Afgelopen weekend belandde ik met een handjevol vakidioten in een twitter-discussie over vervanging. Ik heb de meeste tweets in Storify verzameld. Niet allemaal, omdat een deelnemer achter een slotje zit, maar de teneur wordt wel duidelijk denk ik.
Uiteindelijk kwam het allemaal neer op die ene cruciale vraag:
Wanneer heb je een archiefstuk vervangen?
Eerst wat definities uit de Archiefwiki weergeven:
Wanneer heb je een archiefstuk vervangen?
Eerst wat definities uit de Archiefwiki weergeven:
- Substitutie of vervanging is
Reproductie (onder b) van archiefbescheiden met het doel tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te kunnen gaan. - Vervreemding is de
Overdracht van de eigendom door de zorgdrager aan een andere zorgdrager of een natuurlijk of rechtspersoon van archiefbescheiden. - Vernietigen is het
Zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die erop zijn vastgelegd kunnen worden gereconstrueerd.
En daarna het relevante wetsartikel volledig citeren:
Ik heb hierin twee passages onderstreept.
De zinsnede "teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen" is cruciaal, maar helaas ambigu. Er staat in ieder geval dat het doel van het maken van de reproducties is om de originelen te vernietigen. Maar er staat ook dat de originelen vervangen zijn, simpelweg door het maken van de reproductie.
De tweede passage stelt dat machtiging tot vervanging ook een machtiging tot vernietiging inhoudt. Het idee hier achter is dat het permanent te bewaren archiefbescheiden niet vernietigd mogen worden maar naar een archiefbewaarplaats moeten worden overgebracht.
Een ander artikel dat hierbij relevant is, is artikel 8 van het Archiefbesluit (er zijn meer artikelen over vervanging, maar die doen nu even niet ter zake):
De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.
Je moet dus iedere vervanging, vernietiging en vervreemding documenteren: om welke archiefstukken gaat het, waarom en op welke manier zijn ze vervangen, vernietigd of vervreemd. Hierbij maakt het niets uit of het gaat om te vernietigen of permanent te bewaren "originelen."
Mijn stellingen zijn...
- Het maken van reproductie R van archiefstuk A verandert niets aan de status van A. Dat is en blijft een archiefstuk tot aan zijn vernietiging.
- Als R gebruikt wordt bij de uitvoering van werkzaamheden, is R een archiefstuk.
- De enige manier om archiefstuk A van zijn archiefstatus te ontdoen is door vernietiging of vervreemding. Dit kan niet door te "zeggen" dat het geen archiefstuk meer is (bijvoorbeeld door er een stempel "vervangen" of "werkexemplaar" op te zetten).
- Iedere vervanging, vernietiging of vervreemding van A (en R) moet gespecificeerd worden. Als dit niet gebeurt, heeft de vervanging, vervreemding of vernietiging niet rechtmatig plaatsgevonden.
- De vervanging van A door R is pas afgerond als A vernietigd is.
De combinatie van 1 en 2 betekent dat er in dat geval sprake is van twee archiefstukken.
Stelling 3 zou nog kunnen betekenen dat je A kunt vervreemden als je R gemaakt hebt, maar artikel 7 suggereert dat vernietiging van A het doel is. En vervreemding is niet hetzelfde als vernietiging.
Vandaar stelling 5: je moet A vernietigen als je wil dat R zijn plaats innneemt.
Maar ik ben natuurlijk benieuwd naar jullie tegenwerpingen...
Gerelateerd
Wat doen we met de vervanging?
Een bouwvergunning vervangen
Substitutie, magda?
Alle stellingen lenen zich voor reacties; mijn handen jeuken zogezegd. Laat ik me nu beperken tot stelling 1. Art.1.c4 Aw spreekt over "in de plaats stelling" (overige wetten) en "vervanging" (art.7Aw). De vraag is dan of het origineel nog langer "bestemd is naar zijn aard" om archiefbescheid te zijn. Volgens mij is het dan ont-aard. Dit nog los van de discussie wat je dan met dat ontaarde stuk gaat doen. Ik bestrijd dan ook stelling 5 ten zeerste, ook al ziet de erfgoedinspectie (Hovy) dat in hun toelichtingen dat op eenzelfde manier als jij. Maar stelling 5 is in mijn reactie nu niet aan de orde :-) ik beperk me tot stelling 1.
BeantwoordenVerwijderenBeste Ton, begrijp ik het nu goed dat jij stelt dat enkel het maken van een kopie van bijvoorbeeld een ontvangen brief, voldoende is om die ontvangen brief van zijn "archiefstatus" te ontdoen? (Want dat is wat in stelling 1 staat...)
