Over systeemkoppelingen, vinkjes en de dood

Vorige week verscheen het inspectierapport van de Inspectie Veiligheid en Justitie naar aanleiding van de zelfmoord van Aleksandr Dolmatov. De inspectie onderzocht vier deelaspecten rond het overlijden van de Rus:

• het zorgvuldig handelen van de Nederlandse overheid bij de insluiting. 
• het zorgvuldig handelen van de Nederlandse overheid gedurende detentie. 
• de handelwijze en alertheid van ketenpartners ten aanzien van de medische toestand van Dolmatov.
• de overdracht van relevante informatie. 

Uiteraard had vooral  het laatste onderwerp mijn belangstelling en eerlijk gezegd werd ik er niet vrolijk van. Helaas blijkt ook uit dit rapport weer dat de informatiesystemen van de (rijks)overheid zodanig zijn ingericht en aan elkaar gekoppeld, dat niemand zich verantwoordelijk voelt voor het corrigeren van fouten. En dat kan vreselijke gevolgen hebben.
Hieronder wat citaten uit de conclusies uit het rapport over Dolmatov:

Het onzorgvuldig handelen van de Nederlandse overheid is niet alleen toe te schrijven aan het handelen of nalaten van functionarissen, maar ook aan de afhankelijkheid van – en het vertrouwen in – de systemen, procedures en formulieren die die functionarissen bij hun besluiten in die keten ondersteunen. Het is de Inspectie gebleken dat de systemen, procedures en formulieren in de praktijk te vaak summiere, onduidelijke en soms zelfs onjuiste informatie bevatten en dat ze onderling onvoldoende accuraat en actueel op elkaar aansluiten. Het is zorgelijk te signaleren dat deze systeemomissies voor een belangrijk deel bekend zijn bij de betrokken ketenpartners.

De advocaat besluit hierop om op 11 januari een beroepschrift in te dienen. Omdat dit de laatste dag is van de beroepstermijn, is het beroepschrift tijdig ingediend. Conform artikel 82 van de Vreemdelingenwet 2000, mag Dolmatov de behandeling van het beroepschrift in Nederland afwachten.
Twee dagen later, op zondag 13 januari 2013, vindt in het door de IND gebruikte informatiesysteem INDiGO echter een automatische wijziging plaats, waardoor het systeem aangeeft dat Dolmatov geen rechtmatig verblijf heeft in Nederland en derhalve verwijderbaar is. Dit gebeurt, omdat in INDiGO niet is opgevoerd dat het instellen van beroep door Dolmatov opschortende werking heeft. Sinds medio 2011 bestaat binnen de IND onduidelijkheid over het al dan niet opvoeren van het ‘vinkje’ opschortende werking. De informatie in INDiGO wordt vervolgens doorgezet naar de Basisvoorziening Vreemdelingen (BVV), het informatiesysteem waar verschillende ketenpartners toegang toe hebben.

Terwijl de systemen die de ketenpartners in de vreemdelingenketen gebruiken vanaf zondagmiddag 13 januari aangeven dat Dolmatov onrechtmatig in Nederland verblijft en daarmee verwijderbaar is, verwerkt het centrale inschrijfbureau vreemdelingenzaken (CIV) van de Raad voor de Rechtspraak in Haarlem, op diezelfde maandag het door de advocaat van Dolmatov per fax ingediende beroep in het systeem BERBER-VK. Dit is het landelijke interne systeem van de rechtbanken, dat niet is gekoppeld aan de systemen die de partners in de vreemdelingenketen gebruiken. ’s Middags faxt het CIV het beroep van de advocaat naar de afdeling procesvertegenwoordiging van de IND, waar het op dinsdagmorgen 15 januari handmatig wordt ingevoerd in INDiGO. Deze handeling heeft niet tot gevolg dat de status “geen rechtmatig verblijf” in het IND-systeem wijzigt, omdat er binnen het systeem geen automatische koppeling is tussen de registratie van het beroep en de status “geen rechtmatig verblijf".

