Het vereiste van goede organisatie

Interessante klacht die begin dit jaar bij de Nationale Ombudsman was ingediend en waar hij 2 augustus een rapport over uitbracht.
Iemand vraagt bij de gemeente Halderberge een bouwvergunning voor een schuur aan en moet daar in verband met een benodigd advies van de Adviescommissie Agrarische Bouwaanvragen (dat dat bestaat!) een bedrijfsplan bij indienen. Uit enkele bezwaarschriften - die al worden ingediend voordat de vergunning verleend is (!) blijkt dat de bezwaarders de inhoud van dit vertrouwelijke bedrijfsplan kennen. Eentje heeft het zelfs als bijlage bij zijn bezwaar meegezonden.
De vergunningaanvrager dient hierover een klacht in bij de gemeente en krijgt te horen dat:

[d]e bezwaarmaker verklaarde dat hij/zij een kopie van het bedrijfsplan tussen kerst en oud-en-nieuw 2009 van een ambtenaar had gekregen. De bezwaarmaker verklaarde verder dat hij/zij niet meer wist welke ambtenaar dat was en of de ambtenaar een man of vrouw was.

Omdat de toedracht niet meer te achterhalen is, verklaart het college van B&W de klacht ongegrond. De vergunningaanvrager laat het hier niet bij zitten en dient een klacht in bij de Nationale Ombudsman. Die concludeert onder andere het volgende:

De Nationale ombudsman toetst onderhavige gedraging aan het vereiste van een goede organisatie. Dit houdt in dat de overheid ervoor zorgt dat haar administratie de dienstverlening aan de burger ten goede komt. Zij werkt secuur en vermijdt slordigheden.
Eventuele fouten worden zo snel mogelijk hersteld.
Dit betekent dat de overheid aangeleverde documenten zorgvuldig bewaart.
Dat na onderzoek niet is komen vast te staan wanneer en wie bij de gemeente het bedrijfsplan aan de bezwaarmaker(s) heeft overhandigd, doet niets af aan het feit dat de gemeente verantwoordelijk is voor het zorgvuldig beheer van de aan haar toevertrouwde stukken. Dit vloeit voort uit het vereiste van een goede organisatie. Dit geldt des temeer voor vertrouwelijke documenten van burgers. De Nationale ombudsman is van oordeel dat het college het klachtonderdeel dat betrekking had op het bekendmaken van het bedrijfsplan gegrond had moeten verklaren.
De onderzochte gedraging is niet behoorlijk.

Kijk aan, het "vereiste van goede organisatie" vereist dus ook goede archivering.
Overigens vind ik in dit geval ook die "premature" bezwaarschriften opvallend (en een beetje dom...)
Ik heb sterk de indruk dat een kleine (of misschien wel grote) dorpsvete aan deze toestanden ten grondslag ligt.

Gerelateerd
Dood is een kruisje

Plaatje: Complaint dept van Life as Art

De gevolgen van een gestolen rijbewijs

Over The broken window schreef ik dat het onderwerp van het boek doodeng is. In Vrij Nederland stond vorige week een artikel dat dit in al zijn gruwelijkheid illustreert.
VN beschrijft de lotgevallen van Steven Romet, die in 1995 ontdekt dat zijn rijbewijs gestolen is, waarna er in korte tijd 1737 auto's op zijn naam geregistreerd worden. Dit leidde er toe dat zijn uitkering werd stopgezet, want iemand die in één maand 200 auto's kan kopen, heeft geen uitkering nodig. Daarna begon de helletocht pas echt, want ondanks dat hij aangifte van de diefstal gedaan had, bleven er auto's op zijn naam geregistreerd worden:

