Rodin en de Archiefregeling - een rectificatie

Gisteren las ik in Sited! het artikel Een kritische blik op RODIN van Alexander Raven.
Het ontlokte mij de volgende tweet:

Iemand van VHIC ontdekt dat RODIN uit 2010 niet voldoet aan de Archiefregeling uit 2012. Tja... http://t.co/BNytcI8ZMp
— Ingmar Koch (@Ingmario) September 9, 2013

Gisteravond werd ik er op gewezen dat deze tweet niet fair was ten opzichte van de auteur van het artikel, hij heeft het namelijk helemaal niet over de aanpassingen van 2012.
Dat is helemaal waar. Ik had het artikel niet goed gelezen en had ook nog eens de tijdlijn van de ontwikkeling van RODIN (pdf) en de inwerkingtreding van de Archiefregeling verkeerd in mijn hoofd.

Om het enigszins goed te maken neem ik hieronder de belangrijkste kanttekeningen van Raven ten aanzien van RODIN en de Archiefregeling integraal over:

RODIN verwijst regelmatig naar verkeerde artikelen in de Archiefwet en –regeling als grondslag voor een eis of verwijst juist niet naar belangrijke wettelijke bepalingen. Bovendien komen enkele belangrijke elementen uit de Archiefregeling niet terug in RODIN.

Eis 1.1 (“De organisatie heeft een door het bestuur en/of management vastgesteld informatiebeleid dat aansluit bij de geformuleerde organisatiedoelstellingen”) verwijst bijvoorbeeld naar artikel 19 van de Archiefregeling. Dit artikel zegt echter niets over het informatiebeleid, maar gaat over het opstellen van een metagegevensschema en het accuraat koppelen van metagegevens aan archiefbescheiden. Op zich doet dit niets af aan de validiteit van eis 1.1, maar het oogt wel slordig.

Eis 2.1 (“Alle digitale archiefstukken worden geklasseerd op basis van een classificatieschema/ordeningsstructuur”) verwijst niet naar de wettelijke grondslag: artikel 18 lid 1 van de Archiefregeling. Dit lijkt een onbelangrijk detail, maar toch is het dat niet. Classificatie op basis van een ordeningsstructuur is een verplichte eis. Door niet te verwijzen naar de wettelijke grondslag kan de indruk gewekt worden bij een niet-ingewijde gebruiker dat dit optioneel is. Zeker bij een instrument dat ook gebaseerd is op niet-verplichte normen en standaarden ligt een dergelijke inschattingsfout op de loer.

Eis 2.4a geeft conform artikelen 17 en 21 van de Archiefregeling aan dat tenminste de inhoud, structuur, verschijningsvorm en het gedrag van alle documenten moeten kunnen worden vastgesteld. Artikel 22 van de Archiefregeling zegt echter ook dat de functionele eisen van deze elementen moeten worden vastgelegd. Deze bepaling zie je niet terug in RODIN, terwijl dit wel van belang is: het niet vastleggen van de functionele eisen kan immers serieuze consequenties hebben voor de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden.

Eis 2.5 (“Metadata worden op gestandaardiseerde wijze toegekend, bijvoorbeeld met behulp van standaard woordenlijsten”) verwijst naar artikel 24 van de Archiefregeling als grondslag. Dit artikel behandelt het vastleggen van informatie over de technische omgeving en digitale handtekening, niet het gestandaardiseerd toekennen van metagegevens. Het échte opvallende gebrek hier is dat er niet onder deze eis of op een andere plek wordt verwezen naar artikel 19 lid 1 van de Archiefregeling, die de zorgdrager verplicht tot het opstellen van een metagegevensschema conform NEN-ISO 23081:2006. Het feit dat deze verplichting én de hiervoor genoemde verplichting onder artikel 22 niet in RODIN terugkomen, maakt dat het enkele cruciale hiaten bevat. Dit heeft als consequentie dat het uiteindelijk aan de gebruiker zelf is deze gaten op te vullen om te toetsen of de beheeromgeving aan de wettelijk eisen voldoet.

Gisterochtend begreep ik trouwens dat een herziening van RODIN op de rol staat. Bovenstaande opmerkingen (en ook de rest van het artikel van Raven) zullen daar uiteraard dankbaar in meegenomen worden.

Gerelateerd
Archiefregeling, RODIN en toezicht

Plaatje: Drie schaduwen van Auguste Rodin, foto gemaakt door Puk Bresser

Wat is het verschil?

Neem een willekeurige blog van een archiefinspecteur, die schrijft over allerhande onderwerpen. De onderwerpen zijn vaak interessant, maar niet altijd werkgerelateerd. De ene keer gaat het over Kerstmis, dan weer over De Drie Gratiën, dan weer over Lego en de oude Grieken. Vaak signaleert hij een rapport wat ik nog niet ken. Interessante onderwerpen die getuigen van een breed interesseveld.