De Inspectie VenJ is van oordeel dat de wijze waarop de informatieoverdracht over bijzonderheden rondom een vreemdeling – in dit geval Dolmatov – binnen de keten is georganiseerd, kwetsbaarheden kent. Ten eerste valt op dat de veelheid aan systemen, die deels wel en deels niet aan elkaar gekoppeld zijn, het delen van informatie ernstig bemoeilijkt. Het gebruik van faxen en het in sommige gevallen door verschillende ketenpartners handmatig overtypen van informatie om dit te kunnen delen, is tijdrovend en werkt onzorgvuldigheden in de hand. Zeker binnen een complexe keten als de vreemdelingenketen, waar een groot aantal organisaties deel van uitmaakt en waar het belang van zorgvuldige informatievoorziening cruciaal is, is het onwenselijk om de geconstateerde kwetsbaarheden in stand te houden, omdat deze zorgvuldig handelen in de weg staan.

De Inspectie VenJ komt daarnaast tot het oordeel dat de ketenpartners zorgvuldiger gebruik dienen te maken van het M118-formulier. Het ontbreekt hierbij aan regie en invoerdiscipline binnen de vreemdelingenketen. Het formulier wordt in onvoldoende mate gebruikt waarvoor het is bedoeld, namelijk als groeidocument waarmee de ketenpartners elkaar binnen de keten informeren over relevante omstandigheden rondom een vreemdeling. Het gebrek aan invoerdiscipline bij de ketenpartners wordt door de partners geconstateerd, maar leidt niet tot actie. Hetzelfde geldt voor het gebruik van het formulier door de Vreemdelingenpolitie: een jaar na de invoering van een nieuw model dat meer is gericht op het verschaffen van duidelijkheid over kenmerken en gedrag van een vreemdeling, gebruikt zij nog altijd het oude model. De partijen in de vreemdelingenketen nemen in dit kader een passieve houding aan ten opzichte van elkaar.

Dus we hadden al faxen en het handmatig overtypen van informatie.
Verderop in het rapport blijkt dat informatie uit het ene systeem wordt overgetypt in Excel om daarna opnieuw handmatig te worden overgezet in een ander systeem. Lang leve Excel.
En dat M118-formulier, dat een groei-document is, dat dus door iedere betrokkene aangevuld zou moeten kunnen worden, blijkt door de Vreemdelingenpolitie in pdf-formaat te worden verzonden. Lang leve PDF.

Als je nou twee dingen goed zou kunnen regelen met behulp van gekoppelde systemen en uitwisselingsstandaarden dan zijn het wel deze dingen...

Gaan archivarissen en records managers hier over?
Hoeveel rapporten moeten WRR en CBP nog schrijven voordat er iets gebeurt?

Gerelateerd
Computer says no: NRC en iOverheid
Wat ik echt mis in de #archiefvisie
De gevolgen van een gestolen rijbewijs
Dood is een kruisje

De gevolgen van een gestolen rijbewijs

Over The broken window schreef ik dat het onderwerp van het boek doodeng is. In Vrij Nederland stond vorige week een artikel dat dit in al zijn gruwelijkheid illustreert.
VN beschrijft de lotgevallen van Steven Romet, die in 1995 ontdekt dat zijn rijbewijs gestolen is, waarna er in korte tijd 1737 auto's op zijn naam geregistreerd worden. Dit leidde er toe dat zijn uitkering werd stopgezet, want iemand die in één maand 200 auto's kan kopen, heeft geen uitkering nodig. Daarna begon de helletocht pas echt, want ondanks dat hij aangifte van de diefstal gedaan had, bleven er auto's op zijn naam geregistreerd worden:

Ik verhuisde naar een kleine flat in de Bijlmer, klaar om aan een nieuw leven te beginnen, maar daar werd ik binnen twee weken bedolven onder een bombardement van vensterenveloppen van allerlei ambtelijke instanties. Het was verschrikkelijk. Als ik mijn brievenbus ging legen, moest ik een vuilniszak meenemen. Aanslagen, boetes, aanmaningen, apk-keuringen, verkeerscontroles, brieven van het Centraal Justitieel Incassobureau, motorrijtuigenbelasting, de Rijksdienst voor het Wegverkeer - ik had moeiteloos alle muren van mijn flat kunnen behangen met alle papierzooi die op me afkwam.
[...]
Al gauw bleek dat dagelijks tientallen auto's op mijn naam werden gezet. Ik kreeg boetes voor te hard rijden in delen van het land waar ik nooit was geweest. Op een dag ben ik met zo'n volle vuilniszak naar mijn advocaat gestapt. Hij raadde me aan de paperassen af te leveren bij het politiebureau. De vriendelijke agent die me te woord stond, beloofde dat als ik die poststukken bij hem afleverde, hij alles zou uitzoeken en afhandelen. In werkelijkheid gebeurde er niets. De post werd gewoon in een hoek gekwakt en er was niemand die er naar omkeek. Ze vonden mijn zaak te ingewikkeld.'

