Schaduwarchieven: een deel van akten keert terug

In de tweede helft van de jaren vijftig en de eerste helft van de jaren zestig reed Roelf Raven (dat zou deze kunnen zijn) kriskras door Nederland om bij de rechtbanken de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand op te halen. Hij verzamelde deze in Amsterdam, van waar ze naar de Nederlandse Antillen verscheept werden. In diezelfde periode kwamen echter ook alweer akten terug naar Nederland. Dat zit zo.

Terugvoering om de tien jaar
Blijkbaar was het in 1953, toen het besluit genomen werd om de dubbelen naar het buitenland te verplaatsen, de bedoeling om iedere tien jaar weer een deel van de akten naar Nederland terug te halen. E. J. Hoogenraad, secretaris-generaal van het ministerie van Justitie schreef  in september 1964 in ieder geval aan de minister van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen (OKW):

...dat de terugvoering van de ingevolge de wet van 23 juli 1953, stb. 360 naar het buitenland afgevoerde registers van de B.S. om de tien jaren zal plaats vinden. Het was de bedoeling van [sic] de registers over de jaren 1883 tot en met 1892, welke op 18 april 1956 zijn afgevoerd, in 1962 zouden teruggebracht worden.
Door gebrek aan scheepsruimte kon evenwel in 1962 en 1963 de terugvoering niet plaatsvinden. Thans kan binnenkort de aankomst van deze registers (174 kisten) worden verwacht.
Het is de bedoeling, dat in 1972 de registers van de B.S. over de jaren 1893 tot en met 1902 zullen worden teruggevoerd en elke 10 jaren later de volgende 10 jaargangen.

In oktober 1964 laat de Algemene Rijksarchivaris, Herman Hardenberg, aan de staatssecretaris van OKW weten dat de registers in Nederland zijn en dat hij ze voorlopig heeft opgenomen in het hulpdepot aan het Westeinde in Den Haag. Ze zijn gesorteerd en zullen binnenkort naar de rijksarchieven in de provincies worden verplaatst.

Tegelijkertijd verzocht hij de staatssecretaris of zijn departement voor het opstellen van het benodigde Koninklijk Besluit kon zorgen.

En dan begint het gedoe
De rijksarchivaris in Noord-Holland meldde op 23 november 1964 dat

de inhoud van kist 124 dermate beschadigd is, dat zij als geheel verloren beschouwd moet worden.
De inhoud van kist nr. 124 bestond uit:

1. De 10-jaarlijkse tafels van 1883 t/m 1892 van geboorten van de gemeente Amsterdam van S t/m Z.
2. De 10-jaarlijkse tafels van 1883 t/m 1892 van huwelijken en overledenen van de gemeente Amsterdam van A t/m Z.
3. De jaarlijkse tafels van 1883 t/m 1892 van geboorten, huwelijken en overledenen van de gemeente Amsterdam.

En ook uit Utrecht kwam een briefje dat er registers en klappers ontbreken.

De Algemene Rijksarchivaris wees de Minister van Justitie er op dat de Amsterdamse tafels verloren zijn gegaan en dat hij voor de oplossing moet zorgen.

Daar ingevolge artikel 27 van het Burgerlijk Wetboek de bewaarders aansprakelijk zijn voor "het rigtig houden en bewaren der registers", zou ik het op prijs stellen, indien Uwe Excellentie het daarheen wilt leiden, dat van genoemde onder uw verantwoordelijkheid verloren gegane registers alsnog een copie wordt vervaardigd ter overdracht aan de Rijksarchiefdienst.

Hij stuurt een paar weken later een concept-KB voor de overbrenging van de registers naar de staatssecretaris van OKW. Daarin heeft hij in artikel 3 opgenomen dat de Minister van Justitie de beschadigde of verloren gegane registers laat vervangen door "fotografische reproducties van de in de gemeenten bewaarde dubbelen."
Ik heb nog niet achterhaald of en wanneer dit KB is vastgesteld, maar als het gebeurd is, dan heeft dat een hele tijd geduurd. In november 1965, bijna een jaar na zijn eerste briefje, laat de rijksarchivaris van Noord-Holland weten dat hij nog altijd op de reproducties van de beschadigde registers wacht.

Ondertussen had Hardenberg de rijksarchivaris van Utrecht wel laten weten dat de registers van Rhenen en Veenendaal terecht waren. Hij had ze na lang zoeken gevonden en zal ze binnenkort naar Utrecht sturen. En dan schrijft hij twee zinnen, waar een hele wereld achter zit:

Wellicht kan mevrouw Polak - de Booy ze a.s. woensdag meenemen, als ze toch naar het Algemeen Rijksarchief komt om een schrijfmachine en briefpapier af te halen. Helaas zijn ze door vocht beschadigd.

Wat mij dan wel verbaasd, maar daar kom ik vast nog wel een keer op terug, is dat ik bij de RHC's in de inventarissen van de dubbelen helemaal niets over vermissing, reproductie of zelfs een verblijf in het buitenland terug zie.

Bron
NL-HaNa, RAD Rijksarchiefinpectie, 1960-1969, 2.14.10, inv.nr. 120

Schaduwarchieven: waar zijn de duplicaten van de archiefkaarten?

Luchtopname van Marinebasis Parera op Curacao uit 1960. Bron: Gahetna

Afgelopen week vroeg iemand waar de kopieën van de archiefkaarten van de bevolkingsregisters nu eigenlijk waren. Het korte antwoord is: vernietigd. Maar natuurlijk is er een langer antwoord te geven.

Even recapituleren
Begin jaren vijftig besloot de regering dat het wenselijk was om reserve-kopieën te hebben van allerlei documenten, zodat in het geval van een vijandige (Russische) inval een regering in ballingschap daar over kon beschikken. Om die reden werden onder andere de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand naar Curaçao verplaatst.
Maar de regering bedacht ook dat het bij een inval zinvol kon zijn om de gehele bevolkingsadministratie te vernietigen, zodat de bezetter daar geen gebruik meer van kon maken. Volledige vernietiging was natuurlijk een heel drastische maatregel met grote gevolgen op de langere termijn. Daarom besloot de ministerraad in 1951 dat alle archiefkaarten van de bevolkingsadministratie gekopieerd moeten worden om naar een veilige plek buiten Nederland te worden verplaatst.

Waar zijn de kopie-archiefkaarten nu?
We weten al dat de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand in 1975 terug kwamen naar Nederland. (Ik heb me nu weer voorgenomen daar nog iets uitgebreider over te schrijven.) Maar wat is met die andere kopieën die op Curaçao lagen gebeurd?
Het overgrote deel is waarschijnlijk vernietigd, aangezien het toch maar kopieën waren. Begin 1975 schrijft de Secretaris-Generaal van het ministerie van Defensie aan zijn minister:

Gezien de moeilijkheden die na de Tweede Wereld Oorlog zijn ontstaan door de vernietiging tijdens de oorlog van bevolkingsregisters is na de Tweede Wereld Oorlog besloten om elders duplicaten van bevolkingsregisters op te leggen. Dit is gedeeltelijk gebeurd in de vorm van micro-films, gedeeltelijk in de vorm van archiefbladen. Deze stukken zijn opgeborgen in kisten gemerkt IBR en in Curaçao opgeslagen. Naar het hoofd van de Rijksinspectie van de Bevolkingsregisters van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, de heer J.H. Minkhorst, mij mededeelde, is men in 1962 met deze aangelegenheden gestopt. De gegevens die op micro-films waren opgeslagen, zijn naar Nederland teruggezonden en er is machtiging gegeven om de archiefbladen te vernietigen. De heer Minkhorst meende zich te herinneren dat dit gebeurd was door deze kisten verzwaard te dumpen in de Oceaan. Mochten er op het ogenblik in Curaçao nog kisten aanwezig zijn met archiefbladen van het bevolkingsregister, welke kisten dan gemerkt moeten zijn met de letters IBR, dan kan tot vernietiging daarvan worden overgegaan. Hij vroeg wel de nodige waarborgen dat dit met zorgvuldigheid zou geschieden.

Met andere woorden, de papieren kopieën liggen ergens tussen Curaçao en Den Helder op de bodem van de oceaan. De microfilms zijn blijkbaar wel terug gestuurd, maar ik weet (nog) niet waar die terecht zijn gekomen.

Bron
NL-HaNA, Defensie / Gewoon en Geheim Verbaalarchief, 2.13.151, inv.nr. 6308

Gerelateerd
Schaduwarchieven: twee wetten
Schaduwarchieven: de dubbelen van de Burgerlijke Stand keren terug
Schaduwarchieven: kopieën van het archief-bevolkingsregister
Schaduwarchieven: vernietiging en werkverschaffing
Schaduwarchieven: De dubbelen worden verzameld in Amsterdam

Schaduwarchieven: ook "krijgsgeschiedkundige" werken zijn essentieel

Titelblad van een van de geschiedkundige werken die veilig gesteld moesten worden

Eigenlijk was dat plan uit 1948 van de Minister van Oorlog om cruciale informatie veilig te stellen in het buitenland niet zo gek. Maar bij de uitvoering zijn toch wel een paar vraagtekens te plaatsen. Ik schreef eerder al dat voor 1953 onder andere de contracten voor het leveren van badhanddoeken aan de Marine naar Curaçao werden gestuurd.
Maar misschien nog wel gekker vind ik het verzoek dat de directeur van de krijgsgeschiedkundige afdeling, kolonel van Ham, in 1958 aan zijn bureaudirecteuren stuurde. Enkele weken eerder had de Chef van de Generale Staf

de aandacht gevestigd op het feit dat de Koninklijke Landmacht weinig of geen gebruik maakt van de mogelijkheid tot oplegging van daarvoor in aanmerking komende gegevens in de reeds gevormde schaduwarchieven en [er] met nadruk gewezen op de noodzaak, in voorkomend geval hiertoe bij te dragen.

Daarop vroeg Van Ham zijn directeuren om te bezien of zij over gegevens beschikten die voldeden aan de volgende criteria:

1. het een uitgeweken regering en haar organen mogelijk te maken te blijven functioneren;
2. te kunnen voldoen aan de behoefte aan gegevens van de regering en de Commandanten der Strijdkrachten, waar deze zich ook bevinden;
3. de mogelijkheid te scheppen om reeds in de vreemde de grondslag te leggen voor de reconstructie van het aanvankelijk prijsgegeven grondgebied van het Rijk, van de Regeringsorganen en van de krijgsmacht.

