Stop eens een Facebook-pagina in je archief

Het plaatje hierboven is een deel van de tijdlijn van de Facebook-pagina van de stad Antwerpen. Niet bijzonder, ware het niet dat dit screenshot niet van de "live"-pagina komt, maar van de gearchiveerde pagina uit het FelixArchief:

Momentopname van de Facebookpagina van de stad Antwerpen, vastgelegd op 12 augustus 2013. De volledige tijdlijn vanaf de ingebruikname van Facebook door de stad (1 april 2009) werd vastgelegd.

De pagina staat dus gewoon offline op mijn laptop (en mijn tablet)!

Natuurlijk, je kunt van alles zeggen over deze gearchiveerde pagina.
Bijvoorbeeld dat nu alleen de tijdlijn is vastgelegd. Zodra ik in de archiefversie op een bericht klik, kom ik automatisch op de live-versie terecht. Volgens mij staan dus niet alle elf de foto's van het welpje Nestor in het archief.
Of dat, zoals je hieronder ziet, bij de eerste berichten een relatieve datum staat, waardoor het een beetje puzzelen is om te achterhalen wanneer die berichten gepost zijn:

En ik weet ook niet zeker of dit nu wel mag binnen de Terms of Service van Facebook, maar hé...

Welke Nederlandse gemeente heeft zijn Facebook-pagina op deze manier gearchiveerd?
Of zijn twitter-stream?

Interessant wat dit betreft is ook het artikel Surf naar mij! Stem voor mij! van Filip Boudrez in de META van een paar maanden geleden. Uit de leader:

Een Hollander die in de Schelde wordt geduwd. Havenschepen en lijstduwer Marc Van Peel die zijn duwkracht in de verf zet door al telefonerend de deur van het stadhuis gesloten te houden. Een muzikaal zangersduo pakt uit met een campagnelied en wil van het Antwerpse burgemeesterschap een duobaan maken. Het lanceren van een heuse verkiezingsapp waar­mee de kiezer in de huid van de politieke kandidaat kruipt. Het zijn maar enkele voorbeelden van hoe partijen en kandidaten bij de recentste verkiezingen in hun campagnes het web en nieuwe technologieën gebruikten. Het stadsarchief Antwerpen archiveerde ze en nam ze op in het digitale depot waar ze duurzaam bewaard blijven voor de toekomst.

En opnemen in het depot is één, maar je kunt de archiefstukken daarna ook nog gewoon vanuit je luie stoel downloaden.

Het kan, jongens, het kan...

Gerelateerd
Archiveren 2.0 tijdens de KVAN-dagen
Twitter, crisis-communicatie en archieven
Een wethouder antwoordt via YouTube

Preserving e-mail

In de loop van februari verscheen Preserving Email (pdf) van Chris Prom als DPC Technology Watch Report 11. Dat klinkt interessant, maar valt uiteindelijk nogal tegen.
Prom beschrijft de problemen van emailarchivering accuraat:

If email often contains evidence and information that holds long-term value, why is it so difficult to preserve? At least part of the reason lies in the fact that the legal and regulatory regimes under which email messages are sent, received, stored and managed encourage risk management strategies that lead at best to passive neglect and at worst to active destruction. (p.19)

En hij beschrijft ook de randvoorwaarden waar een archiveringsoplossing aan moet voldoen helder:

Archival approaches to email should support the preferences that people have expressed for personal digital archive applications and the fact that people often prefer to manage their resources by scattering copies among multiple locations (Marshall 2008b). Email capture and preservation applications should provide passive savers with easy to use methods to record login/passwords in a secure fashion, to bequeath those passwords to others and to aggregate copies of distributed email in one trusted location. To support those who like to actively control their files, the application should also allow individuals to exercise direct control over single messages or groups of messages; to apply value assessments based on source, activity level or recommended disposition; and to catalogue email stores. (p.24)

Verder staan er interessante passages in over authenticiteit en integriteit van e-mailberichten en de rol die de headers daarbij spelen:

