Eind augustus belde De Winter naar de provinciale archiefinspectie met de mededeling dat hij het vermoeden had dat een Brabantse gemeente onrechtmatig archieven had vernietigd: de agenda's van de burgemeester van voor week 21 van 2009 waren niet meer beschikbaar en De Winter vroeg de inspectie om de Archiefwet te handhaven.
Naar aanleiding van die melding hebben wij verschillende dingen gedaan.
Allereerst hebben we uitgezocht of agenda's in het algemeen en die van bestuurders in het bijzonder, archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 zijn. We constateerden dat agenda's ook onder de definitie van artikel 1c van de Archiefwet vallen en dus archiefbescheiden in de zin van de wet zijn.
Ten tweede hebben we vastgesteld dat de bewaartermijn van deze archiefbescheiden op grond van categorie 2.10 van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 zeven jaar bedraagt en dat de agenda's tot ten minste 2005 dus nog beschikbaar zouden moeten zijn.
Daarna hebben we bij de betreffende gemeente geverifieerd of de agenda's echt weg zijn en er dus sprake is van onrechtmatige vernietiging van archiefbescheiden. Dit bleek het geval te zijn. Maar aangezien de betreffende gemeente het beleid voor de bewaring en vernietiging van agenda's ondertussen had aangepast, vonden wij het niet nodig nog handhavend op te treden. (En dat zou ook weinig zin hebben gehad natuurlijk, weg was weg in dit geval.)
Tegelijkertijd met dit onderzoek hebben we een kort onderzoekje uitgevoerd bij een beperkt aantal Brabantse gemeenten om te bekijken hoe daar met het bewaren van (bestuurlijke) agenda's wordt omgegaan. Bij de meeste onderzochte gemeenten bleken de agenda's niet als archiefbescheiden beschouwd en behandeld te worden. Slechts een gemeente had iets dat op een weloverwogen beleid leek.
Naar aanleiding van dit alles zullen we binnenkort alle lokale overheden in Noord-Brabant duidelijk maken dat (bestuurlijke) agenda's beschouwd moeten worden als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995.
Dat is dus wat er in de brief stond die De Winter donderdag op het grote scherm projecteerde.
Gerelateerd
Nu nog beter bewaren en vernietigen: gemeentelijke selectielijst
Plaatje:Iphone calendar screen by Paolo Neo
Vraag is altijd waar - m.n. in geval van bestuurders - de zakelijke agenda eindigt en de privé agenda begint, waarbij veelal sprake zal zijn van meerdere agenda's. Bovendien, wat is de primaire reden om agenda's te (willen)bewaren: sec een boekhoudkundige of (ook) om de handel en wandel van, in dit geval, bestuurders te kunnen reconstrueren. Of is dit laatste slechts een 'prettig' bijverschijnsel, maar vormt dit geen doel op zich. Met andere woorden welke gegevens zijn van belang i.g.v. (tijdelijke) bewaring: de agenda is slechts de vorm.
BeantwoordenVerwijderenIk geloof dat ik niet helemaal snap wat je bedoelt, Ton. Hoezo is de agenda "slechts de vorm"? Is dat digitaal anders dan analoog?
VerwijderenIk kan overigens verschillende redenen verzinnen om agenda's korter of langer te bewaren, variërend van "informatiebehoefte" van de bestuurder of ambtenaar zelf (Wanneer was dat ook alweer? Met wie had ik toen een afspraak? Waar ben ik toen en toen ook al weer geweest?) tot de toegang op de toespraken van een bestuurder (zoals bijvoorbeeld in Antwerpen het geval is).
Maar heel formeel is dat volgens mij niet de vraag waar het hier om ging.
Zijn het archiefstukken? Wij zeggen "ja" en stellen dan vast dat ze minstens zeven jaar bewaard hadden moeten blijven. Over het hoe, wat en waarom gaat het in dit geval niet, omdat ze er niet meer zijn.
Ben het helemaal met je eens dat agenda’s, zodra deze vastgelegde informatie bevatten over o.a. afspraken, archiefstukken zijn. Dit geldt evenzeer voor afspraken gemaakt tussen wethouder P. in overleg met boer H. in café G, voor zover deze op een bierviltje zijn vastgelegd. In die zin is het ‘hoe, wat en waarom’ wel van belang voor organisaties die opgelegd krijgen voortaan afspraken van o.a. bestuurders te ‘archiveren’, aangezien er volgens mij weinig strikte voorwaarden kunnen worden gesteld aan het bijhouden van je ‘agenda’.
BeantwoordenVerwijderenIk snap het nog altijd niet Ton. Het doel van een agenda is toch juist om "afspraken" vast te leggen? Verder zou ik ook niet weten welke "voorwaarden" je aan het bijhouden van je agenda zou willen stellen. Wat zou daar het nut van zijn?