Deze criteria wijken iets van van de richtlijn die Drees in 1950 rondstuurde naar alle ministers. Daarin werden de regeringsorganen en de krijgsmacht niet genoemd. Maar het blijft helder dat het enkel gaat om informatie die cruciaal voor het functioneren van een regering tijdens en de reconstructie van een bestuur na een bezetting.
Op 9 juli 1958 stuurde Van Ham een overzicht van de gegevens die hij graag, in drievoud (!), aan de, zoals hij schreef schaduwbibliotheek wilde toevoegen. Hierbij was hij "uitgegaan van noodzaak van het behoud van gegevens ten behoeve van de voortzetting van de geschiedschrijving na een eventuele oorlog en gebaseerd op de ervaringen in Wereldoorlog II." Het volledige overzicht zag er als volgt uit:

1. Bureau contemporaine Krijgsgeschiedenis
1. manuscript van het werkstuk over Nederlands Nieuw-Guinea
2. manuscript van het werkstuk over Suriname
3. manuscript van het werkstuk over Nederlandse antillen
4. manuscript stafwerk: "De Koninklijke Landmacht in Korea 1950-1954"
5. manuscript jaaroverzichten K.L. aanvangende met 1957
6. manuscript van de werkstukken i.z. de opbouw van de K.L. sedert 1945.
2. Bureau Nieuwe Krijgsgeschiedenis
1. reeds verschenen publicaties over W.O. II tw.
1. stafwerken van: "De strijd op Nederlands grondgebied tijdens Wereldoorlog II"
2. Militair Gezag (14.9.'44 - 4.3.'46)
3. Van capitulatie tot capitulatie.
4. Beknopt overzicht van 10-19 Mei 1940
5. Overzicht van de Duitse aanval in Mei 1940

De afdeling bevat nog twee bureaus, maar  daar liggen de zaken "iets anders", omdat daar gewerkt wordt met

onvervangbare gegevens uit vroegere tijden (18e eeuw).
De vergaarde documentatie was een moeizaam werk en onontbeerlijk voor de vervaardiging van het stafwerk: "Het Staatsche Leger."
De manuscripten zijn tot stand gekomen, veelal door onderzoekingen ter plaatse van de te beschrijven veldslagen (buitenland), zodat de verkregen gegevens mede onvervangbaar zijn.

Het is me niet duidelijk of dit nu betekent dat alle gegevens of juist helemaal geen gegevens van deze afdelingen in het buitenland veilig gesteld moeten worden.
Hoe dan ook, lijkt me dat al deze informatie bijzonder interessant en waardevol is, maar niet essentieel voor een regering in ballingschap.

Gerelateerd
Schaduwarchieven: "Uitsluitend bestemd voor gebruik in geval van oorlog"

Bronnen
NL-HaNA, Defensie: Gewoon en Geheim Verbaalarchief, 2.13.151, inv.nr. 6308, 1975-1980, 97 - Regeling met betrekking tot de door verschillende departementen aangehouden schaduwarchieven in het buitenland, met retroacten 1948 - 1974.
NL-HaNA, Def / Generale Staf 1945-1972, 2.13.196, inv.nr. 3137, Stukken betreffende de oplegging van documenten in schaduwarchieven in het buitenland in tijd van oorlog

Schaduwarchieven: akten gereproduceerd op microfilm

Roelf Raven reed dus tussen 1955 en 1966 kris-kras door Nederland om de dubbelen van de burgerlijke stand op te halen bij de rechtbanken en te verzamelen bij de Rijkspolitie te water in Amsterdam. Van daar uit werden ze - misschien met nog een tussenstop in Den Helder - naar Curaçao gestuurd. Maar voordat Raven die papieren dubbelen overal ging ophalen, was hij verantwoordelijk geweest voor het maken van nieuwe dubbelen op microfilm.

Oorlogsschade
In de memorie van toelichting van de wet die de verplaatsing van de dubbelen naar de Antillen mogelijk maakte wordt verwezen naar "een groot aantal registers van de burgerlijke stand" dat in de jaren 1940-1945 door oorlogsgeweld is beschadigd of vernietigd. Dit was onder andere het geval met de dubbelen die bewaard werden in de arrondissementsrechtbanken van 's-Gravenhage, Arnhem, Haarlem en 's-Hertogenbosch.
In Den Haag werd op 3 maart 1945 bij het bombardement van het Bezuidenhout ook het Paleis van Justitie aan het Korte Voorhout getroffen. Het gebouw brandde vrijwel helemaal uit, waarbij de archieven van de arrondissementsrechtbanken 's-Gravenhage en Leiden en van het Gerechtshof 's-Gravenhage verloren gingen. In Arnhem werd het Paleis van Justitie aan de Walburgstraat tijdens de slag om Arnhem in september 1944 helemaal vernietigd.

Paleis van Justitie Aanblik na de Slag om Arnhem.
De middelste afgebroken zuil werd het Airbornemonument.
Bron: Arneym

Wat er in Den Bosch en Haarlem met de rechtbank is gebeurd heb ik zo snel niet kunnen achterhalen.
In ieder geval zijn toen ook de bij die rechtbanken berustende dubbelen van de registers burgerlijke stand uit de periode 1843 tot 1944 vernietigd.

Reproductie van de registers

Uit het "Proces verbaal betreffende reproductie van de registers van de burgerlijke stand van 15 december 1952 t/m 21 december 1954" blijkt dat Roelf Raven al in december 1952 van het ministerie van Justitie opdracht had gekregen om "nieuwe dubbelen" te maken die de plaats moesten innemen van de dubbelen die in de oorlog vernietigd waren. De gemeentelijke registers uit de arrondissementen van Haarlem, Den Haag, Den Bosch en Arnhem  werden daartoe naar Den Haag vervoerd en

door de heer T.M.G. van Echoud, eigenaar van de filmonderneming "Imago", Koninginnegracht 3 te 's-Gravenhage [...] gereproduceerd op microfilms, safety-film formaat 18 x 24 mm (20 x verkleind van het oorspronkelijke).

De negatieven werden per 300 meter film opgeborgen in blikken dozen, met op iedere doos een beschrijving van de inhoud. Uiteindelijk leverde dit 69 dozen met films op. In sommige dozen zaten de negatieven van meer dan één gemeente. Deze negatieven mochten alleen worden gebruikt om nieuwe kopieën te maken als dat nodig was.
Maar, de heer Echoud had ook al gebruikskopieën gemaakt, die in een kaart-systeem konden worden verwerkt. Destijds werden ze echter op spoelen van ongeveer 30 meter gerold, die ook weer in 617 blikken doosjes werden geborgen.

Zowel de dozen met negatieven, als de doosjes met de copieën zijn op een bepaalde vochtigheidsgraad gebracht en met plakband afgesloten. Zij mogen niet eerder dan voor het gebruik worden geopend.

De films werden daarna in verschillende kisten verpakt, die met A t/m E gemerkt werden, waarbij in A t/m C de gebruikskopieën en in D en E de "originelen" zaten. Van dat laatste zie je op het plaatje hierboven een schematische weergave.
In het proces-verbaal werd gedetailleerd beschreven op welke manier de films gemaakt waren en in welke doos welke registers waren opgeborgen. Daarnaast werd ook precies beschreven hoe de gebruikskopieën in een kaartsysteem ondergebracht konden worden en hoe de beelden gelezen moesten worden.

Kisten naar Amsterdam, Den Haag en Curaçao
Eind februari 1957 werden de vijf kisten vanuit het Ministerie van Justitie in Den Haag vervoerd naar de Rijkspolitie te Water in Amsterdam. (Raven schrijft in zijn logboek dat dit op "31-2-1957" gebeurde...)
Zoals ik twee weken geleden al schreef, zijn de kisten met de microfilms in 1963 tijdelijk verplaatst naar Huis van Bewaring II aan de Oostelijke Handelskade, waarna ze in 1964 naar Den Haag zijn verplaatst. Hoewel het volgens mij de bedoeling was om alle vijf de kisten naar de Antillen te verplaatsen, is dit uiteindelijk niet gebeurd. In 1966 bevestigt De Vey Mestdagh namens de Algemene Rijksarchivaris

de ontvangst van twee kisten met microfilms betreffende in de oorlogsjaren bij de arrondissementsrechtbanken van 's-Gravenhage, Arnhem, Haarlem en 's-Hertogenbosch verloren gegane registers der Burgerlijke Stand, gemerkt RBS-D en RBS-E, met daarbij behorende inventarissen.

Maar waarschijnlijk zijn de andere drie kisten, met de raadpleegkopieën wel naar Parera gestuurd en net als de papieren registers in 1975 terug gekomen naar Nederland.

Bronnen
NL-HaNA, RAD Rijksarchiefinspectie, 1970-1985, 2.14.09.04, inv.nr. 286
NL-HaNA, BS-ZH Bezuidenhout, 3.330.01
Gelders Archief, 1113 Arrondissementsrechtbank en parket van de Officier van Justitie te Arnhem

Gerelateerd
Schaduwarchieven: twee wetten
Schaduwarchieven: de dubbelen van de Burgerlijke Stand keren terug
Schaduwarchieven: De dubbelen worden verzameld in Amsterdam

Schaduwarchieven: De dubbelen worden verzameld in Amsterdam

Westerdoksdijk 2 Het gebouw van de Rijkspolitie te water. Links de Westerdoksluis.
Stadsarchief Amsterdam

Waar was ik gebleven...

O ja, op 4 augustus 1953 werd in het Staatsblad de wet gepubliceerd die de minister van Justitie de bevoegdheid gaf om maatregelen te nemen ter beveiliging van de akten van de burgerlijke stand in geval van oorlog of oorlogsgevaar. Nu kon Justitie er dus voor gaan zorgen dat de dubbelen naar een veilige plaats gestuurd werden: Marinebasis Parera op Curaçao. 

Dat was een enorme operatie en uit een logboek dat ik tegenkwam in een dossier van de Rijksarchiefinspectie blijkt deels hoe dat in zijn werk ging.

Journaal van werkzaamheden i.v.m. overname registers van de burgerlijke stand wegens wegvoering

Tussen 1955 en 1966 reed Roelf Raven, "adjudant der Rijkspolitie, tevens onbezoldigd rijksrechercheur" kriskras door het hele land om bij de griffies van de rechtbanken de dubbelen van de burgerlijke stand op te halen. Hij haalde ze niet allemaal in een keer op, maar deed dat in blokken van tien jaar: van 1883 t/m 1892 in 1955 tot 1943 t/m 1952 in de laatste jaren.
De akten werden tijdelijk geborgen in houten kisten, die werden opgeslagen in een loods van de Rijkspolitie te Water aan de Westerdoksdijk in Amsterdam.
Om een indruk te krijgen hoe dat in zijn werk ging, staan hieronder enkele passages uit het logboek over het ophalen van de dubbelen in Limburg:

9-8-1955
Mr. Fonteijn en Raven.
Bezocht de Civiele Griffies te Roermond, Maastricht en ’s-Hertogenbosch.
Roermond: bespreking met Mr. Geradts, Griffier en Hr Bergh, Chef Civ. Griffie.
Maastricht: bespreking met Chef Civ. Griffie, de Heer Wilmes. De Griffier, Mr. Panhuisen was met verlof.
[...]
12 t/m 13 aug. 1955.
Raven. De registers 1883 t/m 1892 van de burgerlijke stand bij de Civiele Griffie van de Arrondissements-Rechtbank te Roermond verpakt in 6 kisten (72 t/m 77). Het overlijdensregister 1886 van de gemeente Posterholt ontbreekt.
Bij het inpakken zijn op 12 en 13 augustus 2 gedetineerden, onder toezicht van een wachtmeester van de Parketgroep, behulpzaam geweest.
De adjunct-directeur van de Strafgevangenis Roermond deelde mede, dat hij f. 0,75 per mandag in rekening moest brengen. De nota zal door hem naar de 1e Afd . van het Ministerie van Justitie worden gezonden.
[...]
16 en 17 aug. 1955.
Raven. De registers van de burgerlijke stand van 1883 t/m 1892 bij de Civiele Griffie van de Rechtbank te Maastricht verpakt in 5 kisten (78 t/m 82).
De Griffier heeft te kennen gegeven, dat de kisten niet mogen worden afgehaald alvorens hij van het Departement van Justitie schriftelijk bericht heeft ontvangen inzake het wegvoeren van de registers.
[...]
24 en 25-8-1955
Raven. Met de Justitiële Autotransportdienst op 24 augustus 1955 6 kisten , no’s 72 t/m 77 van de Civ. Griffie Rechtbank Roermond; 5 kisten, no’s 78 t/m 82 van de Civ. Griffie Rechtbank Maastricht en op 25 augustus 1955 13 kisten, no’s 83 t/m 95 van de Civ. Griffie Rechtbank ’s Hertogenbosch afgehaald en overgebracht naar Amsterdam en aldaar opgeslagen in loods 39 van de Rijkspolitie te Water te Amsterdam.

Raven constateerde in Roermond dat er een register van de gemeente Posterholt ontbrak. In het logboek komen meer van dit soort constateringen voor:

Van diverse gemeenten [van het arrondissement Rotterdam, IKo] waren registers door granaatscherven beschadigd en gedeeltelijk onleesbaar. Hiervan waren geen fotocopieën aanwezig. Naar ik verneem worden hiervan bij het departement geen fotocopieën gemaakt.
[...]
“Een deel van de registers werden bij de Rechtbank [in Dordrecht, IKo] op de zolder bewaard. Deze registers waren zeer stoffig.

Maar, ook de bewaaromstandigheden bij de Rijkspolitie te Water waren verre van optimaal:

27-2-1956
Raven naar Amsterdam om de toestand van de registers op te nemen. Bij aankomst bleek dat door de Rijkspolitie te Water de leidingen van de centrale verwarming in de boxen waren gerepareerd en dat de boxen waren verwarmd. Temperatuur ± 85° F.
Daar de vorstperiode voorbij was, wilde de Rijkspolitie te Water eindigen met het verwarmen van de loods en de boxen, omdat deze op een afzonderlijke verwarmingsketel waren aangesloten. Na telefonisch overleg met de heer Lobbezoo is bepaald dat op rekening van het Ministerie van Justitie met het stoken zou worden doorgegaan en dat de Rijkspolitie te Water 2 stokers kon aannemen, benevens 2 losse arbeiders voor het openen van de kisten.

85° F komt overeen met bijna 29,5° C, terwijl de ideale temperatuur voor papier zo rond de 18° C ligt.

Daarnaast was het ook veel te vochtig in de loods.

Tijdvak 29-2-1956 t/m 11 april 1956
De 279 kisten met registers zijn door mij, Raven, op relatieve vochtigheid onderzocht met een door het Ministerie van Justitie verstrekte hygrometer. Van deze kisten waren er ± 75 met een te hoog percentage vochtigheid (±67-87%).
Deze kisten zijn in box 41 geplaatst. Om de registers sneller te doen drogen zijn deze uit de kisten genomen. De temperatuur werd in box 41 opgevoerd tot ±100° F. Op 6-4-1956 waren de te vochtige registers tot beneden 60% relatieve vochtigheid gedaald.

Kisten met de dubbelen van de Burgerlijke Stand in het West-Indisch Pakhuis in 1975
(Negatief uit NL-HaNA, RAD Rijksarchiefinspectie, 1970-1985, 2.14.09.04, inv.nr. 287)

De registers werden in Amsterdam verzameld en daar vlak voor ze doorgestuurd werden in speciaal daarvoor ontworpen kisten met een luchtdichte blikken "binnenvoering" gestopt:

Nadat de blikken binnendeksels van de kisten door de loodgieter Tesing luchtdicht waren dichtgesoldeerd (door mij gecontroleerd) zijn deze met behulp van 2 losse arbeiders dichtgeschroefd en aan de boven- en 2 zijkanten met colli-inkt respectievelijk genummerd van 1 t/m 279.
Door mij is in elke kist een linnen zakje met 30 gram cilica-gel gelegd, benevens een op de inhoud betrekking hebbende inhoudsopgave. Op de blikken deksel is na het dichtsolderen eveneens een inhoudsopgave gelegd.

Op 18 april 1956 schreef Raven in het logboek:

De kisten nrs 1 t/m 279, met registers van de burgerlijke stand overgedragen. Zie proces-verbaal dd. 20-4-1956, no.1 Zeer geheim.

Twee jaar later werd er trouwens nog een extra handeling aan deze procedure toegevoegd:

18 t/m 28-2 febr en 24 t/m 28-3 maart `58.
Raven 115 kisten met registers te amsterdam voor verzending gereed gemaakt. […]
Deze kisten, benevens de kisten nos. 575 t/m 783, welke reeds voor verzending gereed waren, zijn aan de buitenkant met een termietenwerend middel behandeld

Dat termietenwerend middel zal wel niet voor niets zijn geweest.

De kisten werden daarna waarschijnlijk overgedragen aan de Marine voor verzending naar Curaçao. 

Er kon trouwens geruime tijd zitten tussen het verzendklaar maken van de registers en het daadwerkelijk overdragen aan de Marine, zoals blijkt uit de inschrijving van 12 november 1956, toen Raven het overlijdensregister 1911 van Stellendam uit een al dichtgesoldeerde kist moest halen om door iemand van Justitie te laten kopiëren. Het register werd 11 dagen later terug in de kist gestopt, waarna deze weer dicht werd gesoldeerd.

In 1963 zijn 464 kisten (458 met papieren dubbelen, vijf met dubbelen op microfilm en een "werkkist") tijdelijk van de Westerdoksdijk verplaatst naar het Huis van Bewaring II aan de Oostelijke Handelskade. De kisten stonden bij de Rijkspolitie te Water in de kelder, maar:

Door het gewicht van de kisten kwam er grote druk op de vloer van de kelder. Enkele malen is er grondwater in de kelder gekomen. De vloer werd dan weer gerepareerd. In september 1963 kwam door een lekkage in de waterleiding ± 20 cm water in de kelder te staan. De onderste lagen van de kisten kwamen dientengevolge in het water te staan.

Toen Raven de kisten in het Huis van Bewaring ging inspecteren en enkele kisten openmaakte, bleek de inhoud van de kisten "zeer vochtig". Toen zijn alle kisten opengemaakt en van ongeveer 130 kisten bleek de inhoud in meer of mindere mate door vocht aangetast. De vochtige registers zijn ter plekke zo snel mogelijk gedroogd en een groot aantal registers zijn opnieuw ingebonden.

De beschadigde registers, waarvan akten deels onleesbaar waren, werden en worden thans (Jan. 1965) nog [...] hersteld, door aanhechting op de bladzijde waar de beschadigde akte(n) voorkomt, van afschrift(en) of fotocopie(ën) van de originele akte(n), welke door de ambtenaren van de burgerlijke stand op dezerzijdse aanvrage werden/worden verstrekt.
Een 40-tal beschadigde registers, t.w. van de gemeenten Deurne, Leens, Loppersum, Haarzuilens, Oudenrijn, Nieuw-Beijerland, Utrecht (20 delen) en Vleuten, werden/worden door fotocopieën van het originele van de gemeenten vanwege het departement vervangen.

In 1964 zijn de kisten vanuit het Huis van Bewaring verplaatst naar Den Haag en opgeslagen in het "perceel 'Boes' aan de Waldorpstraat" van het Ministerie van Justitie. Van daaruit zijn ze uiteindelijk in 1966 overgedragen aan de Marine voor verzending naar Curaçao.

Hoe die verscheping door de Marine en opslag op Parera precies verliep is voorlopig nog een raadsel.

Gerelateerd
Schaduwarchieven: twee wetten
Schaduwarchieven: de dubbelen van de Burgerlijke Stand keren terug
Bronnen
NL-HaNA, RAD Rijksarchiefinspectie, 1970-1985, 2.14.09.04, inv.nr. 286
NL-HaNA, RAD Rijksarchiefinspectie, 1970-1985, 2.14.09.04, inv.nr. 287

Schaduwarchieven in de oorlog

Aanloop naar de Tweede Wereldoorlog.
Dr. H.M. Hirschfeld, Directeur Generaal Handel en Nijverheid
van het departement van Economische Zaken. Nederland, 1932.

Aan het begin van dit jaar schreef ik dat de Nederlandse regering vlak na de Tweede Wereldoorlog, in 1948, begon met het aanleggen van schaduwarchieven. Het doel daarvan was "het verzamelen en in veiligheid brengen van alle gegevens, die voor de totale oorlogvoering van het Rijk der Nederlanden van belang kunnen zijn bij eventueel plaatsvindende acties en operaties op het grondgebied van het rijk in Europa."

Ik was dan ook een beetje verbaasd toen ik in het archief van Economische Zaken een dossier uit 1944 tegenkwam met als titel: Stukken betreffende instructie van overheidsdiensten omtrent de aanleg van schaduwarchieven, ter beveiliging van administratieve gegevens.
Het dossiertje bestaat enkel uit een circulaire die eind juni 1944 door de Secretaris-Generaal Hans Hirschfeld van het Ministerie van Handel, Nijverheid en Scheepvaart is gestuurd naar de "Directeuren van de Rijksbureaux voor Handel en Nijverheid."
Zowel over Hirschfeld als over de Rijksbureaus valt het een en ander te vertellen, maar ik beperk me nu even tot een paar hoofdlijnen. De Rijksbureaus waren voor de oorlog opgericht met als doel te zorgen voor een doelmatige distributie van grondstoffen. De bureaus waren, zoals Henny van Schie schrijft, "georganiseerd naar grondstofcriterium" en ressorteerden onder de Minister van Economische Zaken. De taken van de Rijksbureaus waren:

• Inschrijving van ondernemingen
• Enquêtering.
• Verstrekken van vergunningen.
• Heffen van bijdragen en consentgelden.
• Uitoefenen van controle
• Toezicht op prijsvorming en prijsbeheersing.
• Opleggen van strafmaatregelen.
• Behandeling van speciale opdrachten.
• Behandeling van klachten.
• Bemoeienis met in- en uitvoer
• Vorderen van voorraden.

Hirschfeld schreef in 1944 aan de directeuren van deze Rijksbureaus dat er al heel wat maatregelen getroffen waren voor de beveiliging van administratieve gegevens tegen oorlogsgeweld, maar dat dat helaas niet altijd afdoende bleek te zijn geweest.

Ik verzoek U derhalve, voorzoover zulks nog niet is geschied, voor Uw Bureau ten spoedigste de gegevens, die het eerst en het meest noodzakelijk zijn voor reconstructie van een door molest verloren gegane administratie, in een z.g. schaduwarchief, bij voorkeur buiten de eigen gemeente, onder te brengen.
In de eerste plaats is hierbij gedacht aan adreslijsten der ingeschrevenen, de basisopgaven, de laatste mutatiestaten, de copieën van essentieële correspondentie en overige belangrijke stukken, welke niet op korten termijn door bij andere instanties berustende gegevens kunnen worden vervangen, resp. daaruit opnieuw worden samengesteld.

In de brochure wordt uitgelegd dat het onmogelijk is om de gehele administratie door "verspreiding" en "versterking" veilig te stellen. Daarom is een "zekere selectie van gegevens en/of documenten" noodzakelijk.
Opvallend is dat in de circulaire heel concreet en gedetailleerd uitgelegd wordt hoe de schaduwarchieven gemaakt moeten worden. Al snap ik helemaal niets van sommige passages:

De adressen der ondernemingen, die wegens stillegging van het bedrijf of om andere redenen tijdelijk dispensatie hebben verkregen t.a.v. de wettelijke verplichting tot het inzenden van voorraad (mutatie-) opgaven, als die der overige, nog werkzame, ingeschreven, kunnen met de adresseermachine worden afgedrukt van één of meer volledige adresbanden op aparte papierstroken of -lijsten.
Daarna kunnen de oude en nieuwe mutatiebanden naast elkander worden ingeplakt in een mutatieboek, dat feitelijk de chronologische ingang vormt tot de eigenlijke inschrijvingskartotheek. Hiertoe worden allereerst de nieuwe adresplaatjes op nummer of alphabetisch gerangschikt, d.w.z. op dezelfde wijze als de groote verzameling, en daarna in deze volgorde op een papierband afgedrukt. Vervolgens worden de nieuwe plaatjes in de groote verzameling tusschengevoegd en tegelijkertijd de oude eruit verwijderd en deze op een afzonderlijke papierband afgedrukt, alles in volgorde van de rangschikking en in duplo. Tenslotte worden beide papierbanden, de oude mutatieband b.v. link en de nieuwe rechts, naast elkaar in het mutatieboek geplakt, zoodanig, dat het oude en het nieuwe adres van een bepaalde relatie steeds naast elkaar komen te staan. Bij nieuwe inschrijvingen ontstaat dan een open plek (of breuk) in de oude mutatieband, en bij schrapping hetzelfde in de nieuwe mutatieband. Bij de reconstructie moeten de laatste mutaties het eerst worden aangebracht en gemerkt i.v.m. de mogelijkheid van dubbele mutaties. Het spreekt vanzelf, dat bovendien het bewaren van de adresplaatjes in een kluis of betonnen kelder te allen tijde is aan te bevelen.

Als je het snapt, zal het wel duidelijk zijn.

De rest van de circulaire is minder crypisch voor de tegenwoordige lezer en is eigenlijk elementaire informatiebeveiliging: zorg dat je je back-ups regelmatig maakt en bewaar ze zo ver mogelijk uit elkaar op een veilige plek. Al gaat het hierbij nadrukkelijk om bewaring binnen Nederland:

De gebouwen waarin de schaduwarchieven en de origineele administratie zijn ondergebracht, moeten ten minste 400 meter van elkaar verwijderd zijn. In verband met de mogelijkheden van branduitbreiding over dicht bebouwde oppervlakten, zou het evenwel aanbeveling verdienen om de schaduwarchieven nog verder uiteen en bij voorkeur naar het platteland over te brengen.

In zijn begeleidend schrijven vraagt Hirschfeld de directeuren om hen te informeren over de maatregelen die de bureaus genomen hebben. Daarover is in dit dossier niets te vinden, maar ik moet nog wat uitgebreider zoeken. Het zou natuurlijk ook kunnen dat de directeuren na de zomer van 1944 wel wat anders aan hun hoofd hadden en geen aanvullende maatregelen hebben getroffen.

Gerelateerd
Schaduwarchieven: kopieën van waardevolle oude archieven
Schaduwarchieven: "Uitsluitend bestemd voor gebruik in geval van oorlog"

Bronnen
NL-HaNA, EZ / Centraal Archief, 2.06.087, inv.nr. 41
H.A.J. van Schie, De Rijksbureaus voor Handel en Nijverheid 1939 - 1955. Nationaal Archief, Den Haag 1996

Plaatje
Via Gahetna.nl

Schaduwarchieven: het collectief veiligstellen van cultureel erfgoed

Tijdens de vierde Algemene Vergadering van de Unesco in november 1949 in Parijs is een van de resoluties:

6.14	Reproduction of Material of Cultural Importance
6.141	To invite Member States to draw up lists of existing photographic archives consisting of works of a cultural character (artistic, historic, scientific or documentary) whether movable or immovable and to complete such archives wherever they lack particularly representative works of which no satisfactory reproduction exists;
6.142	To encourage the exchange of lists of photographic archives and reproductions between Member States;
6.143	To encourage the establishment of a certain number of repositories in which a series of reproductions of the most representative and the most vulnerable works might be assembled;

Het ging hierbij nadrukkelijk niet alleen om reproducties van museumstukken, maar ook van historische gebouwen en werken die bewaard worden in gemeentehuizen, kerken, bibliotheken en archiefdiensten.

Jaime Torres Bodet, van 1948 tot 1952 directeur-generaal van de Unesco, vroeg de International Council of Museums (ICOM) om advies over de manier waarop deze resolutie uitgevoerd kon worden en welke landen bereid zouden zijn om de fotografische reproducties van meerdere landen te beheren. De ICOM adviseerde onder andere om zo snel mogelijk bewaarplaatsen in enkele landen in te richten en dat de reproducties het best in de vorm van microfilms konden worden gemaakt, eventueel aangevuld met papieren afdrukken indien microfilms niet mogelijk waren. De vier landen die volgens de ICOM het meest geschikt waren voor het inrichten van bewaarplaatsen waren Australië, het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten en - heel opvallend - Polen.
Het zijn dan ook deze vier landen die Bodet in november 1950 aanschrijft:

As Unesco has not the necessary funds to make financial contribution to the execution of this scheme, I have the honour to ask you whether your government would be prepared to place at the disposal of Unesco's Member States, free of charge, an area approximately 5 to 10 cubic metres in a shelter, either existing or to be built, providing safety from the dangers of damp, fire, theft or bombardment, in which microfilms transmitted to you by Member States for the purpose might be stored.

Bodet stuurt alle Unesco-lidstaten een afschrift van die brief waarin hij het belang van het reproduceren van cultureel erfgoed nog eens benadrukt. De ambtelijke reacties op deze brief zijn heel terughoudend:

De gedachte van U.N.E.S.C.O is natuurlijk zeer aantrekkelijk maar zal niet zo gemakkelijk zijn uit te voeren. Daarvoor is tijd en geld nodig. Vooral aan het laatste ontbreekt het.

De ambtenaren verwijzen naar het te verwachten rapport van de Rijkscommissie voor de bescherming van kunstschatten tegen oorlogsgevaar en dat is ook de officiële reactie van de minister. Uit het boek van Traa bleek die commissie vooral adviseerde in het hele land allerlei bunkers aan te wijzen om kunstwerken veilig te stellen.

Begin 1952 laat Bodet aan alle Unesco-leden weten dat Australië, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten te kennen hebben gegeven dat ze zullen meewerken aan de uitwerking van resolutie 6.143. In de VS was de Library of Congress bereid de reproducties van andere landen te bewaren op dezelfde manier als ze hun eigen microfilms bewaarden en in Engeland en Australië werd druk nagedacht over de aanpassingen die aan de bewaarplaatsen gedaan moeten worden.
Opvallend is dat iemand in de marge van deze brief heeft genoteerd dat het voorstel van de Unesco niet over archieven gaat:

Ik heb verder de indruk dat de Nederlandse regering niet op dit voorstel van de Unesco is ingegaan. In het dossier van OKW komen over dit onderwerp geen stukken meer voor.

Misschien is dat hele Unesco-plan van die drie (of vier) bewaarplaatsen helemaal niet doorgegaan. Maar om dat uit te zoeken, zou ik naar Parijs moeten.

