Blackbox of brievenbus?

Sinds 2009 hebben we de "berichtenbox voor bedrijven", een portaal waarmee bedrijven op één plek op een eenvoudige manier met alle overheden kunnen communiceren over alle procedures die onder de Dienstenwet vallen. De provincie Noord-Brabant heeft die berichtenbox min of meer omarmd en hem opengesteld voor alle communicatie tussen bedrijven en de provincie.
Het afgelopen jaar heeft de provincie ook opdracht gegeven aan PBLQ HEC om te onderzoeken hoe de Brabantse gemeenten de berichtenbox gebruiken.

Oei, was mijn eerste reactie...

Wat citaten om dat te illustreren:

De hoofdbevindingen van dit onderzoek luiden als volgt:

• Het gebruik van de berichtenbox is (zeer) beperkt. Ongeveer de helft (46%) van de gemeenten heeft een reactie gegeven op het verzoek dat werd gedaan via de berichtenbox. Ongeveer een derde (31%) heeft een adequaat antwoord gegeven.
• Gemeenten geven aan zelden of nooit een bericht van een bedrijf te ontvangen. Om die reden is de aandacht voor het gebruik van de berichtenbox beperkt, en zakken procedures weg die horen bij regulier gebruik (men raakt bijvoorbeeld inlogcodes kwijt en weet niet wat precies de status is van een verzoek via de berichtenbox). De beperkte bekendheid bij bedrijven lijkt een direct gevolg van het feit dat er landelijk weinig ruchtbaarheid is gegeven aan het bestaan en de toegevoegde waarde van de berichtenbox.
• Gemeenten ervaren de functionaliteit van de berichtenbox als suboptimaal. Dit wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt door het feit dat het gaat om een stand-alone beveiligd systeem, dat weinig gebruikersvriendelijk is. In de huidige inrichting moeten gemeenten om toegang te krijgen telkens opnieuw inloggen, ze kunnen berichten niet doorsturen e.d. Aanpassing van deze werkwijze is mogelijk, doch vergt extra investeringen aan de kant van de gemeenten.

Wat die laatste conclusie betreft, dit lijkt me inderdaad zeer suboptimaal:

Omdat er geen doorstuurfunctie in de berichtenbox is ingebouwd wordt het bericht veelal gekopieerd en in een email geplakt, als pdf-bestand opgeslagen en meegestuurd dan wel fysiek uitgeprint en aan de betreffende persoon of afdeling gegeven.

En ook dit lijkt me voor verbetering vatbaar:

“Rechtstreeks zouden wij het willen; het is nu niet geïntegreerd. Ik wil niet een wachtwoord intoetsen voor elk bericht dat ik ontvang. Dat is bij je email toch ook niet? Nu gebruik ik telkens printscreen om het door te sturen. Dat wil je niet.”
[...]
“Het zou mooi zijn als de contactgegevens erbij moeten worden gegeven. Anders kunnen wij het niet administreren”.

Lees dat rapport en lees dan ook de opmerkingen van Plasterk nog een keer. Er is nog wel wat werk te verzetten.

Plaatje: Brievenbus van Bert Kommerij