Management met Informatie

Doordat mijn laptop vorige week stuk was, had ik in de trein heel veel tijd om allerlei stukken te lezen. Gisteren heb ik dan eindelijk, zoals eerder beloofd, het Information Governance-rapport van VHIC helemaal gelezen. Het was geen onverdeeld genoegen.
En dat was echt niet alleen om de taalfouten die er op verschillende plekken in voorkomen: wat in plaats van dat, verhaspelde spreekwoorden als "de wens is de voeder van de gedachte" (p.57), het veelvuldig gebruik van het woord opmerkelijk, of het plots de lezer aanspreken, als in de volgende passage:

Daarbij heeft u niet veel aan een gemiddelde, omdat u natuurlijk de beste wilt zijn, wat betekent dat u zich dient te meten aan die beste. (p.67)

Antwoord, analyse en interpretatie
Wat me vooral stoorde was de vermenging van antwoord, analyse en interpretatie. Neem de vraag naar de toegankelijkheid van bedrijfskritische informatie op pagina 21-22.

In de tekst staat dan:

De bedrijfskritische informatie is niet goed toegankelijk, zegt het antwoord van de respondenten. Dit heeft te maken met de manier waarop de informatie is gestructureerd, of juist niet is gestructureerd: informatie in e-mailboxen is moeilijk toegankelijk, digitale mappen zijn op naam van medewerkers afgesteld en niet op onderwerp of werkproces, papieren dossiers zijn onvolledig omdat belangrijke e-mails er niet in worden opgeslagen en digitale dossiers zijn niet systematisch toegankelijk gemaakt.

Ik kan me vergissen, maar alles wat achter "Dit heeft..." staat is misschien wel waar, maar blijkt niet per sé uit het antwoord van de gemeentesecretarissen. Misschien vinden die de informatie wel om een heel andere reden slecht toegankelijk. Maar dat weten we niet, want daar is - bij mijn weten - niet naar gevraagd.
(En dan ga ik nog voorbij aan de opmerking die Gerdy eerder maakte, dat een "Neutraal" antwoord hier als "Niet goed" wordt gezien...)
Op deze manier worden telkens opvattingen en ideeën van VHIC over hoe het bij gemeenten werkt of zou moeten werken toegeschreven naar de antwoorden van gemeentesecretarissen of hoofden DIV.
Verder worden er op verschillende plekken zaken met elkaar in relatie gebracht, die niet of nauwelijks iets met elkaar te maken hebben. Als 42% van de gemeentesecretarissen aangeven dat er geen "beleid is vastgesteld voor het zorgvuldig verwijderen van informatie die niet meer nodig is en voor het zorgvuldig verwijderen van overtollige hardware", staat er:

Overigens is er voor gemeenten een selectielijst opgesteld, die aangeeft welke informatie gedurende welke termijn bewaard dient te worden c.q. wanneer informatie vernietigd mag of moet worden. Dit is overheidsbeleid, kennelijk minder goed bekend bij de gemeentesecretarissen.

Maar de vraag bestaat uit twee onderdelen en de gemeentelijke selectielijst zegt bij mijn weten niets over het "zorgvuldig verwijderen van overtollige hardware."
De vraagstelling is sowieso verschillende keren lastig, omdat er ook negatief geformuleerde vragen gesteld worden, zoals DIV als afdeling zal binnen tien jaar in de huidige vorm niet meer bestaan of 70% van de DIV-medewerkers zal niet mee kunnen in de toekomstige ontwikkelingen. Ik weet nooit wat Ja of Nee dan betekent...

Zaakgericht werken
In mijn eerste stukje schreef ik dat ik de conclusie vooral een soort 'ophemeling' van zaakgericht werken vond. Ad van Heijst reageerde daar als volgt op:

Als je dat leest als een lofrede op zaaksystemen dan mag dat, al zal iedereen die me goed kent weten dat ik zeer, zéér kritisch ben op zogenaamde zaaksystemen en dat ik juist geloof in de kracht van het document (zie mijn bijdrage aan Od, oktober 2010 pagina 8 en 9). Als je iets belangrijks afspreekt, voer het dan meteen uit (dus: zonder administratieve rompslomp), kan dat niet: leg rechten en verplichtingen dan vast in een document waarbij je zo mogelijk -en zo nodig- getuigen aanroept die later kunnen helpen in de bewijsvoering en zorg dat alle metadata over dat document in de eigenschappen van het document worden meegenomen, zodat ze systeemonafhankelijk zijn terug te vinden

Het gekke is dat deze nuance dus echt helemaal niet in het rapport voorkomt. Daar wordt geen enkele kritische opmerking geplaatst bij de gemeentelijke neiging naar Zaakgericht werken.

Afsluitend
Natuurlijk staan er ook interessante dingen in het rapport, maar die zijn voor mij vooral beperkt tot de 'harde' cijfers, die, zoals ik eerder ook al zei, het algemene beeld ondersteunen. Dat is ook al heel wat.

Gerelateerd
Information governance volgens VHIC