Archiefprobleem in Groningen

Gisteren schreef het Dagblad van het Noorden over de problemen die de provincie Groningen heeft met de invoering van een nieuw zaaksysteem. Van het berichtje wordt je op zich niet veel wijzer, maar de brief (pdf) die Gedeputeerde Staten 18 september naar PS hebben gestuurd is overduidelijk:

Ter informatie delen wij u mee dat besloten is te stoppen met de invoering van het zaaksysteem en geven wij aan hoe wij hieraan een vervolg willen geven.
Bovenstaand besluit is genomen op basis van een combinatie van factoren:

• Tijdens een uitgevoerde pilot bleek dat het nieuwe zaaksysteem onvoldoende gebruikersvriendelijk is, bovendien worden er veel handelingen van de medewerkers gevraagd wat tot een verhoging van de werkdruk leidt;

• Gebreken inzake Informatiebeveiliging /Audit/Logging: In het nieuwe zaaksysteem wordt alle essentiële informatie van de provincie Groningen verwerkt en opgeslagen. De informatieveiligheid/beveiliging is dan ook van groot belang. Het nieuwe zaaksysteem bleek niet aan de gestelde eisen rondom beveiliging te voldoen. Hierdoor liep de provincie onacceptabele risico's betreffende Integriteit, beschikbaarheid, authenticiteit en vertrouwelijkheid van gegevens, waardoor de zorgplicht van de provincie in gevaar zou komen.

• Aanhoudende zorgen over de leverancier inzake de planningen voor de opleveringen van het nieuwe zaaksysteem, waardoor het invoeringstraject moeilijk planbaar was.

• De invoering van zaakgericht werken blijkt eén langdurig en ingrijpend proces te zijn, de overgang naar het nieuwe zaaksysteem bleek een te grote stap in dit proces;

Vooral dat tweede bolletje lijkt me voor de leverancier een groot probleem om weg te werken. Misschien niet qua techniek, maar in ieder geval qua beeldvorming.
Voor de provincie Groningen betekent het grotendeels dat ze weer terug zijn bij af en verder blijven werken met hun Filenet-oplossing. Heel vervelend allemaal.

Gerelateerd
Provincie Limburg: Forensische quick scan Aristoteles


Plaatje: Groningen De Toekomst van Roel Wijnants