Terwijl de oplossing toen nog redelijk simpel was. Als Romet een nieuw rijbewijs had aangevraagd, was zijn oude automatisch ingetrokken (dat was destijds de enige manier om rijbewijzen in te laten trekken) en hadden er dus geen auto's meer op basis van dat rijbewijs geregistreerd kunnen worden.
Alleen... niemand vertelde Romet dat hij dit moest doen.
Ondertussen werd hij om de haverklap opgepakt omdat hij nog boetes open had staan en in het opsporingsregister stond. Dat de goede man een donkere huidskleur heeft zal - het spijt me dit te moeten zeggen - ook niet in zijn voordeel hebben gewerkt.

Vanwege zijn zwervende bestaan liet Romet zijn post bij het Amsterdamse goodwill-centrum van het Leger des Heils bezorgen. Zodra de deur daar voor hem openzwaaide, zag hij de tot de rand gevulde doos die op hem wachtte, vol aanslagen en bekeuringen. Omdat hij niet betaalde en aanmaningen negeerde, werd hij keer op keer opgepakt. Van 18 augustus 1996 tot 22 januari 1997 zat hij vast in de Rotterdamse gevangenis De Schie, maar toch toonde de Rijksdienst voor het Wegverkeer zich achteraf doof voor het verweer dat een opgesloten Romet onmogelijk aansprakelijk kon worden gesteld voor het tussentijds op zijn naam zetten van 453 kentekens.

Uiteindelijk vroeg Romet in 1997 met geleend geld een nieuw rijbewijs aan en werden er dus geen nieuwe auto's meer op zijn naam geregistreerd. Maar, het was ook niet mogelijk om de reeds op zijn naam staande auto's te verwijderen:

'Iedereen wist dat dit niet deugde, maar toch lukte het niet om de Rijksdienst voor het Wegverkeer ertoe te bewegen om de gegevens van de ten onrechte aan Romet toegeschreven auto's in het kentekenregister te veranderen. Dergelijke wijzigingen zouden de zuiverheid van de registratie aantasten,' verzucht Struycken [advocaat van Romet, IKo]. 'We werden van het kastje naar de muur gestuurd. De rechtbank zei: als u kunt aantonen dat de gegevens niet kloppen, dan deponeert u een correctieverzoek bij de Rijksdienst, maar die correctie kunnen wij nóch afdwingen nóch bevelen. Dat heet rechtspraak! Het komt erop neer dat overheid criminaliteit faciliteert. Zolang dat maar volgens de regels gebeurt, vindt de bestuursrechter alles best.'

Uiteindelijk leek het allemaal te zijn opgelost, Romet vond geen wagonladingen met vensterenveloppen meer in zijn brievenbus. Eind goed, al goed zou je denken.
Maar helaas, in 2004 werd Romet weer voor drie weken gevangen gezet.