It is important to note that the header typically includes much of the information that can help users judge the authenticity of messages, including timestamps, recipient lists and transmission paths. In addition, headers may contain user classification data, such as folder titles. This essential metadata must be preserved, or the record’s integrity may be severely undermined. (p.26)

Maar waarom valt het rapport dan toch tegen?
Dat komt vooral doordat Prom wel zegt dat e-mailberichten "records" (kunnen) zijn, maar verder voorbij gaat aan wat dit betekent. Hij ziet blijkbaar niet of nauwelijks dat e-mailberichten een relatie hebben met andere documenten uit hetzelfde dossier (of uit dezelfde "zaak" zoals wij tegenwoordig plachten te zeggen). Prom gaat helemaal voorbij aan deze documentaire context, die nodig is (of kan zijn) om e-mailberichten en hun bijlagen goed te kunnen interpreteren. Hij beschrijft hier en daar wel dat e-mailberichten opgenomen zouden kunnen worden in een EDRMS volgens wat hij de Tagging and bagging-methode noemt:

The ‘tagging and bagging’ or message-by-message approach implements an enterprise-level lectronic records management system or informal classification system to which email messages might be declared as ‘records,’ then saved alongside non-email records relating to the same function or activity.(p.41)

Maar deze methode lijkt Prom niet effectief, in tegenstelling tot methodes waarbij hele e-mailaccounts of alle ontvangen en verzonden e-mails bewaard worden in aparte applicaties. Hierbij gaat hij dus ook grotendeels voorbij aan selectie en vernietiging. Ja, hij heeft het over "automatic classification services", maar verder is het alles of niets. Prom ziet wel dat e-mail een aparte informatiesilo vormt, maar ziet de problemen die hier mee samenhangen niet.
Al met al lijkt deze methode toch een beetje op alle A3-velletjes papier apart houden, omdat ze niet in een gewone dossiermap passen, ze allemaal permanent bewaren en dan klagen dat je de relevante vellen niet of nauwelijks kunt vinden als je ze nodig hebt.
Ik zie dan toch meer in de methode die in de gemeente Antwerpen gebruikt wordt en die onder andere uitgelegd wordt in Optimaal Digitaal. Daar nemen ambtenaren e-mailberichten die daarvoor in aanmerking komen met behulp van de "Klasseertool" gewoon op in het dossier (in XML-formaat msg-formaat, wat naderhand bij opname in het e-depot wordt omgezet in XML. Bij raadpleging van een e-mail uit het e-depot kan de gebruiker dan kiezen voor de msg- of de XML-representatie).[Correctie op 15 maart 2012. 10:44, Iko].

De strategie komt erop neer dat e-mails en/of bijlagen met archiefwaarde uit het e-mailsysteem worden geëxporteerd en zaaksgewijs in de overeenstemmende dossiermap van het digitale klassement worden geklasseerd. Standaard verloopt dit via het menu ‘opslaan als’.
Het stadsarchief ontwikkelde een plugin voor Outlook, de KlasseerToolbox die ervoor zorgt dat dit eenvoudiger kan verlopen. [...]
De medewerkers van de stad ontvangen ook richtlijnen over welke e-mails ze moeten klasseren en welke ze kunnen vernietigen.(p.35)

Een archiefstuk krijgt altijd betekenis door zijn relatie met andere archiefstukken en dat geldt ook voor e-mailberichten.

