Het einde van de provinciale archiefinspectie?

Vorige week werd dan toch eindelijk de "nota van wijziging wet revitalisering interbestuurlijk toezicht" openbaar. Dit is de wetswijziging die de werkzaamheden van de provinciale archiefinspectie onherstelbaar gaat veranderen en waarin de machtiging voor vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden wordt geschrapt. Enkele citaten met wat "persoonlijk" commentaar.

De Archiefwet 1995 is één van de wetten die door de commissie Oosting is doorgelicht.
De commissie Oosting was van mening dat, net als bij het Rijk en de provincies, de zorg voor de gemeentelijke archieven aan de gemeenten zelf kan worden overgelaten. Hetzelfde geldt voor waterschappen. Indien een provincie, gemeente of waterschap zich niet houdt aan de verplichtingen uit de Archiefwet 1995, zou volgens de commissie op grond van de taakverwaarlozingsregeling kunnen worden ingegrepen door de naasthogere bestuurslaag. (p.30)

Dit suggereert dat er ook bij de provincies sprake gaat zijn van ingrijpen op grond van de taakverwaarlozingsregeling, maar niets wijst er op dat bijvoorbeeld het ministerie van BZK of OCW deze bevoegdheid ook daadwerkelijk zal krijgen.

In artikel 7 van de Archiefwet 1995 is bepaald dat voor de vervanging van archiefbescheiden  door reproducties, alsmede voor de vernietiging van de originele bescheiden, een machtiging nodig is van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap of van gedeputeerde staten. Deze machtiging is een vorm van interbestuurlijk toezicht die niet overeenkomt met de kabinetsreactie op het advies van de commissie Oosting. Voorgesteld wordt deze machtiging te schrappen. De machtiging dient dan wel te worden vervangen door regels over de wijze van reproductie. Deze regels kunnen pas worden opgesteld na afronding van een lopend technisch onderzoek naar de aan deze reproductie te stellen eisen. Deze regels zullen worden vastgelegd bij of krachtens het Archiefbesluit 1995 die naar verwachting 1 januari 2013 in werking treden. Voorgesteld wordt om de wijziging van artikel 7 in werking te laten treden, gelijktijdig met de wijziging van het Archiefbesluit 1995. Daartoe wordt in artikel 9.1 bepaald dat voor de inwerkingtreding van de wijziging van artikel 7 een apart koninklijk besluit kan worden vastgesteld. (p.30)

Hier zinspeelde ik eerder al op. Interessant zijn ook de alinea's die hier op volgen en waaruit de rol van de VNG duidelijk blijkt:

In zijn reactie op een eerdere versie van deze nota van wijziging stelt de VNG dat het schrappen van het interbestuurlijk toezicht uit artikel 7 niet moet worden uitgesteld, omdat artikel 7 in de weg staat aan slagvaardig handelen door gemeenten. De VNG is tevens van mening dat geen regels over digitale vervanging zouden moeten worden opgesteld. De VNG miskent daarmee dat artikel 7 niet alleen ziet op digitale archivering, maar ook op de vernietiging van papieren originelen. Het gaat niet alleen om een doelmatige bewaring van informatie, maar ook om het belang van het behoud van originele gegevensdragers op grond van hun historische of culturele waarde. Dat belang behoort tot de belangen die de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 beogen te beschermen. Uit dat oogpunt is regelgeving over de wijze en de kwaliteit van vervanging gerechtvaardigd en dient het schrappen van het toezicht uit artikel 7 te worden aangehouden tot die regels zijn vastgesteld. (p.30)

De VNG is ook van mening dat als artikel 7 gewijzigd wordt, dat dan ook de artikelen artikelen 8, eerste lid (betreffende de machtiging tot vervreemding van archiefbescheiden), 13, derde lid (betreffende de machtiging tot opschorting van de overbrenging van archiefbescheiden ouder dan twintig jaar naar een archiefbewaarplaats), en 15, vierde lid (betreffende de beslissing tot beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden die ouder zijn dan vijfenzeventig jaar) aangepast moeten worden. De reactie hierop is een beetje raadselachtig:

Op de eerste plaats richten de door de VNG genoemde bepalingen zicht niet uitsluitend tot gemeenten (of provincies), maar tot alle overheidsorganen waarop de Archiefwet 1995 van toepassing is. Bovendien moeten deze machtigingen en beslissingen worden gezien als een vergunning of ontheffing van de Minister of gedeputeerde staten om te handelen in afwijking van een regel of gebod uit de Archiefwet 1995. Daarmee onderscheiden deze machtigingen en beslissingen zich van goedkeuringen, verklaringen van geen bezwaar en andere vormen van interbestuurlijk toezicht bij de uitoefening van reguliere medebewindstaken. (p.30-31)

Niet alleen geldt artikel 7 ook voor alle overheidsorganen waarop de Archiefwet 1995 van toepassing is, bij het vervangen van permanent te bewaren archiefbescheiden is in wezen sprake van vernietiging van archiefstukken die als te bewaren zijn aangemerkt. In die zin is er dus ook sprake van handelen in afwijking van een regel of gebod uit de Archiefwet 1995.

In de artikelen 33 en 34 van de Archiefwet 1995 is het interbestuurlijk toezicht van de provincies op de gemeenten geregeld. Voorgesteld wordt deze bepalingen te schrappen, zodat de voorgestelde regeling uit de Gemeentewet van toepassing wordt. Thans is het toezicht op de gemeente opgedragen aan de provinciale inspecteur, bedoeld in artikel 28 van de Archiefwet. Het ligt in de rede dat gedeputeerde staten deze ambtenaar aanwijzen als de ambtenaar, bedoeld in het voorgestelde artikel 124e, Gemeentewet. (p.31)

De twee wijzigingstrajecten lopen dus nog altijd langs elkaar heen, want in de eerder voorgestelde wijzigingen van Archiefwet, wordt artikel 28 helemaal geschrapt.

Ik zal deze of volgende week ook eens proberen te beschrijven hoe het er dan vanaf 2012, als de gemeentewet en provinciewet zijn gewijzigd, uit zou moeten gaan zien.

Gerelateerd
Wat doen we met de vervanging?
De archiefwet wordt gewijzigd
Ze wijzigen de Archiefwet

Plaatje: Inspectie van de tanden van Sabdesigns