'Het bleek dat er negentig gijzelingsbevelen lagen vanwege frauduleuze kentekenregistraties,' herinnert hij zich. 'Ik dacht dat dit misverstand al lang was rechtgezet, maar ondanks alle brieven die mijn advocaat had verstuurd, had de Rijksdienst voor het Wegverkeer de gegevens nooit gecorrigeerd.' En wéér verdween de onfortuinlijke Steven Romet voor drie weken achter slot en grendel, dit keer bij gevangenis de Dordtse Poorten in Dordrecht.
Struycken schrok toen hij hoorde dat zijn cliënt opnieuw vastzat, nu met de aanzegging dat hij voor twee jaar gegijzeld zou worden wegens alle bekeuringen die met op zijn naam gestelde auto's waren opgelopen. 'We hadden al jaren geen contact meer, ik ging ervan uit dat hij uit de narigheid was,' zegt de advocaat. 'Het grootste deel van zijn dossier was al bij mij in de papierversnipperaar verdwenen. Met de gegevens waar ik nog over beschikte, heb ik een nacht doorgewerkt aan een schorsingsverzoek. Om bezwaar te kunnen maken, moest ik weten welke sancties precies waren opgelegd. Toen ik die gegevens eindelijk in mijn bezit had, waren we ruim twee weken verder. Al die tijd zat Romet onschuldig vast, maar het lukte me niet om eerder een kort geding aan te spannen. Drie dagen voor de zitting meldde de landsadvocaat doodleuk dat het niet meer hoefde. Romet was vrijgelaten.'

Voor Romet lijkt het ondertussen allemaal te zijn "opgelost." In februari van dit jaar heeft het Europese Hof voor de Rechten van de Mens uitspraak gedaan in zijn zaak en vastgesteld dat de Nederlandse regering artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens heeft overtreden en dat Romet recht heeft op een schadevergoeding van €9.000. (Volgens de advocaat is dit trouwens nog geen tiende van de werkelijke schade die Romet geleden heeft...)

Emeritus hoogleraar Overkleeft-Verburg heeft in haar afscheidscollege ook stilgestaan bij het geval Romet. In VN zegt ze hierover:

'Nederland loopt in Europa voorop in het opbouwen van e-government, maar het bestuursrecht gaat nog steeds uit van een overheidsadministratie zoals die aan het begin van de jaren tachtig functioneerde. Dat wringt. Bestuursrechters bedienen zich van mantra's die niet de vereiste rechtsbescherming garanderen. De grootste klant van de Rijksdienst voor het Wegverkeer is het Openbaar Ministerie. Om tot een sluitende begroting te komen, moet de dienst haar klanten tevreden stellen - en dat is niet de burger. Als je het verweer van de staat in de zaak-Romet goed leest, dan proef je daarin een verwijt aan het individu dat de overheid in de uitoefening van haar digitale taak bemoeilijkt. De burger die zich niet gedwee laat programmeren, heeft een probleem. Dat begint langzamerhand een systeemdwang te worden.'

En opnieuw de vraag:

Welke rol willen of moeten archivarissen hier in spelen?

Gerelateerd
Computer says no: NRC en iOverheid

Gelezen: Jeffrey Deaver - The broken window

Dood is een kruisje

Identiteitsdiefstal in de 19e eeuw

Plaatje: Identity theft van Jonathan_W

Wat als je antecedenten niet kloppen?

Eerder schreef ik over PACER, het systeem waarmee iedereen online kan bladeren door duizenden en duizenden "case-files" van Amerikaanse rechtbanken. Vorige maand publiceerde AP de "keerzijde" van deze openbaarheid: When your criminal past isn't yours.
AP onderzocht de problemen die in Amerika steeds vaker ontstaan bij "background checks" van sollicitanten door particuliere bedrijven. Hierbij gaat het om jaarlijks 120.000 mensen waarvan bekend wordt dat werkgevers zich bij een antecedentenonderzoek op onjuiste informatie beroepen.
Bijvoorbeeld:

Out of work two years, her unemployment benefits exhausted, in danger of losing her apartment, Casey applied for a job in the pharmacy of a Boston drugstore. She was offered $11 an hour. All she had to do was pass a background check.
It turned up a 14-count criminal indictment. Kathleen Casey had been charged with larceny in a scam against an elderly man and woman that involved forged checks and fake credit cards.
There was one technicality: The company that ran the background check, First Advantage, had the wrong woman. The rap sheet belonged to Kathleen A. Casey, who lived in another town nearby and was 18 years younger.

