Optimaal Digitaal

Gisteren was Inge Schoups, stadsarchivaris van Antwerpen, op uitnodiging van LOPAI en WGA bij ons in het provinciehuis. Aan een klein gehoor gaf zij uitleg over de "verhuis" van de Antwerpse gemeentelijke back-office van 41 locaties naar één centraal gebouw, Den Bell (en foto hiernaast). Het stadsarchief kreeg de opdracht om de drie principes die bij de herhuisvesting gehanteerd werden (flexibel werken, informatie delen, digitaal werken) te realiseren en richtte daartoe de projectgroep Document@Stad op. De projectgroep, die bestond uit 15 mensen, kreeg de volgende vijf doelstellingen te verwezenlijken:

1. Digitaal werken: unieke, volledige dossiers in centrale digitale klassementen
2. Digitalisering
3. Opruimen van klassementen op de werkvloer
4. Leegmaken van archiefruimten
5. Semi-dynamisch archief in Den Bell

Ik wil hier enkel een paar 'hoogtepunten' aanstippen, als je er alles over wil lezen dan is het rapport Optimaal Digitaal: technisch rapport over efficiënt informatiebeheer (pdf, 15473k) zeer de moeite waard.

Wat waren de meest opvallende punten uit de presentatie?
Allereerst dat Antwerpen het digitaal archief volledig organiseert in de "Windows Verkenner." Er is een centrale, alle afdelingen omvattende mappenstructuur gemaakt, waarin ambtenaren zelf de relevante documenten opslaan. Er wordt dus geen gebruik gemaakt van een dms-applicatie.
Ik herhaal:
ER WORDT DUS GEEN GEBRUIK GEMAAKT VAN EEN DMS-APPLICATIE!
Dit heeft onder andere tot gevolg dat individuele documenten niet geregistreerd worden.
Ik herhaal:
INDIVIDUELE DOCUMENTEN WORDEN NIET GEREGISTREERD!
Alle aandacht wordt gericht op het dossier, dat dus gevormd wordt door een 'mapje'. Zodra een ambtenaar zo'n digitaal dossier afsluit, wordt het overgebracht naar het digitaal depot, waarna het dus door het Stadsarchief beheerd wordt.

Zo veel mogelijk afgesloten analoge dossiers zijn voor de verhuizing al overgebracht naar het Stadsarchief. Hier zitten ook dossiers bij die bijvoorbeeld pas 3 jaar geleden zijn afgesloten. Als een ambtenaar zo'n afgesloten dossier nodig heeft, dan wordt dat binnen een dag door het Stadsarchief gescand. De reproducties worden in het digitaal depot opgenomen en het papieren dossier gaat terug naar de archiefbewaarplaats (en komt daar ook niet meer uit). De ambtenaar krijgt via e-mail een link naar het betreffende digitale dossier. Mocht die ambtenaar besluiten deze reproducties ook nog een keer op te nemen in zijn eigen mappenstructuur, dan is dat geen enkel probleem. Bij de overbrenging naar het digitaal depot worden de reproducties er automatisch weer uitgefilterd.

In principe zijn alle dossiers (oud of jong, analoog of digitaal) openbaar. Wat dat betreft is de openbaarheid van bestuur in Vlaanderen (niet in België!) veel verder doorgevoerd dan hier.

Tenslotte heeft heeft het projectteam in iets meer dan twee jaar tijd niet alleen een algemeen klassement ontworpen en 1500 medewerkers opgeleid in de nieuwe manier van werken, er is ook nog 11 km aan papieren dossiers beschreven, geselecteerd, vernietigd of overgebracht naar het Stadsarchief!

Al met al zette het verhaal van Inge en het rapport mij, net als Ton op BREED, aan het denken over de vraag waarom wij hier zo de nadruk leggen op de noodzaak van dms-applicaties en de registratie van individuele documenten. Dat zal toch zeker niet alleen zijn omdat wij, in tegenstelling tot Vlaanderen, DIV-afdelingen hebben?

(Dat het niet overal in Vlaanderen rozengeur en manenschijn is, bewijst dit bericht trouwens...)