Agenda's en financiële systemen

Vandaag bekijkt het gerechtshof in Arnhem of Joris Demmink vervolgd moet worden wegens verkrachting van minderjarige jongens. De NRC schreef er dit weekend over en het gaat weer over Demminks agenda:

De raadsheren van het hof zullen zich vooral buigen over de agenda’s van Demmink. Heeft Demmink een alibi, zoals hij beweert? De topambtenaar zegt dat hij in 1986 Turkije voor het laatst bezocht. Hij was er toen op dienstreis als voorzitter van de Nationale Veiligheidscommissie Burgerluchtvaart. Het probleem is, vertelt Demmink, dat hij niet via zijn oude agenda’s kan aantonen waar hij was op dagen dat hij beschuldigd wordt van deelname aan pedofielenparty’s. „Ons computersysteem wist alle agenda’s na vijf jaar. Mijn secretaresse is gestopt met het bijhouden van papieren agenda’s”, vertelt Demmink.
Hij belooft thuis nog eens te zoeken naar privé agenda’s. Tevergeefs, zegt hij in een nieuw gesprek met de rijksrecherche op 7 december 2011. „Ik heb thuis nog gekeken maar ik heb niks gevonden.” Hij heeft er ook een goede verklaring voor. „Mijn werkster is nogal van het opruimen.”
Deze zomer kreeg het OM de beschikking over resultaten van een onderzoek dat Turkse collega’s deden na een aangifte tegen Demmink in Turkije. De Turkse officier van justitie Selim Altay zou hebben vastgesteld dat de topambtenaar op 20 juli 1996 wel in Turkije was. Dat kan niet kloppen, vertelde Demminks’ advocaat Harro Knijff in september bij de rechtbank Utrecht. „Zijn eigen agenda laat zien dat hij op de datum van 20 juli 1996 in Nederland aanwezig was en enkele dagen daarna in Brussel.” Maar die agenda kon Demmink in 2011 toch al niet meer vinden? Knijff kan het verklaren. „Demmink heeft zijn privé agenda's inmiddels gevonden en ik heb de agenda van 1996 ingezien.”
[...]
De topambtenaar reisde overigens tussen 1993 en 2011 met een diplomatiek paspoort. Mogelijk zijn z’n precieze reisbewegingen hierdoor moeilijker te achterhalen. De rijksrecherche heeft in 2011 ook onderzoek gedaan in het zogeheten Justitieel Financieel Informatiesysteem (Jufis) dat alle declaraties bevat van medewerkers van het ministerie van justitie sinds 1995. Er zijn van Demmink geen reizen gevonden tussen 1995 en 1997 naar Turkije. 

Die laatste alinea is ook interessant.
Volgens mij is de bewaartermijn van de archiefstukken in dat Justitieel Financieel Informatiesysteem een jaar of tien. Handeling 248 uit de selectielijst Overheidspersoneel Deelbeleidsterrein Arbeidsvoorwaarden Rijkspersoneel (p. 114) luidt

Handeling Het vergoeden van reis- en verblijfkosten
(...)
Waardering V 10 jaar

Dat wil zeggen dat die informatie dus al in 2008 vernietigd had moeten zijn. Ik kan uit de formulering van de krant niet opmaken of dat de reden is waarom er geen informatie (meer) is.
(En op papier zou dat ook zeker het geval zijn geweest, digitaal ligt dat wat complexer...)

Gerelateerd
Als je er op let, zie je het overal
Over het archiveren van agenda's
Bewaren is makkelijk, vernietigen dat is moeilijk!