Ik verhuisde naar een kleine flat in de Bijlmer, klaar om aan een nieuw leven te beginnen, maar daar werd ik binnen twee weken bedolven onder een bombardement van vensterenveloppen van allerlei ambtelijke instanties. Het was verschrikkelijk. Als ik mijn brievenbus ging legen, moest ik een vuilniszak meenemen. Aanslagen, boetes, aanmaningen, apk-keuringen, verkeerscontroles, brieven van het Centraal Justitieel Incassobureau, motorrijtuigenbelasting, de Rijksdienst voor het Wegverkeer - ik had moeiteloos alle muren van mijn flat kunnen behangen met alle papierzooi die op me afkwam.
[...]
Al gauw bleek dat dagelijks tientallen auto's op mijn naam werden gezet. Ik kreeg boetes voor te hard rijden in delen van het land waar ik nooit was geweest. Op een dag ben ik met zo'n volle vuilniszak naar mijn advocaat gestapt. Hij raadde me aan de paperassen af te leveren bij het politiebureau. De vriendelijke agent die me te woord stond, beloofde dat als ik die poststukken bij hem afleverde, hij alles zou uitzoeken en afhandelen. In werkelijkheid gebeurde er niets. De post werd gewoon in een hoek gekwakt en er was niemand die er naar omkeek. Ze vonden mijn zaak te ingewikkeld.'

Terwijl de oplossing toen nog redelijk simpel was. Als Romet een nieuw rijbewijs had aangevraagd, was zijn oude automatisch ingetrokken (dat was destijds de enige manier om rijbewijzen in te laten trekken) en hadden er dus geen auto's meer op basis van dat rijbewijs geregistreerd kunnen worden.
Alleen... niemand vertelde Romet dat hij dit moest doen.
Ondertussen werd hij om de haverklap opgepakt omdat hij nog boetes open had staan en in het opsporingsregister stond. Dat de goede man een donkere huidskleur heeft zal - het spijt me dit te moeten zeggen - ook niet in zijn voordeel hebben gewerkt.

Vanwege zijn zwervende bestaan liet Romet zijn post bij het Amsterdamse goodwill-centrum van het Leger des Heils bezorgen. Zodra de deur daar voor hem openzwaaide, zag hij de tot de rand gevulde doos die op hem wachtte, vol aanslagen en bekeuringen. Omdat hij niet betaalde en aanmaningen negeerde, werd hij keer op keer opgepakt. Van 18 augustus 1996 tot 22 januari 1997 zat hij vast in de Rotterdamse gevangenis De Schie, maar toch toonde de Rijksdienst voor het Wegverkeer zich achteraf doof voor het verweer dat een opgesloten Romet onmogelijk aansprakelijk kon worden gesteld voor het tussentijds op zijn naam zetten van 453 kentekens.

Uiteindelijk vroeg Romet in 1997 met geleend geld een nieuw rijbewijs aan en werden er dus geen nieuwe auto's meer op zijn naam geregistreerd. Maar, het was ook niet mogelijk om de reeds op zijn naam staande auto's te verwijderen:

'Iedereen wist dat dit niet deugde, maar toch lukte het niet om de Rijksdienst voor het Wegverkeer ertoe te bewegen om de gegevens van de ten onrechte aan Romet toegeschreven auto's in het kentekenregister te veranderen. Dergelijke wijzigingen zouden de zuiverheid van de registratie aantasten,' verzucht Struycken [advocaat van Romet, IKo]. 'We werden van het kastje naar de muur gestuurd. De rechtbank zei: als u kunt aantonen dat de gegevens niet kloppen, dan deponeert u een correctieverzoek bij de Rijksdienst, maar die correctie kunnen wij nóch afdwingen nóch bevelen. Dat heet rechtspraak! Het komt erop neer dat overheid criminaliteit faciliteert. Zolang dat maar volgens de regels gebeurt, vindt de bestuursrechter alles best.'

Uiteindelijk leek het allemaal te zijn opgelost, Romet vond geen wagonladingen met vensterenveloppen meer in zijn brievenbus. Eind goed, al goed zou je denken.
Maar helaas, in 2004 werd Romet weer voor drie weken gevangen gezet.

