Schaduwarchieven: ponskaarten, microfilms en magneetbanden

Ponskaart van Alex van Koten

In de brief waarin minister-president Drees zijn ambtsgenoten duidelijk maakt dat ze moeten mee werken aan de vorming van schaduwarchieven met "alle gegevens die voor de totale oorlogvoering" van belang kunnen zijn, beschrijft hij ook aan welke soort informatie hierbij gedacht wordt. Ik citeerde het lijstje al eerder:

minstens die gegevens in veiligheid moeten worden gebracht, die nodig zijn om:

1. het een uitgeweken regering mogelijk te maken ongestoord te blijven functioneren;
2. te kunnen voldoen aan de behoefte aan gegevens van de regering en de Commandanten der Strijdkrachten, waar deze zich ook bevinden;
3. de mogelijkheid te scheppen om reeds in de vreemde de grondslag te leggen voor de reconstructie van het aanvankelijk prijsgegeven grondgebied van het Rijk in Europa.

Hieronder werden vanaf 1952 ook de dubbelen van de Burgerlijke Stand en de duplicaten van het archiefregister van het Bevolkingsregister gerekend.
Maar daarnaast hield de Marine sinds 1947 ook een schaduwarchief bij dat ervoor moest zorgen dat het administratieve apparaat van de Marine "mobiel" was. Daarbij ging het dus om gegevens die direct beschikbaar zouden moeten zijn bij calamiteiten. Maar er waren wat problemen met dit Marine-archief.
Zo kun je vragen stellen bij de waarde van Marine-informatie die tussen 1950 en 1956 naar de Antillen werd gestuurd.
Van de afdeling Juridische Zaken werden alle contracten die door de Minister werden afgesloten naar de centrale secretarie gestuurd om te laten kopiëren. Het ging hierbij in totaal in die zeven jaar om 807 contracten die naar Curaçao zijn gestuurd.
Van de Hoofdafdeling Materieel waren na 1953 geen documenten meer ontvangen en hieronder zie je welke documenten wel waren aangeboden:

Van de Hoofdafdeling HIZ waren in die jaren twee documenten ontvangen:

1e Voorwaarden betr. levering aan het ministerie van marine van het voor de zeemacht benodigde textiel.
2e Vaststelling technische voorschriften textiel (badhanddoeken) ingevolge beschikking van 25 juni 1951 nr. 262426.

Tja, ik wil niet zeggen dat het triviaal is dat mariniers er goed gekleed en afgedroogd bijlopen, maar als de communistische horden je land bezetten lijken mij andere dingen belangrijker.

Misschien is een van de redenen waarom de Marine maar zelden een document naar de Antillen stuurde, de redelijk omslachtige procedure die daarbij gevolgd moest worden. Ik citeer hem hier integraal, omdat het enkele interessante ambtelijk-bureaucratisch-archivistisch inkijkjes schetst:

Van contracten, huurovereenkomsten en andere belangrijke stukken wordt een exemplaar in het schaduwarchief opgelegd. Dit staat aangegeven op de betreffende minute of wordt door de behandelende afdeling op het zendvel geplaatst van het ingekomen stuk.
De stukken worden op het geheim archief van de centrale secretarie verzameld. Bij ieder stuk wordt een fiche van de minute van vaststelling van het contract of van het ingekomen stuk gevoegd.
De stukken worden na het sorteren op afdeling ingeschreven in een register. Voor elke (hoofd)afdeling bestaat een register. Indeling in het register als volgt: 1e datum 2e volgnummer, 3e omschrijving van de inhoud van het stuk.
Op iedere bladzijde van het document, zowel op voor- als achterzijde, wordt een stempel geplaatst "Contract no.". Hierachter wordt het volgnummer geschreven. Van elk document wordt thans een nieuw fiche getypt met de volgende inhoud: volgnr.; afd.: bladzijdenummer van het register; geadresseerde of afzender; onderwerp; indices. Het master, waarop het nieuwe fiche is getypt, wordt afgedraaid op de achterkant van een Hollerithkaart. Er worden zoveel kaarten per fiche gemaakt als er codenummers van het registratuurplan op het fiche zijn vermeld.
De aldus vervaardigde ponskaarten, waarvan de indices afzonderlijk zijn onderstreept, worden overgedragen aan de Hollerithafdeling van de Hoofdafdeling Personeel. In elke kaart wordt een bepaalde indice geponst.
Na terugkomst van de geponste kaarten worden de kaarten, alsmede de stukken en een exemplaar van de verzamelstaat uit het register aan de Marid tegen reçu overhandigd. Bij de Marid worden deze stukken gefotocopieerdmicrofilmd. De fotocopieën microfilms en de ponskaarten worden door de Marid naar de Nederlandse Antillen verzonden ter oplegging in het schaduwarchief.
De gefotocopieerdemicrofilmde documenten worden daarna weder door de Marid naar het Geheim archief gezonden. Deze stukken worden daarna in de kluis opgelegd.

