MoReq2010® aims to provide a comprehensive, but simple and easily understood set of requirements for a records system that is intended to be adaptable and applicable to divergent information and business activities, industry sectors and types of organisation. It avoids a “one size fits all” approach to implementing a records management solution by establishing instead a definition of a common set of core services that are shared by many different types of records system, but which are also modular and flexible, allowing them to be incorporated into highly specialised and dedicated applications that might not previously have been acknowledged as records systems. (MoReq 2010, p. 12)Het is eigenlijk dus de Europese variant van NEN 2082...
De totale Moreq 2010 is 520 pagina's en ik heb nog lang niet alles gelezen, maar wil hier gaandeweg wat commentaar en observaties verwoorden. De kans bestaat dus dat dit een Moreq-serie wordt.
(Overigens, via feedback.moreq2010.eu is het mogelijk om commentaar, opmerkingen en verbeteringen over de tekst door te geven aan de auteurs. Ik heb het nog niet geprobeerd...)
MoReq 2010 en archiefstukken
Cruciaal bij een "archiefsysteem" is natuurlijk de definitie van "archiefstuk". MoReq 2010 definieert een archiefstuk (record) niet alleen op basis van zijn functie, maar ook op basis van zijn waarde:
In order to decide whether a piece of information is a record or not, its business context must be understood as well as its relevance and significance to the organisation. An important task for any organisation, therefore, is to gain an understanding of its business and to be able to use this understanding to evaluate what information it requires to be retained and managed as its records. (MoReq 2010, p. 21)Hierbij geven ze als voorbeeld het plaatje hierboven, met de volgende toelichting:
For example, a shopping list might not be regarded as a record, but by comparison, the receipt from the shop where the goods on the shopping list were bought provides proof of purchase and may be considered a record if it is important to an individual or a business. Such a receipt could be used to claim back expenses from an employer or to receive a refund when returning damaged or spoilt goods. (MoReq 2010, p. 19)Maar de gebruikelijke gang van zaken binnen het gezin Philipsen-Koch maakt duidelijk dat dit voorbeeld misschien een beetje ongelukkig is.
Zaterdags is het mijn taak om boodschappen te doen, ik ga naar Jumbo, slager, bakker en soms kippenboer. Vantevoren maakt mijn vrouw een boodschappenlijstje en het is niet de bedoeling dat ik daarvan afwijk. Nu komt het wel eens voor dat, nadat ik terug ben van mijn rondje door het dorp, blijkt dat ik iets niet gekocht heb. Om te achterhalen wie verantwoordelijk is voor deze omissie grijpen wij dan terug op het boodschappenlijstje (dat ik dus goed bewaar!): staat de ontbrekende boodschap daar niet op, dan is het de schuld van mijn vrouw. Staat hij er wel op, dan is het natuurlijk mijn schuld. (En de eerlijkheid gebiedt mij te zeggen dat het meestal mijn fout is. Al wil ik nog wel eens aandragen dat de ordening van het lijstje zodanig is, dat het niet verwonderlijk is dat ik iets vergeet...)
Kort en goed: het boodschappenlijstje is in dit geval duidelijk een archiefstuk, want opgemaakt bij het uitvoeren van een van de gezinstaken: inkopen doen. Daarnaast heeft het ook een verantwoordingsfunctie: is gekocht wat er gekocht had moeten worden. (Ik zou hier zelfs nog een hele verhandeling over zaaksgewijze dossiervorming en bewaartermijnen aan kunnen koppelen, maar dat snappen jullie allemaal wel, denk ik...)
Natuurlijk hoeft dit boodschappenlijstje an sich in principe niet heel lang bewaard te blijven, maar (een korte) bewaartermijn is slechts een afgeleide, die niets afdoet aan zijn status als archiefstuk: neerslag van het uitvoeren van een taak, is een archiefstuk en dient dus als zodanig behandeld te worden. Dat is ook veel meer in lijn met de definitie van record uit NEN 15489:
Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.Morgen waarschijnlijk iets over MoReq 2010 en SOA.
In een les over ISO 15489 heb ik ook eens een keer het voorbeeld van het boodschappenbriefje als record gebruikt. Een van de aanwezige DIV'ers sprong zowat uit zijn vel: duidelijk dus een aanhanger van de definitie volgens MoReq 2010, terwijl ik zelf (in een theoretische context, dat wel) liever de definitie volgens 15489 gebruik.
BeantwoordenVerwijderenGelukkig zijn we het eens Bernard.
BeantwoordenVerwijderenIn mijn voorbeeld zie je trouwens dat het niet louter theorie is, maar dat er huwelijksgeluk op het spel kan staan ;-)
ISO 15489 laat ook toe dat het boodschappenlijstje geen archiefstuk is en niet bewaard wordt, ondanks het feit dat het in een proces gecreëerd is. Indien de archiefvormer beslist om het niet te "maintainen", dan is het geen archiefstuk (en is de archiefvormer dus ook geen archiefvormer...). Dan wordt het stuk ontvangen, de opdracht wordt uitgevoerd en het stuk meteen vernietigd. Een archiefstuk is pas een archiefstuk als het bewaard wordt.
BeantwoordenVerwijderenOok bij InterPares wordt de actie van het bewaren afzonderlijk benoemd. Een record is "A document made or received in the course of a practical activity as an instrument or a by-product of such activity, and set aside for action or reference." Met andere woorden, het is niet omdat een document in een proces wordt gecreëerd, dat het daarom ook meteen een archiefstuk wordt...
Dus voor jouw huiselijk geluk is het een archiefstuk, voor de schrijver van MoReq is het wegsmijten van het stuk geen domper op welk geluk dan ook...
We hebben verschillende normen voor archiefbeheer en de daartoe gebruikte middelen. Om het op die middelen te houden: MoReq 2010, NEN 2082 en DoD5015.2. Vergeet ik er een paar?
BeantwoordenVerwijderenWelke verschillen zitten er tussen die normen, en waarom zou ik -zeg: archiefbeheerder- kiezen voor de één of de ander?
Maar "donderwolk" (bijzonder pseudoniem hoor ;-)),
BeantwoordenVerwijderenis er een minimale termijn die overschreden moet worden voordat bewaren "bewaren" is? Is dat een minuut, een uur, een dag, een week? Hebben we het dan niet toch over waardering, selectie en vernietiging van archiefstukken?
Of anders gezegd: het besluit een archiefstuk niet te bewaren, maakt niet dat het geen archiefstuk is.En mag ik Peter Horsman ook nog citeren: "Procesgebonden documenten, die in een werkproces zijn ontstaan en bewaard worden om vanuit diezelfde of andere werkprocessen te kunnen worden bevraagd, zijn archiefdocumenten." (Archiveren, een inleiding, p.8-9)
Goede vraag Ivo, misschien dat ik er nog een antwoord op verzin de komende dagen.
BeantwoordenVerwijderenVooralsnog denk ik dat het sterk afhangt van de omgeving waar je in functioneert. Is die Amerikaans georienteerd, dan richt je je op DOD, is het Nederlands / Europees, dan kies je NEN 2082 / Moreq 2010, waarbij je je kunt afvragen of je "bij de tijd" wil zijn of niet. (NEN 2082 is mede gebaseerd op de eerste MoReq)
Niet alle documenten (of andere informatie-objecten) die ik gedurende enige tijd bewaar is een archiefstuk. Neem bijvoorbeeld de kerstkaarten die de gemeente ieder jaar ontvangt. Ze worden vaak door medewerkers enige tijd bewaard, bijvoorbeeld op een prikbord. Dat maakt het echter geen archiefstuk.