'Het bleek dat er negentig gijzelingsbevelen lagen vanwege frauduleuze kentekenregistraties,' herinnert hij zich. 'Ik dacht dat dit misverstand al lang was rechtgezet, maar ondanks alle brieven die mijn advocaat had verstuurd, had de Rijksdienst voor het Wegverkeer de gegevens nooit gecorrigeerd.' En wéér verdween de onfortuinlijke Steven Romet voor drie weken achter slot en grendel, dit keer bij gevangenis de Dordtse Poorten in Dordrecht.
Struycken schrok toen hij hoorde dat zijn cliënt opnieuw vastzat, nu met de aanzegging dat hij voor twee jaar gegijzeld zou worden wegens alle bekeuringen die met op zijn naam gestelde auto's waren opgelopen. 'We hadden al jaren geen contact meer, ik ging ervan uit dat hij uit de narigheid was,' zegt de advocaat. 'Het grootste deel van zijn dossier was al bij mij in de papierversnipperaar verdwenen. Met de gegevens waar ik nog over beschikte, heb ik een nacht doorgewerkt aan een schorsingsverzoek. Om bezwaar te kunnen maken, moest ik weten welke sancties precies waren opgelegd. Toen ik die gegevens eindelijk in mijn bezit had, waren we ruim twee weken verder. Al die tijd zat Romet onschuldig vast, maar het lukte me niet om eerder een kort geding aan te spannen. Drie dagen voor de zitting meldde de landsadvocaat doodleuk dat het niet meer hoefde. Romet was vrijgelaten.'

Voor Romet lijkt het ondertussen allemaal te zijn "opgelost." In februari van dit jaar heeft het Europese Hof voor de Rechten van de Mens uitspraak gedaan in zijn zaak en vastgesteld dat de Nederlandse regering artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens heeft overtreden en dat Romet recht heeft op een schadevergoeding van €9.000. (Volgens de advocaat is dit trouwens nog geen tiende van de werkelijke schade die Romet geleden heeft...)

Emeritus hoogleraar Overkleeft-Verburg heeft in haar afscheidscollege ook stilgestaan bij het geval Romet. In VN zegt ze hierover:

'Nederland loopt in Europa voorop in het opbouwen van e-government, maar het bestuursrecht gaat nog steeds uit van een overheidsadministratie zoals die aan het begin van de jaren tachtig functioneerde. Dat wringt. Bestuursrechters bedienen zich van mantra's die niet de vereiste rechtsbescherming garanderen. De grootste klant van de Rijksdienst voor het Wegverkeer is het Openbaar Ministerie. Om tot een sluitende begroting te komen, moet de dienst haar klanten tevreden stellen - en dat is niet de burger. Als je het verweer van de staat in de zaak-Romet goed leest, dan proef je daarin een verwijt aan het individu dat de overheid in de uitoefening van haar digitale taak bemoeilijkt. De burger die zich niet gedwee laat programmeren, heeft een probleem. Dat begint langzamerhand een systeemdwang te worden.'

En opnieuw de vraag:

Welke rol willen of moeten archivarissen hier in spelen?

Gerelateerd
Computer says no: NRC en iOverheid

Gelezen: Jeffrey Deaver - The broken window

Dood is een kruisje

Identiteitsdiefstal in de 19e eeuw

Plaatje: Identity theft van Jonathan_W

Laten we het nog eens over de WOB hebben

Laten we het dan nog maar eens over de WOB hebben...

Vervolgvragen mogen niet?
Als reactie op mijn vervolg-verzoek aan de KB zei iemand begin deze week tegen me (en ik citeer even letterlijk, het waren enkele DM's in Twitter)

d ingmario Officieel kan dit niet is mij bij een WOB cursus geleerd en kunnen ze dit weigeren. Je had dit gelijk bij de eerste WOB aanvraag moeten doen
d ingmario Bij een WOB aanvraag altijd vragen om én het document en ALLE onderliggende en met het onderwerp gerelateerde stukken
d ingmario Zo krijg je alle stukken. Tenminste....
d **** We zullen zien, maar lijkt me eigenlijk sterk: als ik niet weet wat er is, weet ik ook niet wat ik kan vragen
d ingmario Maar zo zit de WOB wet niet in elkaar. Je moet alle onderliggende stukken vragen. Vraag dé WOB specialist van NL maar eens @*****.
d **** Maar, dan zou iemand anders deze stukken ook niet meer op kunnen vragen omdat ik 't contract opgevraagd heb... Lijkt me niet
d ingmario Nee, dat zeg ik niet. Dezelfde aanvrager kan niet 2x .... Vraag @*****
d **** Maar dan laat ik mijn vrouw toch gewoon het verzoek ondertekenen?

