Verzonden betekent niet altijd verzonden

Voor Marieke

In februari van dit jaar besliste de Raad van State dat de gemeente Culemburg een bezwaar tegen bepaald besluit terecht niet-ontvankelijk had verklaard. De klager had te laat bezwaar aangetekend en beriep zich daarbij op dat het feit dat hij het besluit waar hij bezwaar tegen aantekende nooit ontvangen had. Ik schreef hier eerder over.
De Raad van State schreef toen:

Op de begeleidende brief bij dat besluit is met een stempel de tekst "Verzonden 25 juni 2008" geplaatst, welke is voorzien van een paraaf. Voorts is in de aanhef van voormelde brief het op dat moment correcte adres van de gemachtigde van [appellante] vermeld. Daarnaast heeft het college een overzicht van zijn verzendadministratie overgelegd waarop staat vermeld dat het besluit van 25 juni 2008 op die datum is getekend en verzonden. Het enkele vermoeden dat er bij het college problemen zijn geweest bij de verwerking en verzending van de post vanwege de vakantieperiode en de verwijzing naar slordigheden in het verleden, wat daarvan zij, leidt niet tot een ander oordeel.
(...)
Zoals het college inzicht heeft gegeven in zijn verzendadministratie mocht van de gemachtigde van [appellante] worden verwacht dat hij op dezelfde wijze inzicht zou geven in de inrichting van zijn administratie van ingekomen post. Nu hij dit heeft nagelaten en voorts het zoekraken van op normale wijze ter post bezorgde brieven op het traject tussen verzender en geadresseerde tot de hoge uitzonderingen behoort, heeft [appellante] niet aannemelijk gemaakt dat het besluit haar niet heeft bereikt.

Afgelopen week wees iemand me op een uitspraak van de Raad van State van een paar maanden later in een zaak tegen de gemeente Purmerend. Ook hier was sprake van een klager wiens bezwaar ongegrond werd verklaard en die zich beriep op het niet ontvangen van een brief van de gemeente. In dit geval werd de klager in het gelijk gesteld!

In het verweerschrift en tijdens de zitting bij de Afdeling heeft het college verklaard dat volgens de vaste werkwijze bij de gemeente een brief, nadat deze is ondertekend, door een medewerker van het secretariaat van de desbetreffende afdeling wordt voorzien van een verzenddatum. Vervolgens wordt de brief op een centraal punt in het gemeentehuis gedeponeerd. Daar wordt deze opgehaald door een medewerker van de postkamer van de gemeente. In de postkamer wordt de uitgaande post gesorteerd en vervolgens ter verzending aangeboden aan een postbesteller. Hiervan wordt geen registratie bijgehouden.

Uit het voorgaande blijkt dat met het plaatsen van het verzendstempel slechts aannemelijk is dat de brief de behandelende afdeling Juridische Zaken (thans: Juridische en Veiligheidszaken) heeft verlaten. Met het stempel is echter niet aannemelijk gemaakt dat de brief daadwerkelijk via het centraal afhaalpunt en de postkamer het gemeentehuis heeft verlaten en naar het postadres van de advocaat van [appellante] is verzonden. Omdat op de plek waar de daadwerkelijke verzending naar buiten plaatsvindt, in dit geval de postkamer, geen registratie heeft plaatsgevonden van de verzending naar het postadres van de advocaat, heeft het college niet aannemelijk gemaakt dat de brief is verzonden naar dit postadres.

De Raad hecht hier veel waarde aan het feit dat de gemeente zegt dat de verzending conform de normale procedure is verlopen en stelt vast dat deze procedure niet sluitend is. Het gaat er in dit geval volgens mij dus niet eens zo zeer om dat er geen registratie van verzonden post wordt bijgehouden. Op het moment dat de procedure zo was dat de verzenddatum in de postkamer op de brief gestempeld werd, zou de gemeente sterker hebben gestaan. Dan zou, zoals in de zaak in februari, de appellant moeten aantonen dat zijn postregistratie-procedure sluitend is.

Gerelateerd
Iedereen een postregistratiesysteem

Foto: When I was a bird