Zuidelijke Rekenkamer over archieftoezicht in Limburg

Gisteren publiceerde de Zuidelijke Rekenkamer zijn begin dit jaar aangekondigde "onderzoeksbrief" naar het "toezicht op de archiefzorg" bij de provincie Limburg. De rekenkamer constateert dat het er op papier op lijkt dat het toezicht goed uitgevoerd wordt, maar dat eigenlijk pas in 2015 echt vastgesteld kan worden of dit ook in de praktijk het geval is.
Uit Conclusie en aanbeveling:

Voor wat betreft het interbestuurlijk toezicht sluit de provincie Limburg aan bij de door VNG geformuleerde KPI’s, de daaruit voortkomende toezichtscriteria en de interventieladder en heeft ze de Limburgse gemeenten op de hoogte gebracht van de planning voor het toezenden van informatie en de manier waarop de provincie de informatie beoordeelt. Voor wat betreft het toezicht op naleving van archiefwet- en regelgeving van de eigen provinciale archieven blijkt uit de dvo dat de provinciearchivaris deze taak op zich neemt. De rekenkamer stelt vast dat op papier over het algemeen duidelijk is hoe het interbestuurlijk toezicht en het toezicht op de zorg van de eigen provinciale archieven georganiseerd wordt. Volgens de rekenkamer bestaan er echter voor de toekomst nog een aantal onzekerheden of mogelijke knelpunten:

• Er bestaat binnen de provincie nog onzekerheid hoe de nieuwe invulling van interbestuurlijk toezicht gaat uitpakken. Gaandeweg moet duidelijk worden of er genoeg capaciteit binnen de provincie is vrijgemaakt. Ook moet blijken hoe de informatievoorziening vanuit gemeenten gaat lopen, waarbij tevens nog niet bepaald is hoe vanuit de provincie druk uitgeoefend kan worden om gemeenten de noodzakelijke informatie te laten leveren.
• GS kiezen voor het maken van een zogenaamde ‘integrale afweging’, waarbij het interbestuurlijk toezicht op alle verplichte terreinen gecombineerd wordt, en op basis daarvan besloten wordt tot al dan niet interveniëren. Daarnaast houdt zij de mogelijkheid open om een sectorale beoordeling te maken. De rekenkamer vraagt zich af welke criteria de provincie in de praktijk zal hanteren bij het maken van die keuze, zeker gezien de grote diversiteit aan onderwerpen binnen het interbestuurlijk toezicht.
• De archiefinspecteur heeft in een notitie ‘samenwerking Provinciale Archiefinspecties Noord- Brabant en Limburg 1999-2013’ een aantal punten van zorg/aandacht voor de provincie Limburg benoemd: de formatie voor de uitvoering van de archieftaken is binnen een groot aantal gemeenten kwalitatief en/of kwantitatief onder de maat; ten onrechte worden (vooral bouw- en milieuvergunningen) dossiers niet overgebracht naar een archiefbewaarplaats; een aantal gemeenten beschikt niet over een archiefbewaarplaats en/of archiefruimte conform de eisen; vrijwel alle gemeenten zijn nog onvoldoende in staat om te zorgen voor een adequaat beheer en archivering van digitale documenten en databestanden. Gelet op deze punten van zorg acht de rekenkamer het daarom van groot belang dat hieraan in de toekomst systematisch aandacht wordt besteed.

De rekenkamer beveelt aan dat Provinciale Staten op bovenstaande punten voortaan geïnformeerd worden over de stand van zaken. Een onderzoek naar de toepassing van dit beleid in de praktijk is relevant, wanneer voldoende ervaringsgegevens beschikbaar zijn. Om die reden neemt de rekenkamer zich voor om in 2015 opnieuw te beoordelen of verder onderzoek gewenst is.

Gerelateerd
De Zuidelijke Rekenkamer onderzoekt
De Zuidelijke Rekenkamer over het Strategisch Informatiebeleid

Plaatje: Poolse kinderen klimmen in een groot telraam van het Nationaal Archief

De Zuidelijke Rekenkamer onderzoekt...

De Zuidelijke Rekenkamer heeft zijn onderzoeksprogramma voor 2013 (pdf) gepubliceerd. Dit is een van de voorgenomen onderzoeken:

