Elektronische procesdossiers

Afgelopen donderdag verscheen op de Internetconsultatie het concept-wetsvoorstel dat "de 'digitalisering' van het strafproces faciliteert en kanaliseert." Hieronder enkele passages die in mijn download gemarkeerd heb.

Tot het moment waarop de aanlevering, het gebruik en de verwerking van schriftelijke documenten in elektronische vorm ten behoeve van een strafdossier volledig is gerealiseerd, zullen de papieren documenten door middel van scannen in een elektronisch dossier (zijnde een digitale kopie van het papieren dossier) kunnen worden opgenomen. De Archiefwet (Aw) en daarop gebaseerde nadere regelgeving maken het mogelijk de papieren documenten te vervangen. Indien voldaan wordt aan de eisen van vervanging kan voor het papieren origineel een elektronisch origineel in de plaats komen. Gedurende de eerste jaren van het werken met en uitwisselen van elektronische processtukken zullen papieren documenten elektronisch gereproduceerd en vervangen worden. Daaraan gaat een selectie vooraf van voor vervanging in aanmerking komende processtukken. Voorkomen moet worden dat stukken van overtuiging worden vervangen omdat dit zou betekenen dat met de vervanging van deze stukken het bewijs wordt vernietigd. Het ligt daarom in de rede eerst nog terughoudend te zijn met bijvoorbeeld het elektronisch reproduceren en vervangen van processtukken van fraudezaken.
[P.8]

De onderstreepte passage sluit aan bij een discussie die wij op kantoor wel eens voeren: is de in beslag genomen administratie van bijvoorbeeld een wethouder uit Roermond, "een archiefstuk" van politie en OM? Het zijn wel archiefstukken van die wethouder, maar voor Justitie zijn het "stukken van overtuiging" of, in gewone mensentaal: bewijsstukken, vergelijkbaar met drugs, wapens, mobiele telefoons en DNA-materiaal.
Ik denk dat het geen archiefstukken van politie en OM zijn, aangezien ze niet zijn "ontvangen of opgemaakt" door politie of Justitie. Ze zijn in beslag genomen en worden vaak ook na verloop van tijd weer terug gegeven. Mij lijkt dan ook dat politie en Justitie dat soort "stukken van overtuiging" nooit kunnen vervangen.
Een andere reden waarom de onderstreepte passage interessant is, is dat een vermoeden van valsheid een uitstekende reden is om een ontvangen documenten niet te vervangen. Zie bijvoorbeeld deze casus. Dit heb ik de afgelopen jaren ook verschillende keren aangegeven bij vervangingsvoornemens.

Hoewel elektronische uitwisseling in 2016 de norm is, zal op verzoek de communicatie met de burger ook nog in papieren vorm kunnen plaatsvinden. 
[P.9]

Gelukkig maar.

In deze toelichting is het begrip ‘digitalisering’ van het strafproces reeds aan de orde gekomen. In plaats van ‘digitaal’ zal zoveel mogelijk worden gesproken van ‘elektronisch’, in het bijzonder in relatie tot documenten. Voor het gebruik van het begrip elektronisch is gekozen om ruimte te laten voor toekomstige ontwikkelingen in de informatie en communicatietechnologie, zoals de kwantumcomputer. Een gegeven wordt op een gegevensdrager vastgelegd. Dit kan papier zijn of, in het geval van een elektronisch gegeven, een server, de harde schijf van een computer of een USB-stick. Elektronische gegevens worden opgeslagen in een elektronisch gegevensbestand of document.
[P.9]

Ik vind de verwijzing naar een kwantumcomputer eigenlijk een beetje potsierlijk. Is dat dan niet meer digitaal? En de opsomming van 'gegevensdragers' is ook een beetje vreemd. Zitten er geen harde schijven in een server?

Voor elektronische documenten is het niet mogelijk onderscheid te maken tussen een origineel en een kopie hiervan. Hier komt bij dat de inhoud van een elektronisch document eenvoudig is te wijzigen. De integriteit van elektronische documenten is lastiger vast te stellen dan de integriteit van papieren documenten. Met het begrip integriteit wordt gedoeld op de zekerheid dat het document volledig is en niet onbevoegdelijk is gewijzigd. Daarom is het noodzakelijk informatie vast te leggen en te bewaren over de eigenschappen van elektronische documenten, de auteur(s) hiervan en de in de tijd daarin aangebrachte wijzigingen, zodat het altijd mogelijk is de integriteit ervan te verifiëren. Het vastleggen en bewaren van die informatie vereist een zogeheten ‘unbroken custody’ ofwel ononderbroken beheer van elektronische documenten. Zo kan inzicht worden verkregen in de levenscyclus van elk elektronisch document dat onderdeel uitmaakt van het strafdossier: van het moment van creatie of inzending tot de archivering.
[...]
De zorg voor de integriteit van processtukken dient dan ook in combinatie te worden gezien met maatregelen die betrekking hebben op een veilige opslag van documenten, de registratie van essentiële identificerende metadata, het bijhouden van audit trails en het documenteren van documentbewerkingen.
[P.17-18]

Interessant is dat het wetsvoorstel aan de opsporingsinstanties, openbaar ministerie en de rechtspraak een zorgplicht oplegt om aan te kunnen tonen dat documenten al dan niet zijn gewijzigd. En als het document is gewijzigd of deze dan wel of niet bevoegdelijk zijn aangebracht. De wet schrijft hierbij expliciet geen techniek of methode voor, er is sprake van een "doelbepaling."