In de Verenigde Staten is spenderen werkgevers jaarlijks 2 miljard dollar ($2.000.000.000!) aan het onderzoeken van het verleden van sollicitanten. Om aan deze vraag te voldoen (en om geld te verdienen natuurlijk) hebben honderden bedrijven en bedrijfjes ("mom and pop-companies" noemt AP dit) computerprogramma's gemaakt en gekocht die internet afstropen opzoek naar openbare (en gratis) data van rechtbanken.
Maar het probleem is complexer dan de simpele persoonsverwisseling hierboven. Deze kan het gevolg zijn van een simpele misslag bij data-entry. Een ander probleem is dat commerciële databases vaak niet of nauwelijks geupdate worden:

Gina Marie Haynes had just moved from Philadelphia to Texas with her boyfriend in August 2010 and lined up a job managing apartments. A background check found fraud charges, and Haynes lost the offer.
A year earlier, she had bought a used Saab, and the day she drove it off the lot, smoke started pouring from the hood. The dealer charged $291.48 for repairs. When Haynes refused to pay, the dealer filed fraud charges.
Haynes relented and paid after six months. Anyone looking at Haynes' physical file at the courthouse in Montgomery County, Pa., would have seen that the fraud charge had been removed. But it was still listed in the limited information on the court's website.
The website has since been updated, but Haynes, 40, has no idea how many companies downloaded the outdated data. She has spent hours calling background check companies to see whether she is in their databases. Getting the information removed and corrected from so many different databases can be a daunting mission. Even if it's right in one place, it can be wrong in another database unknown to an individual until a prospective employer requests information from it. By then, the damage is done.

En het kan nog erger:

Dennis Teague was disappointed when he was rejected for a job at the Wisconsin state fair. He was horrified to learn why: A background check showed a 13-page rap sheet loaded with gun and drug crimes and lengthy prison lockups. But it wasn't his record. A cousin had apparently given Teague's name as his own during an arrest.
What galled Teague was that the police knew the cousin's true identity. It was even written on the background check. Yet below Teague's name, there was an unmistakable message, in bold letters: "Convicted Felon."

De staat Wisconsin blijft volhouden dat Teague terecht is afgewezen en dat deze informatie ook terecht naar boven kwam in het antecedenten-onderzoek: because that kind of information is useful to employers the same way it is useful to law enforcement.


Verschillende rechtbanken hebben hun websites aangepast, waardoor automatisch downloaden door dataminers niet meer mogelijk is. Andere rechtbanken hebben gezien dat hun data goud geld waard zijn en pikken een graantje mee:

In the digital age, some states have seen an opportunity to cash in by selling their data to companies. Arizona charges $3,000 per year for a bundle of discs containing all its criminal files. The data includes personal identifiers that aren't on the website, including driver's license numbers and partial Social Security numbers.
[...]
North Carolina, a pioneer in marketing electronic criminal records, made $4 million selling the data last year. But officials discovered that some background check companies were refusing to fix errors pointed out by the state or to update stale information.
State officials say some companies paid $5,105 for the database but refused to pay a mandatory $370 monthly fee for daily updates to the files — or they would pay the fee but fail to run the update. The updates provided critical fixes, such as correcting misspelled names or deleting expunged cases.

North-Carolina verkoopt uitspraken ondertussen alleen nog maar stuk voor stuk, maar dat lost het probleem natuurlijk niet op.

Ik heb niet de indruk, dat het antecedentenonderzoek in Nederland al zulke grote proporties aanneemt, maar ook hier heb je toch ook al snel een honderdtal "recherchebureaus" die je hiervoor kunt inschakelen. Maar het kan snel gaan.

Helaas ziet de overheid dat niet zo, zoals blijkt uit de reactie van toenmalig minister Donner op het rapport iOverheid van de WRR:

Het kabinet zegt enerzijds de huidige overheidsdatastromen zo goed mogelijk te willen onderhouden en beveiligen. "Anderzijds gaat het kabinet burgers zodanig uitrusten dat zij zichzelf kunnen beschermen en eventuele problemen of misstanden zelf recht kunnen zetten." een verruiming van het inzage- en correctierecht van de burger zou bijvoorbeeld via de website mijnoverheid.nl vorm kunnen krijgen.