Gerelateerd
Optimaal digitaal
Interne e-mail is geen archief
E-mail is toch geen archief
E-mails vinden: voorbereid of opportunistisch
Ajax, e-mail en archiefbeheer
Provincie Limburg: forensische quick scan Aristoteles

Plaatje: Soutwest Airlines Email Marketing - Napkin Campaign van DJWaldow

Optimaal Digitaal

Gisteren was Inge Schoups, stadsarchivaris van Antwerpen, op uitnodiging van LOPAI en WGA bij ons in het provinciehuis. Aan een klein gehoor gaf zij uitleg over de "verhuis" van de Antwerpse gemeentelijke back-office van 41 locaties naar één centraal gebouw, Den Bell (en foto hiernaast). Het stadsarchief kreeg de opdracht om de drie principes die bij de herhuisvesting gehanteerd werden (flexibel werken, informatie delen, digitaal werken) te realiseren en richtte daartoe de projectgroep Document@Stad op. De projectgroep, die bestond uit 15 mensen, kreeg de volgende vijf doelstellingen te verwezenlijken:

1. Digitaal werken: unieke, volledige dossiers in centrale digitale klassementen
2. Digitalisering
3. Opruimen van klassementen op de werkvloer
4. Leegmaken van archiefruimten
5. Semi-dynamisch archief in Den Bell

Ik wil hier enkel een paar 'hoogtepunten' aanstippen, als je er alles over wil lezen dan is het rapport Optimaal Digitaal: technisch rapport over efficiënt informatiebeheer (pdf, 15473k) zeer de moeite waard.

Wat waren de meest opvallende punten uit de presentatie?
Allereerst dat Antwerpen het digitaal archief volledig organiseert in de "Windows Verkenner." Er is een centrale, alle afdelingen omvattende mappenstructuur gemaakt, waarin ambtenaren zelf de relevante documenten opslaan. Er wordt dus geen gebruik gemaakt van een dms-applicatie.
Ik herhaal:
ER WORDT DUS GEEN GEBRUIK GEMAAKT VAN EEN DMS-APPLICATIE!
Dit heeft onder andere tot gevolg dat individuele documenten niet geregistreerd worden.
Ik herhaal:
INDIVIDUELE DOCUMENTEN WORDEN NIET GEREGISTREERD!
Alle aandacht wordt gericht op het dossier, dat dus gevormd wordt door een 'mapje'. Zodra een ambtenaar zo'n digitaal dossier afsluit, wordt het overgebracht naar het digitaal depot, waarna het dus door het Stadsarchief beheerd wordt.

Zo veel mogelijk afgesloten analoge dossiers zijn voor de verhuizing al overgebracht naar het Stadsarchief. Hier zitten ook dossiers bij die bijvoorbeeld pas 3 jaar geleden zijn afgesloten. Als een ambtenaar zo'n afgesloten dossier nodig heeft, dan wordt dat binnen een dag door het Stadsarchief gescand. De reproducties worden in het digitaal depot opgenomen en het papieren dossier gaat terug naar de archiefbewaarplaats (en komt daar ook niet meer uit). De ambtenaar krijgt via e-mail een link naar het betreffende digitale dossier. Mocht die ambtenaar besluiten deze reproducties ook nog een keer op te nemen in zijn eigen mappenstructuur, dan is dat geen enkel probleem. Bij de overbrenging naar het digitaal depot worden de reproducties er automatisch weer uitgefilterd.

In principe zijn alle dossiers (oud of jong, analoog of digitaal) openbaar. Wat dat betreft is de openbaarheid van bestuur in Vlaanderen (niet in België!) veel verder doorgevoerd dan hier.

Tenslotte heeft heeft het projectteam in iets meer dan twee jaar tijd niet alleen een algemeen klassement ontworpen en 1500 medewerkers opgeleid in de nieuwe manier van werken, er is ook nog 11 km aan papieren dossiers beschreven, geselecteerd, vernietigd of overgebracht naar het Stadsarchief!

Al met al zette het verhaal van Inge en het rapport mij, net als Ton op BREED, aan het denken over de vraag waarom wij hier zo de nadruk leggen op de noodzaak van dms-applicaties en de registratie van individuele documenten. Dat zal toch zeker niet alleen zijn omdat wij, in tegenstelling tot Vlaanderen, DIV-afdelingen hebben?

(Dat het niet overal in Vlaanderen rozengeur en manenschijn is, bewijst dit bericht trouwens...)