Er staat ook het een en ander over handtekeningen in allerlei soorten en maten.

De wet vereist niet altijd een handtekening, terwijl deze in praktijk in bepaalde omstandigheden wel wordt toegepast. Een voorbeeld daarvan betreft de ondertekening door de officier van justitie van een bevel tot de inzet van een bijzondere opsporingsbevoegdheid. In gevallen waarin de wet geen ondertekening of waarmerking vereist en dit in praktijk toch wordt gedaan, verdient het aanbeveling om een elektronische handtekening te gebruiken die voldoet aan de regeling waarvoor dit wetsvoorstel een grondslag biedt, zodat discussie daarover tijdens het strafproces kan worden voorkomen.
[P. 11]

Dit is een heel herkenbare constatering: heel veel documenten hoeven niet ondertekend te worden, maar aangezien we dat al decennia wel doen, komen we maar heel moeilijk van het ondertekenen van allerlei documenten af.

Met het plaatsen van een handtekening bekrachtigt een persoon zijn wilsuiting of zijn verklaring dat hij instaat voor de inhoud van een geschrift of hiervan kennis heeft genomen, daarmee instemt en/of de rechtsgevolgen ervan aanvaardt.
[P.18]

Dit citaat viel me op, omdat het overeen komt met wat ik een maand of twee geleden al schreef.
Maar het gaat ook over de "tablet-handtekening" die de koning nu en dan blijkbaar ook zet. Een van de eisen die eraan gesteld worden, is dat de kracht waarmee op de stilo gedrukt wordt, zichtbaar moet zijn:

Teneinde zekerheid te bieden over de rechtsgeldigheid van de handtekening die door middel van een gevoelige plaat en toepassing van grafische technologie wordt overgebracht in het te tekenen elektronische document, zullen bij algemene maatregel van bestuur nadere eisen worden gesteld aan de zogenoemde tablethandtekening. Uitgangspunt van de regeling zal zijn dat de tablethandtekening een handgeschreven
handtekening is. Het is geen elektronische handtekening, omdat er geen sprake is van identificatie via elektronische weg met behulp van een authenticatiemiddel. De regeling zal inhouden dat de tablethandtekening voldoende betrouwbaar moet worden geacht, mits de integriteit van het elektronische document is verzekerd. Indien bij de tablethandtekening een techniek wordt toegepast die de drukverschillen waarmee de handtekening wordt gezet registreert en vastlegt voor het geval de echtheid van de handtekening wordt betwist, dan wordt deze handtekening vermoed even betrouwbaar te zijn als een zogenaamde ‘natte’ handtekening. De mogelijkheid van een tablethandtekening is van belang voor bijvoorbeeld de medeondertekening van processen-verbaal van mondelinge aangifte door aangevers of de medeondertekening van processen-verbaal van verhoor door verdachten, getuigen en slachtoffers.
[P. 23]

Tenslotte nog een citaat over vervanging van archiefbescheiden conform artikel 7 van de Archiefwet:

Voor de kwaliteit van het scannen is het van belang dat wordt gescand van het originele papieren document en dat de scan een juiste en volledige weergave is van het origineel. Verder moet het scanproces op zodanige wijze worden ingericht dat voldaan wordt aan de eisen, normen en standaarden die hiervoor binnen de overheid worden gehanteerd.
De bovenbeschreven normen gelden voor de reproductie van documenten, dat wil zeggen dat het originele papieren document bewaard wordt. Om de transitie van papier naar digitaal beheersbaar te houden zal het elektronisch werken stapsgewijs per zaakstroom of per onderdeel van een zaakstroom worden ingevoerd. In het kader van deze aanpak is het noodzakelijk papieren documenten te vervangen. Vervanging betekent dat de originele papieren documenten worden gescand en omgezet in elektronische documenten die dan vervolgens als originelen gelden.
De Archiefwet (Aw) bevat regels over de vervanging van archiefbescheiden (artikel 7 Aw). De regeling van de Archiefwet voorziet in de vervanging van een origineel document door een reproductie in elektronische vorm, die voortaan als het originele document geldt. Het papieren document kan hierna worden vernietigd, behoudens uitzonderingen.
[P. 26]

Alles klopt, met uitzondering van het "kan" in de laatste zin, als daarmee bedoeld wordt dat het vernietigen van de analoge "originelen" optioneel is.

Ik had nog wat passages aangestreept, maar dat zijn wat minder opvallende zaken. Hoe dan ook lijkt me dat het wetsvoorstel voor iedereen die zich bezighoudt met digitale archivering verplichte leeskost is.

