"Normaliter zoek je nooit dingen op in je archief."

Geknipt voor u, onderstreping door mij...

Maak om te beginnen onderscheid tussen je eigen administratie, werkdossiers en naslagmappen, waarin je informatie snel wilt kunnen opzoeken. Deze richt je thematisch in, of op een andere manier die je zelf handig vindt. Dit is niet je archief. Je stopt iets pas in het archief als je het niet meer in je onderneming gebruikt. Het archief is alleen bedoeld om dingen weg te stoppen voor een eventuele belastingcontrole, een juridisch conflict of iets dergelijks. Normaliter zoek je nooit dingen op in je archief.
Je archief kun je het beste per kalenderjaar indelen.

• Koop minimaal één goedkope kartonnen archiefdoos of -map per jaar bij de kantoorboekhandel. Schrijf het jaartal er in grote letters op.
• Berg stukken die je niet meer gebruikt op in het archief van het jaar op het moment van opbergen, niet in het jaar waarop het stuk gedateerd is. Pas nadat het stuk zijn actualiteitswaarde heeft verloren begint namelijk de bewaartermijn te lopen.
• Nadat een jaar helemaal is afgesloten kun je de archiefmap stevig dichtbinden en wegstoppen in een kast, kelder of zolder.

Je elektronische archief kun je op dezelfde manier inrichten. Maak speciale archiefmappen per kalenderjaar waarin je de relevante bestanden wegstopt. Om te voorkomen dat je die groeiende hoeveelheid materiaal steeds moet back-uppen, kun je na afsluiting van een jaar de betreffende archiefmap op cd branden en de cd in je fysieke archiefmap bewaren. Je weet dan dat je een back-up in je archief hebt en je kunt de afgesloten archiefmappen buiten je normale dagelijkse of wekelijkse back-up houden.

Overigens staat op die pagina van Lancelots ook wel wat zinnige dingen hoor.

Na een jaar of acht freelancen komt dan het moment waarop je een oude jaardoos kunt weggooien. Bijvoorbeeld: op 1 januari 2008 kun je de archiefdoos van 2000 weggooien (want er kunnen stukken in zitten die je op 31 december 2000 hebt gearchiveerd en de bewaarplicht van die stukken eindigt zeven jaar later op 31 december 2007).
Let op: er zijn dingen die je niet wilt weggooien, ook niet na zeven jaar. Freelancers in de creatieve hoek (fotografen, tekstschrijvers, webdesigners etc.) hebben bijvoorbeeld te maken met het auteursrecht, dat blijft gelden tot 70 jaar na de dood van de maker. Daarnaast zijn er rechtsvorderingen die verlopen na 20 of 30 jaar. Bewaar bijvoorbeeld teksten of foto's, contracten en licenties, relevante correspondentie, eigendomsbewijzen, akten, polissen e.d. in aparte ordners die je nooit weggooit. Op die manier kun je je archiefmappen na zeven jaar wel gewoon weggooien, zonder je zorgen te maken over stukken die erin zitten die je nog langer wilt bewaren.

Gerelateerd
Over de maatschappelijke relevantie van archieven
Niveaus van digitaal beheer

Plaatje: Fun van Grabadonut