vrijdag 9 september 2011

Driehoeken, vernietiging en de archivaris

Gisteren stond mijn Twitter-tijdlijn vol met archivarissen en DIV-ers die zich er druk over maakten dat de burgemeester van Utrecht "de Archiefwet niet kent" en verslagen van het driehoeksoverleg onrechtmatig had vernietigd. Ik citeer eerst Trouw en daarna de NRC:
Voorafgaand aan de gemeenteraadsvergadering erkent burgemeester Aleid Wolfsen van Utrecht dat er verslagen van de overleggen tussen hem, de politie en het Openbaar Ministerie (OM) zijn vernietigd zonder toestemming van de gemeentearchivaris. Dat schrijft hij in antwoord op vragen van SP, VVD en Leefbaar Utrecht.
Zulke stukken mogen pas worden vernietigd als de gemeentearchivaris heeft geconstateerd dat er geen belang meer bij is.
[...]
In een brief aan het college van burgemeester en wethouders bevestigt de gemeentearchivaris dat hij geen toestemming heeft gegeven voor de vernietiging. 'Als het correct is dat de stukken uit de jaren 2008 en 2009 toch zijn vernietigd, moet geconstateerd worden dat de dienst dit heeft gedaan zonder geldige machtiging van de gemeentearchivaris', zo schrijft hij.
De verdwenen stukken zijn conclusies uit 2009 van een overleg tussen politie, justitie en de burgemeester over de situatie van het stel. Volgens de Archiefwet mogen stukken na een jaar worden vernietigd, maar alleen als ze niet meer nodig zijn.
Toen de documenten begin dit jaar door de versnipperaar gingen, was al duidelijk dat het weggepeste stel naar de rechter zou stappen.
Ik had me er gisteren nog niet zo in verdiept, maar vanmorgen vielen me een paar dingen op:
  1. Zo'n overleg heet toch niet voor niets "driehoeksoverleg", vervelend (en waarschijnlijk onrechtmatig) als Utrecht zijn exemplaren van de "conclusies" heeft vernietigd, maar hebben politie en OM niet ook nog exemplaren?
  2. Uit het citaat uit de NRC blijkt, dat er wel is vastgelegd dat de stukken de stukken vernietigd zijn. Dat is toch al heel wat.
  3. De brief van de archivaris (die ik nog niet gevonden heb) is ook interessant, aangezien het in Utrecht blijkbaar al jaren praktijk was om de "conclusies uit het driehoeksoverleg" na een jaar te vernietigen. Zou de archivaris alleen kijken naar wat er WEL op de concept-verklaring van vernietiging staat en niet naar wat er NIET op de verklaring staat? Hij heeft ze blijkbaar niet gemist op de voorgaande verklaringen.
    Zie ook de reactie van B&W op een WOB-verzoek van De Nieuwe Utrechter:
Van de driehoeksoverleggen als bedoeld in artikel 14 van de Politiewet 1993 worden geen verslagen gemaakt, maar worden wel de conclusies genoteerd. Driehoeksstukken worden één jaar na afloop van het jaar waarin het overleg heeft plaatsgevonden bewaard en daarna vernietigd. Dit betekent dat driehoeksstukken van het jaar 2010 bewaard worden tot eind 2011 en begin 2012 worden vernietigd. Voor zover uw verzoek betrekking heeft op stukken van de jaren 2007, 2008 en 2009 kan ik dan ook niet aan uw verzoek voldoen, omdat deze niet meer beschikbaar zijn.
Maar, wat uiteindelijk ook hier weer opvalt is het sentiment dat eerder ook al in Alphen aan de Rijn speelde: "Als die documenten niet vernietigd waren, dan was het allemaal niet zo ver gekomen."
Ik wil niet zeggen dat deze vernietiging een bagatel is, integendeel.
Maar we moeten niet doen alsof de aanwezigheid van een document met terugwerkende kracht levens kan redden.
En we moeten ook niet doen alsof Utrecht een uitzondering is, want we weten allemaal dat er bij alle overheden te hooi en te gras wordt vernietigd zonder "machtiging" van de archivaris of iemand anders die daartoe bevoegd is.
Misschien is het beter om de hand in eigen boezem steken en te bedenken of en hoe we dit kunnen verbeteren.

Gerelateerd
Interne e-mail is geen archief
Onrechtmatige vernietiging: schadeclaim van 5 miljoen dollar

Plaatje: Rolson Triangle Screwdriver van osde8info

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen