Stel je wil 10.000 potloden kopen. Dan vraag je drie leveranciers om een offerte te sturen en tegen de goedkoopste zeg je: "Jij mag aan mij leveren." Makkelijk zat.
Nu heb je als gemeente het zaaksgewijs werken omarmd. Dan start je dus een zaak "Aanschaf potloden" met daar in minstens het offerte-verzoek, offertes 1, 2 en 3, de opdrachtbevestiging, leveringsbon en factuur. Case closed.
En dan komt artikel 3 van de Archiefwet 1995 in het spel, het artikel dat zorgdragers verplicht tot het vernietigen van daartoe in aanmerking komende archiefstukken.
In de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 staat onder categorie 2.15:
| Offertes, inschrijvingen | Ongevraagde aanbiedingen, waarvan geen gebruik wordt gemaakt | 1 jaar |
| Inschrijvingen/offertes van aanbestedingen en leveringen betreffende: | ||
| – niet-gegunde werken/leveringen/diensten | 1 jaar na gunning opdracht | |
| – gegunde werken/leveringen/diensten | 7 jaar na vervallen van het belang |
Bedoelt de wetgever in dit geval (en er zijn uiteraard meer voorbeelden te verzinnen) echt dat er op documentniveau uit de zaak vernietigd moet worden?
En doen al die gemeenten die "zaaksgewijs werken" dit dan ook, of worden die twee offertes ook gewoon zeven jaar bewaard?
West-Brabant en ik zijn heel benieuwd naar jullie antwoorden...
Vuilnisbak: Eric Kilby
Ik vermouth dat die twee andere offertes ook "gewoon" 7 jaar worden bewaard. Het is ondoenlijk om bij elke zaak op documentniveau te gaan selecteren. Tenzij men in de geest van de wet handelt en die 2 offertes direct na gunning worden vernietigd onder het motto "het moet wel werkbaar blijven!" (hey, waar heb ik die term eerder gehoord:-) ).
BeantwoordenVerwijderenTer vergelijking, bij de PIVOT-methode was het uitgangspunt: handelingen worden geselecteerd en bewaard danwel vernietigd. Dus als een handeling op "B" staat en dit betreft 1 A4-tje in een dossier met 200 te vernietigen A4-tjes, dan wordt het hele dossier bewaard. Meso-selectie op dossierniveau heette geloof ik de definitie.
Dat was mijn eerste reactie ook: we selecteren op zaakniveau, niet op documentniveau. Maar: krijg je dan op 'n gegeven moment misschien ook last met bijvoorbeeld de de WBP?
BeantwoordenVerwijderenBij zaakgewijs werken hoort ook zaakgewijs archiveren, dus het archiveringsregime gaat over het gehele zaakdossier (gegevens en documenten) en is afhankelijk van zaaktype en resultaat van de zaak (meestal wordt de langste termijn genomen).
BeantwoordenVerwijderenMocht dit grote problemen opleveren (wat bedoel je eigenlijk met last van de WBP?) dan zou ook 3 zaken kunnen maken, waarbij er twee dus het resultaat niet gegund krijgen (met bijbehorende termijnen) en één gegund. Voor het overzicht zou je deze zaken kunnen relateren. Dit is, ook gezien de resultaten (gegund/niet gegund) wellicht netter, maar levert natuurlijk ook meer werk in, en sla je het offerteverzoek op in alle 3 de zaken?
@Coret Dank voor je reactie
BeantwoordenVerwijderenIk begrijp dus dat er in de praktijk meestal geen rekening wordt gehouden met de precieze termijnen in de selectielijst en dat documenten (uit begrijpelijke, pragmatische overwegingen) te lang bewaard worden.
Ik denk trouwens dat het voldoende zou zijn om twee zaken aan te maken: eentje met de offerte-aanvraag en de afgewezen offertes en eentje met de offerte-aanvraag, gehonoreerde offerte etc. Of dit dubbele "opslag" betekent weet ik niet, het betekent in ieder geval dat een document in meerdere zaken kan thuis horen (en dat daar bij vernietiging rekening mee gehouden moet worden).