BeantwoordenVerwijderenJe hebt bewaren en bewaren. Wat dhr./mevr. Donderwolk bedoelt is het bewaren volgens het vastgesteld archief-regime. Wanneer een document (of ander informatie-object) voldoende waarde heeft voor de organisatie, dan onderwerpen wij het aan een archief-regime waarin de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid geborgd worden. Heeft het niet voldoende waarde, dan kunnen wij hem alsnog bewaren, maar dan niet binnen het archief-regime en is het dus geen archiefstuk.
Of een boodschappenlijstje een archiefstuk is of niet, hangt af van de context: Kan het nodig zijn als bewijs of is er een wettelijke plicht tot het bewaren?
Overigens valt mij nu op dat in de definitie van "archiefbescheiden" in de NEN-ISO 15489 wordt gesproken over bewijs, wettelijke verplichting en zakelijke transacties, maar niet over cultuur-historisch erfgoed. Kerstkaarten en kindertekeningen die je thuis bewaart, omdat dat leuk voor later is, zijn dus geen archiefbescheiden, ook al vallen ze onder het erfgoed van het gezin. Vertaal dat eens door naar wat er bij de historische archieven liggen!
DoD5015.2 is idnerdaad, zoals Ingmar schrijft, vooral voor de Amerikaanse markt. Het grote verschil tussen NEN2082 en Moreq2010 is dat de laatste gebruikt kan worden als toetsingsinstrument: compliance. Bovendien: MoReq2010 betekent Modular Requirements (dus niet: Model Requirements), wat betekent dat iedfere organisatie de core (kern) kan aanvullen met een of mee rmoduels.
BeantwoordenVerwijderenSorry Marco, maar nu gooi je toch echt van alles door elkaar.
BeantwoordenVerwijderen1. Niet alle zoogdieren zijn honden en niet alle honden zijn labradors. Tot nu toe heeft nog niemand gezegd dat alles wat bewaard wordt een archiefstuk is. Ik had het in mijn voorbeeld ook niet over de tekeningen van mijn kinderen. De Zonnebloemen van Van Gogh zijn ook geen archief omdat we ze bewaren. (Overigens, een kunstwerk kan wel een archiefstuk zijn, zie Een zeepaard in Vlagtwedde)
Het boodschappenlijstje is juist een prachtig voorbeeld, want was is fundamenteel het verschil tussen de zaterdagse boodschappen en de aanschaf van een straaljager of een DMS?
2. Ik ben niet van het "cultureel erfgoed" en heb ook niet beweerd dat alles wat een archiefdienst bewaard "archief" is. Maar, de jure is dit wel zo, aangezien artikel 1, lid c, sub 3 van de Archiefwet stelt dat alle bescheiden opgenomen in een archiefbewaarplaats als "archiefbescheiden" beschouwd moeten worden.
3. Wat jij (en ook donderwolk) doet is zeggen dat "documenten" die niet in het archiefsysteem zijn opgenomen of onder het archiefregime zijn gebracht, geen archiefstukken zijn, omdat ze niet in het archiefsysteem zijn opgenomen om te bewaren. En daar ben ik het niet mee eens. Volgens mij zijn het wel degelijk archiefstukken, want het is de functie van het document (de ontstaanscontext) dat bepaald of iets een archiefstuk is, niet de plek waar het bewaard wordt. Volgens mij gaat het ook bij de beslissing of een archiefstuk opgenomen wordt in het archiefsysteem om een waarderingsvraagstuk: is dit archiefstuk waardevol genoeg om me er moeite voor te doen? (En ik zeg niet dat dit niet goed is of niet mag!)
Tot zover even...
Nu zie ik het inderdaad Eric, het gaat om Modular Requirements. Dat ligt ook meer in lijn met de SOA-opzet waar ik straks een kort stukje over schrijf. Dank voor de correctie
BeantwoordenVerwijderen1+2. Mijn opmerking over het cultuur-historisch erfgoed was even een zijstapje. Maar goed, ik hap wel. Zoals je zelf aangeeft is een schilderij of kindertekening volgens jou geen archiefstuk. Dat sluit aan op de definitie voor archiefbescheiden die de NEN-ISO 15489 hanteert. Het schilderij of de kindertekening dient immers niet als potentieel bewijs, er is geen wettelijke verplichting tot bewaring en het is geen verslaglegging van zakelijke transacties. Stop het schilderij of de kindertekening in een archiefbewaarplaats, dan is het "de jure" echter wel een archiefstuk. Dit sluit niet aan op de definitie uit de NEN-ISO 15489 en, zoals ik begrijp, ook niet op jouw visie. Ik constateerde in mijn vorige reactie slechts deze mismatch.