Weet je wat, we spelen Toontje Lager gewoon nog eens:

Gerelateerd
PACER: openbaarheid van de rechtspraak
Computer says no: NRC en iOverheid

Het plaatje is afkomstig Star Trek Inspirational Posters

Computer says no: NRC en iOverheid

De afgelopen weken zijn wij verdwaald in de krochten van de klantenservice en computers van de NRC. Het bleek dat mijn internet-account sinds 2009 gekoppeld stond aan het abonnement van de vorige bewoner van dit huis. En dit terwijl wij al sinds 1999 een NRC-abonnement hebben en al vanaf 2003 op dit adres wonen.
Toen ik een vakantie door wilde geven, bleek dat niet te kunnen, omdat dit te kort na een vorige vakantie was. Daarna zag ik dat de gegevens van mijn account niet klopten, hij stond op naam van de vorige bewoonster met haar adres in Den Bosch. Het wijzigen van de adresgegevens bood geen soelaas, want ik kon nog altijd geen vakantie doorgeven.
Toen heb ik de eerste keer met de NRC gebeld en uitgelegd dat ik natuurlijk wel een vakantie zou moeten kunnen doorgeven. De telefoniste zei: "Ik snap het. Het is geregeld."
De week erna kregen we twee NRC's bezorgd. Onze "bode" (zo noemt de bezorger zichzelf) waarschuwde nog, dat we de NRC even moesten bellen, anders moesten we twee abonnementen betalen. Bellen bleek geen oplossing, volgens de computer staat er namelijk maar één abonnement op ons adres en dat staat op naam van mijn H. Desondanks kregen we de dag erna weer twee kranten, en de dag daarna weer.
Dus maar weer een half uur met de NRC gebeld en uitgelegd dat er toch echt iets fout gaat. "Nee mevrouw, dat kan echt niet. Er staat maar een abonnement in de computer!"
Daarna stond onze bode boos voor de deur met de vraag waarom wij een klacht hadden ingediend dat hij de krant niet bezorgd had? Op zijn lijstje stond dat de krant die op mijn naam staat, niet bezorgd was en dat er over geklaagd was. H. heeft daarop maar weer naar de krant gebeld en het probleem opnieuw uitgelegd. Toen vonden ze zelfs, wonder boven wonder, de klacht van de vorige bewoonster! Nu zou alles opgelost zijn. Maar, zei de NRC-mevrouw, misschien konden wij alleen nog een klacht indienen om te melden dat we eerder ten onrechte een klacht hadden ingediend over de bezorging. Dan begreep de bezorger ook dat het niet zijn fout was. De NRC-miep snapte niet helemaal waarom mijn H. hier een beetje boos om werd...
En helaas twee dagen later nog altijd hetzelfde liedje. Bode krijgt klachten over de bezorging, NRC kan het probleem niet vinden.
Vierde keer aan de telefoon. Nu zegt de meneer van de NRC dat er sprake is van een vakantiebezorging op ons adres, van een abonnee uit Den Bosch. Dat heeft hij rechtgezet en daarmee bleek alles opgelost.

En weet je wat het ergste van dit verhaal is? Dit is redelijk onschuldig, een krantenabonnement. Maar dit is wat er, volgens de WRR in hun rapport iOverheid, op grote schaal gebeurt binnen de overheid. Wat in de computer staat is waar, ook al is niemand verantwoordelijk voor de juistheid van de data en is vaak zelfs niet eens duidelijk waar de data vandaan komen! En dan kan het dus om veel belangrijkere dingen gaan als uitkeringen of verzekeringen. En het kan ook mensen treffen die minder mondig zijn dan wij...
Daarnaast wijst de WRR er ook op (en dat had ik me nooit gerealiseerd) dat de overheid ook steeds meer gebruik maakt van "profiling", waardoor (incorrecte) oude data van invloed zijn op toekomstige beslissingen over individuele burgers.

Leest dat rapport, huiver om de beschrijvingen en bedenken dan of wij als archivarissen hierin een rol moeten of willen spelen.

Gerelateerd
Wat ik echt mis in de #archiefvisie

Met dank aan William Scheffer voor de verwijzing naar Little Britain

Wat ik echt mis in de #archiefvisie

Door reactie van Bennie op mijn eerdere blog, herinnerde ik me dat ik eigenlijk ook nog iets had willen zeggen over wat ik nu echt mis in de Archiefvisie.
Waar de bewindslieden helaas geen aandacht aan besteden dan is dat een punt uit de eerdere brief van de Erfgoedinspectie, aangevuld met de problematiek van de keten- en  netwerkinformatisering zoals de WRR die omschrijft.

