Eind vorig jaar deed de Raad van State een interessante uitspraak.
In september 2008 vroeg advocaat Köhne de gemeente Den Haag om openbaarmaking van het eerste ontwerp van de bestemmingsplankaart Nieuw Binckhorst, gedateerd 9 januari 2008, en van alle overige versies van deze bestemmingsplankaart. De gemeente antwoordde daarop dat het digitale exemplaar van de gevraagde versie diverse malen was overschreven en van de gewijzigde bestemmingsplankaarten geen enkele digitale of papieren versie bewaard was.
De advocaat geeft aan dat hij dit om verschillende redenen onaannemelijk vindt, onder andere omdat "het college van een professionele overheidsorganisatie als de gemeente Den Haag in strijd met de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de gemeentelijke Archiefverordening zou handelen door dergelijke documenten niet te bewaren."
Hierover zegt de Raad van State dan het volgende:
Volgens paragraaf 3.6 van de Selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1996 (Stcrt. 2005, 247), welke lijst is vastgesteld gelet op artikel 5 van de Archiefwet 1995, dienen bescheiden betreffende de voorbereiding van bestemmingsplannen 20 jaar te worden bewaard. Naar het oordeel van de Afdeling kunnen onder deze bescheiden niet alle gewijzigde, interne versies van de plankaarten worden begrepen die zijn gemaakt in de procedure om te komen tot het op 19 augustus 2008 ter inzage gelegde ontwerpbestemmingsplan Nieuw Binckhorst. Tot deze bescheiden dient echter wel de versie van een voorontwerpbestemmingsplan te worden gerekend die naar externe partijen is verzonden om zich hierover te kunnen uitlaten. Gebleken is dat een dergelijke versie in dit geval van gemeentewege is verzonden aan een groep interne en externe betrokkenen en dat die groep op een verzendlijst vermeld staat. Nu deze versie, in strijd met de archiefregelgeving, niet onder het college zelf berust, mocht van het college worden verwacht dat het contact zou opnemen met de adressanten van de verzendlijst om te onderzoeken of zich bij één van hen een exemplaar van die versie bevond. (...)Ik heb de indruk dat de door mij hierboven vet gemaakte zin nogal ingrijpende gevolgen heeft. De Raad zegt hier met zoveel worden dat niet alle versies archiefstukken zijn. Alleen als een versie is verzonden naar derden, valt deze onder de rijkweidte van de selectielijst. Dat lijkt me in tegenspraak met artikel 1 van de Archiefwet 1995, waar nadrukkelijk staat dat alle bescheiden die door een overheidsorgaan zijn opgemaakt, archiefbescheiden zijn.
Wat betekent deze uitspraak voor "bestanden" die nooit naar derden verzonden worden?
Moeten we nu een nieuwe definitie van archiefbescheiden gaan hanteren?
Gerelateerd
Verzonden betekent niet altijd verzonden
Iedereen een postregistratiesysteem
De #archiefvisie van de Erfgoedinspectie
Plaatje: variant op de hoes van Version van Mark Ronson (Spotify-link)
Het hangt er vanaf hoe je dit leest. Ik lees: NIET ALLE interne, voorlopige versies van plankaarten zijn archiefbescheiden in de zin der Archiefwet. Sommige zijn dat dus wel. Het concept dat naar derden is verzonden hoort daar ook toe. Ingmar, jij draait het om, door te concluderen dat interne, voorlopige versies UITSLUITEND tot archiefbescheiden in de zin der wet gerekend worden als ze aan derden zijn verzonden.
BeantwoordenVerwijderenIk kan deze conclusie niet delen.
Henny van Schie
Noordwijk Zh
Dank je Henny, maar...
BeantwoordenVerwijderenOok als NIET ALLE versies archiefstukken zijn, blijft er een probleem. Welke versies zijn dit dan niet en welke wel?
De RvS geeft als criterium verzending naar derden, maar dat soort criteria komen niet in de Archiefwet voor. In de definitie van archiefbescheiden in de wet ontbreekt "alle", maar ze kan volgens mij alleen maar gelezen worden als "[alle] bescheiden opgemaakt [...] door een overheidsorgaan."
Dus misschien draai ik het om, ik denk het niet eigenlijk, maar los daarvan, hier is volgens mij wel een probleem.
Het ontbreekt ons inderdaad aan formele criteria, maar mijns inziens zou dit wel opgelost kunnen worden door te kijken naar de doelstelling van het archiveren: het vastleggen van processen. Documenten waarmee een interne of externe transactie vastgelegd wordt zijn archiefstukken.