Mijn opmerking over de WBP is inderdaad een beetje vaag. Voor mijn gevoel zijn er gradaties van vernietigingsplicht, waarbij ik de eisen uit de WBP hoger acht dan bijvoorbeeld de eis tot vernietiging van offertes. In dit laatste geval lijkt het me vooral een economisch motief (ruimte) om te vernietigen, bij de WBP zit er meestal een meer "morele" component in. Ik heb nu even geen voorbeelden van zaken paraat waarin de WBP een rol kan spelen, maar die zijn er vast wel.
Binnen de B5 (Breda, Tilburg, 's-Hertogenbosch, Eindhoven, Helmond) werken wij aan het FORM (Functioneel Ontwerp Record Management), dat wij beschikbaar willen stellen aan alle gemeenten. Tijdens het schrijven is ook de bovengaande discussie voorbij gekomen.
BeantwoordenVerwijderenMijn persoonlijke mening was dat waardering slechts op zaakniveau hoefde plaats te vinden. De zaak vormt immers de context en wij willen de context bewaren. In dit voorbeeld maken de afgewezen offertes deel uit van de context van de opdrachtverlening (Wat waren de alternatieven?) en moeten dientengevolge evenlang bewaard worden. Denk daarbij met name aan het verantwoordingsbelang.
Andere leden van de B5 wilden echter toch een waardering op documentniveau. Zij verwezen daarbij naar de selectielijst. Uit doorvragen bleek daarbij dat zij zelf niet zo zeer overtuigd waren van waardering op documentniveau, maar zij wisten dat hun toezichthoudende archivarissen hier wel sterk aan hechten.
Mijn inziens gaat waardering op documentniveau voorbij aan de waarde / het nut van het archief (o.a. bewijvoering en verantwoording) en gaat het slechts over het blindweg volgen van de regeltjes.
Overigens blijkt de vraag naar waardering op documentniveau ook uit het RGBZ. Daarin is het namelijk mogelijk om bij documenttypen een afwijkende bewaartermijn op te nemen. Afwijkend van de zaak-waardering wordt daarmee bedoeld. Dit zien we ook terug in bijvoorbeeld het Model-DSP van VHIC. Eigenlijk is hiermee dus al de knoop doorgehakt.
En toen waren we weer bij mijn stokpaardje: de (on)zin van vernietiging.
BeantwoordenVerwijderenZaaksgewijs ordenen en dus ook zaaksgewijs vernietigen is niet zo'n gekke gedachtegang als je vernietigen een must vindt. Als je naar vernietiging kijkt, zie je twee mogelijkheden: het MOET van de wet en het MAG van de wet. Om met de laatste te beginnen: er zijn stukken die vernietigd mogen worden als het belang voor het proces of de organisatie vervallen is. Nergens in de wet staat dat het ook vernietigd MOET worden. Alleen hebben wij het in een selectielijst gezet en daar de sticker *verplicht* op geplakt. En zoals Ingmar al zegt, het argument is ruimtegebrek. Ik kom verderop nog terug op de Archiefwet.
Deze stukken hoef je (moreel gezien) niet te vernietigen en kunnen blijven zitten in een zaak, totdat de hele zaak vernietigd wordt (als je dat dan echt wil).
Hoe anders is het met de stukken die wettelijk vernietigd MOETEN worden. Meestal is privacy de reden. De WBP heeft het over persoonsgegevens en in veel gevallen staan dat soort gegevens los van zaaksgewijze ordening. Om de privacy te beschermen (en misbruikt te voorkomen) verplicht de wet de vernietiging van persoonsgegevens na vervallen belang.
Ergens is het fout gegaan met het vernietigingsbeleid. Daar waar je MOET vernietigen, zou ineens botsen met onze archivistische uitgangspunten en daar waar je MAG vernietigen, hebben we het verplicht gemaakt. (Doet me denken aan een opmerking van Fons Jansen over de kerk: alles wat niet mag is verboden. En als het wel mag, dan moet het.)
Zelfs de Archiefwet verplicht niet tot vernietigen van wat vernietigd MAG worden. De wet verplicht tot het voeren van een selectiebeleid. De selectielijst kan ook bestaan uit alleen stukken die vernietigd MOETEN worden.