Bronnen
NL-HaNA, OCW / Oudheidkunde en Natuurbescherming, 2.14.73, inv.nr. 182
Unesco, FR PUNES AG 4-4 C, 4th General conference, Paris

Plaatje
Schets van ICOM voor de standaardkisten waar de microfilms in bewaard zouden moeten worden

Gerelateerd
Schaduwarchieven: kopieën van waardevolle oude archieven
Schaduwarchieven: "De Russen komen!" Een intermezzo

Schaduwarchieven: twee wetten

De Ministerraad besloot dus op 1 oktober 1951 dat alle dubbelen van de registers van de burgerlijke stand moesten worden "overgebracht" en dat de archieven van de bevolkingsregisters moesten worden gekopieerd en overgebracht.
De basis hiervoor was een memo van het hoofd van de Inspectie der Bevolkingsregisters Graafland, die had berekend dat het kopiëren van het archiefregister ongeveer Fl 2.150.000 zou kosten. Dit betekende natuurlijk wel dat de Eerste en Tweede Kamer hiervoor toestemming moesten geven, want dat bedrag stond nog niet op de begroting. En hoewel het veiligstellen van de dubbelen niet zo kostbaar was, doordat er geen kopieerwerkzaamheden hoefden te gebeuren, vond Graafland dat het parlement ook hiervan op de hoogte moest worden gebracht:

Wel zal een wettelijke voorziening nodig zij om de door mij voorgestelde maatregel tot beveiliging der registers van de burgerlijke stand mogelijk te maken. Het schijnt mij toe, dat het, ter voorkoming van onrust onder de bevolking, wenselijk is slechts de noodzakelijk geachte bescherming tegen het gevaar van vernietiging tijdens oorlogshandelingen, welke zich op of boven Nederlands grondgebied kunnen afspelen, als beweegreden ener zodanige regeling te noemen.

Twee wetsvoorstellen in de kamer
Nadat de Ministerraad dit besluit had genomen, duurde het nog meer dan één jaar voordat de Tweede Kamer hiervan hoorde. Op 7 januari 1953 bood Juliana het parlement "ter overweging (...) een ontwerp van Wet tot wijziging van hoofdstuk V der Rijksbegroting voor het dienstjaar 1952 (Uitgaven voortvloeiende uit de bescherming van de bevolkingsregisters)." (Kamerstuk 2896)
En twee weken later stuurde de majesteit een "ontwerp van Wet tot opening van de mogelijkheid tot het nemen van maatregelen met betrekking tot registers van de burgerlijke stand." (Kamerstuk 2902).

Kamerstuk 2896
Het bijzondere van de voorgestelde begrotingswijziging is natuurlijk dat deze pas werd ingediend toen de kopieerwerkzaamheden al bijna waren afgerond. Op 1 april 1952 had Graafland namelijk al aan alle gemeenten een circulaire gestuurd over het kopiëren van de archiefregisters, inclusief een planning die ervan uitging dat de laatste registers eind februari 1953 gereed zouden zijn. In de memorie van toelichting legt de minister uit waarom dit wetsvoorstel pas zo laat werd ingediend:

Het aanvragen van de daarvoor benodigde gelden bij de Staten-Generaal werd vertraagd doordat bleek, dat de bovengenoemde maatregel ernstig verzet in de kringen van de gemeentebesturen ontmoette, hetgeen de ondergetekende aanleiding gaf zich met betrekking tot deze bezwaren op korte termijn door een commissie te doen voorlichten.

Over dat verzet en het instellen van die commissie schreef ik eerder al uitgebreid.
De minister stelt in de memorie ook nog dat de commissie adviseerde om ook duplicaten van alle persoonskaarten te maken en dat tegen de tijd dat het archiefregister volledig gekopieerd is, bekeken zal worden of dat nog opportuun is. Ondertussen schreef ik al dat die conclusie negatief is.
Hoewel zowel de Eerste en de Tweede Kamer wat tegensputterden - Is het nu wel nodig? Kan het niet goedkoper? Waarom zijn wij niet eerder geïnformeerd?, je kent het wel...- stemden ze toch alle twee in met de begrotingswijziging.

Kamerstuk 2902

Onze Minister van Justitie is met het oog op oorlog, oorlogsgevaar of daaraan verwante of daarmede verband houdende omstandigheden bevoegd maatregelen te treffen ter beveiliging van registers van de burgerlijke stand en daartoe behorende stukken, voor zoveel nodig met afwijking van ter zake bestaande wettelijke bepalingen.

Zo luidt het enige artikel van de "Wet van 23 juli 1953, houdende opening van de mogelijkheid tot het nemen van maatregelen ter beveiliging van registers van de burgerlijke stand" die op 4 augustus 1953 onder nummer 1953-360 in het Staatsblad werd gepubliceerd.
De memorie van toelichting is ongeveer even lang als het artikel:

In de jaren 1940—1945 is door oorlogsgeweld een groot aantal registers van de burgerlijke stand beschadigd of vernietigd. In sommige provincies zijn zowel ter gemeentesecretarie als ter griffie der rechtbank berustende registers verdwenen. Er bestaat geen genoegzame zekerheid, dat althans één dubbel der registers onder alle omstandigheden ter beschikking blijft. De ondergetekende acht het mitsdien raadzaam, dat reeds thans maatregelen worden getroffen ten aanzien van deze zeer belangrijke administratie. Het ligt in de bedoeling de thans ter griffie der rechtbanken aanwezige registers veilig en centraal buiten Nederland op te bergen en bij te houden. Over deze dubbelen zullen bewaarders worden aangesteld, wier bevoegdheden nader zullen worden geregeld. Waar de uitvoering van de gevraagde machtiging van zuiver technische aard is, schijnt het niet nodig dienaangaande in bijzonderheden te treden. Ook dient er rekening mede gehouden te worden, dat wisselende omstandigheden wijzigingen van plannen nodig zouden kunnen maken. Het is om deze redenen dat het enig artikel van het ontwerp volstaat met een algemene machtiging te vragen. De kosten zullen aanvankelijk een bedrag van f60.000 niet overschrijden.

Tijdens de parlementaire behandeling stellen enkele kamerleden enkele vragen die "met de kennis van nu" zeer pertinent zijn.
Zo vragen verschillende leden zich af hoe de dubbelen zullen worden bijgewerkt en hoe eventuele raadpleging van de registers mogelijk zal zijn. Daarnaast wordt er gevraagd wat de relatie is met kamerstuk 2896: worden de akten van de burgerlijke stand op dezelfde plek onder gebracht als het archiefregister van het bevolkingsregister en waar is dat dan?
Op die laatste vraag wordt - uiteraard - geen antwoord gegeven door minister Donker. Over het bijhouden van de registers zegt hij echter:

Zolang er vrede is. zullen de naar elders overgebrachte dubbelen van de registers niet worden bijgehouden. Wel zullen de kennisgevingen, bedoeld in artikel 25, lid 2. B.W., centraal worden verzameld en regelmatig worden nagezonden. Het verwerken van de mutaties kan geschieden nadat de verbinding met Nederland is verbroken. Hieruit volgt, dat voor het bijhouden van de registers geen reiskosten zullen behoeven te worden gemaakt.

Het gaat hierbij om de zogenaamde kantmeldingen.
Als een echtpaar gescheiden is, dan moet dit worden aangetekend op alle twee de exemplaren van de huwelijksakte. Zolang de dubbelen bij de rechtbanken waren, werden daar kennisgevingen van echtscheidingen naar toe gestuurd. Iemand schreef dan op basis daarvan de echtscheidingsdatum op de huwelijksakte.
Wanneer de dubbelen naar het buitenland waren gestuurd, zou men dus volstaan met het opsturen van de kennisgevingen en deze niet meteen noteren op de akten. Dat zou pas gebeuren als wanneer "de verbinding met Nederland verbroken" zou zijn. Blijkbaar ging de minister er van uit dat die dubbelen nooit meer naar Nederland zouden terugkeren. Op de consequenties van deze werkwijze, zal ik later terug komen.

Tenslotte nog een opmerking over deze wet.
Zoals gezegd is hij in augustus 1953 in het Staatsblad gepubliceerd en van kracht geworden. In 1975 keerden alle dubbelen terug naar Nederland. Maar tot na 1975 worden er op de rijksbegroting nog kosten geraamd "voortvloeiende uit de Wet van 23 juli 1953 etc" (zie bijvoorbeeld een begroting voor 1987) en ik heb in Staten-Generaal Digitaal geen besluit gevonden dat de wet zou zijn ingetrokken. Hoewel de wet niet voorkomt op wetten.nl heb ik dus wel de indruk dat deze wet niet is ingetrokken.

Bronnen
NL-HaNA, Ministerraad, 2.02.05.02, inv.nr. 386, 387, 394, 395, 462, 469, 472
NL-HaNA, BiZa Binnenlands Bestuur en Kabinet, 2.04.87, inv.nr. 6417
NL-HaNA, Kabinet Minister-President, 2.03.01, inv.nr. 11647

Plaatje
Kaft van het boekje Burgelijke stand en bevolkingsregister van R.F. Vulsma

Gerelateerd
Schaduwarchieven: vernietiging en werkverschaffing
Schaduwarchieven: kopieën van het archief-bevolkingsregister
Schaduwarchieven: de dubbelen van de Burgerlijke Stand keren terug

Schaduwarchieven: Hoe de ministerraad het besluit nam

Waarschijnlijk laatste zitting van het demissionaire kabinet Drees in de Treveszaal op het Binnenhof te Den Haag, 18 augustus 1952.

Ik schreef twee weken geleden dat de Ministerraad naar aanleiding van een rapport van de Commissie Janssen (op basis van adviezen van Graafland) uit 1950 besloot dat het archiefregister van het bevolkingsregister gekopieerd moest worden. Deze week bleek het wat complexer te liggen. De Ministerraad nam dit besluit namelijk pas op 1 oktober 1951, na nog twee vergaderingen over "de bevolkingsregisters in oorlogstijd."

De eerste vergadering
Op 6 november 1950 besloot de Ministerraad naar aanleiding van het rapport van de Commissie Janssen namelijk:

na een uitvoerige bespreking, dat maatregelen moeten worden voorbereid om in geval van bezetting de vernietiging der bevolkingsregisters en belastingadministratie mogelijk te maken; duplicaten van deze registers zullen niet worden gemaakt; overleg zal worden gepleegd met de kerken inzake de kerkelijke registers. De wenselijkheid van vernietiging der administratie van de sociale zekerheid zal voorts nog nader onder ogen worden gezien.

