E-mailberichten? Die komen op mijn geheime adres

Gisteren Canadese e-mailberichten die stelselmatig vernietigd werden, vandaag e-mails die stelselmatig naar "geheime" adressen gestuurd worden. AP berichtte begin deze maand:

Some of President Barack Obama's political appointees are using secret government email accounts to conduct official business, The Associated Press found, a practice that complicates agencies' legal responsibilities to find and turn over emails under public records requests and congressional inquiries.
White House spokesman Jay Carney on Tuesday acknowledged the practice and said it made eminent sense for Cabinet secretaries and other high-profile officials to have what he called alternative email accounts that wouldn't fill with unwanted messages. Carney said all their email accounts, public and otherwise, were subject to congressional oversight and requests by citizens under the U.S. Freedom of Information Act.

Say what? Een geheim e-mailadres, omdat het andere vol loopt met ongewenste berichten? En een nog geheimer e-mailadres voor de echt, 100% gewenste berichten, of hoe moet ik dat zien?
Voor de duidelijkheid, het gaat hier niet om privé-adressen die "zakelijk" gebruikt wordt, maar om dubbele (of driedubbele?) zakelijke adressen:

The practice is separate from officials who use personal, nongovernment email accounts for work, which generally is discouraged due to laws requiring that most federal records be preserved.
Having separate accounts could put an agency in a difficult spot when it is compelled to search for and release emails as part of congressional or internal investigations, civil lawsuits and public records requests. That's because employees assigned to compile such responses would necessarily need to know about the accounts to search them. Secret accounts also drive perceptions that government officials try to hide actions or decisions.
"What happens when that person doesn't work there anymore? He leaves and someone makes a request (to review emails) in two years," said Kel McClanahan, executive director of National Security Counselors, an open government group. "Who's going to know to search the other accounts? You would hope that agencies doing this would keep a list of aliases in a desk drawer, but you know that isn't happening."

Nog mooier is dat AP op grond van de Freedom of Information Act (FOIA, de Amerikaanse WOB) om een overzicht van die geheime e-mailadressen heeft gevraagd. Om voor de hand liggende redenen kreeg het persbureau die niet. Wat heb je aan geheime adressen als je ze daarna gewoon openbaar maakt?
Overigens was het ministerie van Arbeid  niet zo principieel, als er iets meer dan 1 miljoen dollar betaald werd, viel er wel iets te regelen:

It said it needed to pull 2,236 computer backup tapes from its archives and pay 50 people to pore over old records. Those costs included three weeks to identify tapes and ship them to a vendor, and pay each person $2,500 for nearly a month's work. But under the department's own FOIA rules — which it cited in its letter to the AP — it is prohibited from charging news organizations any costs except for photocopies after the first 100 pages. The department said it would take 14 weeks to find the emails if the AP had paid the money.

Naderhand zei het ministerie trouwens dat die rekening van 1 miljoen onjuist was en werden een stel "geheime" adressen toch openbaar gemaakt.

Ik vind het maar een wonderlijk verhaal...

Gerelateerd
Nog maar eens over e-mail en archief (en de Wob)
Wob en privé e-mailboxen
E-mailberichten? Die gooi ik altijd weg

Plaatje: affiche van het Best Kept Secret-festival

WOB en privé e-mailboxen

De Nederlandse Wet Openbaarheid van Bestuur - je kent de WOB wel - gaat zoals in lid a van artikel 1 staat, alleen over documenten "die bij een overheidsorgaan berusten." Dat betekent dat het dus niet gaat over documenten die bij ambtenaren thuis, in de auto of in particuliere gmail-mailboxen zitten.

In de Engelse FOIA staat een andere definitie, die veel spannender is. In section 3 staat:

For the purposes of this Act, information is held by a public authority if—
(a) it is held by the authority, otherwise than on behalf of another person, or
(b) it is held by another person on behalf of the authority.

In een toelichting op dit artikel schrijft de Information Commissionar's Office in Official information held in private email accounts (pdf):

Information held in non-work personal email accounts (e.g. Hotmail, Yahoo and Gmail) may be subject to FOIA if it relates to the official business of the public authority. All such information which is held by someone who has a direct, formal connection with the public authority is potentially subject to FOIA regardless of whether it is held in an official or private email account. If the information held in a private account amounts to public authority business it is very likely to be held on behalf of the public authority in accordance with section 3(2)(b).
[...]
Situations where information legitimately requested under FOIA includes relevant information held on private email accounts will be rare. However, when a request for information is received, public authorities should consider all locations where relevant information may be held. This may include private email accounts. 