1. Wat zijn archiefbescheiden
Het ging afgelopen week ook op dit weblog al weer uitgebreid over wat archiefstukken wel en niet zijn. En elders is de discussie over het archiveren van social media ook weer eens opgelaaid. Het zou mooi zijn als in de Archiefvisie had gestaan: dit en dat beschouwen wij wel en zus en zo beschouwen we niet als archiefstukken. Of op zijn minst iets als:

We zijn ons er van bewust dat er, mede door de digitalisering, onduidelijkheid is ontstaan over wat als archiefbescheiden beschouwd moet worden. Daarom zullen wij de Algemene Rijksarchivaris opdracht geven hierover in samenwerking met het veld duidelijkheid te geven.

2. Informatienetwerken
De WRR maakt in iOverheid heel veel duidelijk, onder andere over de "informatienetwerken" waar overheden en particulieren steeds meer in opereren.

Waar de wetenschap veelal spreekt over netwerken, hanteert de Nederlandse overheid in haar officiële stukken juist de term ‘ketens’ en een ketenbenadering. Dat doet ze ook op momenten dat – kijkend naar de applicatie – de term netwerk op z’n plaats is.
In een ketenbenadering werken organisaties en actoren samen om een probleem op te lossen of een doel te bereiken. De verbinding in de keten komt niet voort uit een overkoepelend gezag dat hierop stuurt, maar de behoefte van verschillende organisaties aan elkaars product of informatie (Grijpink 2006a). De keten is een lineair proces waarin verschillende organisaties buiten hun eigen organisatiegrenzen werken aan een gemeenschappelijk resultaat (Borst 2009). De volgorde waarin onderdelen en actoren hun plaats in de keten innemen, wordt bepaald door het probleem dat opgelost moet worden, dan wel de dienst of product die geleverd moeten worden. Voor het goed functioneren van de keten zijn alle onderdelen en actoren noodzakelijk.
Naast de opkomst van ketens, zijn (zowel publieke als private) organisaties steeds vaker verbonden met andere organisaties in een netwerk. De term ‘netwerk’ verwijst naar een relatief open verband waarbij verschillende onderdelen (knooppunten) in relatie staan tot andere onderdelen via veelvoudige, doorkruisende en vaak redundante verbindingen. Via deze verbindingen beweegt informatie zich van het ene onderdeel naar het andere (Barney 2004). In tegenstelling tot bij ke tens zijn er in een netwerk dus alternatieve mogelijkheden om uitwisseling tot stand te brengen. De stromen bewegen zich in verschillende richtingen, wederkerig of in één richting, en mogelijk via meerdere vertakkingen. Verbindingen kunnen bovendien sterk of zwak, enkelvoudig of meervoudig zijn. Vanwege het dynamische, flexibele en adaptieve karakter is een netwerk moeilijk te coördineren en sturen (Castells 1996). Alhoewel binnen de overheid in principe iedere informatiestroom is gereguleerd, informatie daarmee niet ‘vrij stroomt’ maar volgens wettelijke gedetermineerde routes en aldus gesproken zou kunnen worden van ketens, is de dagelijkse realiteit soms een andere en is in feite sprake van een netwerk. Door te spreken in termen van ketens waar het in werkelijkheid netwerken betreft, wordt deze complexiteit door de overheid onvoldoende onderkend. (iOvereid, p.72)

In dit soort constellaties is het heel lastig om vast te stellen welk archief van welke zorgdrager is. Dan kom je er niet met een formulering als De Archiefwet bepaalt wie bestuurlijk verantwoordelijk is voor zorg en beheer van de informatie, want helaas doet de Archiefwet dat niet of nauwelijks. Zeker niet als er ook nog particuliere bedrijven bij het netwerk betrokken zijn.
(En in de praktijk blijkt, uit de analyse van de WRR, voelt geen enkele deelnemer zich verantwoordelijk voor de informatie in het netwerk... Ik hoop komende week nog een stukje over iOverheid te schrijven.)

Plaatje: Now that's what I call missing van RobPatrick