Dat was iets heel anders dan Graafland had geadviseerd en noodzakelijk vond!
Hij stuurde zo'n twee weken later dan ook een memo aan M.J. Prinsen, de SG van Binnenlandse Zaken en voorzitter van de commissie Janssen, waarin hij nogmaals uitlegt waarom het absoluut noodzakelijk is om voorafgaand aan de vernietiging van de bevolkingsregisters "maatregelen ter conservering van de belangrijkste gegevens" te nemen.

De tweede vergadering
Blijkbaar heeft Prinsen deze overwegingen doorgegeven aan de minister van Binnenlandse Zaken, want op 25 mei 1951 stuurt hij Van Maarseveen "ter voldoening van [zijn] wens nader ingelicht te worden" enkele "beschouwingen". Hierin geeft Graafland aan dat de oude bevolkingsregisters met de "technische hulpmiddelen der micro-fotografie" zouden moeten worden gekopieerd, terwijl de archiefkaarten met de hand zouden moeten worden overgeschreven door werkloze kantoorbedienden.

De oude archieven zou ik gaarne in duplo willen laten filmen; de negatieve films zouden dan in het buitenland kunnen worden bewaard, de positieve copieën zouden de gemeenten ter beschikking dienen te worden gesteld. De gemeenten zouden de beschikking moeten krijgen over leesapparaten. Na de verfilming zouden de oude archieven vernietigd kunnen worden.

Het interessante in deze "beschouwingen" is dat Graafland naast het belang van de bevolkingsadministratie nog een ander argument aanvoert om de bevolkingsarchieven te kopiëren op microfilms: ruimte- en kostenbesparing!

De nu bestaande bevolkingsregisters vergen zeer veel bergruimte; de toename van de bevolking demonstreert zich mede in de vergroting der behoefte aan archiefruimte. Op tal van gemeentesecretarieën komt men nu reeds archiefruimte te kort.[...]
Het staat voor mij dan ook vast, dat te eniger tijd overgegaan zal moeten worden tot het verfilmen van de bevolkingsarchieven, zulks ter besparing van ruimte.[...]
Wel toont een voorlopige, zo nauwkeurig mogelijke, schatting aan, dat voor de bewaring van de voor fotocopiëring in aanmerking komende delen der gemeentelijke bevolkingsarchieven, welke delen in totaal een inhoud hebben van ± 850 m3., ± 5000 m3. bergruimte nodig is. Gefilmd zijnde, zou voor het bewaren der bedoelde archieven een bergruimte van rond 250 m3. vereist zijn.
Wordt dus thans in verband met de belangen van burgerij en overheid zelve, besloten de bevolkingsarchieven te verfilmen, dan zal men in een reeks van gevallen door de groei der archieven noodzakelijk geworden verbouwingen aan gemeentehuizen voorlopig achterwege kunnen laten.

En dat is dan ook een van de argumenten die Van Maarseveen aandraagt, wanneer hij de "bevolkingsregisters in oorlogstijd" opnieuw op de agenda van de Ministerraad van 9 juli 1951 zet.
Uit de notulen van die vergadering blijkt dat de ministers er lang over hebben gepraat, maar niet tot een besluit kwamen. De minister van Binnenlandse Zaken moet nog een nieuwe nota schrijven op basis waarvan een definitief besluit genomen kan worden over zowel de vernietiging als eventuele conservatoire maatregelen.

De derde vergadering
En dus schreef Graafland nog maar een nota, waarin hij, deze keer in zeven pagina's, uitlegt hoe "het" goedkoper kan dan de 6 miljoen die hij in 1950 begrootte. Daartoe moeten sowieso de dubbelen van de de akten van de burgerlijke stand meteen veilig gesteld worden. Daarna kan volstaan worden met enkel reproductie van de archiefregisters en niet van alle bevolkingsarchieven. Die reproducties zouden op drie manieren gemaakt kunnen worden:
Microverfilmen kost Fl 1.150.000,-, maar er kleven grote risico's aan omdat er leesapparaten nodig zijn om de registers te kunnen lezen.
Fotografische reproductie op een "direct leesbaar papier-negatief" zou neerkomen op Fl 2.300.000, maar ook aan deze methode kleven nadelen:

Vooreerst het ontbreken van de benodigde apparatuur voor het maken der opnamen en voor het ontwikkelen en drogen. [...] Voorts moet een oplossing gezocht worden voor het vlot en duurzaam op elkaar plakken van voor- en achterzijden der gereproduceerde archiefbladen.

De derde, en volgens Graafland de beste, methode is reproductie door schrijven of typen. Dit zou ongeveer Fl 2.150.000 kosten, aangezien het werk kan gebeuren door werkloze hoofdarbeiders.
De Ministerraad is op 1 oktober 1951 nog altijd verdeeld, maar besluit toch

alle dubbelen van de rechtbanken te doen overbrengen. Met 6 tegen 5 stemmen wordt voorts besloten de archieven van het bevolkingsregister te copiëren en over te brengen.

Eindelijk krijgt Graafland zijn zin.
Nu zijn er nog een twee dingen die geregeld moeten worden: de Tweede Kamer moet het geld voor de kopieerwerkzaamheden beschikbaar stellen en het moet wettelijk mogelijk gemaakt worden dat de dubbelen naar het buitenland verplaats kunnen worden. Maar dat is van later zorg.

Gerelateerd
Schaduwarchieven: kopieën van het archief-bevolkingsregister
Schaduwarchieven: vernietiging en werkverschaffing

Bronnen
NL-HaNA, Ministerraad, 2.02.05.02, inv.nr. 386, 387, 394, 395, 462, 469, 472
NL-HaNA, BiZa Binnenlands Bestuur en Kabinet, 2.04.87, inv.nr. 6417
NL-HaNA, Kabinet Minister-President, 2.03.01, inv.nr. 11647
Plaatje
Collectie SPAARNESTAD PHOTO/NA/Anefo/Fotograaf onbekend [CC-BY-SA-3.0-nl], via Wikimedia Commons

Schaduwarchieven: kopieën van waardevolle oude archieven

Door Ceinturion at nl.wikipedia [GFDLundefined CC-BY-SA-3.0] via Wikimedia Commons

Tot nu toe ging het in mijn blogs over schaduwarchieven over kopieën van documenten en informatie die van belang was voor het functioneren van de Nederlandse regering tijdens en na een bezetting. Maar de veiligheidskopieën die archiefdiensten de afgelopen decennia gemaakt hebben van belangrijke "oude" archieven worden ook schaduwarchieven genoemd.

Bossche schaduwarchieven
Op de website van het Stadsarchief Den Bosch kom je onder "Verzamelingen en collecties" verschillende inventarissen van schaduwarchieven tegen:

• catalogus Archief Illustre Lieve Vrouwe Broederschap 1318-1867
• microfiches van bronnen uit ARA Brussel
• cijnsboeken in Brussel van Kempenland, Oisterwijk en Peelland
• minuutplans Kadaster 1832
• uit ARA Brussel, onderdeel cartularia, schoutrekeningen, leen- en cijnsboeken
• uit ARA Brussel, stukken leprozen
• microfiches Memories van Successie 's-Hertogenbosch 1818-1927
• uit ARA Brussel, microfiches Rekenkamer, Beschikkingen
• uit ARA Brussel, Akten van remissie
• overzicht van de in 1994 verfilmde archivalia berustend bij het BHIC
• archief Raad van State
• archief Raad van State, registers verpondingen
• uit ARA Brussel, microfiches van vonnisboeken

Het gaat hier zowel om kopieën van "Bossche" archieven die zijn ondergebracht bij een andere archiefdienst (het BHIC, die andere "Bossche" archiefdienst) en om kopieën van elders bewaarde archieven die het Stadsarchief beheert. Een voorbeeld van het eerste zijn de microfiches van het archief van de Illustre Lieve Vrouwe Broederschap. Een voorbeeld van het tweede zijn de microfiches van bronnen uit het Algemeen Rijksarchief in Brussel. (Opvallend trouwens dat deze pdf-bestanden niet op de site van het Stadsarchief zelf staan, maar in Google Drive.)

Amsterdamse schaduwarchieven

In de jaren zeventig bewaarde de gemeente Amsterdam kopieën van zijn belangrijkste archieven in Amerika. Dat vertelde in 1973 de toenmalige stadsarchivaris W.J. van Hoboken in ieder geval bij de heropening van het stadsarchief:

In de Rocky Mountains in Noord-Amerika ligt in een atoomvrije kelder een zogenaamd schaduwarchief van Amsterdam. Dit schaduwarchief, bestaat uit opnamen op microfilm van vrijwel alle bescheiden tot en met het tolprivilege, dat Floris V in 1275 aan de stad „Amstelledamme" verleende. Dit heeft de hoofdstedelijke gemeentearchivaris dr. W. J. v. Hoboken donderdag gezegd, ter gelegenheid van de officiële opening van het gerestaureerde raadhuisje van Nieuwer-Amstel.

Geen idee waar die atoomvrije kelder zich precies bevond, maar het zou me niet verbazen als het in een depot van de Zevende Dags Adventisten in Salt Lake City is. Misschien wel in de Granite Vaults, waar ik eerder ook al over schreef.

Sinds begin jaren vijftig werden trouwens ook al microfilms van de registers van de burgerlijke stand die al waren overgebracht naar de Rijksarchieven bewaard in Salt Lake City. De Genealogical Society of the Church of Jesus Christ of the Latter Day Saints schonk in 1951 daartoe een nieuw Kodagraph leestoestel aan het Algemeen Rijksarchief.
In 1953 verwees Steve Asmus, de voorzitter van de Hollanders Genealogical Committee in Salt Lake City, daar in een briefje aan de Nederlandse vice-consul ook nog naar. Het briefje was vooral bedoeld om de Nederlandse regering zover te krijgen dat de kopieën van het archiefregister van het bevolkingsregister in Salt Lake City zouden worden opgeborgen. De minister van Binnenlandse zaken antwoordde, ruim een jaar later, nogal kortaf:

Met verwijzing naar nevenvermeld schrijven deel ik u mede, dat Uw verzoek tot aanwijzing van Salt Lake City als plaats bestemd voor het bewaren van de duplicaat archief-registers, niet voor inwilliging vatbaar is.

