E-mails vinden: voorbereid of opportunistisch?

02: Inbox Zero -
Requirements: You’ve reached an empty email inbox.
For extra credit, you maintain an empty inbox from Monday through Friday!

Er zijn twee manieren waarop mensen e-mails terugvinden. Je hebt mensen die in hun client een heel uitgebreide en gedetailleerde mappenstructuur maken en daar hun berichten (meestal alleen de ontvangen berichten) in onder brengen. Dit zijn de "voorbereiders" of "geordenden". En je hebt de opportunisten. Dat zijn de mensen die alle ontvangen berichten gewoon in hun inbox laten staan en door middel van zoeken en scrollen een bericht terug vinden.
Onderzoek (pdf) blijkt nu uit te wijzen dat de voorbereiders inderdaad berichten terug vinden in die mappenstructuur, maar:

[...]these preparatory behaviors are inefficient and do not improve retrieval success. In contrast, both search and threading promote more effective finding.

Wat betekent dit voor het archiveren van e-mailberichten en het gebruik van document- of recordsmanagementapplicaties?

Wat een deel van het onderzoek in ieder geval aantoont, is dat "draadjes" tussen e-mailberichten (threading) relevant zijn voor het terugvinden van berichten. Deze draadjes zijn ook relevant voor het interpreteren van de berichten en zijn een argument om documenten "bij elkaar" (in één dossier) te archiveren. (Vroeger werd daar letterlijk een draadje voor gebruikt.)
Waar dit "zoeken en bedraden" echter niet aan tegemoet komt is zorgen voor een volledig dossier. In dit onderzoek lijkt het vooral te gaan om het terugvinden van één enkel bericht. Dat is meestal ook wat er in de praktijk gevraagd wordt: "Wat stond er ook alweer precies in die e-mail?"
Maar, op andere momenten, als het bijvoorbeeld gaat om verantwoorden welke besluiten op welk moment genomen zijn en welke informatie toen bekend was, is het cruciaal om alle e-mailberichten te vinden. Het is sterk de vraag of dat met behulp van "zoeken en relateren" te realiseren is. Dan lijkt me de "voorbereiderswerkwijze", mits consciëntieus uitgevoerd, succesvoller.
Het grootste probleem van e-mail blijft natuurlijk dat het een aparte informatie-silo is, die meestal los staat van alle andere informatie-silo's. Wat het leggen van "draadjes" en het terug vinden van alle stukken uit een zaak of dossier erg lastig maakt...

Gerelateerd
E-mail is toch geen archief
Much ado about email

Het plaatje is een badge die te bestellen is bij Nerd Merit Badges