Ordening en vernietiging bij de politie (bijgewerkt)

Het archiefbeheer bij de politie in Alphen blijft de gemoederen bezig houden en weer blijkt dat mensen selectie en vernietiging en dossiervorming niet snappen. De NOS schreef gisteravond:

Diverse bronnen bevestigen echter dat op de afdeling bijzondere wetten van politie Hollands-Midden van elke wapenvergunninghouder ook fysieke dossiermappen waren. Die werden bij elke aanvraag aangemaakt. Dat er een dossier van Van der Vlis heeft bestaan, staat zwart op wit in het onderzoeksrapport van de Onderzoeksraad voor Veiligheid. In dat papieren dossier zat onder meer de correspondentie van de aanvraag en weigering van de wapenvergunning uit 2005.
Volgens NOS-bronnen binnen de politie zat er meer informatie in het dossier. Informatie over de psychische gesteldheid van Van der Vlis, die de politiemedewerker die de vergunningaanvraag behandelde, had bemachtigd. Betrokkenen vragen zich af waar de map gebleven is.
Degene die de aanvraag van de wapenvergunning van Van der Vlis in 2008 behandelde, heeft volgens NOS-bronnen ook een nieuwe map aangemaakt. Bij het archiveren van die map moet hij dus het oude dossier uit 2005 zijn tegengekomen. Daarbij moet hij hebben gezien dat al bekend was dat Van der Vlis psychische problemen had.

Allereerst dat dossier uit 2005.
Op basis van categorie 1.3 uit de op 3 april 2006 in de Staatscourant verschenen Selectielijst archiefbescheiden regionale politieorganisaties vanaf 1 april 1994 voor neerslag handelingen Korps Landelijke Politiediensten mogen, nee moeten geweigerde vergunningen na drie jaar vernietigd worden:

Weigering, intrekking en vervallenverklaring van vergunningen

Weigeringen, ingetrokken en vervallen verklaarde vergunningen

3 jaar

Dat dit dossier er nu niet meer is, is dus heel goed verklaarbaar. De enige archiefwettelijke vraag die nu nog gesteld kan worden is: is er een proces-verbaal van vernietiging waaruit blijkt dat dit dossier daadwerkelijk vernietigd is. De enige reden waarom politie en justitie überhaupt weten dat er een dossier is geweest, is trouwens omdat de afwijzing door de rijksrecherche bij Van der Vlis in huis gevonden is.

Of de politie bij het archiveren van de aanvraag (en verleende) vergunning uit 2008 het oude dossier uit 2005 had moeten tegenkomen, lijkt me ook niet evident. Natuurlijk ligt het voor de hand dat degene die de vergunning verleent, terug kijkt naar eerder aangevraagde vergunningen, maar dat de afgewezen vergunning  uit 2005 en de verleende vergunning uit 2008 bij elkaar bewaard zouden worden is niet voor de hand liggend. Het ene dossiers mocht een paar maanden later vernietigd worden, terwijl het andere nog een tijdje (tot één jaar na het verlopen van de vergunning) bewaard moest blijven.

Kortom (en van een afstandje bekeken) lijkt mij dat er wat dit dossier betreft archiefwettelijk gezien weinig op de handelwijze van de politie aan te merken. Inhoudelijk, voor wat betreft de wijze van vergunningverlening, misschien wel, maar daar weet ik niets van.

Aanvulling, 7 april 2012, 16:59
Ondertussen heb ik contact gehad met de journalist van de NOS en blijkt het iets complexer in elkaar te zitten. De Minister heeft begin dit jaar namelijk aangegeven dat de Wet Politiegegevens van toepassing is op  gegevensverwerkingen met betrekking tot wapenverloven en jachtaktes, waar het hier om gaat:

Het gaat om het uitvoeren van een «taak ten dienste van justitie». Het verwerken van gegevens ter uitvoering van de vergunningverlening en de handhaving van de Wet Wapens en Munitie vindt plaats op grond van artikel 13, eerste lid, van de Wet Politiegegevens. Inzake het beheer van deze gegevens bepaalt deze wet dat relevante gegevens moeten worden bewaard gedurende een termijn die door de korpschef wordt vastgesteld.

Nu gaan deze antwoorden over het beruchte PDF-bestand en mij is nog niet helemaal duidelijk of dit ook geldt voor "gegevens" die dateren van voor de invoering van de Wet Politiegegevens in 2007.
Volgens de bronnen van de NOS had de korpschef de bewaartermijn voor deze gegevens op 8 jaar gezet.

Wordt nog vervolgd...

Gerelateerd

Interne e-mail is geen archief

Driehoeken, vernietiging en de archivaris

Plaatje: Archives' stacks van Dolescum

Waarom full-text-search niet zaligmakend is

Ik had het al een tijdje niet meer gehoord of gelezen, maar deze week was het weer raak: "Waarom hebben we metadata en ordening nodig, als we slimme zoekmachines hebben?"
Nou hierom... Uit een onderzoek van Blair & Maron bleek enkele jaren geleden dat advocaten met behulp van een zoekmachine uit een collectie van 40.000 documenten, slechts 20% van de relevante documenten vonden. Voor het gemak citeer ik dat onderzoek hier tweedehands (pdf, p.24). Het gaat om een onderzoek naar een ongeluk op een metrostation.

In the legal case in question, one concern of the lawyers was an accident that had occurred and was an object of litigation. The lawyers wanted all the reports, correspondence, memoranda, and minutes of meetings that discussed this accident. Formal queries were constructed that contained the word ‘accident’ along with the names of the [city] where it occurred. In the search for unretrieved relevant documents, the experimenters later found that the accident was not always referred to as an ‘accident,’ but as an ‘event,’ ‘incident,’ ‘situation,’ ‘problem,’ or ‘difficulty,’ often without mentioning the relevant proper name – the name of the city in which it occurred. The manner in which an individual referred to the accident was frequently dependent on his or her point of view. Those who discussed the event in a critical or accusatory way referred to it quite directly – as an ‘accident.’ Those who were personally involved in the event, and perhaps culpable, tended to refer to it euphemistically as, inter alia, an ‘unfortunate situation,’ or a ‘difficulty.’ Sometimes the accident was referred to obliquely as ‘the subject of your last letter,’ ‘what happened last week was...,’ or, as in the opening lines of the minutes of a meeting discussing the issue, ‘Mr. A: We all know why we’re here....’ [the words ‘accident’ and the name of the city were not used at any time in the meeting either]. Sometimes relevant documents dealt with the problem by mentioning only the technical aspects of why the accident occurred, but neither the accident itself no[r] the people or place involved. Finally, much relevant information discussed [contributing factors in] the situation prior to the accident and, naturally, contained no reference to the accident itself.

En dan blijven typefouten of slechte OCR nog buiten beschouwing!

Gerelateerd
Hoeveel is veel


Plaatje: The Droids we're googling for van Stéfan