VerwijderenWat een leuk 'gevalletje'!
BeantwoordenVerwijderenIk neem aan dat PAI gevraagd heeft naar zowel papieren als digitale agenda's. Waar ik dan wel benieuwd naar ben is of ze digitale agenda's (bijv in Outlook) ook echt 'schonen'?
Kan me voorstellen dat dat er 'eeuwig' in blijft.
Natuurlijk en we hebben zelfs naar back-ups gevraagd...
VerwijderenDe papieren agenda's had de burgemeester niet bewaard. Verder blijkt er sprake te zijn geweest van "automatische opschoning" waardoor alle afspraken met uitzondering van de "wederkerige" (ze bedoelen terugkerende)afspraken van voor week 21 van 2009 gewist waren.
Lol, wederkerige afspraken.
BeantwoordenVerwijderenDie opschoondrift; het blijft me verbazen ;-)
@Chido Mij niet: duurzaam onthouden vs. 'duurzaam' vergeten. Het één kan niet zonder het ander. Maar laten we het tenminste wel selectief doen, vandaar ook mijn vragen over het hoe, wat en waarom...
BeantwoordenVerwijderen@Ton:
VerwijderenWant? Die 7 jaar bewaartermijn is enorm afgewogen gemaakt en is volkomen realistisch in de praktijk?
Ik verbaas me vooral over de hoeveelheid tijd en energie die er gaat zitten in de uitvoering van het bewaartermijnenbeleid. En ik ben er nog steeds niet van overtuigd dat in de digitale situatie de 'winst' groter is dan bij een beleid dat gericht is op goede opslag en ontsluiting.
Vandaar dat ik in digitale zin vernietiging niet meer tot beleid wil maken #Cartagho
Agenda's kunnen als archiefbescheiden worden beschouwd. Het kan ook nuttig of leuk zijn agenda's beschikbaar te hebben. Ik vraag me wel af op welke manier je vastgelegde afspraken terug kunt zoeken en welke afspraken dat zouden zijn. Het gaat niet om de gehele agenda, maar om eventueel in de agenda vastgelegde afspraken, die ook op een bierviltje kunnen staan, zoals Ton aangeeft.
BeantwoordenVerwijderenWaar was Brenno naar op zoek? Wat is de gehele casus?
Wat te doen met agenda's van andere collegeleden en/of medewerkers waarin ook afspraken vastgelegd zouden kunnen zijn? Gaan we die nu ook 7 jaar bewaren?
Zou het niet zo kunnen zijn dat Brenno op zoek was naar (Wob)informatie die gewoon niet meer te leveren was, waarbij op een of andere manier de agenda's ter sprake zijn gekomen?
@Anoniem / Jack ;-)
VerwijderenWaarom zouden we die agenda's geen 7 jaar bewaren? (En hoe lang dan wel?)
En het maakt, qua WOB, toch niet uit waar De Winter naar op zoek was? Als de agenda aanwezig is, dan kun je op basis van de WOB alsnog de inzage beperken. Maar dan moet de agenda er wel zijn.
Een afspraak (als ontmoeting) kan ook nog na jaren interessant zijn: wie wanneer/hoe vaak ontmoet. Ik vind het moeilijk om daar een redelijke termijn aan te hangen. Alleen financieel belang vind ik te weinig.
@Anoniem/Jack Wat Chido al zegt, maar ook...
VerwijderenIk snap niet waarom je zo nadrukkelijk zegt "het gaat niet om de gehele agenda, maar om eventueel in de agenda vastgelegde afspraken." Natuurlijk gaat het om de afspraken en in het normale spraakgebruik noemen we dat "de agenda." Als het om een papieren Succes-agenda gaat, gaat het inderdaad ook niet om het hoesje, maar om de blaadjes. Maar we hebben toch dat mantra "ongeacht de vorm"?
Doorzoekbaarheid is toch ook geen bewaarcriterium?
En tenslotte: het doet er inderdaad niet toe waar De Winter naar op zoek was, maar in dit specifieke geval had hij gegronde redenen om expliciet naar de agenda's van de burgemeester te vragen.
even wat verlaat. De discussie over het al dan niet bewaren van de agenda's is op diverse plaatsen teruggekomen. Ik blijf het onzin vinden om integraal de agenda's te bewaren -papier of digitaal- omdat er in beginsel gewoon weinig in staat. De Winter had vast goede redenen om te vragen naar de agenda's, maar in welke context, in welk verband? Ik heb nog geen overtuigend argument gezien of gehoord vóór de integrale bewaring van de agenda's in welke vorm dan ook. Behalve als toevallige, soms heel aardige (neven)bron van informatie.
Verwijderen@Ingmar, ik wilde maar aangeven dat toch lang niet alle afspraken relevant zijn.