BeantwoordenVerwijderenRuud Yap
Amsterdam, NH
Ingmar, het is misschien bijzonder dat het hier in een uitspraak zo zwart op wit staat, maar er is volgens mij geen organisatie die WEL ALLE 'gewijzigde, interne versies' van een archivabel stuk zou bewaren. Een verzonden versie, definitief of concept, wordt volgens mij vrijwel altijd bewaard. Ik weet dat (DIV-afdelingen van) gemeenten worstelen met die plankaarten, omdat ze dan niet altijd raad weten met de webapplicatie waaruit het document dan bestaat. Dpaieren versie is er dan niet, is te omvangrijk of anderszins moeilijk hanteerbaar.Vaak wordt daarom naar de applicatie verwezen, terwijl het object zelf aan wijzigingen onderhevig is en het dan niet als document in een systeem wordt vastgelegd. Ook kan het zijn dat de wijziging wel in de aplicatie wordt vastgelegd, maar dat het bijv. niet helder is welke versie is voorgelegd voor review.
BeantwoordenVerwijderenAls aanvulling nog een citaat uit de uitspraak:
BeantwoordenVerwijderen"Het college heeft voorts uiteengezet dat de werkwijze bij het maken van een bestemmingsplan is dat er uitdraaien worden gemaakt van de digitale versie van de bestemmingsplankaart, die vervolgens worden verspreid over verschillende afdelingen. De wijzigingen die op die uitdraaien worden aangebracht, worden digitaal verwerkt, waarbij de digitale versie wordt overschreven. De uitdraaien worden daarna vernietigd om te voorkomen dat per abuis een verouderde versie wordt gebruikt."
Uitgaande van de definitie van Ruud, gaat het hier dan wel degelijk om 'archiefstukken', aangezien er sprake is van het vastleggen van een interne transactie.
Dank je Eric, maar de principiële vraag is niet wat er in de praktijk gebeurt, maar wat er zou moeten gebeuren. In de praktijk rijden we op de snelweg (bijna) allemaal harder dan 120 km/u, dat betekent niet dat goed is...
BeantwoordenVerwijderenVerder zie je aan mijn aanvullende opmerking hieronder, dat de gemeente wel degelijk van iedere versie een print maakte, die gebruikt werd om commentaar op vast te leggen. Die analoge versies zouden in de praktijk redelijk makkelijk bewaard kunnen blijven, lijkt me.
Volgens mij gaat de uitspraak over deze specifieke situatie en ik betwijfel of je het mag veralgemeniseren naar alle archiefbescheiden van de overheid. De RvS heeft het daarnaast over deze bescheiden, waarbij deze terugslaat op §3.6 van de Selectielijst: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting. Het gaat er dan ook om of iets bewaard (had) moet(en) worden en niet of het een archiefstuk is. De Selectielijst is niet de Wet.
BeantwoordenVerwijderenIk moet zeggen dat ik dit zelf ook adviseerde aan proceseigenaren die met kaarten en tekeningen op basis van een geo-database werkten. Díe stukken op basis waarvan anderen dan de proceseigenaar (of zijn medewerkers) commentaar leverden of inspraak hadden, moeten (al dan niet tijdelijk) bewaard blijven. Persoonlijk zou ik daar de voor commentaar aan andere afdelingen verstrekte versies ook onder laten vallen. In ieder geval tot na het vaststellen van het Bestemmingsplan, inclusief het verlopen van de bezwaartermijn.
Daar ben ik het dan ook niet eens met de conclusie van de RvS. De gemeente had deze stukken niet meteen na verwerking mogen vernietigen. Ook vanuit de geheugenfunctie van archief lijkt het me geen goede keuze: je wil tijdens het proces toch kunnen terugzien op basis van wat en wie bepaalde wijzigingen tot stand zijn gekomen?
Ik ben het wèl eens met de stelling dat niet iedere versie tijdens het proces bewaard moet worden. Al was het maar omdat er waarschijnlijk geen anders dan inhoudelijke meerwaarde zit tussen de versie van 17:00u 's-avonds bij het naar huis gaan en de versie van 10:00u de volgende dag van dezelfde persoon bij de koffiepauze. Ik zie niet in waarom beide versies onder de eerdergenoemde 'voorbereiding' zouden vallen en dus 20 jaar bewaard moeten blijven.
Wat is overigens het nut van de 20 jaar? Arbitrair, lijkt me. Bestemmingsplannen worden na 10 jaar vernieuwd, dus dan is de voorbereiding van de vorige niet meer van belang. En daarnaast zijn er weer vele Bestemmingsplannen die het om wat voor reden dan ook langer dan 20 jaar volhouden. Dan zou de voorbereiding ook weer langer dan 20 jaar bewaard moeten worden. Denk ik dan.
