dinsdag 22 februari 2011

Digitale departementen, e-depot en achterstanden

Afgelopen vrijdag verscheen op de website van het Nationaal Archief een persbericht over het e-depot: e-Depot van Nationaal Archief voor alle departementen. In het bericht wordt onder het kopje Vanaf 2015 een digitale overheid verwezen naar het voornemen van alle departemenen om in 2015 digitaal te werken:
Het e-Depot sluit aan op deze ontwikkeling bij de departementen. Vanaf 2015 neemt het Nationaal Archief dan alleen digitaal gecreëerde informatie op (naast het wegwerken van de paperen archiefachterstand). Op deze manier sluiten de processen in de keten (van het moment van creatie van informatie tot en met de archivering) volledig op elkaar aan en voorkomen we dat er een nieuwe, nu digitale, achterstand ontstaat.
Ik twitterde daar vrijdag over: "Wedden dat ze ook nog papier opnemen?"

Maar waarom maak ik me nu zo druk om dat PR-tekstje? Afgelopen dagen heb ik er over lopen peinzen en ik heb verschillende redenen verzonnen.
Allereerst weer die vreemde definitie van 'achterstand' die hier uit spreekt. Blijkbaar vallen de papieren dossiers die tussen nu en 2015 onvermijdelijk nog gemaakt zullen worden (want nog lang niet alle departementen werken digitaal) ook al onder de definitie van achterstand. Wat zegt dit nu toch over het dynamisch archiefbeheer bij de ministeries? Of misschien beter geformuleerd: Wat zegt dit over het beeld dat het Nationaal Archief heeft van het archiefbeheer?
Een ander ding dat me stoort is de bijna exclusieve focus van het Nationaal Archief op de departementen. Net als bij wat ik eerder over de nieuwe selectie-aanpak schreef, lijkt het er hier op dat het Nationaal Archief alle hoge colleges van staat en de ZBO's en PBO's gemakshalve vergeet. Als de "kerndepartementen" maar hun digitale dossiers naar het NA overbrengen, is het goed. Waarbij volgens mij overigens ook allerlei ministeriële buitendiensten over het hoofd gezien worden.
Het derde 'steentje in mijn schoen' is het stukje over "alleen digitaal gecreëerde informatie". Ik ben best bereid om ook vervangen archiefstukken onder 'digitaal gecreëerd' te rekenen, maar dan nog. Worden vanaf 2015 alle internationale verdragen, regeringsakkoorden en wat dies meer zij, ceremonieel, digitaal ondertekend? Of zouden we die toch nog maar op papier bewaren en overbrengen? En wat gebeurt met andere analoge archiefstukken die niet zo eenvoudig gedigitaliseerd kunnen worden, zoals maquettes? Waarom zo rücksichtslos stellen dat alleen digitale informatie opgenomen wordt?
Het vierde pijnpunt ligt helemaal niet aan het Nationaal Archief, maar aan alle andere overheden: waar blijven IPO, VNG en UVW met hun maatregelen om de digitale houdbaarheid te garanderen? Na het rapport van afgelopen zomer over gezamenlijke e-depotvoorzieningen is het in die kringen angstvallig stil gebleven.

Mijn bezwaren gaan dus niet over het streven naar "digitaal werkende" departementen (al betwijfel ik of 2015 haalbaar is), of een goed functionerend e-depot (dat lijkt me zeker haalbaar voor 2015). Nee, het gaat me om de versimpelingen die het Nationaal Archief (naar mijn idee steeds vaker) formuleert in dit soort persberichten. Waarom zo categorisch stellen dat er dan alleen nog maar digitaal gecreëerde archieven overgebracht worden? Waarom zo ongenuanceerd? 'Wij deskundigen' kunnen die nuanceringen wel plaatsen, maar voor burgers en bestuurders is dat heel lastig, maar wel noodzakelijk!

Gerelateerd
Gezamenlijke e-depotvoorzieningen
Doc-Direkt en de magische achterstanden
Een nieuwe selectieaanpak

Plaatje: Digital/analog wisdom van doctor paradox

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen