Niet alle versies zijn archiefstukken?

Met dank aan Aminshahidi

Eind vorig jaar deed de Raad van State een interessante uitspraak.
In september 2008 vroeg advocaat Köhne de gemeente Den Haag om openbaarmaking van het eerste ontwerp van de bestemmingsplankaart Nieuw Binckhorst, gedateerd 9 januari 2008, en van alle overige versies van deze bestemmingsplankaart. De gemeente antwoordde daarop dat het digitale exemplaar van de gevraagde versie diverse malen was overschreven en van de gewijzigde bestemmingsplankaarten geen enkele digitale of papieren versie bewaard was.
De advocaat geeft aan dat hij dit om verschillende redenen onaannemelijk vindt, onder andere omdat "het college van een professionele overheidsorganisatie als de gemeente Den Haag in strijd met de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de gemeentelijke Archiefverordening zou handelen door dergelijke documenten niet te bewaren."
Hierover zegt de Raad van State dan het volgende:

Volgens paragraaf 3.6 van de Selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1996 (Stcrt. 2005, 247), welke lijst is vastgesteld gelet op artikel 5 van de Archiefwet 1995, dienen bescheiden betreffende de voorbereiding van bestemmingsplannen 20 jaar te worden bewaard. Naar het oordeel van de Afdeling kunnen onder deze bescheiden niet alle gewijzigde, interne versies van de plankaarten worden begrepen die zijn gemaakt in de procedure om te komen tot het op 19 augustus 2008 ter inzage gelegde ontwerpbestemmingsplan Nieuw Binckhorst. Tot deze bescheiden dient echter wel de versie van een voorontwerpbestemmingsplan te worden gerekend die naar externe partijen is verzonden om zich hierover te kunnen uitlaten. Gebleken is dat een dergelijke versie in dit geval van gemeentewege is verzonden aan een groep interne en externe betrokkenen en dat die groep op een verzendlijst vermeld staat. Nu deze versie, in strijd met de archiefregelgeving, niet onder het college zelf berust, mocht van het college worden verwacht dat het contact zou opnemen met de adressanten van de verzendlijst om te onderzoeken of zich bij één van hen een exemplaar van die versie bevond. (...)

Ik heb de indruk dat de door mij hierboven vet gemaakte zin nogal ingrijpende gevolgen heeft. De Raad zegt hier met zoveel worden dat niet alle versies archiefstukken zijn. Alleen als een versie is verzonden naar derden, valt deze onder de rijkweidte van de selectielijst. Dat lijkt me in tegenspraak met artikel 1 van de Archiefwet 1995, waar nadrukkelijk staat dat alle bescheiden die door een overheidsorgaan zijn opgemaakt, archiefbescheiden zijn.
Wat betekent deze uitspraak voor "bestanden" die nooit naar derden verzonden worden?
Moeten we nu een nieuwe definitie van archiefbescheiden gaan hanteren?

Gerelateerd
Verzonden betekent niet altijd verzonden
Iedereen een postregistratiesysteem
De #archiefvisie van de Erfgoedinspectie

Plaatje: variant op de hoes van Version van Mark Ronson (Spotify-link)

Verzonden betekent niet altijd verzonden

Voor Marieke

In februari van dit jaar besliste de Raad van State dat de gemeente Culemburg een bezwaar tegen bepaald besluit terecht niet-ontvankelijk had verklaard. De klager had te laat bezwaar aangetekend en beriep zich daarbij op dat het feit dat hij het besluit waar hij bezwaar tegen aantekende nooit ontvangen had. Ik schreef hier eerder over.
De Raad van State schreef toen:

Op de begeleidende brief bij dat besluit is met een stempel de tekst "Verzonden 25 juni 2008" geplaatst, welke is voorzien van een paraaf. Voorts is in de aanhef van voormelde brief het op dat moment correcte adres van de gemachtigde van [appellante] vermeld. Daarnaast heeft het college een overzicht van zijn verzendadministratie overgelegd waarop staat vermeld dat het besluit van 25 juni 2008 op die datum is getekend en verzonden. Het enkele vermoeden dat er bij het college problemen zijn geweest bij de verwerking en verzending van de post vanwege de vakantieperiode en de verwijzing naar slordigheden in het verleden, wat daarvan zij, leidt niet tot een ander oordeel.
(...)
Zoals het college inzicht heeft gegeven in zijn verzendadministratie mocht van de gemachtigde van [appellante] worden verwacht dat hij op dezelfde wijze inzicht zou geven in de inrichting van zijn administratie van ingekomen post. Nu hij dit heeft nagelaten en voorts het zoekraken van op normale wijze ter post bezorgde brieven op het traject tussen verzender en geadresseerde tot de hoge uitzonderingen behoort, heeft [appellante] niet aannemelijk gemaakt dat het besluit haar niet heeft bereikt.

Afgelopen week wees iemand me op een uitspraak van de Raad van State van een paar maanden later in een zaak tegen de gemeente Purmerend. Ook hier was sprake van een klager wiens bezwaar ongegrond werd verklaard en die zich beriep op het niet ontvangen van een brief van de gemeente. In dit geval werd de klager in het gelijk gesteld!

In het verweerschrift en tijdens de zitting bij de Afdeling heeft het college verklaard dat volgens de vaste werkwijze bij de gemeente een brief, nadat deze is ondertekend, door een medewerker van het secretariaat van de desbetreffende afdeling wordt voorzien van een verzenddatum. Vervolgens wordt de brief op een centraal punt in het gemeentehuis gedeponeerd. Daar wordt deze opgehaald door een medewerker van de postkamer van de gemeente. In de postkamer wordt de uitgaande post gesorteerd en vervolgens ter verzending aangeboden aan een postbesteller. Hiervan wordt geen registratie bijgehouden.

Uit het voorgaande blijkt dat met het plaatsen van het verzendstempel slechts aannemelijk is dat de brief de behandelende afdeling Juridische Zaken (thans: Juridische en Veiligheidszaken) heeft verlaten. Met het stempel is echter niet aannemelijk gemaakt dat de brief daadwerkelijk via het centraal afhaalpunt en de postkamer het gemeentehuis heeft verlaten en naar het postadres van de advocaat van [appellante] is verzonden. Omdat op de plek waar de daadwerkelijke verzending naar buiten plaatsvindt, in dit geval de postkamer, geen registratie heeft plaatsgevonden van de verzending naar het postadres van de advocaat, heeft het college niet aannemelijk gemaakt dat de brief is verzonden naar dit postadres.

De Raad hecht hier veel waarde aan het feit dat de gemeente zegt dat de verzending conform de normale procedure is verlopen en stelt vast dat deze procedure niet sluitend is. Het gaat er in dit geval volgens mij dus niet eens zo zeer om dat er geen registratie van verzonden post wordt bijgehouden. Op het moment dat de procedure zo was dat de verzenddatum in de postkamer op de brief gestempeld werd, zou de gemeente sterker hebben gestaan. Dan zou, zoals in de zaak in februari, de appellant moeten aantonen dat zijn postregistratie-procedure sluitend is.

Gerelateerd
Iedereen een postregistratiesysteem

Foto: When I was a bird

Iedereen een postregistratiesysteem

Via Binnenlands Bestuur las ik vanochtend een uitspraak van de Raad van State over het registreren van post.

Kortweg komt het er op neer dat de gemeente Culemborg een besluit om een bepaalde vrijstelling niet te verlenen met de gewone post heeft verzonden naar de aanvrager. De aanvrager heeft bezwaar tegen dit besluit aangetekend, maar omdat dit te laat was, werd het bezwaar niet-ontvankelijk verklaard. De aanvrager stelt echter dat hij het besluit nooit heeft ontvangen en dus niet in staat is geweest om tijdig te reageren.

De Raad van State stelt:

2.3. Zoals de Afdeling eerder heeft overwogen (uitspraak van 10 december 2008, in zaak nr. 200801370/1) dient, ingeval van niet-aangetekende verzending van besluiten of andere rechtens van belang zijnde besluiten, het bestuursorgaan aannemelijk te maken dat het desbetreffende stuk is verzonden. Indien het bestuursorgaan de verzending van het desbetreffende stuk aannemelijk heeft gemaakt, ligt het op de weg van de geadresseerde om, indien daartoe aanleiding bestaat, de ontvangst ervan op niet ongeloofwaardige wijze te ontkennen. Eerst als dat gebeurt, is het aan het bestuursorgaan dat het stuk heeft verzonden om de ontvangst daarvan door de geadresseerde aannemelijk te maken.
(...)
2.5. [appellante] betoogt dat de rechtbank heeft miskend dat het college de verzending van het besluit van 25 juni 2008 aannemelijk heeft gemaakt danwel dat de rechtbank heeft miskend dat zij de ontvangst ervan op een niet ongeloofwaardige wijze heeft ontkend. Dat het besluit is voorzien van een verzendstempel met paraaf en de gemeente de verzending in een programma heeft geregistreerd duidt er hooguit op dat het besluit gereed is gemaakt voor verzending. Volgens [appellante] is niet uitgesloten dat er bij het college problemen zijn geweest bij de verwerking en verzending van de post vanwege de vakantieperiode en slordigheden in het verleden. Voorts kunnen op normale wijze ter post bezorgde brieven zoekraken op het traject tussen verzender en geadresseerde, aldus [appellante].
(...)
Op de begeleidende brief bij dat besluit is met een stempel de tekst "Verzonden 25 juni 2008" geplaatst, welke is voorzien van een paraaf. Voorts is in de aanhef van voormelde brief het op dat moment correcte adres van de gemachtigde van [appellante] vermeld. Daarnaast heeft het college een overzicht van zijn verzendadministratie overgelegd waarop staat vermeld dat het besluit van 25 juni 2008 op die datum is getekend en verzonden. Het enkele vermoeden dat er bij het college problemen zijn geweest bij de verwerking en verzending van de post vanwege de vakantieperiode en de verwijzing naar slordigheden in het verleden, wat daarvan zij, leidt niet tot een ander oordeel.
(...)
Zoals het college inzicht heeft gegeven in zijn verzendadministratie mocht van de gemachtigde van [appellante] worden verwacht dat hij op dezelfde wijze inzicht zou geven in de inrichting van zijn administratie van ingekomen post. Nu hij dit heeft nagelaten en voorts het zoekraken van op normale wijze ter post bezorgde brieven op het traject tussen verzender en geadresseerde tot de hoge uitzonderingen behoort, heeft [appellante] niet aannemelijk gemaakt dat het besluit haar niet heeft bereikt.

Betekent dit dat iedere burger een postregistratie moet gaan bijhouden? Of zou de Raad van State een onderscheid maken tussen bedrijven en burgers?

Wat ik trouwens ook opvallend vind, is dat de Raad geen onderscheid maakt tussen de minuut van de begeleidende brief en de expeditie:

Op de begeleidende brief bij dat besluit is met een stempel de tekst "Verzonden 25 juni 2008" geplaatst, welke is voorzien van een paraaf.

Ik neem maar aan dat het hier over de gemeentelijke minuut gaat, want anders is de brief inderdaad nooit verzonden!

Enveloppe