Samengevat: volgens mij heeft de RvS het niet over archiefstukken in het algemeen, maar over de processtukken van de Bestemmingsplanprocedure en de daarbij behorende bewaartermijn volgens de Selectielijst. Het toont ook weer aan dat dit soort selectielijsten ondingen zijn, maar dat terzijde.
RvS maakt m.i. een denkfout door zijn oordeel deels te gronden de Selectielijst. De beginselen voor bewaring en vernietiging, zoals neergelegd in die lijst (§1.4) zijn primair opgesteld zodat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de (rijks) overheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit de overheidsarchieven.
Cultuurhistorisch belang en hoofdlijnen, dus. Niet meteen de uitgangspunten van de Wob. Ik weet dat er van alles op deze uitgangspunten af te dingen valt (en dat gebeurt ook in de genoemde §1.4), maar ik ben van mening dat de RvS zich beter had kunnen baseren op puur Wob-argumenten. En dan wreekt zich de beperking van de Archiefwet ten aanzien van het beheer in de dynamische fase en de beperking van de Wob ten aanzien van datzelfde beheer. Volgens mij is dat ook in lijn met wat Ruud zegt.
Tijd voor een uitgebreide Algemene Wet Overheidsinformatie.
Wat er zou moeten gebeuren?
BeantwoordenVerwijderenIk vind dat je inderdaad (cf. Yap) de neerslag van een externe of interne transactie zou moeten kunnen reproduceren, voor de duur dat een selectielijst zulks voorschrijft . Maar dat lijkt wat anders dan de printout van systeem gaan bewaren omdat iemand er aantekeningen op heeft gemaakt.
Ik zou dan voorstellen om de stand van zaken van een bepaald review moment in de applicatie te bewaren. Het maakt toch geen pricipieel verschil of de review electronisch (bv via een mail of notificatie) met een link is aangeboden, of via papieren (interne) post.
In dit geval (zie jouw aanvullend citaat) had inderdaad wel de print met wijzigingen bewaard moeten blijven. Het argument van hert college dat verwarring zou kunnen ontstaan over een verouderde versie vind ik vanuit ieder archivistisch perspectief absurd en onprofessioneel.
Gelukkig, we zijn het toch eens.
BeantwoordenVerwijderenMaar meneer Chido, als sommige versies niet behoren tot de "voorbereiding van een bestemmingsplan", waar ligt die grens dan? Welke versies wel en welke niet?
BeantwoordenVerwijderenEn de stukken die er niet bij horen, zijn dat dan wel of geen archiefstukken?
En onder welke categorie van de Selectielijst vallen die dan?
Overigens, de RvS kan zich niet alleen beroepen op WOB-argumenten, omdat de klager expliciet naar de Archiefwet en de Selectielijst verwees.
En je andere opmerkingen over de selectielijst zijn interessant, maar niet zo relevant. De RvS kan niet zeggen dat de selectielijst flauwekul is ;-)
Goed punt, mijnheer Ingmario! Wat ìs voorbereiding op een bestemmingsplan eigenlijk, qua formele status? Ik heb het niet kunnen vinden in de Wet op de Ruimtelijke Ordening, waar de Selectielijst naar verwijst. Nutteloos iets, zo'n lijst.
BeantwoordenVerwijderenEn het zijn allemaal archiefstukken. Daar twijfel ik niet over. Alleen het 'vervallen belang' voor bewaring en vernietiging wordt wat mij betreft beoordeeld op basis van nut en noodzaak en niet langs de arbitriare lijnen van die selectielijst.
Overigens had de RvS kunnen zeggen dat het beroep op de selectielijst wel interessant is, maar niet zo relevant. Want dat is het m.i. ook niet. Het betoog faalt, heet dat dan ;-)
Mooi, over een deel zijn we het tenminste eens. Ik vraag me bij jouw redenering (net als bij die van Jules trouwens) wel af of je zo niet weer uitkomt bij selectie en vernietiging op documentniveau? (Los van jouw idee dat je helemaal niet moet vernietigen?)
BeantwoordenVerwijderenIk ben bang dat je het niet helemaal los kunt zien van dat idee...
BeantwoordenVerwijderenHet gaat me ook niet om het documentniveau, maar om het procesniveau. Je bewaart die informatie die nodig is voor de verantwoording en/of reconstructie van het proces of het resultaat ervan. En als je dan wil vernietigen, doe het dan op basis van de functie van een processtap of iets dergelijks.