De site vertelt veel over de mens die de archiefinspecteur is: een interessant mens. Maar soms gaat het ook over de inspectietaak, zoals onlangs over een brand in het gemeentehuis van Voerendaal.

Mijn vraag is nu: wanneer schrijft hier de mens, en wanneer de functionaris archiefinspecteur? Welke waarde moet ik hechten aan zijn persoonlijke mening, of is er sprake van een ambtelijke mening?
De site bevat geen disclaimer waarin duidelijk wordt gesteld hoe ik de blog moet lezen.

Deze passage komt uit de column van Ad van Heijst, die mij vorige maand ook al vroeg:

Moet ik jouw reactie zien als reactie van iemand privé, die een blog bijhoudt en schrijft over wat hem bezighoudt, of als archiefinspecteur?

Maar beste Ad,
Waarom zou ik wel in het Archievenblad, Archiefbeheer in de praktijk, het S@P-jaarboek, of de Od over Voerendaal mogen schrijven en hier niet?

(Op de een of andere manier denk ik dat er hier een relatie ligt met de blogkermis van Christian, maar ik weet nog niet precies welke...)

Gerelateerd (maar ik weet nog niet hoe)
Voor iedere internetbron ook een analoge bron?

Afbeelding: A question and exclamation mark of jigsaw puzzle pieces van Horia Varlan

Management met Informatie

Doordat mijn laptop vorige week stuk was, had ik in de trein heel veel tijd om allerlei stukken te lezen. Gisteren heb ik dan eindelijk, zoals eerder beloofd, het Information Governance-rapport van VHIC helemaal gelezen. Het was geen onverdeeld genoegen.
En dat was echt niet alleen om de taalfouten die er op verschillende plekken in voorkomen: wat in plaats van dat, verhaspelde spreekwoorden als "de wens is de voeder van de gedachte" (p.57), het veelvuldig gebruik van het woord opmerkelijk, of het plots de lezer aanspreken, als in de volgende passage:

Daarbij heeft u niet veel aan een gemiddelde, omdat u natuurlijk de beste wilt zijn, wat betekent dat u zich dient te meten aan die beste. (p.67)

Antwoord, analyse en interpretatie
Wat me vooral stoorde was de vermenging van antwoord, analyse en interpretatie. Neem de vraag naar de toegankelijkheid van bedrijfskritische informatie op pagina 21-22.

In de tekst staat dan:

De bedrijfskritische informatie is niet goed toegankelijk, zegt het antwoord van de respondenten. Dit heeft te maken met de manier waarop de informatie is gestructureerd, of juist niet is gestructureerd: informatie in e-mailboxen is moeilijk toegankelijk, digitale mappen zijn op naam van medewerkers afgesteld en niet op onderwerp of werkproces, papieren dossiers zijn onvolledig omdat belangrijke e-mails er niet in worden opgeslagen en digitale dossiers zijn niet systematisch toegankelijk gemaakt.

Ik kan me vergissen, maar alles wat achter "Dit heeft..." staat is misschien wel waar, maar blijkt niet per sé uit het antwoord van de gemeentesecretarissen. Misschien vinden die de informatie wel om een heel andere reden slecht toegankelijk. Maar dat weten we niet, want daar is - bij mijn weten - niet naar gevraagd.
(En dan ga ik nog voorbij aan de opmerking die Gerdy eerder maakte, dat een "Neutraal" antwoord hier als "Niet goed" wordt gezien...)
Op deze manier worden telkens opvattingen en ideeën van VHIC over hoe het bij gemeenten werkt of zou moeten werken toegeschreven naar de antwoorden van gemeentesecretarissen of hoofden DIV.
Verder worden er op verschillende plekken zaken met elkaar in relatie gebracht, die niet of nauwelijks iets met elkaar te maken hebben. Als 42% van de gemeentesecretarissen aangeven dat er geen "beleid is vastgesteld voor het zorgvuldig verwijderen van informatie die niet meer nodig is en voor het zorgvuldig verwijderen van overtollige hardware", staat er:

Overigens is er voor gemeenten een selectielijst opgesteld, die aangeeft welke informatie gedurende welke termijn bewaard dient te worden c.q. wanneer informatie vernietigd mag of moet worden. Dit is overheidsbeleid, kennelijk minder goed bekend bij de gemeentesecretarissen.

Maar de vraag bestaat uit twee onderdelen en de gemeentelijke selectielijst zegt bij mijn weten niets over het "zorgvuldig verwijderen van overtollige hardware."
De vraagstelling is sowieso verschillende keren lastig, omdat er ook negatief geformuleerde vragen gesteld worden, zoals DIV als afdeling zal binnen tien jaar in de huidige vorm niet meer bestaan of 70% van de DIV-medewerkers zal niet mee kunnen in de toekomstige ontwikkelingen. Ik weet nooit wat Ja of Nee dan betekent...