Gerelateerd
Zes jaar cel na gefingeerde dood
Sign here! Of wat is een vals contract

Plaatje: een mes al bewijsstuk in een procesdossier bewaard, RHCL

De koning ondertekent wetten op zijn iPad

Dit had ik de afgelopen weken gemist, maar in een discussie over de vraag of Willem-Alexander de troonrede vanaf zijn iPad zou voorlezen (ik verwacht het niet) zei een collega gisteren dat hij wetten wel al op zijn iPad ondertekent.
Of, nou ja, als hij op vakantie is, doet hij iets op zijn iPad. De NOS schreef in augustus:

Willem-Alexander is als koning 24 uur per dag en 365 dagen per jaar in functie. Zich als staatshoofd ‘even’ laten vervangen, zoals de premier zich door een vicepremier en zoals ministers zich door een andere bewindspersoon kunnen laten vervangen, dat kan de koning niet. (...)
De koning speelt slechts een minieme politieke rol, want de ministers zijn verantwoordelijk voor het landsbestuur. Toch kan bijvoorbeeld zijn handtekening nodig zijn om wetten en maatregelen in werking te laten treden of om benoemingen van kracht te laten worden. Soms kan dat niet wachten.
Het was dan ook gebruikelijk dat ambtenaren tijdens koninklijke vakanties met te signeren stukken naar het vakantievierend staatshoofd reisden. Daar is nu iets op gevonden: een digitale handtekening van de koning via diens, uiteraard streng beveiligde, iPad. Deze elektronische methode van ondertekening, vastgelegd door minister Ivo Opstelten van Veligheid en Justitie, kan een boel ambtelijk gereis besparen. Willem-Alexander ondertekent hem elektronisch toegezonden stukken digitaal en stuurt ze via de lijn retour. Na zijn vakantie ondertekent hij de originele stukken, met behoud van de tekendatum, dan nog een keer met de hand.

Op iPadclub staat ook nog beschreven hoe dit ten tijde van koningin Beatrix werkte:

Voormalig koningin Beatrix liet tijdens vakanties en verblijf in het buitenland spoedstukken faxen en e-mailen. Het getekende stuk werd daarna door een medewerker per e-mail teruggestuurd naar Nederland.
Het originele stuk werd nog eens getekend na terugkeer in Nederland.

Drie hoeraatjes voor hybride dossiervorming!
Dat moet toch minder omslachtig kunnen, zou je denken.

Gerelateerd
Hybride handtekeningen
Autopen, longpen en een ondertekende wet

Plaatje: foto van Lex van Lieshout van Willem-Alexander op zijn werkkamer

Hybride handtekeningen

Ik ben nog altijd bezig met een blogje over duurzaam digitaal ondertekenen, naar aanleiding van dit bericht. Eerder werd ik afgeleid door de rol van een vervalste handtekening in een rechtszaak en gisteren stuurde een van "mijn helden" (waarover later misschien meer) een link naar IntelliStamp van het Antwerpse bedrijf Inventive Designers.
IntelliStamp is een zogenaamde "hybride handtekening", ik citeer even uit een whitepaper (pdf):

Hybride handtekeningen worden op digitale documenten geplaatst, maar zijn ook zichtbaar op het document. Dit zorgt ervoor dat als het document wordt afgedrukt, de hybride handtekening ook mee op het papier verschijnt. Dit laat toe zowel het digitale document en het papieren document te verifiëren.
[...]
Hybride handtekeningen zijn een wettelijke manier om de authenticiteit van documenten te garanderen. Ze maken op een legale manier de brug tussen digitale en papieren documenten, zodat elke betrokken partij zelf kan kiezen welk medium hij verkiest (papier of digitaal).

Hiernaast zie je hoe zo'n hybride handtekening er uit zou kunnen zien. Het is in feite een QR-code die je aan een document (Word, Jpeg, PDF) toevoegd. In de "handtekening" kun je verschillende dingen opnemen:
- versleutelde inhoud
- metadata
- een verwijzing naar het "archief-exemplaar"
- een digitale handtekening.

Het spannende van IntelliStamp zit natuurlijk in het "verificatie-proces". Hieronder een filmpje hoe dat in zijn werk kan gaan.

Het ziet er indrukwekkend uit, maar ik vraag me al de hele dag af wat hier nu de toegevoegde waarde van is. Ik bedoel: het is heel mooi dat ik van huis uit het "archief-exemplaar" van de afzender kan opvragen en kan vergelijken met het exemplaar dat ik in handen heb. Maar dat kan ook op andere manieren geregeld worden. En als ik Engelfriet goed begrijp, zijn in Nederland handtekeningen zelden juridisch noodzakelijk.
Waarom zou ik dit dan gebruiken? En welke gevolgen heeft dit voor de duurzame toegankelijkheid van de originele (digitale) documenten?

Ik pieker er nog een paar dagen over, terwijl ik verder nadenk over het blogje over duurzaam digitaal tekenen. Maar jullie ideeën en inzichten zijn natuurlijk van harte welkom.