Als een overheidsorgaan constateert dat gevraagde informatie misschien wel in privé mailboxen zit, dan moet ze aan de eigenaren vragen om naar relevante informatie te zoeken. En dat verzoek moet vastgelegd worden, zodat later aangetoond kan worden dat er gezocht is.
Verder benadrukt de Commissioner dat overheidsorganen hun medewerkers duidelijk moet maken dat het vernietigen van informatie na een FOIA-verzoek strafbaar is:

Public authorities should also remind staff that deleting or concealing information with the intention of preventing its disclosure following receipt of a request is a criminal offence under section 77 of FOIA. For example, where information that is covered by a request is knowingly treated as not held because it is held in a private email account, this may count as concealment intended to prevent the disclosure of information, with the person concealing the information being liable to prosecution.

Tenslotte benadrukt de Commissioner het belang van goede archivering en heldere regels:

In order to avoid the complications of requesting searches of private email accounts, and other private media, records management policies should make clear that information on authority-related business should be recorded on the authority’s record keeping systems in so far as reasonably practicable.  

En denk nou niet dat dit een papieren tijger is. De ICO heeft eind vorige week precies hierover een uitspraak gedaan. Hierbij ging het om een e-mail die de Britse "Secretary of State for Education" vanaf een privé e-mailadres had gestuurd:

The Information Commissioner has issued his decision in the case involving a request for information in an email sent by the Secretary of State for Education on a private email account. The Commissioner’s decision is that the information amounted to departmental business and so was subject to freedom of information laws, being held on behalf of the Department for Education. The Department is now required either to disclose the requested information (the subject line of the email and the date and time it was sent) or issue a refusal notice in accordance with the FOI Act giving reasons for withholding it.

In de volledige uitspraak (pdf) wordt precies uit de doeken gedaan waarom deze e-mail wel onder de FOIA valt.
Dat is nog eens een WOB. En mij lijkt zo'n ICO ook wel wat voor Nederland:

The Information Commissioner’s Office is the UK’s independent authority set up to uphold information rights in the public interest, promoting openness by public bodies and data privacy for individuals.

Aanvulling 13 maart 2012, 13:44
Ik lees net dat in Vlaanderen ongeveer hetzelfde geldt als in Groot-Brittannië. In het
Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur staat in artikel 8:

Een bestuursdocument in het bezit van een personeelslid van een instantie wordt geacht toe te behoren aan de instantie voorzover het bestuursdocument betrekking heeft op de uitoefening van de functies van de instantie.

Gerelateerd
E-mailreproductie

Plaatje: American Redaction van Truthout.org

Wob in de wereld

Documents waiting to be revised, organized and scanned sit in piles
at the former National Police archive in Guatemala City on Nov. 3, 2011.
 (AP Photo/Rodrigo Abd) © 2011 AP

Terwijl ik met mijn redelijk simpele WOB-verzoek bezig was (waarover later uiteraard meer) was Associated Press bezig met een wereldwijd WOB-verzoek. Volgens het persbureau zijn er in de wereld 105 landen plus de EU met een openbaarheidswet. In januari hebben die allemaal de volgende vragen ontvangen:

1. Any documents, memos, reports, or other records that would show how many people have been arrested and how many convicted each year for the past ten years under federal anti-terrorism laws.
2. Any documents, memos, reports, or other records that would show how many people have been detained without arrest each year for the past ten years for ties to terrorism.
3. Any documents, memos, reports, or other records that would show the current status of people convicted and the sections and subsections of crime under which they have been convicted under antiterrorism laws during the past 10 years.
4. Any documents, memos, reports, or other records that would show the nationality of those arrested and convicted under anti-terrorism during the past 10 years.
5. Any documents, memos, reports, or other records that would show the names, dates and circumstances for people arrested under federal anti-terrorism laws for the past ten years.
6. Any audits, surveys or studies of federal anti-terrorism published in the last 10 years.

Het antwoord van Nederland was volgens AP 2 dagen te laat en wordt omschreven als:

Dutch officials provided a partially responsive not useful promise to provide answers to one part of AP’s request.

