23 dingen die je niet mag e-mailen

Loyaliteit en integriteit kunnen elkaar soms in de weg zitten, dat beseffen archivarissen en recordsmanagers ook wel. Neem nu vernietiging van dossiers. Aan de ene kant zijn wij fel gekant tegen onrechtmatige en voortijdige vernietiging. Ik kan me niet aan de indruk onttrekken dat een soort superhelden-gevoel hierbij een rol speelt: wij staan pal voor de integriteit van het archief, ook als het minder plezierige aspecten van onze organisatie documenteert. Maar, tegelijkertijd is een van onze argumenten om documenten en dossiers (tijdig) te vernietigen, dat je geen gedoe met justitie, pers of burgers wil hebben over dossiers die eigenlijk al lang vernietigd hadden mogen / moeten worden. Dus die onaangename dingen moet je bewaren, maar niet langer dan noodzakelijk is. (Zie onder andere Archiefbeheer in de praktijk, december 2007, 4005-5)

Onze Ethische Code zegt over dit koorddansen:

De archivaris dient de integriteit van het archiefmateriaal te beschermen en zo te garanderen dat het een betrouwbare getuigenis van het verleden blijft.
De voornaamste taak van de archivaris bestaat uit het bewaren van de integriteit van de aan hem toevertrouwde archiefbestanden. Bij het vervullen van deze taak dient te worden gelet op de legitieme, maar soms tegenstrijdige rechten en belangen van werkgevers, eigenaars, personen die in de stukken worden genoemd en voormalige, huidige en toekomstige gebruikers. De objectiviteit en de onpartijdigheid van de archivaris zijn een maatstaf voor zijn vakbekwaamheid.
Hij dient elke druk -van wie of waar dan ook- te weerstaan om gegevens te manipuleren met de bedoeling feiten te verbergen of te verdraaien.

(Overigens, naar het schijnt wordt de website van de KVAN binnenkort vernieuwd, dus ik weet niet hoe lang bovenstaande link naar de Ethische Code nog werkt. In dit geval is deze misschien wat duurzamer...)

Ik moest aan dat koorddansen denken toen ik deze weblog van Johannes Scholtes (directielid van ZyLab) las. Scholtes verwijst in zijn blog naar een artikel waarin beschreven wordt welke zoekwoorden onderzoekers van de Lehman Brothers-zaak gebruikten om relevante e-mails te vinden in de 4,4 miljoen geconfisceerde berichten. Hierbij gaat het dan om termen als "risk", "concern", "let's discuss", "just between us", "breach", "big trouble", "too late", en uiteraard "stupid". Hij verwijst overigens ook naar het artikel 23 things not to say in an e-mail (die titel is te mooi om niet volledig te citeren), waarin een uitgebreide lijst is opgenomen.
Uiteindelijk was het de slotalinea uit het artikel van Scholtes dat me aan het koorddansen deed denken:

What can we learn from this? We can certainly train our senior management not to use these words. We can officially forbid using them by means of a corporate email policy. We can create alerts in our email systems if such words are being used and implement direct actions as a means of enforcing corporate policies. But my take is that people will always continue to use email to discuss sensitive topics. Sometimes because they are naïve or ignorant, but also to cover themselves should there ever be an investigation so they can prove that they did “warn” the others that something was wrong.

Therefore, at the end of the day, not using email at all may be the only solution to avoid that email communication is used against you. Was it not Ken Lay, CEO from ENRON, who did not use email at all?

Met andere woorden: zorg alsjeblieft dat je helemaal geen archiefstukken maakt, als je 'domme' dingen gaat doen. Dan hoeven de records managers en archivarissen niet meer te balanceren tussen integriteit en loyaliteit.

Afbeelding: Hans_S