BeantwoordenVerwijderenVolgens mij draai je dan de praktijk zoals we die tot nu toe kennen (van het onderscheid tussen "origineel" en "kopie") 180 graden om.
Sorry Ingmar, dan heb ik het niet goed begrepen. Mijn specialisatie is digitaal bewijsrecht. Ik meende dat ik het had over archiefwettelijke vervanging. Het "enkel maken van een kopie van een brief" staat bij mij gelijk aan een stuk toiletpapier met een inktvlek, heeft dus niets te maken met wat ik bedoelde. We praten kennelijk over verschillende dingen.
BeantwoordenVerwijderenHallo Ton,
BeantwoordenVerwijderenIk geloof dat we het wel over hetzelfde hebben, maar toch een beetje langs elkaar heen praten.
Jij zegt dat je nu enkel reageert op stelling 1. Volgens mij staat daarin dat het maken van een kopie (analoog dan wel digitaal) niets verandert aan het origineel waar de kopie op gebaseerd is. Ben je het daar mee eens?
Zo ja, dan is de vervolgvraag: Vanaf welk moment of na welke actie verandert de archiefstatus van het origineel dan wel? (Of zoals jij zegt: wanneer wordt het archiefstuk ont-aard?) Mijn punt is dat dit dus pas het geval is wanneer het originele archiefstuk vernietigd is.
Tegelijkertijd zeg ik - en Joost bevestigt dat hier beneden - dat de reproductie (digitaal danwel analoog) een archiefstuk is zodra deze gebruikt wordt in het werkproces. Vanaf dat moment zijn er dus twee archiefstukken. Ze kunnen alletwee als "bewijs" dienen, alleen bewijzen ze iets anders. Het origineel "bewijst" wat er ontvangen is (als het om een ontvangen brief gaat), de reproductie bewijst op basis waarvan het werkproces is uitgevoerd.
Dank voor je uitgebreide reactie Joost.
BeantwoordenVerwijderenEr worden inderdaad geen vormvereisten gesteld aan de verklaring van vervanging. Misschien zijn er wel formele eisen, in die zin dat iemand die daartoe gemandateerd is, die verklaring moet opstellen en "ondertekenen." Dat zou misschien per registratie kunnen, maar lijkt me inderdaad zeer omslachtig.
Wat die VNG-circulaires betreft: ik vraag me wel eens hardop af in hoeverre je zo'n circulaire überhaupt in je DMS of HJHSDON moet opnemen. Als iemand het nodig heeft, zoeken ze het zelf maar even bij de VNG op de website. Maar dat is eigenlijk niet hoe het hoort natuurlijk, vandaar het volgende:
Ik denk namelijk dat je wel een probleem kunt hebben als je die circulaire van de site haalt, want wie verzekert je dat de VNG (of BZK of wie dan ook) wel dezelfde versie op zijn site heeft staan als ze jou gestuurd hebben? Zeker als het digitale exemplaar "gedrag" heeft, is het niet hetzelfde als de papieren versie die je in je brievenbusje hebt ontvangen...
Vervreemding kan ook naar niet-overheidsorganen en juist dan verandert de archiefstatus, want de archiefstukken vallen dan niet meer onder de Archiefwet. Misschien had ik dat wat explicieter moeten noemen.
Wat het verhaal van Hans betreft: dat lijkt me klinkklare onzin. Volgens mij haalt hij (of jij?) archiefvormer en zorgdrager door elkaar. Zorgdrager is volgens mij een puur juridische term, waarmee het overheidsorgaan bedoeld wordt, dat op grond van de Archiefwet verantwoordelijk is voor de archiefbescheiden (zie artikel 1.d Aw).
Het specificeren van vervanging kan gemakkelijk in de metadata in het DMS of HJHSDON. Het lijkt mij voldoende als je bij ieder document twee velden toevoegt:
Vervangen ja/nee
Vervangen op dd/mm/yyyy
(Misschien kan het ook wel alleen met het tweede veld, trouwens).
In je verklaring verwijs je dan naar de documenten die in het DMS of HJHSDON zijn gemarkeerd met Vervangen op dd/mm/yyyy. Het mooie van deze specificatie is dat je hem precies zo lang bewaart als nodig is. Als het om permanent te bewaren archiefstukken gaat, moet je de metadata ook permanent bewaren. Als het om te vernietigen documenten gaat, vernietig ik de specificatie tegelijk met de rest van het document en de metadata. Als een archiefstuk vernietigd is, is het volgens mij niet meer relevant dat dit bij leven en welzijn het resultaat van vervanging was.
Vervreemding en vernietiging: beiden lijkt me op dossierniveau voldoende, tenzij een grotere gedetailleerdheid nodig is...
