vrijdag 15 februari 2013

Excel regeert de wereld en wij slaan het plat

Ik had vroeger een collega die verzot was op Excel. Zij stopte alles, maar dan ook alles in een spreadsheet. Niet om mee te rekenen of zo, maar vooral omdat ze kolommen en tabellen zo leuk vond. Ze had volgens mij geen idee dat ze daarvoor ook gewoon een tekstverwerker kon gebruiken.
Zelf heb ik een haat-liefde verhouding met het programma. Ik heb op kantoor een paar "slimme" sheets in elkaar gedraaid, maar dat kost me iedere keer heel veel tijd. Een Excel-sheet gebruikten we bijvoorbeeld om onze reiskosten per medewerker op te splitsten naar provincie (Noord-Brabant / Limburg) of type (NS-jaarkaart, overig OV, huurauto). Met een andere kunnen we meetgegevens uit onze dataloggers voor temperatuur en relatieve luchtvochtigheid omzetten in mooie grafieken.
Maar dit is allemaal klein bier in vergelijking met wat ik hier las:
JPMorgan’s Chief Investment Office needed a new value-at-risk (VaR) model for the synthetic credit portfolio (the one that blew up) and assigned a quantitative whiz (“a London-based quantitative expert, mathematician and model developer” who previously worked at a company that built analytical models) to create it. The new model “operated through a series of Excel spreadsheets, which had to be completed manually, by a process of copying and pasting data from one spreadsheet to another.” The internal Model Review Group identified this problem as well as a few others, but approved the model, while saying that it should be automated and another significant flaw should be fixed. After the London Whale trade blew up, the Model Review Group discovered that the model had not been automated and found several other errors. Most spectacularly,
“After subtracting the old rate from the new rate, the spreadsheet divided by their sum instead of their average, as the modeler had intended. This error likely had the effect of muting volatility by a factor of two and of lowering the VaR . . .”
In de rest van zijn blog beschrijft James Kwak hoe - onder andere bij banken, maar eigenlijk overal - Excel gebruikt wordt om de meest ingewikkelde dingen "uit te rekenen" en op basis daarvan verstrekkende besluiten te nemen. En dat ondanks de beschikbaarheid van "high end" ERP- of boekhoudsystemen, zoals SAP of Oracle.
But while Excel the program is reasonably robust, the spreadsheets that people create with Excel are incredibly fragile. There is no way to trace where your data come from, there’s no audit trail (so you can overtype numbers and not know it), and there’s no easy way to test spreadsheets, for starters. The biggest problem is that anyone can create Excel spreadsheets—badly. Because it’s so easy to use, the creation of even important spreadsheets is not restricted to people who understand programming and do it in a methodical, well-documented way.
This is why the JPMorgan VaR model is the rule, not the exception: manual data entry, manual copy-and-paste, and formula errors. This is another important reason why you should pause whenever you hear that banks’ quantitative experts are smarter than Einstein, or that sophisticated risk management technology can protect banks from blowing up. At the end of the day, it’s all software. While all software breaks occasionally, Excel spreadsheets break all the time. But they don’t tell you when they break: they just give you the wrong number.
En zo kom ik weer op mijn stokpaardje, want hoe zou je die excel-sheets nu het beste kunnen archiveren?
Iedereen zal het er wel over eens zijn dat afdrukken op papier geen optie is. En natuurlijk is omzetten naar pdf(/a) ook een heel slecht idee. In beide gevallen ben je alle, maar dan ook alle, functionaliteit kwijt en blijf je zitten met wat cijfertjes en grafieken, waarvan je geen idee hebt hoe ze "ontstaan" zijn.

Als je verantwoording wil kunnen afleggen over de besluiten die genomen hebt op basis van excel-sheets, zul je dus moeten zorgen dat je kunt laten zien hoe die excel-sheets functioneerden en tot stand zijn gekomen.
Je zult de input, de formules en het gedrag moeten beschrijven, wil je in de toekomst kunnen vaststellen of het programma (want dat is zo'n complex excel-sheet in feite) nog doet wat het deed.
Je bent er niet met een conversie naar het Paper Document Format...

Gerelateerd
Dood aan pdf
PDF wat heb je daar aan?

Plaatje: Excel for Windows 3.0 ad van Microsoft Sweden

2 opmerkingen:

  1. Ik zou voorlopig voor een praktische oplossing kiezen en de oorspronkelijke Excel sheet opslaan met een print in PDF erbij zodat hij op latere wijzigingen etc. gecontroleerd kan worden......

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Dank voor je reactie Mirjam, maar het punt blijft dat je dan nog altijd niet weet "wat" excel deed, als hij het niet meer doet.

      Verwijderen