Opvallend is trouwens, dat de vragen blijkbaar in het Engels gesteld werden en dat het OM in het Nederlands antwoordde. Ik wist niet dat je een WOB-verzoek ook in een andere taal dan het Nederlands en Fries kon indienen.
Nederland was met zijn "matige" antwoord natuurlijk geen uitzondering:

• Only 14 countries answered in full within their legal deadline. Another 38 countries eventually answered most questions, at least providing data.
• Newer democracies were in general more responsive than some developed ones. Guatemala confirmed the AP request in 72 hours, and sent all documents in 10 days. Turkey sent spreadsheets and data within seven days. Mexico posted responses on the Web. By comparison, Canada asked for a 200-day extension. The FBI in the United States responded six months late with a single sheet with four dates, two words and a large section blanked. Austria never responded at all.
• More than half the countries did not release anything, and three out of 10 did not even acknowledge the request. African governments led the world for ignoring requests, with no response whatsoever from 11 out of 15 countries.

Wie alle antwoorden zelf wil bestuderen - en die zijn natuurlijk ook zeer de moeite waard - kan hier terecht.
Zo blijken in de afgelopen tien jaar wereldwijd op grond van anti-terrorisme wetgeving bijna 120.000 mensen te zijn gearresteerd. Iets meer dan 35.000 daarvan zijn ook daadwerkelijk veroordeeld. In Nederland ging het hierbij om respectievelijk 67 en 35 mensen.

Gerelateerd
Laten we het nog eens over de WOB hebben
Privacy, openbaarheid en digitale archieven

Wanneer is open open genoeg?

Grotere kaart weergeven

Openbaarheid is mijns inziens de belangrijkste check op ambtelijke macht. Openbaarheid hoort bij democratie. Democratie is meer dan het tellen van stemmen. Als controle-instrument is openbaarheid belangrijker dan het kiesrecht. Het versterkt de verantwoording aan het publiek. Media en burgers kunnen worden ingezet als controleurs van ambtelijke macht.
De overheid weet veel van zijn burgers. Het wordt tijd dat de burgers ook meer te weten komen over hun overheid en dat ze minder afhankelijk worden van klokkenluiders. Behalve de traditionele, representatieve democratie bestaat behoefte aan een waakhondendemocratie. Ministers en ambtenaren houden niet van openbaarheid. Zij zijn gewend aan de beslotenheid van achterkamertjes.
(...)
Zijn het niet juist de beleidsopvattingen van ambtenaren die interessant zijn om te kennen? Afwijkende opvattingen van ambtenaren doen ertoe. Ze mogen niet het exclusieve bezit blijven van de toevallige politieke ambtsdrager.
(...)
Openheid van bestuur is een noodzaak voor een levende democratie. Het is een effectieve check van het bestuur en dus van de macht van ambtenaren. Dat mag wel iets kosten. Een bestuur dat openheid vreest, mag zich niet democratisch noemen.
Wij mogen al niet onze bestuurders kiezen. Een overheid die ons ook nog openheid ontzegt, geeft blijk van minachting voor haar burgers.

Bovenstaande zinnen komen uit het afscheidscollege van Jit Peeters, waar de NRC afgelopen weekend een ingekorte versie van afdrukte.
Bijna tegelijkertijd las ik een blog van Phil Windley over de Government Records Access and Management Act (GRAMA), de WOB van de Amerikaanse staat Utah. Hij verwijst onder andere naar de principes van de Sunlight Foundation en zegt daar dan over:

The problem is that this says how to make something public not what should be public. There’s nothing here to help us tease apart the sticky problem of where or how we should draw the line between information that should be public because such exposure is in the public interest and information that should be kept secret because we recognize that the public’s interest is served by a legislative process that supports private—even secret—negotiations and settlements.
I believe that separate channels is not an answer. As long as there is any channel that is not open to scrutiny, (i) conversations that people feel the need to protect (for what ever reason) will move there and (ii) those are precisely the places that the press and public will want to scrutinize. The others will be bland and uninteresting. If the GRAMA Working Group goes to a separate channel solution, then we’ve punted and not dealt with the real issue.

Die laatste paar zinnen zijn een verwijzing naar GRAMA, omdat in een wijziging daarin verschillende 'communications' niet meer als 'overheidsarchief' worden gedefinieerd.

Ik ben er nog niet helemaal uit eerlijk gezegd.
Moet alle overheidsinformatie meteen openbaar zijn? Of mag daar best wat tijd over heen gaan?

Gerelateerd
Privacy fout en archieven
Een nieuwe selectieaanpak
Isn't our American democracy amazing?