Bezuinigingen en wettelijke taken

De grafiek hierboven staat op pagina 76 van het rapport Bezuinigingen op uitvoeringsorganisaties van de Algemene Rekenkamer en laat de ontwikkeling van de geraamde rijksbijdragen en apparaatskosten van het Nationaal Archief zien.
In eerste instantie zou je zeggen dat er geen vuiltje aan de lucht is. De apparaatskosten zijn in 2016 iets lager dan de rijksbijdragen. Maar om de een of andere reden is dit niet het hele verhaal. De Algemene Rekenkamer zegt in een toelichting:

Als gevolg van de taakstellingen daalt in de periode 2011-2016 de geraamde rijksbijdrage voor het Nationaal Archief met €1,94 miljoen (10,2%). De apparaatskosten nemen vanaf 2012 juist toe, met in totaal 8,7%. Toch zijn in 2016 de apparaatskosten van het Nationaal Archief  €572.000 lager dan de rijksbijdrage. De verklaring hiervoor is dat in de apparaatskosten de kosten voor de uitvoering van de wettelijke digitale taak niet zijn meegenomen. Als dat wel gebeurt, is bij het Nationaal Archief in 2016 sprake van een substantieel tekort.*
*   Uitgaande van de kosten die verbonden zijn aan het uitvoeren van de wettelijke archiveringstaak zal het tekort in 2012 al zijn opgelopen tot meer dan €6 miljoen, zo is de verwachting. Bron: Doorlichting Nationaal Archief, 26 september 2012.

Dat is toch gek? Waarom zou de wettelijke digitale taak niet standaard meegenomen zijn?
In de toelichting staat trouwens ook dat de directie van het Nationaal Archief aan het ministerie van OCW heeft laten weten dat de realisatie van de taakstelling, gevolgen zal hebben voor de uitvoering van wettelijke taken. "Gesprekken hierover zijn gaande."

De manier waarop de bezuinigingen ingevuld zullen worden zijn trouwens ook interessant:

Zuiniger en efficiënter werken

• verhuur kantoorruimte (€0,2 miljoen);
• vermindering materiële uitgaven (circa €0,3 miljoen) en vermindering formatie (nog niet gekwantificeerd);
• vervanging van vast (depot-)personeel voor archiefbeheer door WSW’ers.

Minder taken/versobering taakuitvoering

• beperking openingstijden studiezaal;
• overheveling van taken naar Centraal Bureau Genealogie en naar Stichting Vrienden van het Nationaal Archief.

Anders

• extra inzet op verwerving van (meerjarige) projectmiddelen;
• beheer archieven provincie Zuid-Holland (€0,4 miljoen).

 Ik hou mijn hart vast...

Gerelateerd
Fusie van de KB en het NA
Bezuinigingen, RHC's en de Algemene Rijksarchivaris

Pas op een wolf! #hvog

Sinds een paar dagen speelt deze fabel van Aesopus constant door mijn hoofd en het NCDD-symposium heeft dat niet minder gemaakt.
Twintig jaar geleden verscheen Machineleesbare gegevensbestanden: archivering en beheer bij het Rijk van de Algemene Rekenkamer. De teneur van dit rapport over "digitale duurzaamheid" was: het is vijf voor twaalf, er moet nu echt iets gebeuren anders raken we heel veel digitale bestanden en archieven kwijt.
Ik citeer de aanbevelingen (p.31-32):

1. Eigenaren van MLG's dienen een schriftelijk vastgelegd bewaarbeleid te ontwikkelen voor MLG's
2. Bescherming van gegevens moet onderdeel uitmaken van dit bewaarbeleid
3. Mogelijkheden van secundair gebruik van MLG's dienen meer aandacht te krijgen
4. De regelgeving op het terrein van de archivering en het beleidskader moeten worden toegesneden op het archiveren van MLG's. Voortvarendheid is hierbij op zijn plaats.
5. De Algemene Rijksarchivaris zou ten behoeve van de politieke meningsvorming over de mate waarin en de wijze waarop MLG's voor het cultuurhistorisch erfgoed van belang zijn een standpunt dienen te formuleren over het vraagstuk van het beheer van gearchiveerde MLG's
6. Inzicht in de creatiekosten en de archiveringskosten van MLG's moet vergroot worden
7. Aan het archiveringsaspect moet al in de ontwikkelingsfase van een informatiesysteem aandacht worden besteed
8. Wanneer de eigenaar gebruik maakt van de diensten van een rekencentrum, moeten - schriftelijk vastgelegde - afspraken over het beheer en de archivering van MLG's worden gemaakt.

Sinds die tijd roepen wij archivarissen en inspecteurs uit volle borst en om de haverklap dat er nu toch echt iets moet gebeuren om de duurzame toegankelijkheid van digitale bestanden te garanderen, want anders raken we heel, heel veel kwijt en kunnen we ons HANDELEN NIET VERANTWOORDEN!
Ik wil hier niet suggereren dat we dit met kwade opzet doen, we zijn allemaal integer en bedoelen het allemaal heel goed.
Maar lopen we niet het risico dat we net als Gonzo niet meer geloofd worden?
Hoeveel is er de afgelopen jaren kwijt geraakt dat echt pijn heeft gedaan?
Ik kan me eigenlijk alleen het debacle met de Arbeidsvoorziening en de ESF-gelden herinneren. Dat heeft een paar miljoen gekost (en daar heeft de Rijksarchiefinspectie destijds nog een interessant rapport over geschreven.) Maar al met al heeft dit weinig blijvende indruk gemaakt, waard00r onze waarschuwingen vooral de indruk wekken paniekzaaierij te zijn.
Dinsdag bij het NCDD-symposium heb ik het eerste deel van de "break-out sessie" over preservation meegemaakt en in die drie kwartier ging het nauwelijks over preservation. Het enige dat er een beetje over ging was dat het niet verstandig is om spaties in je bestandsnamen te gebruiken...
De rest van de tijd ging het over nare IT-afdelingen en bestuurders en managers die maar niet snappen dat duurzame toegankelijkheid belangrijk is. Die mensen snappen niet dat we HEEL VEEL INFORMATIE KWIJT RAKEN! En het lijkt erop dat wij denken dat ze het wel zullen snappen, als we dat maar vaak genoeg herhalen.

Ik denk dat we ondertussen moeten concluderen dat het waarschuwen voor wolven de afgelopen twintig jaar nauwelijks effect heeft gehad en wel eens tegen ons zou kunnen gaan werken. We hebben dus ook een Cousin Norman nodig!

Ik weet alleen nog niet hoe die eruit zou moeten zien...

Gerelateerd
Strategische agenda van de NCDD