Over systeemkoppelingen, vinkjes en de dood

Vorige week verscheen het inspectierapport van de Inspectie Veiligheid en Justitie naar aanleiding van de zelfmoord van Aleksandr Dolmatov. De inspectie onderzocht vier deelaspecten rond het overlijden van de Rus:

• het zorgvuldig handelen van de Nederlandse overheid bij de insluiting. 
• het zorgvuldig handelen van de Nederlandse overheid gedurende detentie. 
• de handelwijze en alertheid van ketenpartners ten aanzien van de medische toestand van Dolmatov.
• de overdracht van relevante informatie. 

Uiteraard had vooral  het laatste onderwerp mijn belangstelling en eerlijk gezegd werd ik er niet vrolijk van. Helaas blijkt ook uit dit rapport weer dat de informatiesystemen van de (rijks)overheid zodanig zijn ingericht en aan elkaar gekoppeld, dat niemand zich verantwoordelijk voelt voor het corrigeren van fouten. En dat kan vreselijke gevolgen hebben.
Hieronder wat citaten uit de conclusies uit het rapport over Dolmatov:

Het onzorgvuldig handelen van de Nederlandse overheid is niet alleen toe te schrijven aan het handelen of nalaten van functionarissen, maar ook aan de afhankelijkheid van – en het vertrouwen in – de systemen, procedures en formulieren die die functionarissen bij hun besluiten in die keten ondersteunen. Het is de Inspectie gebleken dat de systemen, procedures en formulieren in de praktijk te vaak summiere, onduidelijke en soms zelfs onjuiste informatie bevatten en dat ze onderling onvoldoende accuraat en actueel op elkaar aansluiten. Het is zorgelijk te signaleren dat deze systeemomissies voor een belangrijk deel bekend zijn bij de betrokken ketenpartners.

De advocaat besluit hierop om op 11 januari een beroepschrift in te dienen. Omdat dit de laatste dag is van de beroepstermijn, is het beroepschrift tijdig ingediend. Conform artikel 82 van de Vreemdelingenwet 2000, mag Dolmatov de behandeling van het beroepschrift in Nederland afwachten.
Twee dagen later, op zondag 13 januari 2013, vindt in het door de IND gebruikte informatiesysteem INDiGO echter een automatische wijziging plaats, waardoor het systeem aangeeft dat Dolmatov geen rechtmatig verblijf heeft in Nederland en derhalve verwijderbaar is. Dit gebeurt, omdat in INDiGO niet is opgevoerd dat het instellen van beroep door Dolmatov opschortende werking heeft. Sinds medio 2011 bestaat binnen de IND onduidelijkheid over het al dan niet opvoeren van het ‘vinkje’ opschortende werking. De informatie in INDiGO wordt vervolgens doorgezet naar de Basisvoorziening Vreemdelingen (BVV), het informatiesysteem waar verschillende ketenpartners toegang toe hebben.

Terwijl de systemen die de ketenpartners in de vreemdelingenketen gebruiken vanaf zondagmiddag 13 januari aangeven dat Dolmatov onrechtmatig in Nederland verblijft en daarmee verwijderbaar is, verwerkt het centrale inschrijfbureau vreemdelingenzaken (CIV) van de Raad voor de Rechtspraak in Haarlem, op diezelfde maandag het door de advocaat van Dolmatov per fax ingediende beroep in het systeem BERBER-VK. Dit is het landelijke interne systeem van de rechtbanken, dat niet is gekoppeld aan de systemen die de partners in de vreemdelingenketen gebruiken. ’s Middags faxt het CIV het beroep van de advocaat naar de afdeling procesvertegenwoordiging van de IND, waar het op dinsdagmorgen 15 januari handmatig wordt ingevoerd in INDiGO. Deze handeling heeft niet tot gevolg dat de status “geen rechtmatig verblijf” in het IND-systeem wijzigt, omdat er binnen het systeem geen automatische koppeling is tussen de registratie van het beroep en de status “geen rechtmatig verblijf".

De Inspectie VenJ is van oordeel dat de wijze waarop de informatieoverdracht over bijzonderheden rondom een vreemdeling – in dit geval Dolmatov – binnen de keten is georganiseerd, kwetsbaarheden kent. Ten eerste valt op dat de veelheid aan systemen, die deels wel en deels niet aan elkaar gekoppeld zijn, het delen van informatie ernstig bemoeilijkt. Het gebruik van faxen en het in sommige gevallen door verschillende ketenpartners handmatig overtypen van informatie om dit te kunnen delen, is tijdrovend en werkt onzorgvuldigheden in de hand. Zeker binnen een complexe keten als de vreemdelingenketen, waar een groot aantal organisaties deel van uitmaakt en waar het belang van zorgvuldige informatievoorziening cruciaal is, is het onwenselijk om de geconstateerde kwetsbaarheden in stand te houden, omdat deze zorgvuldig handelen in de weg staan.

De Inspectie VenJ komt daarnaast tot het oordeel dat de ketenpartners zorgvuldiger gebruik dienen te maken van het M118-formulier. Het ontbreekt hierbij aan regie en invoerdiscipline binnen de vreemdelingenketen. Het formulier wordt in onvoldoende mate gebruikt waarvoor het is bedoeld, namelijk als groeidocument waarmee de ketenpartners elkaar binnen de keten informeren over relevante omstandigheden rondom een vreemdeling. Het gebrek aan invoerdiscipline bij de ketenpartners wordt door de partners geconstateerd, maar leidt niet tot actie. Hetzelfde geldt voor het gebruik van het formulier door de Vreemdelingenpolitie: een jaar na de invoering van een nieuw model dat meer is gericht op het verschaffen van duidelijkheid over kenmerken en gedrag van een vreemdeling, gebruikt zij nog altijd het oude model. De partijen in de vreemdelingenketen nemen in dit kader een passieve houding aan ten opzichte van elkaar.

Dus we hadden al faxen en het handmatig overtypen van informatie.
Verderop in het rapport blijkt dat informatie uit het ene systeem wordt overgetypt in Excel om daarna opnieuw handmatig te worden overgezet in een ander systeem. Lang leve Excel.
En dat M118-formulier, dat een groei-document is, dat dus door iedere betrokkene aangevuld zou moeten kunnen worden, blijkt door de Vreemdelingenpolitie in pdf-formaat te worden verzonden. Lang leve PDF.

Als je nou twee dingen goed zou kunnen regelen met behulp van gekoppelde systemen en uitwisselingsstandaarden dan zijn het wel deze dingen...

Gaan archivarissen en records managers hier over?
Hoeveel rapporten moeten WRR en CBP nog schrijven voordat er iets gebeurt?

Gerelateerd
Computer says no: NRC en iOverheid
Wat ik echt mis in de #archiefvisie
De gevolgen van een gestolen rijbewijs
Dood is een kruisje