Interne e-mail is geen archief

Terwijl ik mij verbaasde over de bureaucratie in de supermarkten in Italië - waar je bij de Famila, ook als er verder helemaal niemand in de rij bij de toonbank voor brood, vlees of vis staat, toch een nummertje moet trekken om geholpen te worden. Als je zonder nummertje een medewerkster probeert aan te spreken gebaart ze eerst naar de nummertjesmachine en dan naar de digitale zevenendertig aan de muur. Op het moment dat je een nummertje getrokken hebt, drukt zij dan op de "volgende knop" en roept dan, terwijl ze allervriendelijkst naar je lacht, "Trentaotto" - nou ja, ik dwaal af...
Terwijl ik mij in Italië dus verbaasde over de bureaucratie in de supermarkt ontstond hier een discussie over de bureaucratie rond de aanvraag van een wapenvergunning.
Wat bleek namelijk: toen Tristan van der V. in 2008 een wapenvergunning aanvroeg, was hij al eens in aanraking geweest met de politie. In 2006 hadden namelijk agenten geassisteerd bij de opname van Van der V. in een psychiatrische instelling. Deze informatie was wel bekend bij de politie en lag vast in een document, maar desondanks kreeg hij toch een vergunning.
En daarmee begon het zwarte pieten. Welke politieagent is medeschuldig aan de doden in Alphen a/d Rijn?
Tijdens een onderzoek door de rijksrecherche kon echter niet meer vastgesteld worden of een digitale kopie van het bewuste document wel of niet gemaild was naar de behandelaar van de vergunningsaanvraag. Eerst kon het pdf-bestand niet meer geopend worden, later bleek de e-mail (en de bijlage) niet meer vindbaar. Het enige dat er was, was een onvolledige afdruk van een e-mail. Ik citeer even Webwereld:

In het fysieke dossier (papier) vond het OM een uitdraai van een mail van de infodesk aan de behandelaar, daarop was te zien dat er een pdf-bestand als attachment was bijgevoegd. Vervolgens is er gezocht naar een digitale versie van die mail. Die werd teruggevonden, maar zonder het pdf-bestand. "Bij de afdeling infodesk, werden verzonden mails toentertijd opgeslagen in Word. Bij dat opslaan gingen de bijlages verloren."

Voor iedereen zal duidelijk zijn dat hier op zijn zachtst gezegd sprake is van slechte archivering.
Voor bijna iedereen zal ook duidelijk zijn dat het in dit geval niet relevant is of het pdf-bestand een kopie is of niet. Wat dat betreft is dit een mooie ontkrachting van de veel gehanteerde drogredenering dat de scans in het DMS "maar kopieën" zijn, en "dus niet archiefwaardig."
Op basis van deze ongelukkige toestand kun je ook vaststellen dat het voornamelijk over metadata gaat: wie heeft wanneer welk document verzonden en wie heeft dat document daarna gelezen.
En ten slotte blijkt uit deze casus ook dat redundantie onvermijdelijk is. Het is in zekere zin irrelevant dat het originele, papieren document er nog is. Het gaat om het digitale exemplaar dat in 2006 al dan niet ge-e-maild is.
Maar het frustrerende moet nu nog komen.
In een verder integer overkomend interview met de Volkskrant zegt de korpschef Stikvoort van Hollands Midden op 23 juli 2012 (helaas niet volledig online):

'Ons korps telt 2.300 medewerkers. Er zijn in tijd waarover we spreken honderdduizenden interne mailtjes uitgegaan. We bewaren alles wat volgens de Archiefwet bewaard moet blijven, maar het is een illusie te denken dat wij ook al onze interne mailtjes bewaren.'

Wat ik in deze passage zo ontmoedigend vind, is dat deze goede man dus nog altijd niet door heeft waarom archiefstukken en metadata vastgelegd en bewaard moeten worden. Ik bedoel, dat hele hijgerige stuk uit Webwereld gaat over de vraag wie wist wat op welk moment, wie heeft hier "de fout" gemaakt om een wapenvergunning af te geven. En om dat te kunnen vaststellen heb je archiefstukken en metadata nodig. Maar het enige dat de korpschef kan zeggen is: je denkt toch niet dat wij alle interne e-mails gaan archiveren. Sterker nog, hij zegt min of meer dat dit niet hoeft, want zijn korps bewaart alles conform de bepalingen uit de Archiefwet.
Nee meneer Stikvoort, niemand vraagt van u om alle interne e-mails te archiveren. Alleen die e-mails die nodig zijn om het handelen van het politiekorps te kunnen verantwoorden, dienen bewaard te blijven.

Chris Bellekom schreef naar aanleiding van deze casus dat een ramp DIV vaak van pas kan komen. In dit geval lijkt het nog weinig effect te hebben gehad.

Gerelateerd
150 dozen met e-mails?
E-mail is toch geen archief
E-mail reproductie
Als je niet van redundantie houdt, kun je nu naar huis

Met dank aan M. voor het interview uit de Volkskrant