 |
| "I always wanted an authentic reproduction. Those fake reproductions are terrible." |
Sinds 1996 staat in artikel 7 van de Archiefwet dat zorgdragers "bevoegd zijn archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen." In aanvulling daarop staat in het Archiefbesluit dat de zorgdrager alleen tot vervanging mag besluiten "indien de vervanging geschied met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens." En de zorgdrager dient in het vervangingsbesluit aan te geven wat de waarde van de archiefbescheiden is als cultureel erfgoed en wat het belang is van de in archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek (artikel 6). Tenslotte moet de zorgdrager van iedere vervanging een verklaring opmaken, met daarin ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden (artikel 8).
Merk op dat dit allemaal geldt voor iedere vervanging, ongeacht of de archiefbescheiden als op termijn te vernietigen of als permanent te bewaren zijn gewaardeeerd. Enige verschil tussen die twee varianten is dat voor de vervanging van permanent te bewaren archieven, een machtiging van de minister dan wel het college van Gedeputeerde Staten nodig is.
In 2007 en 2008 heb ik voor het LOPAI beschreven welke informatie in zo'n machtigingsverzoek en vervangingsbesluit zou moeten staan en op basis van welke criteria Gedeputeerde Staten een machtigingsverzoek zullen beoordelen. Hierbij zijn de Archiefwet en -regelgeving natuurlijk start- en eindpunt geweest. Ik ben er dan ook nog alijd van overtuigd dat de eisen en criteria die uiteindelijk terecht zijn gekomen in de Beleidsregel vervanging (pdf) voor 95% gebaseerd zijn op archiefwettelijke eisen. Dat wil zeggen: het zijn aspecten die de zorgdrager sowieso moet regelen en beschrijven als hij archieven gaat vervangen, permanent te bewaren of niet.
In de praktijk blijken zorgdragers (of eigenlijk hun ambtelijke vertegenwoordigers) dat niet zo te zien. Ze lijken te denken dat vervanging van te vernietigen archiefbescheiden nauwelijks aan regels gebonden is en dat Gedeputeerde Staten aan vervanging van permanent te bewaren archieven schrikbarend hoge eisen stellen, die alleen bedoeld zijn om zorgdragers te pesten en vervanging onmogelijk te maken. (Al wordt dat natuurlijk nauwelijks hardop gezegd...)
Maar in de concept-machtigingsaanvragen zie je dit wel vaak terug: de opstellers hebben vaak geen idee waarom ze allerlei onderdelen van hun vervangingsproces zouden moeten beschrijven. Een van de gevolgen van dit alles is dat de vervanging van de vernietigen archiefbescheiden vaak slordig, onnauwkeurig en onrechtmatig verloopt.
Een ander gevolg is dat organisaties onnodig lang 'hybride' blijven werken: de analoge documenten worden wel gescand en ambtenaren werken met de digitale reproducties, maar de papieren originelen blijven ook nog bewaard, want ze kunnen of mogen niet weggegooid worden. Het moge duidelijk zijn dat dit op de wat langere termijn alleen maar nadelen heeft.
Stel nu eens - echt puur hypothetisch hoor - dat die verplichte machtiging voor de vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden afgeschaft wordt. Ik zeg dat niet dat het gaat gebeuren, maar stel dat...
Hoe kunnen we (wij - allemaal, niet wij - de archiefinspectie) er dan voor zorgen dat de vervanging goed, nauwkeurig en rechtmatig verloopt?
Moeten er dan aanvullende eisen over vervanging in de Archiefwet, het Archiefbesluit of de Archiefregeling opgenomen worden?
Of zijn de eisen zoals ze nu in de Archiefwet ca beschreven staan voldoende en gaat het vooral om voorlichting en bewustwording?
Of, dat zou ook nog kunnen natuurlijk, moet het veel eenvoudiger worden om archiefbescheiden te vervangen? Zijn de risico's die verbonden zijn aan vervanging zo gering dat het nauwelijks nodig is hier eisen aan te stellen?
Ik ben benieuwd naar jullie meningen...
Gerelateerd
Subsitutie, magda?
KVAN-dagen 2010 - dag 2 #KVAN10
Authenticiteit?
Kleur, resolutie en compressie
Plaatje: Authentic reproductions van MR38
Ingmar, zoals je weet ben ik een warm voorstander van vervanging. Tevens zou ik een voorstander zijn van het laten vervallen van de machtigingseis. Evenwel ben ik niet zo naïef om te veronderstellen dat zonder specifieke eisen in de archiefwet/regeling/besluit alles wel goed zal komen. Sterker nog het is welhaast zeker dat er in de toekomst dan echt gesproken gaat worden over “the dark age” als ons nageslacht het over onze periode gaat hebben.
