Preserving e-mail

In de loop van februari verscheen Preserving Email (pdf) van Chris Prom als DPC Technology Watch Report 11. Dat klinkt interessant, maar valt uiteindelijk nogal tegen.
Prom beschrijft de problemen van emailarchivering accuraat:

If email often contains evidence and information that holds long-term value, why is it so difficult to preserve? At least part of the reason lies in the fact that the legal and regulatory regimes under which email messages are sent, received, stored and managed encourage risk management strategies that lead at best to passive neglect and at worst to active destruction. (p.19)

En hij beschrijft ook de randvoorwaarden waar een archiveringsoplossing aan moet voldoen helder:

Archival approaches to email should support the preferences that people have expressed for personal digital archive applications and the fact that people often prefer to manage their resources by scattering copies among multiple locations (Marshall 2008b). Email capture and preservation applications should provide passive savers with easy to use methods to record login/passwords in a secure fashion, to bequeath those passwords to others and to aggregate copies of distributed email in one trusted location. To support those who like to actively control their files, the application should also allow individuals to exercise direct control over single messages or groups of messages; to apply value assessments based on source, activity level or recommended disposition; and to catalogue email stores. (p.24)

Verder staan er interessante passages in over authenticiteit en integriteit van e-mailberichten en de rol die de headers daarbij spelen:

It is important to note that the header typically includes much of the information that can help users judge the authenticity of messages, including timestamps, recipient lists and transmission paths. In addition, headers may contain user classification data, such as folder titles. This essential metadata must be preserved, or the record’s integrity may be severely undermined. (p.26)

Maar waarom valt het rapport dan toch tegen?
Dat komt vooral doordat Prom wel zegt dat e-mailberichten "records" (kunnen) zijn, maar verder voorbij gaat aan wat dit betekent. Hij ziet blijkbaar niet of nauwelijks dat e-mailberichten een relatie hebben met andere documenten uit hetzelfde dossier (of uit dezelfde "zaak" zoals wij tegenwoordig plachten te zeggen). Prom gaat helemaal voorbij aan deze documentaire context, die nodig is (of kan zijn) om e-mailberichten en hun bijlagen goed te kunnen interpreteren. Hij beschrijft hier en daar wel dat e-mailberichten opgenomen zouden kunnen worden in een EDRMS volgens wat hij de Tagging and bagging-methode noemt:

The ‘tagging and bagging’ or message-by-message approach implements an enterprise-level lectronic records management system or informal classification system to which email messages might be declared as ‘records,’ then saved alongside non-email records relating to the same function or activity.(p.41)

Maar deze methode lijkt Prom niet effectief, in tegenstelling tot methodes waarbij hele e-mailaccounts of alle ontvangen en verzonden e-mails bewaard worden in aparte applicaties. Hierbij gaat hij dus ook grotendeels voorbij aan selectie en vernietiging. Ja, hij heeft het over "automatic classification services", maar verder is het alles of niets. Prom ziet wel dat e-mail een aparte informatiesilo vormt, maar ziet de problemen die hier mee samenhangen niet.
Al met al lijkt deze methode toch een beetje op alle A3-velletjes papier apart houden, omdat ze niet in een gewone dossiermap passen, ze allemaal permanent bewaren en dan klagen dat je de relevante vellen niet of nauwelijks kunt vinden als je ze nodig hebt.
Ik zie dan toch meer in de methode die in de gemeente Antwerpen gebruikt wordt en die onder andere uitgelegd wordt in Optimaal Digitaal. Daar nemen ambtenaren e-mailberichten die daarvoor in aanmerking komen met behulp van de "Klasseertool" gewoon op in het dossier (in XML-formaat msg-formaat, wat naderhand bij opname in het e-depot wordt omgezet in XML. Bij raadpleging van een e-mail uit het e-depot kan de gebruiker dan kiezen voor de msg- of de XML-representatie).[Correctie op 15 maart 2012. 10:44, Iko].

De strategie komt erop neer dat e-mails en/of bijlagen met archiefwaarde uit het e-mailsysteem worden geëxporteerd en zaaksgewijs in de overeenstemmende dossiermap van het digitale klassement worden geklasseerd. Standaard verloopt dit via het menu ‘opslaan als’.
Het stadsarchief ontwikkelde een plugin voor Outlook, de KlasseerToolbox die ervoor zorgt dat dit eenvoudiger kan verlopen. [...]
De medewerkers van de stad ontvangen ook richtlijnen over welke e-mails ze moeten klasseren en welke ze kunnen vernietigen.(p.35)

Een archiefstuk krijgt altijd betekenis door zijn relatie met andere archiefstukken en dat geldt ook voor e-mailberichten.

Gerelateerd
Optimaal digitaal
Interne e-mail is geen archief
E-mail is toch geen archief
E-mails vinden: voorbereid of opportunistisch
Ajax, e-mail en archiefbeheer
Provincie Limburg: forensische quick scan Aristoteles

Plaatje: Soutwest Airlines Email Marketing - Napkin Campaign van DJWaldow