Zaakgericht werken
In mijn eerste stukje schreef ik dat ik de conclusie vooral een soort 'ophemeling' van zaakgericht werken vond. Ad van Heijst reageerde daar als volgt op:

Als je dat leest als een lofrede op zaaksystemen dan mag dat, al zal iedereen die me goed kent weten dat ik zeer, zéér kritisch ben op zogenaamde zaaksystemen en dat ik juist geloof in de kracht van het document (zie mijn bijdrage aan Od, oktober 2010 pagina 8 en 9). Als je iets belangrijks afspreekt, voer het dan meteen uit (dus: zonder administratieve rompslomp), kan dat niet: leg rechten en verplichtingen dan vast in een document waarbij je zo mogelijk -en zo nodig- getuigen aanroept die later kunnen helpen in de bewijsvoering en zorg dat alle metadata over dat document in de eigenschappen van het document worden meegenomen, zodat ze systeemonafhankelijk zijn terug te vinden

Het gekke is dat deze nuance dus echt helemaal niet in het rapport voorkomt. Daar wordt geen enkele kritische opmerking geplaatst bij de gemeentelijke neiging naar Zaakgericht werken.

Afsluitend
Natuurlijk staan er ook interessante dingen in het rapport, maar die zijn voor mij vooral beperkt tot de 'harde' cijfers, die, zoals ik eerder ook al zei, het algemene beeld ondersteunen. Dat is ook al heel wat.

Gerelateerd
Information governance volgens VHIC

Information governance volgens VHIC

Eerder presenteerde VHIC de resultaten van zijn landelijk benchmarkonderzoek (pdf). Hoewel ik het rapport nog niet helemaal gelezen heb (95 pagina's) zijn er wel al een paar dingen die me opvallen.
Hoewel het onderzoek gaat over "information governance" en informatiehuishouding, lijkt het in de conclusies toch vooral te gaan over 'klassieke' documenten, digitale A4-tjes en niet over digitale bestanden die niet als 'document' te karakteriseren zijn, maar wel nodig kunnen zijn om het handelen van een overheid te verantwoorden, zoals webpagina's, records in ERP-systemen of GIS-applicaties:

Informatie moet in de toekomst sneller beschikbaar zijn, bovendien moet deze informatie compleet, actueel en betrouwbaar zijn. Documenten dienen slechts één keer voor te komen, maar via meerdere ingangen te worden teruggevonden.
(...)
Bewijs- en verantwoordingsdocumenten worden langs meerdere kanalen gevormd en binnen zaken of projecten beheerd.
(...)
De werkprocessen van de organisatie zijn leidend, de inrichting van de informatiehuishouding volgt de werkprocessen. De werkprocessen zullen in de toekomst via internet/webformulieren
geautomatiseerd worden: dit betekent voor die werkprocessen nog minder documenten.

Maar misschien wordt mijn interpretatie te zeer gestuurd door mijn obsessie...

De bevindingen van het onderzoek zijn niet heel verrassend, in de zin dat ze niet afwijken van het algemene beeld dat Erfgoedinspectie, Algemene Rekenkamer en LOPAI de afgelopen jaren schetsen. Maar het is goed dat het gekwantificeerd is:

De volgende resultaten geven te denken:

• 42% van de respondenten vindt de bedrijfskritische informatie goed toegankelijk;
• 40% meent dat de bedrijfskritische informatie niet goed wordt beschermd;
• 30% meent dat de kosten van het informatiebeheer onvoldoende worden beheerst;
• 71% van de respondenten haalt onvoldoende waarde uit de eigen informatiebronnen van de organisatie;

(...)
Schokkend is de uitspraak dat slechts in 12% van de deelnemende organisaties voldoende kennis aanwezig is van wet- en regelgeving, normen en richtlijnen over het beheer van informatie en dat de richtlijnen die er zijn, onvoldoende worden toegepast in 72% van de organisaties. In 53% van de gevallen wordt informatie niet met voldoende waarborgen verwijderd.
(...)
[B]innen organisaties is de informatiehuishouding bij slechts 41% van de gemeenten goed georganiseerd en bij slechts 49% van de deelnemers bestaat het idee dat goed informatiebeheer noodzakelijk is.

Wat verder opvalt aan de conclusie van het onderzoeksrapport, is dat het eigenlijk amper een conclusie is. Het hele hoofdstuk omvat zeven pagina's en daarin worden nauwelijks 'lessen geleerd' uit het onderzoek. Het is vooral een lofzang op zaakgericht werken, zaaksystemen, zaaktypecatalogus en dsp. Los van de vraag of dit allemaal 'waar' is, lijkt me dat je dat soort dingen niet kunt concluderen op basis van een onderzoek bij gemeenten waar de information governance zo beroerd is. De conclusies die ik hierboven citeerde komen dan ook uit het persbericht dat op de website van VHIC staat.

Binnenkort eens ergens tijd vinden om het volledige rapport te bestuderen...