Schaduwarchieven van het RIOD
Tenslotte kwam ik deze week nog iets aparts tegen in een dossier van het Kabinet van de Minister President.
In 1958 stuurde Loe de Jong negen dozen met microfilms van stukken uit de Duitse collecties van het Rijksinstituut voor Oorlogsdocumentatie naar Secretaris-Generaal Fock van het Ministerie van Algemene Zaken. De Jong zou het "zeer op prijs stellen" als deze microfilms konden worden opgeborgen "in een van de depots die het Rijk in de overzeese gebiedsdelen heeft ingericht." Uit de documenten die De Jong meestuurde blijkt dat het ging om films die gemaakt waren ten behoeve van het Amerikaanse "Department of the Army".

This is a representative collection of documents form original German records now in the possession of the Netherlands State Institute for War Documentation.
22 bundles of these documents have been filmed on 9 microfilms. Each box contains a brief description. The following notes may facilitate research on the basis these documents.

Fock stuurde de films op 11 februari 1958 door naar het "Hoofd van het bureau C van de sectie G 2 van de Generale Staf" met het verzoek "oplegging [...] in één der schaduwarchieven te willen verzorgen." Ik heb geen idee naar welk "schaduwarchief" de microfilms verzonden zijn: Londen, Washington of Curaçao? En ik vraag me ook af of iemand bij het RIOD die films ooit terug heeft gezien.

Gerelateerd
Eerdere blogs over schaduwarchieven
Family search en duurzaamheid

Bronnen
NL-HaNA, BiZa Binnenlands Bestuur en Kabinet, 2.04.87, inv.nr. 6417
NL-HaNA, Kabinet Minister-President, 2.03.01, inv.nr. 1473

Schaduwarchieven: vernietiging en werkverschaffing

Destruction of Confidential and Secret Papers For the Admiralty during the Second World War

Een van de redenen om een duplicaat van de bevolkingsadministratie te maken en de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand in veiligheid te brengen, was dat bij een nieuwe bezetting beide bestanden "probleemloos" konden worden vernietigd. Interessant is dat de commissie Janssen in 1949 in eerste instantie besloot dat bij een vijandelijke inval "niet zou worden overgegaan tot vernietiging van de Bevolkingsboekhouding en van de Registers van de Burgerlijke Stand."
Anderhalf jaar later, in oktober 1950, ziet de commissie zich genoodzaakt, min of meer onder druk van leden van het voormalige verzet, dat standpunt te herzien:

In de loop van haar werkzaamheden is de Commissie evenwel gebleken, dat ten aanzien van dit punt zeer uitgesproken opvattingen bestonden, in het bijzonder in kringen van het voormalig verzet en voorts dat met name onder ambtenaren van de bevolkingsboekhouding, die in dat verzet een vaak belangrijke rol gespeeld hadden, de sterke overtuiging leefde, dat in tact laten van de bevolkingsadministratie onder dergelijke omstandigheden te enen male onverantwoord was.

Naar aanleiding daarvan heeft de commissie toen aan Graafland - het Hoofd der Rijksinspectie van de Bevolkingsregisters - advies gevraagd en haar standpunt herzien. De eerste overweging daarbij was eigenlijk niet eens gebaseerd op het nut van het onbruikbaar maken van de bevolkingsadministratie. De "psychologische factoren" in de kringen van het voormalige verzet wogen zo zwaar dat het besluit om niet tot vernietiging over te gaan of moest worden herzien, of zeer grondig moest worden gemotiveerd. De commissie koos voor het eerste en stemde in met het voorstel van Graafland. In grote lijnen kwam dit plan neer op

het verzamelen van op één centraal punt, en copiëren, deels fotocopiëren van die delen der bevolkingsadministratie, die ten behoeve van de toekomstige reconstructie behouden moeten blijven. Het betreft hier het "archiefregister" en het z.g. "oude-archief". Aangezien het hier ten dele "levende" administraties betreft, zullen op het centrale punt een aantal ambtenaren aan het bijhouden daarvan moeten werken.
De copieën daarvan worden opgelegd in het buitenland.
Bij vijandelijke bezetting heeft totale vernietiging plaats en wel:
centraal, voor wat betreft het "oude archief"
plaatselijk, voor wat betreft de overige delen der bevolkingsadministratie, te weten het persoonsregisteren [sic], het woningregister en het archiefregister. Voor een toekomstige reconstructie zijn deze laatste niet nodig.

Graafland had zelfs al uitgewerkt dat het mogelijk zou moeten zijn om de 20.000.000 reproducties met 12 kopieerapparaten in 20 maanden te maken. Dit zou dan eenmalig 6.000.000 gulden kosten, met daarna een jaarlijkse kostenpost van Fl.100.000,-,
Tegelijkertijd plaatst Graafland hierbij een belangrijke kanttekening: voor het beste effect moesten vergelijkbare maatregelen genomen voor een dozijn andere administraties:

1. de registers van de Burgerlijke Stand;
2. de Kerkelijke bevolkingsregisters;
3. de belastingadministratie;
4. de dienstplichtregisters
5. de registers van de zogenaamde A- en B-kaarten
6. de registers der plaatselijke belastingen
7. de registers der radio- en televisievergunningen;
8. de Telefoonadministratie- en de telefoongidsen;
9. de administratie der Post- Cheque- en Girodienst en de gidsen
10. de administratie der sociale verzekeringen o.a.
    de Rijksverzekeringsbank
    de Raden van Arbeid
    de Pensioenfondsen (Rijks- en particuliere)
    de Ziekenfondsen
11. de administratie van het Rijksarbeidsbureau
    en vele andere administraties.

Maar, zegt de commissie, het is niet alleen technisch onmogelijk om dit te realiseren, het zal administratief ook wel onaanvaardbaar blijken. En waarschijnlijk is vernietiging van alleen de bevolkingsadministratie ook al ingrijpend genoeg.
Uiteindelijk leidde dit rapport ertoe dat in 1952 alle gemeenten het archiefregister van het bevolkingsregisters lieten kopiëren.

Een van de conclusies die je zou kunnen trekken uit het boek van Mark Traa, is niet alleen dat de plannen die de Nederlandse regering na de oorlog maakte niet of nauwelijks uitvoerbaar waren. Traa suggereert ook - tussen de regels door - dat ambtenaren en bestuurders dat niet inzagen.
Wat ik in dit geval opvallend vind, is dat verschillende ambtenaren expliciet twijfelen aan de mogelijkheid om de bevolkingsregisters tijdig te vernietigen. In november 1950 twijfelde Graafland in een memo aan de SG  van - ik denk - Algemene Zaken of Justitie aan het besluit van de ministerraad om de bevolkingsregisters te vernietigen bij een vijandelijke inval.

Naar mijn vaste overtuiging zal het niet mogelijk zijn alle registers tijdig te vernietigen. Wanneer een aanvaller inderdaad zoals waarschijnlijk wordt geacht, bliksemsnel zal toeslaan, zullen degenen, die belast zijn met het beheer der bevolkingsregisters niet in de gelegenheid zijn zowel de "lopende" als de "oude" delen van die registers aan de greep van de overweldiger te onttrekken.; de te vernietigen hoeveelheden papier en carton zijn daarvoor te groot en de brandbaarheid van het dicht opeengepakt materiaal is daarvoor te gering. Zelfs in gemeenten van 5.000 zielen zal totale destructie veelal onmogelijk blijken.

En in maart 1953, als de reproductie van het archiefregisters grotendeels voltooid is, schrijft de "hoofdambtenaar ter beschikking van de SG van Justitie" Mr. Van West de Veer over de problemen met de voorgenomen vernietiging van persoonsgegevens.

Van groot belang voor het bepalen van hetgeen vernietigd moet worden, is de capaciteit van de vernietigingsmethodes.
Deze capaciteit is thans helaas nogal beperkt. Men heeft ovens en papiersnijders, doch met geen van beide middelen kan men eraan denken om in een dag enigszins omvangrijke dossier-verzamelingen aan te kunnen. Men zal zich met de thans voorliggende destructie-methodes moeten beperken tot kaartsystemen (om de vindplaatsen in de dossierverzameling moeilijker bereikbaar te maken) en tot zeer beperkte dossier-verzamelingen.
[...]
Zolang echter de vernietiging nog gedetermineerd wordt door de thans beschikbare beperkte destructiemiddelen, moet - zoals gezegd - het hier te geven voorstel ook blijven binnen het kader van vernietiging van niet omvangrijke kaartsystemen en zeer beperkte dossier-verzamelingen.

De Secretaris-Generaal was het blijkbaar niet eens met deze constatering:

In Nederland is het gelukkig nooit nodig geweest om archieven op een dergelijke grote schaal te vernietigen, maar de gebeurtenissen in Oost-Duitsland aan het eind van 1989, laten zien dat de bedenkingen van Graafland en Van West de Veer reëel waren:

Toen eind 1989 bleek dat het DDR-regime binnen afzienbare tijd zou bezwijken, begon men bij de DDR-Staatssicherheit (Stasi) heimelijk het omvangrijke archief te vernietigen. Hiervoor werden speciale "vochtschredders" of Kollermaschine gebruikt, die de papieren verscheurden en daarna met water vermengden om een onreconstrueerbare papierpulp te maken.
Al snel bleek dat de capaciteit van de beschikbare Kollermaschine niet voldoende was om alle dossiers te vernietigen:

Die Stasi-Mitarbeiter begannen deshalb, Dokumente in großer Zahl per Hand zu zerreißen, um die Schnipsel anschließend in Garagen und Höfen mit Wasser zu übergießen und zu einem Papierbrei zu verstampfen oder in Papiermühlen abfahren zu lassen. Daneben wurden Akten in gewöhnlichen Reißwolfanlagen geschreddert oder in Heizöfen oder auf Müllhalden verbrannt.

Toen de Oost-Duitse burgers in de gaten kregen dat de Stasi alle bewijzen van zijn verleden aan het vernietigen was, werden de Stasi-kantoren bestormd en bezet:

Die aufgebrachten Bürger stoppten das Vernichtungswerk, so dass noch tausende Säcke mit vorvernichteten, also zerrissenen, aber noch nicht endgültig beseitigten Materialien gerettet wurden. Als Erbe der Friedlichen Revolution verblieben so über 15.000 Säcke zerrissener Materialien in der Obhut der Stasi-Unterlagen-Behörde.