BeantwoordenVerwijderenIn mijn optiek zou iedere organisatie moeten beschikken over een aan hun organisatie gebonden “handboek digitalisering” ongeacht of die organisatie nou wel of niet van plan is om tot vervanging over te gaan. Wat mij betreft zou voorgeschreven moeten worden wat de minimale resolutie, maximale kleurcompressie en maximale afwijking ten aanzien van volledigheid dient te zijn. Maar wel gebaseerd op reële gronden en niet op de extreem hoge eisen die we ook wel in Metamorfoze projecten tegenkomen. Dus er moet oog zijn voor de pragmatische toepasbaarheid van de technische eisen en de effecten daarvan op kostenbeheersing.
Tevens denk ik dat er specifieke aandacht geschonken zou moeten worden aan kwaliteitsborging, zowel naar de methodiek als naar de wijze van controleren.
Kan mij wel vinden in de reactie van Leon, realiseer een goed 'medicijn' zonder al te veel bijwerkingen en richt je verder op preventie. Vervanging is een sluitstuk, geen vertrekpunt. Je gaat vervangen omdat je digitaal wilt 'werken' en niet andersom (wat helaas soms wel het geval is). Mij lijkt dat de aandacht zich veel meer moet richten op wat digitaal werken nu eigenlijk precies betekent/inhoudt voor individuele medewerkers. Leg daarbij niet uit 'hoe' je digitaal moet werken, maar laat medewerkers dit zelf ontdekken en sluit hierop aan (ik denk dat veel organisaties hier het nodige van kunnen opsteken en verstelt zullen staan van de kennis die medewerkers op dit punt in huis hebben). Immers, de meesten werken/'leven' al digitaal maar zien dit niet terug in de wijze waarop organisaties hiermee omgaan (o.a. in de wijze waarop analoge processen digitaal worden ingericht). In de omslag van analoog naar digitaal wordt veel (teveel) aandacht besteed aan de drager (vandaar ook het circus rondom vervanging), waardoor de lol deels al over is voordat het feest goed en wel is begonnen. Ga kortom weer plezier maken. Denk eens na over een consulent digitaal werken (deze rol wordt nog steeds te weinig geclaimd in organisaties), een voorhoedefunctionaris die zich naast informatie(beheer) ook bezighoudt met media en communicatie. En laat tooling en techniek nu eindelijk eens over aan anderen...
BeantwoordenVerwijderenTeruglezend ben ik volgens mij behoorlijk afgedwaald van het oorspronkelijke pad. Tja, waar het hart vol van is...
Focus op het overkoepelende plaatje van geheel digitaal werken, duurzaam bewaren en bewijzen. Niet op één middel om daar te komen. Trek het breder dan de eigen zuil, werk samen met VNG en KING.
BeantwoordenVerwijderenHeren, alledrie hartelijk bedankt voor jullie reacties, maar eigenlijk heeft alleen Leon antwoord gegeven op mijn vraag: wat zou er in de archiefwet ca moeten veranderen?
BeantwoordenVerwijderenHij geeft heel concrete aspecten die opgenomen moeten worden tav resolutie, compressie, volledigheid en kwaliteitscontroles.
Ik ben het wel met Ton en Hans eens dat vervanging maar een klein radertje in een groter digitaal geheel is en dat dat grotere geheel goed georganiseerd moet zijn. Maar dat laat allemaal onverlet dat er (misschien) specifieke dingen geregeld moeten worden bij de conversie van papieren archiefstukken naar digitale archiefstukken. En daar gaat mijn vraag over: wat moet er wel of niet (wettelijk) geregeld worden.
Hebben jullie daar nog ideeën over?
Tsja, ik ben ook geen DIVer, maar goed. Ik zie in mijn praktijk (overheids-) organisaties die hun e-mailberichte printen en vervolgens heel zorgvuldig in hun papieren dossiers 'bewaren'. Ik zie organisaties die hun emailberichten printen en vervolgens scannen en weer toevoegen aan hun digitaal bewaarsysteem. Maar dan wel ook nog de print bewaren. Inderdaad is het beter als de regels rond vervanging verdwijnen en plaats maken voor 'iets' dat meer recht doet aan onze alledaagse werkelijkheid. Ton's verhaal is zeer herkenbaar!
BeantwoordenVerwijderenAls je vraagt wat er concreet in wetgeving zou moeten staan? Ten eerste zou de volstrekt inefficiente, puur door verouderde regelgeving ingegeven werkwijze van veel archiefafdelingen moeten mogen verdwijnen. Als aanvragen voor vervanging kunnen wordengetoetst, dan zijn er dus ook concrete normen waar die vervanging aan moet voldoen (hoewel je je dat soms wel afvraagt, als er zo'n circus van wordt gemaakt). Een checklist zou dan voldoende moeten zijn; er kan immers hooguit een zeer concrete bandbreedte zijn in die normering; toestemming voor vervanging komt immers niet ut een orakel voort, me dunkt.
Ik ben er niet zo voor om in wetgevingzelf concrete normen vast te leggen voor de kwaliteit van digitaal materiaal dat eeuwig bewaard moet worden. Tegen de tijd dat die normen een keer in druk verschijnen zijn ze al weer achterhaald. Het is niet te voorkomen dat dat de normen achter technologische ontwikkelingen aanhobbelen en dat organisaties hun apparatuur en software bij wijze van spreken van de juiste dpi's en PDF/A's hebben voorzien tegen de tijd dat deze 'normen' al weer aan vervanging toe zijn.
