Verschillende gemeenten in Noord-Brabant en Limburg (maar vast ook daarbuiten) zijn voorbereidingen aan het treffen om alle verleende bouwvergunningen (vanaf 1902) te vervangen door digitale reproducties. Naast de "normale" discussies bij vervanging, over resolutie, kleur en kwaliteitscontroles, levert dit iedere keer nog een twistpunt op:
Hoe gedetailleerd moeten de individuele documenten beschreven worden?
Een bouwvergunning bestaat uit verschillende documenten, die overigens volgens de selectielijst niet allemaal permanent te bewaren zijn: de aanvraag (inclusief tekening), een B&W-advies, een B&W-besluit (de eigenlijke vergunning), statische berekeningen en adviezen van bijvoorbeeld de welstandscommissie of de brandweer. Deze documenten zijn allemaal op een ander moment ontstaan en opgemaakt door een andere auteur. Toch worden de documenten, in de meeste voorstellen die ik tot nu gezien heb, niet apart geregistreerd. Men volstaat met de metadata van het bouwdossier, bijvoorbeeld:
- Plaats c.q. woonkern
- Straatnaam
- Adresnummer / huisnummer
- Uniek kenmerk bouwvergunning
- Datum verlening vergunning
- Aard vergunning
- Sectienummer c.q. -kenmerk (kadastrale gegevens)
- Naam aanvrager
Eigenlijk vind ik dat niet voldoende.
Eigenlijk vind ik dat ieder document apart geregistreerd moet worden.
Eigenlijk vind ik dat van ieder document minstens de auteur danwel de afzender en de datum moeten worden vastgelegd. Want alleen op die manier kun je later enigszins vaststellen hoe het vergunningsverleningsproces verlopen is.
En ik denk dat ik me hierbij kan beroepen op de combinatie van artikelen 17 en 19 uit de Archiefregeling.
In artikel 17 staat:
De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:Je zou kunnen zeggen dat dit uit de documenten zelf blijkt en dat het dus niet nodig is dit ook nog in de metadata vast te leggen. Maar, het tweede lid van artikel 19 eist deze metadata expliciet:
[…]
b. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt;
[…]
De zorgdrager koppelt aan archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde de aspecten, bedoeld in artikel 17, kunnen worden herleid.Betekent dit nou ook dat archiefdiensten alle documenten die nu in dossiers zitten en niet individueel beschreven zijn, apart moeten gaan indexeren?
Nee, dat vind ik niet. Oude bestaande dossiers hoeven niet per sé opnieuw op document niveau beschreven te worden. Maar dat is ook iets heel anders, dan wat hier aan de hand is.
In dit geval gaat het om vervanging en worden dus nieuwe archiefstukken gemaakt, die de plaats innemen van de oude. En voor nieuwe archiefstukken gelden de eisen uit de Archiefregeling en dus ook artikel 17 en 19.
En laat ik al een voorschot nemen op mogelijk reacties: het argument dat het te kostbaar is om alle documenten individueel te indexeren gaat niet op. Niemand dwingt een gemeente tot vervanging. Als het te duur is om het goed te doen, moet je het niet doen. Of je moet een betere business case maken.
Gerelateerd
Wat doen we met de vervanging?
Archiefregeling, Rodin en toezicht
Foto: Loket Bouwtekeningen van Fabio Bruna.
Het bijschrift luidt: Het ophalen van een bouwtekening voor een verbouwing bleek een verrassende bezigheid. Ons huis bleek te nieuw om al op fiche te staan, en de bouwtekeningen van heel onze wijk waren nog niet uitgezocht of op volgorde gelegd. In bovenstaande stapel vond ik na 1 1/2 uur wat ik zocht. Wel aardige luitjes daar bij het loket bouwtekeningen, ze hebben Carmen die volle tijd vermaakt.
ik had hier nog niet over nagedacht, maar het lijkt me dat je volkomen gelijk hebt.
BeantwoordenVerwijderenFijn dat je 't met me eens bent, dank je wel
BeantwoordenVerwijderenAls je deze
BeantwoordenVerwijderenlijn doortrekt betekent dit dat gegevens/data uit DM-apps (of andere systemen
waarin context wordt vastgelegd) voortaan integraal meegenomen moeten worden bij
o.m. de overdracht van archiefdocumenten, iets wat nu in veel gevallen niet
gebeurt. Vraag hierbij is natuurlijk wel
wat, in praktische zin, het nut is van het bewaren van al deze gegevens.
