leidde dit niet alleen tot het landelijk model voor de Beleidsregel, maar ook tot de eerste vervangingsmachtiging van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant aan burgemeester en wethouders van Oss.

Iets anders wat nieuw was en waar ik relatief veel tijd in gestopt heb was de verzelfstandiging van het Regionaal Archief Tilburg. De gemeente Tilburg heeft in 2006 het "Museum en Archiefbedrijf" ondergebracht in een stichting. Hoewel wij als inspectie verschillende bezwaren zagen, hebben we ons best gedaan om deze verzelfstandiging toch (met name archiefwettelijk) zo goed mogelijk te laten plaatsvinden. Ons uitgangspunt is nooit geweest Het mag niet, dus het kan niet, al kan ik me voorstellen dat we nu en dan bij de gemeente Tilburg een andere indruk hebben achtergelaten. Over de vraag of de verzelfstandiging geslaagd is, laat ik me hier verder niet uit. Het levert nu en dan bij mij in ieder geval wat verwarring.

Een vernieuwing die niet vanuit de inspectie, maar wel duidelijk vanuit Noord-Brabant gekomen is, is natuurlijk Archief 2.0. Christian en Luud zijn wat dat betreft toch de grote voortrekkers en ik heb me daar in 2007 met heel veel plezier bij aangesloten. Het mooie van de Brabantse inspectie is dat ik van mijn baas de ruimte krijg om te spelen-en-delen, aangezien zij ook inziet dat de hele Web 2.0-revolutie van grote invloed is en zal zijn op het moderne archiefbeheer.

E-depot en duurzame toegankelijkheid
In juni 2008 overhandigde ik het eerste exemplaar van ED3 aan Martin Berendse, die toen net directeur van het Nationaal Archief was. Ondanks alle kritiek die erop gegeven is (soms terecht, soms wat minder) vind ik het een enorme prestatie dat we in krap een jaar er in geslaagd zijn om dit referentiekader op te stellen.
Persoonlijk vind ik de ontwikkelingen rond duurzame toegankelijkheid en e-depots even fascinerend als de archief 2.0 ontwikkelingen. En ook hierin geeft de provincie me (letterlijk) alle ruimte, met studiereizen naar Frankfurt (ironisch genoeg lijkt de originele congres-site uit de lucht), Londen en Kopenhagen.

Toezicht zorg
Inspectiebezoek is leuk! Ik moest er in het begin wel aan wennen dat ik echt als 'de inspecteur' gezien wordt, wat betekent dat je je woorden soms op een goudschaaltje moet wegen. Maar ik vind het vooral interessant om mijn ideeën over "hoe het moet" te leggen naast de dagelijkse praktijk bij een organisatie om daarna af te wegen of die praktijk "goed genoeg" is. En omdat ik vind dat een inspectiebezoek een geïnspecteerde ook iets moet opleveren, lijkt het soms meer op een college "Archiefwet in de praktijk" dan een strenge inspectie. Ik heb ook wel wat schoolmeesterachtige trekken.
Uiteraard zijn niet alle inspectiebezoeken of contacten met "onder toezicht gestelden" even leuk, zeker niet als je het idee krijgt dat je wel heel basale dingen moet gaan uitleggen.

Toekomst
Voor de inspectie is de toekomst op dit moment nogal onzeker. IPO, VNG, OCW en BZK zijn druk bezig om het specifieke toezicht uit de Archiefwet te schrijven. Dat betekent dat in de nabije toekomst Gedeputeerde Staten wel nog toezicht heeft op de archiefzorg bij de lokale overheden, maar dat dit deel uitmaakt van het 'algemene' toezicht van de provincie. Of dit ook gevolgen heeft voor de functie van archiefinspecteur is nog onduidelijk.
De ratio achter deze wijziging is dat met name de VNG van mening is, dat gemeenten zelf heel goed in staat zouden moeten zijn om voor hun informatievoorziening en archieven te zorgen en dat specifiek toezicht hierop daarom overbodig is. Principieel ben ik het hier mee eens, maar gezien de ontwikkelingen die de overheid de komende jaren tegemoet gaat bij de digitale informatievoorziening, de vaak toch gebrekkige deskundigheid bij veel DIV-afdelingen en de zeer lage interesse voor het onderwerp bij bestuurders, maak ik me geen illusies over de gevolgen van deze ontwikkelingen.
Ik ben bang dat de komende jaren organisaties zullen verdrinken in de groeiende digitale informatie. Er wordt steeds meer digitale informatie gecreëerd en gebruikt, maar de overheidssystemen zijn hier nog altijd niet op ingesteld. Dit betekent waarschijnlijk dat veel informatie in de centrale systemen lastig toegankelijk en vindbaar wordt, met als gevolg dat ambtenaren steeds meer bestanden 'in the cloud' zullen op slaan. Eventueel maken ze voor de zekerheid ook nog wat printjes. Ik heb niet de indruk dat de huidige lokale overheden in staat zijn hier het hoofd tegen te bieden. Daar zijn nog heel wat Doxis-seminars voor nodig!
Maar, het is natuurlijk ook de vraag of een archiefinspectie hier heel veel aan kan veranderen.

Over de vraag of de plannen van OCW, BZK, IPO en VNG mij persoonlijk zullen raken, maak ik me eerlijk gezegd weinig zorgen. De provincie heeft ons min of meer 'baanzekerheid' geboden, al hebben ze er natuurlijk niet bij gezegd in welke functie. Maar belangrijker nog, ik heb me voorgenomen om me nooit druk te maken over dingen die ik niet kan beïnvloeden. Dus ook dit neem ik maar zoals het komt en bevalt me de uitkomst niet, dan ga ik wel iets anders doen.

5

Deze blogpost is op 15 februari op enkele (kleine) punten aangepast.