Illegale vernietiging bij de SEC

Een paar dagen later dan beloofd...
Afgelopen zomer bleek dat het tussen 1981 en 2010 bij de SEC, de Amerikaanse "beurswaakhond", staand beleid was om dossiers van "voorlopige onderzoeken" direct na sluiting te vernietigen.
Deze onderzoeken, die in SEC-jargon "matters under inquiry" (MUI) heten, zijn de eerste stap in een groter onderzoekstraject. Naar aanleiding van de resultaten wordt er "echt" SEC-onderzoek gestart of er wordt besloten verder niets te doen. Op grond van de federale bewaartermijnen moeten deze dossiers minstens vijfentwintig jaar bewaard blijven, zodat er later, bij nieuwe onderzoeken eventueel nog op terug gegrepen kan worden.
Eerder deze week presenteerde de Inspector General van de SEC zijn onderzoeksrapport naar de onrechtmatige vernietiging. Ik heb de berichtgeving hierover enkel via de Washington Post gevolgd en heb hier de berichten chronologisch bij elkaar gezet.

In de artikelen komen een paar interessante dingen aan bod.

De waarde van concepten
Op het moment dat de bom barst en het NARA navraag doet naar de vernietigingspraktijk, proberen medewerkers van de SEC het geval (uiteraard) te bagataliseren. Uit de concept-versies van de brief die naar NARA gestuurd werd, blijkt dat men eerst van plan was om toe te geven dat de dossiers niet vernietigd hadden mogen worden. In de uiteindelijke versie staat dat 'its enforcement division was “not aware of any specific instances” in which it destroyed records of cases that it deemed unworthy of full-blown investigation.' Aanleiding voor deze wijziging was blijkbaar de angst bij SEC-medewerkers dat het vertellen van de ware toedracht zou kunnen leiden tot "criminal liability for senior SEC officials."
Die "senior officials" zullen het nu wel heel erg spijtig vinden dat die concepten niet ook vernietigd zijn...

"We hebben nog wel iets bewaard"
Een andere uitvlucht van de SEC was dat elementaire informatie nog wel bewaard werd in een aparte database

If the SEC needed the discarded information, much of it could be gathered again, Khuzami said in a letter to Sen. Charles E. Grassley (R-Iowa). In addition, the SEC’s case tracking systems have preserved some information about the closed files, such as the general subject, the dates the files were opened and closed, the parties involved, and the names of the SEC staff members who participated, he said.

Uiteindelijk stelde de Inspector General vast dat er inderdaad wel een database was, maar dat de informatie die daar in bewaard werd onbruikbaar was:

However, the inspector general’s office found only sketchy or unclear information about certain files in which Madoff was listed as a “Related Name,” the report said. For example, the electronic entry for an inquiry closed in 1994 says “Inappropriate for Enforcement Action.”

"Niet alle documenten waren archiefstukken"
 Dit is een redenering die je hier ook steeds vaker hoort: niet alle documenten in een (zaak)dossier zijn archiefstukken. Dit is bijvoorbeeld, tot mijn ongenoegen, ook een van de uitgangspunten in het laatste concept van de Baseline DIV.
De SEC zei het in dit geval als volgt:

Although MUIs fell under the record-keeping schedule, “only certain categories of documents” in those files “are considered the official records of an investigation and are thus subject to the twenty-five year retention requirement,” a draft said. What’s more, the files would “not normally include documents subject to long-term retention.”
In an interview, a National Archives official, Laurence Brewer, expressed skepticism about that argument.
Other than duplicate documents and the like, he said, “offhand, I can’t think of anything that would be disposable.”

Gerelateerd
Onrechtmatige vernietiging: schadeclaim van 5 miljoen dollar
Paper trail