Stelling 1 spreekt over een reproductie (ik las dit met een k) en dat is wat anders dan een kopie. Als er een besluit aan deze digitale vervanging ten grondslag ligt, dan heeft dat wel degelijk gevolgen voor het origineel. Immers, de bewaartermijnen van de BSD gaan (met de zorg) over van het origineel naar de reproduktie. Dan is vernietiging van het ont-aarde origineel geboden TENZIJ ...
BeantwoordenVerwijderenDus de archiefstatus van het origineel verandert als er een reproduktie heeft plaatsgevonden, gedekt door een vervangingsbesluit. Daar zit weer een 2e TENZIJ op (dan hiervoor bedoeld): de reproduktie moet hebben plaatsgevonden conform de regels, m.a.w. het proces is afgerond na een audit op het uitgevoerde reproduktieproces (risicoreductie na risicoanalyse).
Op basis van het besluit, het reproduktieproces en de controle daarop (dmv audit) (2e TENZIJ) en de afwerking van het 1e TENZIJ leidt het tot een voorstel tot vernietiging van het origineel. Het 1e TENZIJ betreft dan voornamelijk de recht- en bewijszoekende elementen (wat ook al een set is dat in de Beleidsregel is uitgesloten).
Vernietiging van het origineel kan pas plaatsvinden als het niet meer bestemd is om te worden bewaard omdat het is "ont-aard". Ik stel dus dat het origineel zijn archiefstatus verliest voordat het is vernietigd en juist omdat het die status verliest, vernietigd kan worden. :-)
Een kopie = een digitaal werkkopie van het origineel. Niet meer dan dat. Het origineel is leidend.
Een reproduktie = de wettelijke vervanging. Dan is de reproduktie leidend. Als het reproduktieproces goed is uitgevoerd (en afgerond), bewijst de reproduktie wat er ontvangen is. Het kan niet zo zijn dat alleen het origineel kan bewijzen of de brief daadwerkelijk ontvangen is. Dat moet kunnen blijken uit de reproduktie en het reproduktieproces,
Hier moet ik even over nadenken Ton. Wordt vervolgd...
BeantwoordenVerwijderenDe verklaring en speficicaties van vervanging lijken mij een prima oplossing. Als ik een DMS-slash-RMA of HJHSDON-leverancier was, dan zou ik meeschrijven.
BeantwoordenVerwijderenOver de circulaires van de VNG ben ik het grotendeels met je eens. (Wat de boterzachte 'link' naar de website zelf betreft haal je al het gras voor mijn voeten vandaan, maar dat terzijde. :)) Als het betreffende digitale document een gedrag heeft, heb je inderdaad een integriteitsprobleem ten opzichte van het papieren exemplaar. Andersom werkt dat trouwens ook: "Leuk, zo'n geprint Excelbestand!"
Je kunt ook stellen dat het digitale document niet een reproductie is van het papieren exemplaar: je hebt het immers niet één-op-één gescand. En toch ben ik geneigd om het document in voorkomende gevallen van de site te halen: het is kleiner en leesbaarder, en de aanbieder verzekert mij dat het dezelfde inhoud heeft. De vraag is voor mij eerder, bij wie ik dit wel en niet kan doen en op welke duurzaamheidsgaranties moet ik letten.
Over de opmerking van Hans, als ik me goed herinner was hij daar redelijk stellig in. Hij zegt iets met overeenkomstige strekking over zorg en de vorming van archiefdocumenten in ketenprocessen in een artikel in het Archievenblad (2011, nr. 2, p. 8-13, onder de kop "Diversiteit in zorgdragers"). Die passage gaat weliswaar niet over vervreemding, maar hij gebruikte de verwijzing naar attributie, mandatering en delegatie ook tijdens een college in verwijzing naar vervreemding. Maar daarna werd het voor mij al snel koeterwaalwijks...
Hmm, ik ben 't gedeeltelijk met je eens, muv van 't ont-aarden. Met je "tenzij's" ben ik 't namelijk wel eens, die zijn voorwaardelijk om überhaupt te kunnen vervangen. Ik blijf er echter bij dat de nog niet vernietigde maar wel gereproduceerde documenten ook de archiefstukken blijven.
BeantwoordenVerwijderenAndere vraag: begrijp ik 't goed dat jij 't dus ook niet met stelling 2 eens bent?
Een (digitale) kopie die in een werkproces gebruikt wordt en waar dus besluiten op gebaseerd worden, is volgens jou geen archiefstuk waar bijvoorbeeld de bewaartermijnen uit de selectielijst op van toepassing zijn (anders dan de termijn voor "kopieën")?
Op 15-11-11 heeft Disqus<> het
volgende geschreven: