WOB en privé e-mailboxen

De Nederlandse Wet Openbaarheid van Bestuur - je kent de WOB wel - gaat zoals in lid a van artikel 1 staat, alleen over documenten "die bij een overheidsorgaan berusten." Dat betekent dat het dus niet gaat over documenten die bij ambtenaren thuis, in de auto of in particuliere gmail-mailboxen zitten.

In de Engelse FOIA staat een andere definitie, die veel spannender is. In section 3 staat:

For the purposes of this Act, information is held by a public authority if—
(a) it is held by the authority, otherwise than on behalf of another person, or
(b) it is held by another person on behalf of the authority.

In een toelichting op dit artikel schrijft de Information Commissionar's Office in Official information held in private email accounts (pdf):

Information held in non-work personal email accounts (e.g. Hotmail, Yahoo and Gmail) may be subject to FOIA if it relates to the official business of the public authority. All such information which is held by someone who has a direct, formal connection with the public authority is potentially subject to FOIA regardless of whether it is held in an official or private email account. If the information held in a private account amounts to public authority business it is very likely to be held on behalf of the public authority in accordance with section 3(2)(b).
[...]
Situations where information legitimately requested under FOIA includes relevant information held on private email accounts will be rare. However, when a request for information is received, public authorities should consider all locations where relevant information may be held. This may include private email accounts. 

Als een overheidsorgaan constateert dat gevraagde informatie misschien wel in privé mailboxen zit, dan moet ze aan de eigenaren vragen om naar relevante informatie te zoeken. En dat verzoek moet vastgelegd worden, zodat later aangetoond kan worden dat er gezocht is.
Verder benadrukt de Commissioner dat overheidsorganen hun medewerkers duidelijk moet maken dat het vernietigen van informatie na een FOIA-verzoek strafbaar is:

Public authorities should also remind staff that deleting or concealing information with the intention of preventing its disclosure following receipt of a request is a criminal offence under section 77 of FOIA. For example, where information that is covered by a request is knowingly treated as not held because it is held in a private email account, this may count as concealment intended to prevent the disclosure of information, with the person concealing the information being liable to prosecution.

Tenslotte benadrukt de Commissioner het belang van goede archivering en heldere regels:

In order to avoid the complications of requesting searches of private email accounts, and other private media, records management policies should make clear that information on authority-related business should be recorded on the authority’s record keeping systems in so far as reasonably practicable.  

En denk nou niet dat dit een papieren tijger is. De ICO heeft eind vorige week precies hierover een uitspraak gedaan. Hierbij ging het om een e-mail die de Britse "Secretary of State for Education" vanaf een privé e-mailadres had gestuurd:

The Information Commissioner has issued his decision in the case involving a request for information in an email sent by the Secretary of State for Education on a private email account. The Commissioner’s decision is that the information amounted to departmental business and so was subject to freedom of information laws, being held on behalf of the Department for Education. The Department is now required either to disclose the requested information (the subject line of the email and the date and time it was sent) or issue a refusal notice in accordance with the FOI Act giving reasons for withholding it.

In de volledige uitspraak (pdf) wordt precies uit de doeken gedaan waarom deze e-mail wel onder de FOIA valt.
Dat is nog eens een WOB. En mij lijkt zo'n ICO ook wel wat voor Nederland:

The Information Commissioner’s Office is the UK’s independent authority set up to uphold information rights in the public interest, promoting openness by public bodies and data privacy for individuals.

Aanvulling 13 maart 2012, 13:44
Ik lees net dat in Vlaanderen ongeveer hetzelfde geldt als in Groot-Brittannië. In het
Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur staat in artikel 8:

Een bestuursdocument in het bezit van een personeelslid van een instantie wordt geacht toe te behoren aan de instantie voorzover het bestuursdocument betrekking heeft op de uitoefening van de functies van de instantie.

Gerelateerd
E-mailreproductie

Plaatje: American Redaction van Truthout.org