Overigens
lijkt mij dat in dit geval registratie vrij eenvoudig kan plaatsvinden aangezien
alle stukken zijn opgemaakt op ‘scandatum’, door ‘ambtenaar X , Y of Z’ in het
kader van het ‘proces van vervanging’, of zie ik iets over het hoofd…
Natuurlijk moeten al die metadata mee overgebracht worden. Dat staat
BeantwoordenVerwijderenook zo in de (gemeentelijke) selectielijst!
Maar wettelijk voorschrift is geen goed argument, dus ook een
archivistisch argument: die metadata zijn onlosmakelijk verbonden met
de archiefstukken, dus bewaren van archiefstukken betekent bewaren van
metadata. De belangrijkste reden hiervoor is natuurlijk authenticiteit
en "chain of custody". Op basis van de metadata uit artikel 17 kan
vastgesteld worden dat de archiefstukken zijn wat ze beweren te zijn.
En je oplossing voor de indexering van de bouwvergunningen is
creatief, maar niet wat ik bedoelde ;-) Het "proces vervanging" is net
zo'n proces als "post in". Het gaat mij natuurlijk om de metadata van
het 'originele', analoge document. Datum aanmaak, datum digitalisering
etc zijn "beheersmetadata" die trouwens wel ook vastgelegd en
permanent bewaard moeten blijven.
Op 01-06-11 heeft Disqus<> het
volgende geschreven:
Bedankt weer voor deze breinbreker ;-)
BeantwoordenVerwijderenIk interpreteer "worden herleid"
op een andere manier: als je bij een bouwvergunning op zaakniveau
metadata vastlegt, kunnen details op stuksniveau inderdaad worden
herleid door de gekoppelde scans te openen. Dat deze metadata
expliciet vastgelegd moeten worden, zie ik nergens staan. Bovendien:
zou dat dan ook niet voor papieren dossiers gelden? Vind je dat
documenten in papieren bouwdossiers ook op stukniveau beschreven
moeten worden?
Nog iets: maak je door vervanging een
nieuw archiefstuk? Dat denk ik niet. Dat zou inhouden dat de "meter"
wat betreft de de overbrengingstermijn weer opnieuw gaat lopen, dat
is volgens mij niet het geval. (al kan ik hier niet zo gauw de
formele regel voor vinden...)
Bedankt weer voor deze breinbreker ;-)
BeantwoordenVerwijderenIk interpreteer "worden herleid"
op een andere manier: als je bij een bouwvergunning op zaakniveau
metadata vastlegt, kunnen details op stuksniveau inderdaad worden
herleid door de gekoppelde scans te openen. Dat deze metadata
expliciet vastgelegd moeten worden, zie ik nergens staan. Bovendien:
zou dat dan ook niet voor papieren dossiers gelden? Vind je dat
documenten in papieren bouwdossiers ook op stukniveau beschreven
moeten worden?
Nog iets: maak je door vervanging een
nieuw archiefstuk? Dat denk ik niet. Dat zou inhouden dat de "meter"
wat betreft de de overbrengingstermijn weer opnieuw gaat lopen, dat
is volgens mij niet het geval. (al kan ik hier niet zo gauw de
formele regel voor vinden...)
Los van alle
BeantwoordenVerwijderenargumenten zijn nu en in het verleden veel van dit soort gegevens massaal
achterwege gebleven (lees: vernietigd). Dan denk ik m.n. aan oude postboeken/doorschrijfsystemen
maar ook aan oude (post)registratiesystemen die in onbruik zijn geraakt.
Daarnaast zijn
gegevens in een DMS veelal niet onlosmakelijk verbonden met het document waarop
deze betrekking hebben en vormen ze in mijn beleving - en nu chargeer ik - veelal
‘slechts’ een verdubbeling (extractie) van de (meta)gegevens zoals die in het brondocument
zelf zijn opgenomen: deels als hulpadministratie, deels om de ‘vindbaarheid’ van
documenten te bevorderen. Bescheiden (data) noodzakelijk voor het bepalen van
de authenticiteit, volledigheid en context komen n.m.m. – naast het document
zelf - toch vooral voort uit de wijze waarop een proces, waarop het document
betrekking heeft, is afgewerkt. En het zijn juist deze gegevens die en masse
achterblijven in o.m. bedrijfsapplicaties.
Zaaksystemen
zoals die ten tonele verschijnen maken het wellicht makkelijker om gegevens
over zaakafhandeling op te nemen binnen een RM/DD-omgeving. Dit neemt niet weg dat
in de huidige praktijk gestructureerde gegevens over procesafhandeling slechts
summier in een DM-omgeving aanwezig zijn, wat dan ook aanleiding vormt om vragen te stellen bij de meerwaarde hiervan (i.v.m. permanente bewaring).