Ik heb deze week de wet nog eens bestudeerd en geen enkel artikel suggereert dat een dergelijke vervolgvraag niet toegestaan zou zijn. Het zou ook een beetje bizar zijn natuurlijk, maar is er iemand die hier wat meer duidelijkheid over kan geven?

Bewaartermijn
Volgens mij heb ik het hier eerder al eens met iemand (Chido?) over gehad, maar ik weet het antwoord niet meer. De vraag is: Is het feit dat een document of informatie openbaar is gemaakt na of ten gevolge van  een WOB-verzoek, van invloed op de bewaartermijn?
We weten allemaal dat, in tegenstelling tot de suggestie die de Archiefvisie hierover wekt, openbaarheid en WOB-verzoeken ook - misschien wel vooral - gaan over documenten die als op termijn te vernietigen zijn gewaardeerd. Verandert deze bewaartermijn na een openbaarmaking op grond van de WOB?
Of, moet de afhandeling van een WOB-verzoek als een aparte "zaak" beschouwd worden en heeft alle informatie die gepubliceerd is daarmee een eigen bewaartermijn, onafhankelijk van de zaak waar de informatie uit komt? En als dit zo is, wat is die bewaartermijn dan?
Valt een WOB-verzoek bij bijvoorbeeld een gemeente onder

2.6 Publiciteit en voorlichting
Verstrekken van inlichtingen, opgaven en andere gegevens die voor de gemeente zelf van geen belang zijn - v 1 jaar

Wie kan hier antwoord op geven?

Hoorzitting Tweede Kamer
Gisteren vond in de Tweede Kamer een rondetafelgesprek plaats over de WOB en het voornemen van minister Donner om de wet aan te passen. Geen Stijl publiceerde gistermorgen al de integrale tekst van de bijdrage van Brenno de Winter. En De Winter slaat de spijker op zijn kop:

Veel van de klachten van Minister Donner zijn terug te voeren tot een en hetzelfde probleem. In zijn lezing wijst hij bijvoorbeeld op de bewerkelijkheid van het verstrekken van informatie rond wapenvergunningen. Ogenschijnlijk zou zoiets een simpele taak moeten zijn, maar in de praktijk zijn korpsen hier dagen mee kwijt. Dat verwijt de minister de verzoeker en spreekt van misbruik. Maar een goede administratie zou dergelijke informatie eenvoudig uit een database moeten kunnen toveren. Als iemand die ooit zelf programmeerde weet ik dat zoiets goed mogelijk is in minder dan een uur. Voorwaarde is wel dat de archiefvoering fatsoenlijk is.
[...]
Er zijn gemeenten die nog altijd een stapel papier hebben liggen in ongeordende vorm. Dus gebeurt het af en toe dat ik zelf door de stapel mag gaan om duidelijk te krijgen welke stukken er zijn. Dat is goed voor het negeren van uitzonderingsgronden, maar maakt het niet eenvoudiger om beleid te reconstrueren of deel te nemen aan het publieke debat. Dat is zeker niet altijd onwil, maar soms ook onkunde. Zo lukt het overheden soms totaal niet om documenten te digitaliseren. Er lijkt niemand de regie te nemen en zich verantwoordelijk voor het regelen van de toegang tot de informatie. Niemand regelt de ICT, niemand zet standaarden voor toegang neer en niemand is echt verantwoordelijk voor hard toezicht dat openheid ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd. Het gevolg is een incompleet dossier.

Interessant is ook de reactie van de Nationale Ombudsman. Brenninkmeijer - niet Bom, ik kan het niet nalaten dit te denken...- pleitte volgens Binnenlands Bestuur tijdens de hoorzitting voor afschaffing van de WOB:

"De overheid gebruikt de WOB in de dagelijkse praktijk vaak om gronden te vinden vor het afwijzen van een verzoek en juridische barrières op te werpen voor burgers en journalisten. De WOB leidt tot onnodige, kostbare en tijdrovende procedures. De openbaarmaking van informatie moet primair vanuit behoorlijk bestuur beoordeeld worden en niet vanuit juridisch perspectief."

Gerelateerd
Een tweede WOB-verzoek voor de KB
Daar is hij dan: de #archiefvisie
Donner, WOB en archieven