vrijdag 4 oktober 2013

Archiefprobleem in Groningen

Gisteren schreef het Dagblad van het Noorden over de problemen die de provincie Groningen heeft met de invoering van een nieuw zaaksysteem. Van het berichtje wordt je op zich niet veel wijzer, maar de brief (pdf) die Gedeputeerde Staten 18 september naar PS hebben gestuurd is overduidelijk:
Ter informatie delen wij u mee dat besloten is te stoppen met de invoering van het zaaksysteem en geven wij aan hoe wij hieraan een vervolg willen geven.
Bovenstaand besluit is genomen op basis van een combinatie van factoren:
  • Tijdens een uitgevoerde pilot bleek dat het nieuwe zaaksysteem onvoldoende gebruikersvriendelijk is, bovendien worden er veel handelingen van de medewerkers gevraagd wat tot een verhoging van de werkdruk leidt;
  • Gebreken inzake Informatiebeveiliging /Audit/Logging: In het nieuwe zaaksysteem wordt alle essentiële informatie van de provincie Groningen verwerkt en opgeslagen. De informatieveiligheid/beveiliging is dan ook van groot belang. Het nieuwe zaaksysteem bleek niet aan de gestelde eisen rondom beveiliging te voldoen. Hierdoor liep de provincie onacceptabele risico's betreffende Integriteit, beschikbaarheid, authenticiteit en vertrouwelijkheid van gegevens, waardoor de zorgplicht van de provincie in gevaar zou komen.
  • Aanhoudende zorgen over de leverancier inzake de planningen voor de opleveringen van het nieuwe zaaksysteem, waardoor het invoeringstraject moeilijk planbaar was.
  • De invoering van zaakgericht werken blijkt eén langdurig en ingrijpend proces te zijn, de overgang naar het nieuwe zaaksysteem bleek een te grote stap in dit proces;
Vooral dat tweede bolletje lijkt me voor de leverancier een groot probleem om weg te werken. Misschien niet qua techniek, maar in ieder geval qua beeldvorming.
Voor de provincie Groningen betekent het grotendeels dat ze weer terug zijn bij af en verder blijven werken met hun Filenet-oplossing. Heel vervelend allemaal.

Gerelateerd
Provincie Limburg: Forensische quick scan Aristoteles


Plaatje: Groningen De Toekomst van Roel Wijnants

5 opmerkingen:

  1. Het artikel op de website is een verkorting van het artikel in de krant zelf. Daarin komt de OR wat uitgebreider aan bod. Volgens de auteur stellen zij dat het probleem niet zozeer bij de leverancier ligt (waarmee zoals je stelt een beeldvormingsprobleem voor de leverancier wordt geschapen), maar toch echt bij de provincie zelf. Dat komt niet terug in het online artikel. Het zou handig zijn om de brief van de OR ook online te hebben...

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Ik ga toch eens kijken of ik die brief van de OR ergens kan vinden

      Verwijderen
    2. Bij het Dagblad van het Noorden navragen wellicht? Ik zie geen auteur bij het artikel staan...

      Verwijderen
  2. Helemaal mee eens, een goede reputatie komt te voet en gaat te paard. Wellicht is juist het laatste bolletje meer van belang.

    BeantwoordenVerwijderen
  3. en anders natuurlijk WOB Ingmar :)

    BeantwoordenVerwijderen