Ervaring
is toch dat – ondanks de ‘chain of custody’ - op diverse momenten binnen de levenscyclus van
documenten (bijvoorbeeld bij overdracht) een reeks metadata ‘opzij’ wordt
geschoven ten gunste van een ‘nieuwe’ omgeving met ‘nieuwe’ ambities/doelstellingen.
Is dit juist, nee… maar wel de realiteit. Eens te meer een pleidooi, lijkt mij,
om nu eindelijk eens duidelijk af te spreken welke gegevens wel en welke niet
van belang zijn vanuit archivistisch oogpunt. Want ondanks dat wet- en
regelgeving hierover voldoende duidelijkheid (menen) te scheppen, zie ik
telkens weer wanhopige blikken :-o als tijdens een inspectiebezoek wordt gezegd
dat gegevens in bijv. BWT4all ‘archief’waarde hebben ;-) Dat concreet maken zou voor alle partijen denk ik een ware weldaad betekenen…
(met excuses voor het lange verhaal)
Jullie maken het me wel moeilijk vandaag!
BeantwoordenVerwijderenMoet nu naar de speeltuin, maar ik reageer zeker nog.
Lees ondertussen ook even de opmerkingen van @spiekerdijk6://storify.com/ingmario/vervanging-bouwvergunningen
Goed dan, wat nuanceringen en reacties zijn op zijn plaats.
BeantwoordenVerwijderen@twitter-242260329:disqus Je opmerking over "nieuwe archiefstukken" is een goede, zo ver had ik het nog niet doorgedacht. Wordt vervolgd.
Ik denk dat in artikel 19 redelijk duidelijk staat dat de metadata gekoppeld moeten worden. Koppelen kan niet zonder vasteleggen. Verder ben ik ervan overtuigd dat de laatste jaren alle (analoge) documenten uit een bouwdossier individueel geregistreerd zijn. Is het niet in het postregistratie- of DM-systeem, dan toch zeker in de "backoffice-applicatie" (GWS4All etc). Dat is ook een beetje waar @twitter-45201265:disqus naar verwijst.
Wat de rest van je reactie betreft, Ton , het is toch eigenlijk van de gekke dat we na verloop van tijd metadata weggooien. Gelden de argumenten voor terugvindbaarheid na verloop van tijd niet meer? Het is toch niet te verkopen dat de toegankelijkheid na verloop van tijd steeds slechter wordt?
En is dat niet juist een deel van de context dan wel "oude orde": hoe konden archiefstukken teruggevonden worden?
Verder ben ik het wel met je eens dat we nu eens expliciet vast zouden moeten leggen welke metadata nodig zijn. Dat is ook wat de Archiefregeling in artikel 19 eist en waar het rijk een richtsnoer voor gemaakt heeft. Punt is een beetje, dat de er een klassieke situatie ontstaat:
"Zeg ons dan alsjeblieft wat we moeten doen?"
...
"Wat, moeten we dat allemaal doen?! Dat is veel te veel..."
@spiekerdijk6:twitter Je hebt gelijk, de Archiefregeling vereist inderdaad niet dat afzender/auteur vastgelegd worden. Wel de datum waarop een overheidsorgaan een document ontvangen of opgemaakt heeft. Dat houdt mijn stelling overeind dat er in ieder geval één gegeven over de individuele documenten vastgelegd zou moeten worden.
En dan heb ik nog een aanvullende vraag voor jullie: moeten al die documenten wel als aparte bestanden gescand worden? Of zouden jullie ook kunnen leven met één groot PDF-bestand per vergunning?
Wat losse opmerkingen:
BeantwoordenVerwijderen1. Anje deed een aardige constatering: je kan het beter niet over "nieuwe archiefstukken" hebben, maar over "vervangende originelen" oid. Blijft natuurlijk een beetje een semantische discussie, want bij vervanging heeft het nieuwe origineel dezelfde waarde (dus ook qua openbaarheid en overbrenging) als het oude origineel.
2. Als je selectie en vernietiging accepteert om de toegankelijkheid te verbeteren (en dit schijnt een valide argument te zijn in ons vakgebied), dan zal je hetzelfde voor metadata moeten accepteren. Al die niet-beschrijvende metadata maken het archiefstuk ontoegankelijker, nietwaar ;-)
3. Je beschrijving van de situatie waarin wordt voldaan aan de vraag "zeg ons wat we moeten doen" is treffend. Ik verwacht weinig heil van het vastleggen van 'verplichte' gegevens, ook omdat steeds wijzigende (wettelijke of technologische) situaties onderhoud van de lijst zullen vragen.
4. In de situatie van een 'vertraagde vervanging' lijkt me één groot pdf-bestand geen probleem, wellicht zelfs aan te raden. Zolang de metadata per stuk naar (de juiste plek in) het bestand verwijst, zie ik geen nadelen.