Rottende bitjes in de gemeenteraadsverslagen? #kvan11

dotgrid loves bitrot

Ik was eerst van plan om het onderstaande alleen te e-mailen naar Gijsbert, maar aangezien het onderwerp ondertussen ook al in het Friesch Dagblad en op de radio is geweest, toch maar meteen "publiek."

Tijdens de KVAN-dagen gaven Gijsbert Kruithof en Gijs Hillenius een presentatie (pdf) over bitrot in gemeentelijke digitale archieven.
Overeenkomstig een Zweeds onderzoek van een paar jaar geleden hebben Gijs en Gijsbert aan een tiental gemeenten gevraagd of ze een digitaal exemplaar van verschillende verslagen van raadsvergaderingen konden krijgen. De reacties waren divers: Word-bestanden, gescande bestanden, MP3-bestanden en nog zo wat. Op basis van de respons concluderen ze dat het bar en boos gesteld is met de digitale archivering (van raadsverslagen) bij de gemeenten. Tijdens de presentatie heb ik hier al kritisch over getwitterd en ik heb de afgelopen dagen nog wat nagedacht over mijn bezwaren.
Die liggen niet in de omvang van de steekproef, of in de conclusie dat het bij de gemeenten een puinhoop is met de digitale archivering. Ik heb vooral moeite met de manier waarop de heren tot die conclusie zijn gekomen. Misschien dat een analogie dit een beetje helder maakt.
Stel ze hadden de gemeenten gevraagd om een papieren exemplaar van een raadsverslag uit 1999 en uit 2011. En stel ze hadden dan op basis van het stapeltje kopieën dat ze hadden gekregen, geconcludeerd dat de archivering bij de gemeenten een puinhoop is, omdat:

1. De kopieën niet gemaakt zijn op papier dat voldoet aan NEN 2728.
2. Uit de kopieën niet op te maken is of dit wel goede, volledige en betrouwbare kopieën zijn.
3. De losse velletjes niet aan elkaar gehecht zijn, waardoor de losse pagina's allemaal door elkaar vielen, toen een van hun tweeën de stapel per ongeluk op de grond liet vallen.

Iedereen zal het wel met me eens zijn dat deze argumenten niet ondersteunen dat de analoge archivering bij de gemeenten beroerd is. Maar in deze presentatie gebeurde ongeveer hetzelfde.
Tijdens de presentatie stellen Gijs en Gijsbert onder andere dat ze bestanden in Word-formaat ontvangen, terwijl dat geen open, gedocumenteerde standaard is. Hierbij verwezen ze naar de Archiefregeling, die dit zou eisen. Maar artikel 26 van de Archiefregeling eist alleen dat digitale archiefbescheiden "bij overbrenging" zijn opgemaakt in een open, gedocumenteerde standaard. En in dit geval vroegen ze niet niet om overgebrachte digitale archiefbescheiden, dus mogen de gemeenten deze documenten best in Word-formaat bewaren. (Dat dit niet slim is vanuit het waarborgen van de duurzame toegankelijkheid, is helemaal waar. Maar zo staat het in de archiefregelgeving.)
De namen van de ontvangen bestanden zijn nu en dan nog al cryptisch en onbegrijpelijk, waardoor het onduidelijk is wie wat gestuurd heeft. De essentiele metadata ontbreken. Ik verwijs hier naar mijn analoge analogie. Als ik die stapel papieren verslagen zie liggen, zie ik ook niet zo snel waar het ene document stopt en het andere begint. Is dat een probleem van de gemeente die die documenten gestuurd heeft, of is dat het probleem van de ontvanger, die zelf moet zorgen dat hij zijn weg terugvindt in zijn eigen documenten?
Hun opmerking over de status van de ontvangen documenten is misschien terecht. Het is inderdaad vreemd als je om een vastgesteld verslag vraagt en een concept krijgt. Maar, als de gemeente dit stuurt als vastgesteld verslag, dan zal het dat wel zijn (zou ik denken...)

Daarnaast werd ik ook door de titel van de presentatie op het verkeerde been gezet: "Bitrot van digitale archieven, een praktijkverhaal." Volgens mij is de algemeen aanvaarde omschrijving van bitrot, dat een bestand door autonoom verval zodanig gecorrumpeerd is, dat het niet meer te openen is. Daar was in deze presentatie helemaal geen sprake van. Het ging enkel en alleen over ontbrekende of slechte metadata bij raadpleeg-exemplaren van digitale archiefstukken.

Dit laat allemaal onverlet dat de aard van het onderzoek interessant en zeer relevant is (en waarschijnlijk op dezelfde conclusies uitkomt als je het iets preciezer uitvoert en formuleert). Ik hoop dus maar dat het onderzoek binnenkort uitgebreider en wat beter doordacht herhaald wordt, zodat met goed recht vastgesteld kan worden dat het slecht gesteld is met de digitale archivering van raadsverslagen. En vanuit Noord-Brabant en Limburg willen we hier wel aan meewerken hoor...

Gerelateerd
Terms of Service en Overheid 2.0 #kvan11
Gelezen: S. Vestdijk - De koperen tuin #KVAN11
Kwaliteitscontrole en validatie van gedigitaliseerd archiefmateriaal #KVAN11
Ze zitten er weer op, de KVAN-dagen 2011 #kvan11

Plaatje: dotgrid loves bitrot van ~zita