BeantwoordenVerwijderen3. Niet de functie van het document (de ontstaanscontext) bepaalt of het een archiefstuk is, maar de medewerker. Het nuance-verschil is als volgt. Ik ben van mening dat bij de selectie en waardering de medewerker BEPAALT of een document een archiefstuk is. Ik geloof niet dat de medewerker HERKENT of een document een archiefstuk is. Bij de selectie en waardering houdt de medewerker rekening met de ontstaanscontext, de risico's,de cultuur-historische waarde (?), et cetera en bepaalt of het document opgenomen moet worden in het archiefsysteem, daarmee onderworpen moet worden aan het archiefregime en daarmee dus als archiefstuk (record) geldt. Een document dat niet waardevol genoeg bevonden wordt om opgenomen te worden in het (analoge of digitale) archiefsysteem, is geen archiefstuk. De annotatie "archiefstuk" zegt dus niet alleen iets over de identiteit van het document, maar ook over de waarde.
Wat 15489 en archiefstukken betreft: ook de niet-archiefstukken in een archiefbewaarplaats zijn archiefstukken conform 15489. Er is namelijk een wettelijke bepaling die zegt dat ze bewaard moeten blijven als archiefstuk.
BeantwoordenVerwijderenVoor de discussie over wat een archiefstuk is, verwijs ik voor het gemak naar de toelichting in de Archiefwiki:
"De woorden naar zijn aard zijn toegevoegd om buiten twijfel te stellen, dat de bestemming tot archiefstuk objectief is bepaald, en dus dat geen archiefvormer een archiefstuk tot willekeurig document kan bestemmen, en omgekeerd, dat men geen document achteraf voor plaatsing in een archief kan bestemmen, als die bestemming niet uit het document zelf en zijn context blijkt."
(En ik geef toe dat dit deels strijdig is met het eerste deel van mijn reactie hier...)
Ik moest lang wachten tot "naar zijn aard" langs kwam in deze discussie, maar dit goede oude criterium is toch wel je ware. Ook de kerstkaart die mijn zuster hoogstpersoonlijk met goede wensen aan mij adresseert behoort naar zijn aard tot mijn archief is een archiefstuk. Hij hoort niet tot het archief van de buurman als hij toevallig daar verkeerd wordt bezorgd. En een huis aan huis kerstkaart van een lokale ondernemer hoort niet naar zijn aard tot mijn archief, is geen archiefstuk. Welke ik ga bewaren doet niet af of toe aan de zaak. Als later blijkt dat de kaart van mijn zus haar laatste levensteken was en ik heb hem vernietigd, krijg ik spijt.
VerwijderenPas geleden stond ik in de winkel met mijn dochter en een volgens de maatstaven van mijn vrouw goed leesbaar boodschappenlijstje, we vroegen ons af of er nu mayonaise of margarine stond. Er was zelfs een vakkenvulster die ons behulpzaam wilde zijn, voor de een was het toch duidelijk mayonaise, voor de ander margarine. Ik los dat soort zaken op door maar allebei te kopen (als het niet meteen in de bedragen loopt) maar hoor ook veel desperate mannen bellen met thuis (!): ik sta nu voor dit of dat rek, maar waar staat het nou.... De verantwoordingsfunctie van het boodschappenlijstje gedekt door een Europese norm....:)
BeantwoordenVerwijderenJa, dat bellen doe ik ook nog wel eens, vooral als ik iets moet kopen waar een stuk of zeventien varianten van zijn ;-)
BeantwoordenVerwijderen