Kan de wet niet voorschrijven dat die normen op een wat meer dynamische wijze kunnen worden gehanteerd door de toetsende instelling, bijvoorbeeld door ze in een wat dynamischer juridisch instrument te gieten?
@Eric op zichzelf herken ik de allergie tegen concrete normen. Ten aanzien van zaken als scantechnische aspecten echter denk ik dat het wel degelijk zinnig is een ondergrens aan te geven waar gedigitaliseerde documenten aan moeten voldoen. De varianten omtrent resolutie en mate van compressie zijn in principe tijdloos en een eis van bijvoorbeeld minimaal 300DPI zal niet snel een achterhaalde eis blijken te zijn (we hanteren deze voorkeursresolutie in de imaging industrie al vanaf eind tachtiger jaren). Ik sluit me wel aan bij terughoudendheid tot het noemen van concrete zaken waarvan je mag verwachten dat ze doorontwikkelen, zoals bestandsformaten en SOORT compresssie (denk aan JPEG versus Jpeg2000).
BeantwoordenVerwijderenEen kleine nuance bij vervanging en digitaal willen werken:
BeantwoordenVerwijderenVervanging is absoluut niet nodig voor digitaal werken.
Je kan ook prima digitaal werken als de papieren documenten onmiddellijk bij binnenkomst ter verspreiding gedigitaliseerd worden.
Het is niet praktisch, omdat je dan een 'hybride' situatie krijgt, maar het is géén voorwaarde voor het werkproces of de organisatie.
Om een of andere reden is bij veel DIV-afdelingen het denkbeeld ontstaan dat digitaliseren gelijk staat aan vervangen. Ik vermoed dat er ergens op de achtergrond het willen opruimen van meters papier meespeelt: de dwangmatige vernietiging.
Laten we vervanging dus vooral inzetten op die momenten dat het ook echt nodig is. Bijvoorbeeld in situaties waarbij de opslag van papier bovenmatig veel kost in vergelijking tot het doorlopende vervangingsproces of situaties waarin de staat van het materiaal een reddingsactie vereist.
@Chido Klopt, maar zoals jezelf ook al aangeeft blijf je dan wel met één been in de analoge wereld staan en precies daar ligt het (nuance)verschil tussen digitaal werken en digitaal denken, waarbij – in het laatste geval - wordt uitgegaan van een virtuele wereld waarbij men als gevolg van digitalisering overal kan werken met de informatie die men nodig heeft, zonder dat nog 'ergens' op papier moet worden teruggegrepen.
BeantwoordenVerwijderen@Ton
BeantwoordenVerwijderenIk vermoed dat de meeste organisaties nog niet veel verder komen dan digitaal werken. Daarvoor is een digitale kopie maken (zonder vervanging) voor het werkproces wel genoeg. En dan is het dus weer de vraag of al die investeringen voor vervanging de moeite waard zijn. De afweging wordt al scherper als je de onzin-vervanging er procedureel uit zou vangen, zoals het scannen van de ondertekende, uitgaande brief. Maar goed, dat is al weer meer richting het digitaal denken, wat jij bedoelt.
Daarbij stel ik wel dat echte vervanging aan stringente voorwaarden moet voldoen. Maar met een beetje pech wordt ik door de waan van de dag ingehaald: http://ingmarbladertenschrijft.blogspot.com/2011/05/het-einde-van-de-provinciale.html
Overigens zien wij dat nuanceverschil wel, maar de vraag is of onze omgeving ook al digitaal denkt. Zolang er post op papier blijft binnenkomen, blijkbaar niet.
Het is een beetje zoals het kleine meningsverschil dat ik had met 'mijn accountmanager' bij mijn inboedel- en opstalverzekering, die graag een afspraak wilde maken om ons nieuwe huis te bezichtigen: hij belde me op mijn oude adres dat hij voor de deur stond bij mijn nieuwe adres, voor die afspraak. Ik wist van niets en dacht dat ik het vergeten was om het in mijn (digitale) agenda te vermelden. Gelukkig is het oude en nieuwe adres (met een béétje doorfietsen) 5 minuten van elkaar verwijderd, dus de afspraak kon gewoon doorgaan. Bij het afscheid zei hij me dat het bezoek vorige week toch echt per brief was gemeld (waarin stond dat de daarin voorgestelde datum zonder tegenbericht door zou gaan). Ik schoot in de lach en zei hem dat ik papieren post van zijn bedrijf nooit meteen las, aangezien het in veruit de meeste gevallen reclame was en een polisverlenging wel een weekje konden wachten. En dat hij me beter kon mailen of twitteren oid, als hij zeker wilde weten dat ik het gelezen had. Hij was wat gepikeerd en begreep niet dat ik zo slordig omging met zoiets 'echts' als papier. Want in zijn wereld geldt het pas echt als het op papier staat.