Afgelopen weekend belandde ik met een handjevol vakidioten in een twitter-discussie over vervanging. Ik heb de meeste tweets in Storify verzameld. Niet allemaal, omdat een deelnemer achter een slotje zit, maar de teneur wordt wel duidelijk denk ik.
Uiteindelijk kwam het allemaal neer op die ene cruciale vraag:
Wanneer heb je een archiefstuk vervangen?
Eerst wat definities uit de Archiefwiki weergeven:
Wanneer heb je een archiefstuk vervangen?
Eerst wat definities uit de Archiefwiki weergeven:
- Substitutie of vervanging is
Reproductie (onder b) van archiefbescheiden met het doel tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te kunnen gaan. - Vervreemding is de
Overdracht van de eigendom door de zorgdrager aan een andere zorgdrager of een natuurlijk of rechtspersoon van archiefbescheiden. - Vernietigen is het
Zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die erop zijn vastgelegd kunnen worden gereconstrueerd.
En daarna het relevante wetsartikel volledig citeren:
Ik heb hierin twee passages onderstreept.
De zinsnede "teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen" is cruciaal, maar helaas ambigu. Er staat in ieder geval dat het doel van het maken van de reproducties is om de originelen te vernietigen. Maar er staat ook dat de originelen vervangen zijn, simpelweg door het maken van de reproductie.
De tweede passage stelt dat machtiging tot vervanging ook een machtiging tot vernietiging inhoudt. Het idee hier achter is dat het permanent te bewaren archiefbescheiden niet vernietigd mogen worden maar naar een archiefbewaarplaats moeten worden overgebracht.
Een ander artikel dat hierbij relevant is, is artikel 8 van het Archiefbesluit (er zijn meer artikelen over vervanging, maar die doen nu even niet ter zake):
De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.
Je moet dus iedere vervanging, vernietiging en vervreemding documenteren: om welke archiefstukken gaat het, waarom en op welke manier zijn ze vervangen, vernietigd of vervreemd. Hierbij maakt het niets uit of het gaat om te vernietigen of permanent te bewaren "originelen."
Mijn stellingen zijn...
- Het maken van reproductie R van archiefstuk A verandert niets aan de status van A. Dat is en blijft een archiefstuk tot aan zijn vernietiging.
- Als R gebruikt wordt bij de uitvoering van werkzaamheden, is R een archiefstuk.
- De enige manier om archiefstuk A van zijn archiefstatus te ontdoen is door vernietiging of vervreemding. Dit kan niet door te "zeggen" dat het geen archiefstuk meer is (bijvoorbeeld door er een stempel "vervangen" of "werkexemplaar" op te zetten).
- Iedere vervanging, vernietiging of vervreemding van A (en R) moet gespecificeerd worden. Als dit niet gebeurt, heeft de vervanging, vervreemding of vernietiging niet rechtmatig plaatsgevonden.
- De vervanging van A door R is pas afgerond als A vernietigd is.
De combinatie van 1 en 2 betekent dat er in dat geval sprake is van twee archiefstukken.
Stelling 3 zou nog kunnen betekenen dat je A kunt vervreemden als je R gemaakt hebt, maar artikel 7 suggereert dat vernietiging van A het doel is. En vervreemding is niet hetzelfde als vernietiging.
Vandaar stelling 5: je moet A vernietigen als je wil dat R zijn plaats innneemt.
Maar ik ben natuurlijk benieuwd naar jullie tegenwerpingen...
Gerelateerd
Wat doen we met de vervanging?
Een bouwvergunning vervangen
Substitutie, magda?