Een WBP-voorbeeld bij aanbestedingen (heb ik zelf gezien):
De afdeling I&A kan formatief niet voldoende adviseurs in dienst houden voor de vraag, omdat de interne 'adviesmarkt' pieken en dalen kent. Juni, september en januari zijn beruchte piekmaanden, maar dat is onvoldoende om de formatie te laten uitbreiden. Deze advies-uren voor een I&A-afdeling worden aanbesteed en 3 bedrijven wordt om een offerte gevraagd. Alle bedrijven sturen als documentatie cv's van mogelijk inzetbare personen mee, zoals gevraagd in de aanbestedingsvoorwaarden.
Deze cv's verouderen snel en zijn daarnaast niet per sé de personen die ingezet worden. Het waren voorbeelden, maar wel van bestaande medewerkers. Het zijn persoonsgegevens waarvan het belang na de gunning vervalt. De WBP zegt dan dat ze vernietigd moeten worden.
@Ingmar @Chido Even kort over vernietiging ogv de WBP. Uitgaande van de WBP betekent verwijderen niet dat gegevens altijd moeten worden vernietigd, toch? Het is al voldoende als gegevens ‘buiten het bereik van de actieve administratie worden gebracht’ en in een archiefdepot of afzonderlijke schijf (?) worden opgeslagen. Hierdoor krijgen deze gegevens een andere (archief-)bestemming... (op BREED is dit eerder ook al ter sprake gekomen).
BeantwoordenVerwijderenDank voor je reactie Ton. Heb je wat concretere bronnen voor die WBP-interpretatie. Ik vind ze namelijk niet in lijn met de "morele" uitgangspunten waar de WBP volgens mij op stoelt.
BeantwoordenVerwijderenOnder andere: http://www.nvp-plaza.nl/documents/doc/sollicitatiecode/soll_bewaartermijnen.pdf en http://www.erfgoedinspectie.nl/uploads/publications/sporen_nalaten_of_uitwissen.pdf.
BeantwoordenVerwijderenHallo Ingmar,
BeantwoordenVerwijderenStel dat er drie leveranciers van potloden reageren. Met 2 van de
drie wordt zaken gedaan. Dan krijgen twee zaken die zich daaruit gevormd hebben de resultaatsoort gegund. Dat is genoeg voor 7 jaar bewaren.
De zaak van de laatste leverancier krijgt het resultaatsoort niet gegund of afgewezen mee. Daaraan is de bewaartermijn van 1 jaar gekoppeld.
Als de resultaatsoorten goed bij het zaaktype zijn vastgelegd en overgenomen van het dsp in het dms, dan zijn de zaken (records) er zo uit te vissen die binnen een jaar vernietigd mogen worden.
en is het eenvoudig om de records te vernietigen (als je een machtiging tot substitutie hebt tenminste). Alle records die samenhangen met een zaak die gekwalificeerd is met gegund worden 7 jaar bewaard. De rest mag na 1 jaar vernietigd. Dit lijkt mij een onderhoudstaak van de nieuwe DIV.
Ik hoop dat je hiermee iets kunt.
Hallo Eva,
BeantwoordenVerwijderendank voor je reactie. Ik snap hoe het werkt, maar mijn principiele vraag is dus of we moeten kiezen voor selectie op documentniveau, of dat we gaan selecteren op zaakniveau.
Zou je trouwens kunnen uitleggen waarom je een "machtiging tot substitutie" zou moeten hebben om die records te vernietigen? Het gaat hier allereerst toch om vernietigbare archiefbescheiden, waar geen machtiging voor nodig is. En mijn vraag gaat over de vernietiging op basis van de selectielijst, dat heeft toch niets met vervanging te maken?
Hallo Ingmar
BeantwoordenVerwijderenAntwoord 1
Ik ben er ook tegenaan gelopen dat de selectielijst meer op documentniveau geschreven is.
Ik denk dat je de vernietiging ruimer mag trekken bij zaakgericht werken.
Wij maken die scheiding wel. Dus we waarderen niet gegunde offertes in dat geval in op 1 jaar categorie 2.15 Terwijl verleende offertes 7 jaar bewaard worden. categorie 2.15.
Antwoord 2
Is een foutje,
Klopt inderdaad. Waar machtiging tot substitutie staat moet (in ons geval)staan, een goedgekeurd informatiebeheersplan of een incidentele machtiging tot vernietiging. (Omdat wij nog geen goedgekeurd informatiebeheersplan hebben mag er niets vernietigd worden, behalve wanneer er een incidentele machtiging tot vernietiging is verkregen)
Aha, dank je wel Eva
BeantwoordenVerwijderen