Rodin en de Archiefregeling - een rectificatie

Gisteren las ik in Sited! het artikel Een kritische blik op RODIN van Alexander Raven.
Het ontlokte mij de volgende tweet:

Iemand van VHIC ontdekt dat RODIN uit 2010 niet voldoet aan de Archiefregeling uit 2012. Tja... http://t.co/BNytcI8ZMp
— Ingmar Koch (@Ingmario) September 9, 2013

Gisteravond werd ik er op gewezen dat deze tweet niet fair was ten opzichte van de auteur van het artikel, hij heeft het namelijk helemaal niet over de aanpassingen van 2012.
Dat is helemaal waar. Ik had het artikel niet goed gelezen en had ook nog eens de tijdlijn van de ontwikkeling van RODIN (pdf) en de inwerkingtreding van de Archiefregeling verkeerd in mijn hoofd.

Om het enigszins goed te maken neem ik hieronder de belangrijkste kanttekeningen van Raven ten aanzien van RODIN en de Archiefregeling integraal over:

RODIN verwijst regelmatig naar verkeerde artikelen in de Archiefwet en –regeling als grondslag voor een eis of verwijst juist niet naar belangrijke wettelijke bepalingen. Bovendien komen enkele belangrijke elementen uit de Archiefregeling niet terug in RODIN.

Eis 1.1 (“De organisatie heeft een door het bestuur en/of management vastgesteld informatiebeleid dat aansluit bij de geformuleerde organisatiedoelstellingen”) verwijst bijvoorbeeld naar artikel 19 van de Archiefregeling. Dit artikel zegt echter niets over het informatiebeleid, maar gaat over het opstellen van een metagegevensschema en het accuraat koppelen van metagegevens aan archiefbescheiden. Op zich doet dit niets af aan de validiteit van eis 1.1, maar het oogt wel slordig.

Eis 2.1 (“Alle digitale archiefstukken worden geklasseerd op basis van een classificatieschema/ordeningsstructuur”) verwijst niet naar de wettelijke grondslag: artikel 18 lid 1 van de Archiefregeling. Dit lijkt een onbelangrijk detail, maar toch is het dat niet. Classificatie op basis van een ordeningsstructuur is een verplichte eis. Door niet te verwijzen naar de wettelijke grondslag kan de indruk gewekt worden bij een niet-ingewijde gebruiker dat dit optioneel is. Zeker bij een instrument dat ook gebaseerd is op niet-verplichte normen en standaarden ligt een dergelijke inschattingsfout op de loer.

Eis 2.4a geeft conform artikelen 17 en 21 van de Archiefregeling aan dat tenminste de inhoud, structuur, verschijningsvorm en het gedrag van alle documenten moeten kunnen worden vastgesteld. Artikel 22 van de Archiefregeling zegt echter ook dat de functionele eisen van deze elementen moeten worden vastgelegd. Deze bepaling zie je niet terug in RODIN, terwijl dit wel van belang is: het niet vastleggen van de functionele eisen kan immers serieuze consequenties hebben voor de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden.

Eis 2.5 (“Metadata worden op gestandaardiseerde wijze toegekend, bijvoorbeeld met behulp van standaard woordenlijsten”) verwijst naar artikel 24 van de Archiefregeling als grondslag. Dit artikel behandelt het vastleggen van informatie over de technische omgeving en digitale handtekening, niet het gestandaardiseerd toekennen van metagegevens. Het échte opvallende gebrek hier is dat er niet onder deze eis of op een andere plek wordt verwezen naar artikel 19 lid 1 van de Archiefregeling, die de zorgdrager verplicht tot het opstellen van een metagegevensschema conform NEN-ISO 23081:2006. Het feit dat deze verplichting én de hiervoor genoemde verplichting onder artikel 22 niet in RODIN terugkomen, maakt dat het enkele cruciale hiaten bevat. Dit heeft als consequentie dat het uiteindelijk aan de gebruiker zelf is deze gaten op te vullen om te toetsen of de beheeromgeving aan de wettelijk eisen voldoet.

Gisterochtend begreep ik trouwens dat een herziening van RODIN op de rol staat. Bovenstaande opmerkingen (en ook de rest van het artikel van Raven) zullen daar uiteraard dankbaar in meegenomen worden.

Gerelateerd
Archiefregeling, RODIN en toezicht

Plaatje: Drie schaduwen van Auguste Rodin, foto gemaakt door Puk Bresser