Blackbox of brievenbus?

Sinds 2009 hebben we de "berichtenbox voor bedrijven", een portaal waarmee bedrijven op één plek op een eenvoudige manier met alle overheden kunnen communiceren over alle procedures die onder de Dienstenwet vallen. De provincie Noord-Brabant heeft die berichtenbox min of meer omarmd en hem opengesteld voor alle communicatie tussen bedrijven en de provincie.
Het afgelopen jaar heeft de provincie ook opdracht gegeven aan PBLQ HEC om te onderzoeken hoe de Brabantse gemeenten de berichtenbox gebruiken.

Oei, was mijn eerste reactie...

Wat citaten om dat te illustreren:

De hoofdbevindingen van dit onderzoek luiden als volgt:

• Het gebruik van de berichtenbox is (zeer) beperkt. Ongeveer de helft (46%) van de gemeenten heeft een reactie gegeven op het verzoek dat werd gedaan via de berichtenbox. Ongeveer een derde (31%) heeft een adequaat antwoord gegeven.
• Gemeenten geven aan zelden of nooit een bericht van een bedrijf te ontvangen. Om die reden is de aandacht voor het gebruik van de berichtenbox beperkt, en zakken procedures weg die horen bij regulier gebruik (men raakt bijvoorbeeld inlogcodes kwijt en weet niet wat precies de status is van een verzoek via de berichtenbox). De beperkte bekendheid bij bedrijven lijkt een direct gevolg van het feit dat er landelijk weinig ruchtbaarheid is gegeven aan het bestaan en de toegevoegde waarde van de berichtenbox.
• Gemeenten ervaren de functionaliteit van de berichtenbox als suboptimaal. Dit wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt door het feit dat het gaat om een stand-alone beveiligd systeem, dat weinig gebruikersvriendelijk is. In de huidige inrichting moeten gemeenten om toegang te krijgen telkens opnieuw inloggen, ze kunnen berichten niet doorsturen e.d. Aanpassing van deze werkwijze is mogelijk, doch vergt extra investeringen aan de kant van de gemeenten.

Wat die laatste conclusie betreft, dit lijkt me inderdaad zeer suboptimaal:

Omdat er geen doorstuurfunctie in de berichtenbox is ingebouwd wordt het bericht veelal gekopieerd en in een email geplakt, als pdf-bestand opgeslagen en meegestuurd dan wel fysiek uitgeprint en aan de betreffende persoon of afdeling gegeven.

En ook dit lijkt me voor verbetering vatbaar:

“Rechtstreeks zouden wij het willen; het is nu niet geïntegreerd. Ik wil niet een wachtwoord intoetsen voor elk bericht dat ik ontvang. Dat is bij je email toch ook niet? Nu gebruik ik telkens printscreen om het door te sturen. Dat wil je niet.”
[...]
“Het zou mooi zijn als de contactgegevens erbij moeten worden gegeven. Anders kunnen wij het niet administreren”.

Lees dat rapport en lees dan ook de opmerkingen van Plasterk nog een keer. Er is nog wel wat werk te verzetten.

Plaatje: Brievenbus van Bert Kommerij

Interbestuurlijk toezicht in Noord-Brabant

Geert Mennen, onze IBT-trainee, heeft bovenstaand filmpje laten maken over interbestuurlijk toezicht en de Wet Revitalisering Generiek Toezicht.
Ik vind het een leuk filmpje. Het enige waar ik over struikelde was het zinnetje: Er zijn nog twee video's over interbestuurlijk toezicht, met daarbij twee videobanden als illustratie!

Meer informatie over het interbestuurlijk toezicht in Noord-Brabant vind je hier

De Zuidelijke Rekenkamer over het Strategisch Informatiebeleid

Afgelopen vrijdag presenteerde de Zuidelijke Rekenkamer zijn rapport over het Strategisch Informatiebeleid van de Provincie Noord-Brabant.

Zonder commentaar maar weer...

Op basis van een analyse van de inhoud van bovenstaande notities constateert de rekenkamer dat wat betreft de ambities en/of doelen van de provincie er in hoge mate sprake is van een herhaling van zetten. Daarnaast constateert de rekenkamer dat de notities beleidsarm, instrumenteel en op de korte termijn gericht zijn. De nadruk ligt vooral op het op orde krijgen van zaken als de architectuur, het applicatielandschap en het beheer. In die zin is sprake van een laag strategisch gehalte. Van een strategisch informatiebeleid dat in de pas loopt met recente ontwikkelingen op dit gebied is naar de mening van de rekenkamer vooralsnog dan ook geen sprake.

De verantwoordelijkheid voor de aansturing van de I-bureaus gezamenlijk (de I-kolom genoemd) is belegd bij een daartoe op interim basis aangestelde manager. Daarmee is formeel geen sprake van het beleggen van de regievoering in de top van de organisatie. Dat de verantwoordelijke voor de aansturing van de I-kolom naar zeggen van enkele geïnterviewden te allen tijde kan ‘aanschuiven’ bij de directieraad, en daarmee volgens hen functioneert ‘als ware hij een CIO’, biedt in dat opzicht onvoldoende garanties voor een krachtige en gezaghebbende positionering in de top van de organisatie.
[...]
Daarmee zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot I-zaken binnen de provincie hoofdzakelijk op tactisch en operationeel niveau ingevuld. Op strategisch niveau is alleen sprake van een formele verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder en algemeen directeur voor de bedrijfsvoering en daarmee ICT.

Uit de interviews met betrokkenen binnen de provincie is naar voren gekomen dat de kennis die de provincie minimaal in huis moet hebben om als goede opdrachtgever voor ICT-opgaven te kunnen functioneren, momenteel als zorgpunt wordt ervaren. Een door de geïnterviewden gedeelde opvatting is dat de provincie voor een groter deel van de operationele taken meer kennis en kunde in huis zou moeten hebben.

Met betrekking tot het sturingsaspect organisatie concludeert de rekenkamer onder meer dat de inrichting van de I-organisatie vooral tot stand is gekomen naar aanleiding van probleemsituaties die zich de afgelopen jaren hebben voorgedaan op het gebied van informatievoorziening en ICT. Van een weloverwogen toekomstbeeld waar de provincie op het gebied van Informatievoorziening en ICT naar toe wil is tot op heden geen sprake.
Bovenstaande conclusie is tevens van toepassing op de wijze waarop de provincie de afgelopen jaren invulling heeft gegeven aan het inhuren van externe ICT-dienstverleners. Voor veel vraagstukken is een oplossing buiten de deur gezocht. Daarbij heeft de provincie zich onvoldoende rekenschap gegeven wat ze zelf aan kennis en kunde in huis zou moeten hebben en houden voor een goede uitvoering van het beleid. Ook in dat opzicht heeft de provincie zich niet een lerende organisatie getoond. 

 Plaatje: Vintage Abacuses van H is for Home