 |
| Gemeentereiniging organisatie. Inspecteur der Gemeentereiniging spreekt twee jongens streng toe, Nederland 1980-1995. |
In het Plan Stadsarchief staat dat de Rotterdamse gemeentearchivaris ("stadsarchivaris" in het stuk) verantwoordelijk is voor het hele gemeentelijke informatiebeheer:
Het doel is het organiseren van het Stadsarchief en het informatiebeheer zodat conform de doelstellingen van de centralisatie en standaardisatie van de bedrijfsvoeringsfuncties kostenbesparingen, formatiereductie en kwaliteitsverbetering worden gerealiseerd. Ook draagt dit bij aan de concerndoelstelling om digitaal te gaan werken.Een stukje verder staat het wat preciezer omschreven:
Beslispunten:
- het benoemen van de Stadsarchivaris als proceseigenaar informatiebeheer.
- akkoord te gaan met de centrale inrichting informatiebeheer en aansluiten aan verdergaande digitalisering.
De Stadsarchivaris heeft als proceseigenaar de regie op de organisatie van het informatiebeheer, met de ambitie om met ingang van 1-1-2013 de verantwoordelijkheid op zich te nemen voor de totale keten van informatiebeheer (van creatie tot openbaarheid, van 1201 tot heden). Dit impliceert de verantwoordelijkheid voor de inrichting van het informatiebeheer bij de clusters en deelgemeenten. Deze verantwoordelijkheid omvat de beleidsontwikkeling, sturing en inrichting, uitvoering en beheer op dat terrein. Alle medewerkers die (nu nog decentraal bij de vakeenheden) hun hoofdtaak hebben binnen het informatiebeheer (de medewerkers DIV/DIM), komen onder (vakmatige) aansturing van het Stadsarchief. Daarnaast leidt het Stadsarchief records managers op en plaatst deze bij de clusters/vakeenheden en deelgemeenten, waar zij het informatiebeheer inrichten, op orde brengen en actueel houden. Op deze wijze wordt de centrale regie op het informatiebeheer gewaarborgd en worden de voorwaarden voor duurzame toegankelijkheid gerealiseerd.Grafisch ziet dat er dan zo uit:
Maar, onder het kopje "Beoogde eindsituatie" staat de volgende alinea:
In de beoogde eindsituatie is de organisatie van informatiebeheer gecentraliseerd en wordt deels gedeconcentreerd uitgevoerd (op basis van nut en noodzaak) binnen kaders zoals die door de concerndirectie zijn vastgesteld. Op centraal niveau is een onderscheid gemaakt in de archieffunctie ten behoeve van de primaire processen (informatiebeheer) en de publieke functie. De Stadsarchivaris is namens de concerndirectie proceseigenaar informatiebeheer en heeft een kaderstellende en toezichthoudende rol met betrekking tot informatiebeheer. Aan de standaardisatie opgave is inhoud gegeven doordat de dienstverlening voor de uitvoeringsorganisaties.Ik vraag me dan toch af hoe de gemeentearchivaris die toezichthoudende rol gaat uitvoeren.
Op wie gaat zij toezicht uitoefenen als ze zelf verantwoordelijk is voor het hele informatiebeheer? Controleren of dat goed gebeurt, maakt deel uit van het reguliere werk en is geen toezicht of audit.
Noch in het Plan Stadsarchief, noch in het Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief komt dit aan de orde. Sterker nog, de enige keer dat de term "toezicht" in beide artikelen voorkomt, is in bovenstaand citaat.
Voor de duidelijkheid: ik heb geen enkel commentaar op de inhoud van de Rotterdamse plannen. Voor zover ik dat van hieruit kan inschatten ziet het er allemaal goed uit. Ik vraag me dus alleen af hoe de gemeenteraad dit gaat vaststellen en wat de provincie Zuid-Holland daar dan aan heeft.
Misschien had ik gisteren toch naar de BRAIN-bijeenkomst over archieftoezicht moeten gaan:
Prima workshop vanmiddag van @jeroenvanoss over positionering archiefinspectie. Boodschap helder voor mij: transformatie is nodig.Gerelateerd
— Frans Smit (@fpsmit) April 15, 2013
Risicowaardering en archivering #kvan12
Het nieuwe archieftoezicht
Plaatje van Rob Krudzlo via Gahetna.