3.2.1 Taken in kader Archiefwet provincie Limburg
Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor goed bestuur. Alleen wanneer de digitale en papieren informatiehuishouding en archivering op orde zijn, kan de overheid haar taken goed uitoefenen en hierover verantwoording aan de samenleving afleggen.
De Archiefwet 1995 stelt regels aan de archiefzorg en het archiefbeheer van de overheid en regelt het toezicht op de naleving ervan. GS houden toezicht op de archiefzorg bij de lokale overheden en politie en zien toe op de naleving van de Archiefwet- en regelgeving bij de archieven van de provincie zelf.
Met de in oktober 2012 in werking getreden wet Revitalisering generiek toezicht (Rgt) en de daarop gebaseerde veranderingen in de Archiefwet, veranderen ook de provinciale taken en verantwoordelijkheden. Een belangrijke verandering is het verdwijnen van de verplichting om een provinciaal archiefinspecteur aan te stellen en de vormgeving van een daarvoor in de plaats komend generiek toezicht.
De rekenkamer wil in 2013 een onderzoek instellen naar de wijze waarop de provincie Limburg omgaat met deze veranderingen. Mogelijke vragen die daarbij aan de orde zijn:

• Welke informatie acht de provincie nodig om generiek toezicht op het terrein van de Archiefwet te kunnen uitoefenen en hoe organiseert zij die informatiestroom?
• Hoe beoordeelt de provincie of de taken van gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen op het terrein van de Archiefwet goed worden uitgeoefend? Wanneer grijpt de provincie in?
• Wat is de stand van zaken met betrekking tot het toezicht op de eigen provinciale archieven?

Vanaf 1 januari 2013 werken wij niet meer voor de provincie Limburg. En ik ben echt benieuwd of er meer is dan alleen een telefoonnummer en een Servicedesk.

Gerelateerd
De Zuidelijke Rekenkamer over het Strategisch Informatiebeleid
Provincie Limburg: forensische quick scan Aristoteles
Het nieuwe archieftoezicht

Plaatje: Soda Hall abacus with laptop and smartphone - closeup van Derrick Coetzee

De Zuidelijke Rekenkamer over het Strategisch Informatiebeleid

Afgelopen vrijdag presenteerde de Zuidelijke Rekenkamer zijn rapport over het Strategisch Informatiebeleid van de Provincie Noord-Brabant.

Zonder commentaar maar weer...

Op basis van een analyse van de inhoud van bovenstaande notities constateert de rekenkamer dat wat betreft de ambities en/of doelen van de provincie er in hoge mate sprake is van een herhaling van zetten. Daarnaast constateert de rekenkamer dat de notities beleidsarm, instrumenteel en op de korte termijn gericht zijn. De nadruk ligt vooral op het op orde krijgen van zaken als de architectuur, het applicatielandschap en het beheer. In die zin is sprake van een laag strategisch gehalte. Van een strategisch informatiebeleid dat in de pas loopt met recente ontwikkelingen op dit gebied is naar de mening van de rekenkamer vooralsnog dan ook geen sprake.

De verantwoordelijkheid voor de aansturing van de I-bureaus gezamenlijk (de I-kolom genoemd) is belegd bij een daartoe op interim basis aangestelde manager. Daarmee is formeel geen sprake van het beleggen van de regievoering in de top van de organisatie. Dat de verantwoordelijke voor de aansturing van de I-kolom naar zeggen van enkele geïnterviewden te allen tijde kan ‘aanschuiven’ bij de directieraad, en daarmee volgens hen functioneert ‘als ware hij een CIO’, biedt in dat opzicht onvoldoende garanties voor een krachtige en gezaghebbende positionering in de top van de organisatie.
[...]
Daarmee zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot I-zaken binnen de provincie hoofdzakelijk op tactisch en operationeel niveau ingevuld. Op strategisch niveau is alleen sprake van een formele verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder en algemeen directeur voor de bedrijfsvoering en daarmee ICT.

Uit de interviews met betrokkenen binnen de provincie is naar voren gekomen dat de kennis die de provincie minimaal in huis moet hebben om als goede opdrachtgever voor ICT-opgaven te kunnen functioneren, momenteel als zorgpunt wordt ervaren. Een door de geïnterviewden gedeelde opvatting is dat de provincie voor een groter deel van de operationele taken meer kennis en kunde in huis zou moeten hebben.

Met betrekking tot het sturingsaspect organisatie concludeert de rekenkamer onder meer dat de inrichting van de I-organisatie vooral tot stand is gekomen naar aanleiding van probleemsituaties die zich de afgelopen jaren hebben voorgedaan op het gebied van informatievoorziening en ICT. Van een weloverwogen toekomstbeeld waar de provincie op het gebied van Informatievoorziening en ICT naar toe wil is tot op heden geen sprake.
Bovenstaande conclusie is tevens van toepassing op de wijze waarop de provincie de afgelopen jaren invulling heeft gegeven aan het inhuren van externe ICT-dienstverleners. Voor veel vraagstukken is een oplossing buiten de deur gezocht. Daarbij heeft de provincie zich onvoldoende rekenschap gegeven wat ze zelf aan kennis en kunde in huis zou moeten hebben en houden voor een goede uitvoering van het beleid. Ook in dat opzicht heeft de provincie zich niet een lerende organisatie getoond. 

 Plaatje: Vintage Abacuses van H is for Home