Het verbazingwekkende aan de notitie van Van West de Veer is echter dat er na de constatering dat het praktisch onmogelijk is om veel te vernietigen in korte tijd, een tien-pagina's lange opsomming volgt van nog 24 categorieën gevoelige informatie die het Ministerie van Justitie in beheer had. Hij besluit dan ook met de opmerking dat een dergelijke grootschalige operatie alleen inderdepartementaal kan worden opgelost.
Dat laatste bleek echter op dat moment niet opportuun. Begin 1954 liet Secretaris-Generaal Josephus Jitta zijn "hoofdambtenaar ter beschikking" weten dat de voorstellen uit de memo op grote tegenstand in de ministerraad zouden stuiten en dat hij het onderwerp liet rusten.
Josephus Jitta had namelijk contact gehad met Graafland en wat bleek:

De heer Graafland herinnert er aan, dat de maatregelen met betrekking tot de bevolkingsadministratie eerst na lange weerstand door de Ministerraad aanvaard zijn. Het motief, dat in deze de doorslag gegeven heeft is niet gelegen in de argumenten, waarop het destijds gedane voorstel steunde, maar hoofdzakelijk in de werkgelegenheid, die daarmede voor een aantal werkeloze kantoorbedienden kon worden geschapen.

De hele kopieer-operatie van 1952 was eigenlijk een vorm van werkverschaffing geweest!

Gerelateerd
Eerdere blogs over schaduwarchieven
De Knipselmachine

Bronnen
NL-HaNA, BiZa Binnenlands Bestuur en Kabinet, 2.04.87, inv.nr. 6417
NL-HaNA, Kabinet Minister-President, 2.03.01, inv.nr. 11647

Plaatje
Beadell S J (Lt), Royal Navy official photographer [Public domain], via Wikimedia Commons

Vandaag geen schaduwarchieven

Dit weekend vier ik mijn verjaardag in de buurt van deze grenspaal.

Plaatje: Paal 21 van Poldi

Schaduwarchieven: twee commissies

In de dossiers en karige literatuur over de schaduwarchieven op Curaçao spelen twee commissies een cruciale rol: de "Commissie Jansen" en de "Commissie Algemene Verdedigingsvoorbereiding". Nu wat achtergrondinformatie over de twee commissies, later zal ik uitgebreider citeren uit enkele relevante dossiers van de commissies.

Commissie Jansen, 1948 - 1958
De geheime Commissie Jansen werd in september 1948 in het leven geroepen door de op dat moment net aangetreden minister-president Drees. De commissie kreeg als opdracht om te onderzoeken welke voorbereidingen de Nederlandse regering moest treffen voor het geval het land weer bezet werd. Als voorzitter werd Mr. C.L.W. Fock benoemd, die aan het eind van de Tweede Wereldoorlog in Londen hoofd van het Bureau Inlichtingen was.
De commissie had maar negentien dagen nodig om te constateren dat de toekomstige bezetter waarschijnlijk de Sovjet-Unie of een van zijn bondgenoten zou zijn en dat Nederland binnen een paar uur na het begin van "de vijandelijkheden" volledig onder de voet zou zijn gelopen. Op basis daarvan onderscheidde de commissie drie vraagstukken:

• vorming van een regering in ballingschap en verzekering van het Nederlandse volksbestaan na de oorlog
• noodrechtvoorzieningen en uitvoeringsmaatregelen voor de korte tijd tussen het begin van vijandelijkheden en de bezetting
• voorzieningen voor de bezettingstijd

Voordat de commissie zich kon gaan bezighouden met de uitwerking van deze vraagstukken, vond ze dat de regering antwoord moest geven op vier vragen:

1. moet de regering in haar geheel uitwijken naar het buitenland
2. welke richting moet er aan het verzet gegeven worden
3. hoe moet tegen communisten worden opgetreden
4. hoever moet worden gegaan in de afbraak van de maatschappelijke organisatie

Uiteindelijk stelde de commissie, dan onder voorzitterschap van de secretaris van de Ministerraad M.J. Prinsen, in december 1949 een overzicht op van voorbereidingen die de commissie zelf zou organiseren en welke maatregelen door de ministeries (Justitie, Binnenlandse Zaken, Economische Zaken, Landbouw Visserij en Voedselvoorziening, Financiën, Marine, Onderwijs Kunsten en Wetenschappen, Oorlog, Sociale Zaken en Verkeer en Waterstaat) zouden moeten worden voorbereid. De commissie zag voor zichzelf de volgende klussen weggelegd:

• de lijst van te evacueren personen
• de proclamatie tot de bevolking
• de richtlijnen voor belangrijke personen, in het bijzonder ambtenaren, in bezet gebied
• de voorbereiding van een vernietigingsplan
• de supervisie over de vorming van schaduwarchieven in het buitenland
• de machtigingswet voor de minister-president voor zeer bijzondere omstandigheden
• de opstelling van een Koninklijk Besluit tot wijziging van de bestaande departementale indeling
• het toezicht op maatregelen tegen potentiële landverraders

Opvallend hierbij is trouwens dat de commissie pas in september 1948 werd opgericht en eind 1949 met zijn voorstellen kwam, terwijl de Minister van Oorlog al op 7 april 1948 zijn collega-ministers opriep om essentiële gegevens te dupliceren.
Op basis van de voorstellen van de commissie Jansen werden nog verschillende andere commissies ingesteld. De Commissie Nationale Coördinatie Vordering moest de spreiding van het regeringsapparaat voorbereiden, de voorbereiding van de voorlichting in oorlogstijd was de eerst taak van de
Oorlogsvoorlichtingscommissie (OVC, 1951) en daarna van de Bijzondere Voorlichtingscommissie (BVC, 1951). En de Commissie Kan moest zorgen voor de richtlijnen voor ambtenaren in bezet gebied.

Halverwege de jaren vijftig wordt de commissie Jansen waarschijnlijk opgeheven omdat de Nederlandse regering uitging van een gedeeltelijke in plaats van een totale bezetting van Nederland. En, in 1952 was al een andere commissie met vergelijkbare taken opgericht: de Commissie Algemene Verdedigingsvoorbereiding.

Het voor mij interessantste dossier uit het archief van de commissie Jansen is natuurlijk 11647 Vernietiging van registers van de Burgerlijke Stand, 1950-1954.

Commissie Algemene Verdedigingsvoorbereiding

In november 1952 voerde Minister-President een besluit uit van de Algemene Verdedigingsraad, een onderraad van de Minsterraad, door de Commissie Algemene Verdedigingsvoorbereiding (CAV) in te stellen. 

De CAV kreeg tot taak een 'basisplan voor de Algemene Verdediging in de ruimste zin, in de civiele zowel als in de militaire sector' op te stellen, daarin reeds bestaande voorzieningen in te passen en onvoorziene aspecten af te dekken, de voorbereiding van deelplannen te coördineren, een behoeftenraming te maken en de internationale coördinatie over de Algemene Verdediging te verzorgen.

Voorzitter van de commissie werd mr. O.W.S. Josephus Jitta, die toen op het ministerie van Algemene Zaken werkte als secretaris van de Algemene Verdedigingsraad. De commissie beschouwde het als zijn taak om een verdedigingsplan te maken dat tenminste ook handelde over de "opbouw van het militaire apparaat, zowel strijdkrachten te velde als de territoriale verdediging; de verdediging van het civiele potentieel, actief in de vorm van territoriale verdediging, passief als burgerlijke verdediging in de ruimste zin; en het instellen van het civiele potentieel op de vereisten van een oorlogstoestand." Hierbij was het uitgangspunt dat een toekomstige oorlog zich vooral in Duitsland, of ten hoogste in het oosten van Nederland zou afspelen en de rest van Nederland gevrijwaard zou worden.
Uiteindelijk beperkte de commissie zich toch maar tot de civiele voorbereiding, omdat de militaire voorbereiding al door anderen werd voorbereid. Daartoe werd de commissie in 1955 uitgebreid met allerlei afdelingen: een Centrale Afdeling, voor de coördinatie, een Afdeling voor Sociale en Economische Defensie-aangelegenheden (SED), de Afdeling voor de Burgerlijke Verdediging (BV) en de Afdeling voor de Morele Weerbaarheid (MW). Tenslotte werd in in het geheim ook nog een Afdeling voor de Inwendige Veiligheid (IV) opgericht. Hoe productief die afdelingen geweest zijn, is niet heel helder. Van de afdelingen MW en IV is blijkbaar geen document overgeleverd.
In 1963 werden alle afdelingen weer opgeheven en werd de commissie weer gereduceerd tot een enkelvoudige commissie, met als belangrijkste taak de Algemene Verdedigingsraad gevraagd en ongevraagd te adviseren. In 1972 werd de commissie opgeheven.
De geschiedenis van het archief van de commissie is een beetje dubieus. H.H. Jongbloed schrijft in de inventaris:

Het archief, dat afkomstig blijkt van de voorzitter van de CAV, is in 1994 door de beheerder van het Semistatisch Archief van AZ afgezonderd uit de verzamelingen-Josephus Jitta en -Ringnalda, waarbij in het laatste geval sprake was van 'overgenomen' stukken uit de verzameling-Van Nispen. De bewerker merkte op dat het secretariaatsarchief van de CAV als geheel en de afdelingsarchieven, die uiteraard in het voorzittersarchief niet aanwezig zijn, vermoedelijk bij de ministeries van Binnenlandse Zaken of Defensie zouden moeten berusten.

Het interessantste dossier: 11869, Stukken betreffende de voorbereiding van maatregelen voor de vernietiging van registers van de Burgerlijke Stand en andere persoonsregistraties bij een vijandelijke bezetting. 1961-1962, 1969

Bronnen
De informatie en citaten uit dit stuk komen allemaal uit de inventaris van H.H. Jongbloed: Inventaris van de archieven van de Ministeries voor Algemeene Oorlogvoering van het Koninkrijk (AOK) en van Algemene Zaken (AZ): Kabinet van de Minister-President (KMP), (1924) 1942-1979 (1989) aangevulde versie 2010) Nationaal Archief, Den Haag (c) 2003 archiefinventaris:  2.03.01

Gerelateerd
Schaduwarchieven: de dubbelen keren terug in Nederland
Schaduwarchieven: "Uitsluitend bestemd voor gebruik in geval van oorlog"
Schaduwarchieven: kopieën van het archief-bevolkingsregister
Schaduwarchieven: "De Russen komen!" Een intermezzo
Schaduwarchieven: ponskaarten, microfilms en magneetbanden

Plaatje: Jansen en Janssen