Ponskaarten en microfilms
De Hollerithkaarten die genoemd worden, zijn de ponskaartjes die Herman Hollerith - de "father of modern automatic computation" - heeft uitgevonden.

By Media lib at de.wikipedia [Public domain], from Wikimedia Commons

Een standaard ponskaartje, zoals je hierboven ziet, bestond uit 80 kolommen van 12 rijen en kon per kolom 1 teken bevatten. De standaardmaten van een kaart waren (sinds 1928) 7 3/8 bij 3 1/4 inch (ca. 187 x 82 mm). De informatie werd in de kaart aangebracht door in een of meer rijen van een kolom een klein rechthoekig gaatje te ponsen. Voor dat ponsen hadden ze bij het ministerie blijkbaar een aparte afdeling, waar waarschijnlijk alleen ongetrouwde vrouwen, de kaartje met de ponsmachines maakten.

By waelder (Own work) [GFDL, CC-BY-SA-3.0 or CC-BY-2.5], via Wikimedia Commons

Het gebruik van ponskaarten in de archivering is natuurlijk ook nog eens een interessant onderzoeksonderwerp. Daarbij mag aandacht voor het VPRO-hoorspel Piet Ponskaart, scènes uit het leven van een kantoorbediende niet ontbreken. Maar dat is misschien voor later...

Iets anders dat opvalt in deze procedure is dat de documenten blijkbaar op microfilm gezet worden. De doorhalingen in het citaat hierboven zijn met pen gedaan, maar het is onduidelijk van wanneer ze dateren. Het document is uit eind 1956, maar misschien beschrijft de opsteller in eerste instantie de oude procedure en komt iemand er dan pas achter dat het op dat moment al anders gaat?
Die microverfilming is op zich wel interessant omdat de Minister-President in 1952 tijdens de discussie over het maken van kopieën van het archiefregister in de Ministerraad aangeeft dat het maken van micro-foto's van het bevolkingsregister ook een mogelijkheid was.

Minister Mulderije [van Justitie, IKo] wijst er op, dat de heer Graafland dit indertijd heeft ontraden, aangezien men dan een belangrijk aantal terugleesapparaten zou moeten aanschaffen.

Ik weet (nog) niet wie die heer Graafland is, maar blijkbaar vond de Marine het in 1956 geen probleem om terugleesapparaten te moeten gebruiken.

Wat de Marine wel een probleem vond, was de ontoegankelijkheid van de informatie. De Secretaris-Generaal schrijft eind 1956 dat:

De algemene indruk is, dat de archieven dusdanig worden opgeborgen in kisten gemeenschappelijk met land- en luchtmacht, dat nimmer iets terug te vinden zal zijn. De lijsten schijnen namelijk in de kisten ingesloten te worden, zodat men niet weet wat in welke kist zit en men om een stuk te vinden alle kisten zou moeten openmaken.

En blijkbaar is dit geen specifiek Antilliaans probleem, want in 1958 schrijft de marine-attaché in Washington dat daar een aantal kisten "schaduwarchief" staan, waarvan niemand weet wat er in zit, aangezien de "pakkingslijsten" ontbreken. Hij verzoekt de Chef van de Marinestaf in Den Haag daarom om die lijsten te sturen, zodat de informatie, wanneer dat in de toekomst nodig mocht zijn, wel gebruikt kan worden.
Uiteindelijk krijgt deze attaché ruim negen maanden later als antwoord dat de schaduwarchieven in Washington zullen worden opgedoekt en dat er geen nieuwe Marine-informatie weer zal worden opgelegd. Enkel in Curaçao zal een "levend" schaduwarchief worden onderhouden en daarom heeft het geen zin om een catalogus te maken van het - verouderde - materiaal in Washington.
Die reactie was een direct gevolg van de beschikking van de Staatssecretaris van Marine om met ingang van 1 augustus 1958 de bestaande regeling van de schaduwarchieven aanzienlijk te vereenvoudigen. Vanaf dat moment zouden - voor de Marine - enkel nog op Curaçao vier categorieën schaduwarchieven worden bijgehouden:

1. Materieelgegevens
   Enkel gegevens over de Hr. Ms. "Karel Doorman", de kruisers klasse "De Ruyter", de jagers klasse "Holland" en "Friesland" en de onderzeeboten klasse "Dolfijn."
2. Personeelsgegevens
   Een stel duplo ponskaarten met personeelsgegevens wordt in Amsterdam bewaard en jaarlijks wordt de microkaarten van de stamkaarten naar Londen gestuurd. De set die dan in Londen is, zal worden doorgestuurd naar Curaçao, waar bij ontvangst van een nieuwe jaarserie de vorige serie zal worden vernietigd.
3. Financiële gegevens
   Eens per kwartaal worden de uitbetalingsstaten naar Curaçao gestuurd, waar ze de plaats van de staten van het voorgaande kwartaal innemen.
4. Hydrografische gegevens
   Een zeer beperkte set aan microfoto's wordt bewaard in de Antillen.

Het opsturen van andere informatie zal worden gestaakt.

Deze wijziging betekende dat de Marine de schaduwarchieven vanaf dat moment echt als een back-up ging gebruiken, zodat bij een calamiteit recente informatie kon worden gereconstrueerd.

De computer doet zijn intrede

Halverwege de jaren zestig werd geconstateerd dat de regeling uit 1958 verouderde en op 5 juli 1967 trok de minister van Defensie de regeling in. In de overwegingen staat onder andere dat er geen behoefte meer bestond aan de regeling omdat de "onderhavige materie" ook werd geregeld in het Oorlogsmemorandum der Koninklijke Marine (VVKM 162).

Opvallend is dat de minister een dag later, dus op 6 juli 1967, de Richtlijnen voor de oplegging van magnetische banden vast stelde:

Overwegende:
dat door het invoeren van de computer vele onmisbare gegevens op magnetische banden zijn vastgelegd, waardoor het noodzakelijk is geworden om maatregelen te treffen ter beveiliging van die gegevens:
a. tegen technische storingen en in het ongerede raken;
b. tegen brandgevaar e.d.;
c. ingeval van buitengewone omstandigheden als tijd van oorlog e.d.;

Van alle banden bestonden drie series met daarop "de laatste situatie, de voorlaatste situatie en de daaraan voorafgaande situatie" en er waren banden waarop alle mutaties waren bijgehouden. De drie series werden over drie locaties verspreid: de meest recente werd bewaard in het gebouw waar de computer stond, de anderen "in de bunker aan de Badhuisweg" in Den Haag en een selectie met de belangrijkste tapes werd bewaard "in het schaduwarchief in Groot-Brittanië en Noord-Ierland."
Interessant is dat in de richtlijnen veel aandacht besteed wordt aan de fysieke bewaaromstandigheden van de tapes, maar nauwelijks aan de technische voorwaarden om de tapes na verloop van tijd te kunnen gebruiken:

[...] de banden [...] worden verpakt in een plastic houder, een luchtdichte plastic zak en vervolgens in een kartonnen doos [...].
[De marine-attaché] legt de ontvangen banden op in het schaduwarchief, waarover hij het beheer voert, en neemt daarbij het volgende in acht.
a. De banden moeten in de vorengenoemde verpakking verticaal worden opgeslagen in een stalen kast, die op enkele centimeters van de vloer staat;
b. De vochtigheidsgraad in de opslagruimte mag variëren tussen 20% en 80%, terwijl een minimum en een maximum temperatuur zijn toegestaan van onderscheidenlijk 10°C en 32°C;
c. De banden mogen niet worden blootgesteld aan magnetische velden van grote sterkte;

In de bijlage bij de beschikking (zie hieronder) werd voorgeschreven welke metagegevens aan iedere tape moesten worden toegevoegd: Label, Aanduiding, Aantal banden, Aanvulling/Vervanging/Terugzending en de wijze van verzending.

Hoewel in de richtlijnen dus geen enkele aandacht besteed wordt aan veroudering van de software of de machines waarmee de tapes ingelezen zouden moeten worden, zou het me niets verbazen als dit een van de eerste rijks-richtlijnen voor digitale duurzaamheid is.

Bronnen

NL-HaNA, BiZa Binnenlands Bestuur en Kabinet, 2.04.87, inv.nr. 6417
NL-HaNA, Ministerie van Marine, 2.12.56, inv.nr. 8353

NL-HaNA, Defensie: Gewoon en Geheim Verbaalarchief, 2.13.151, inv.nr. 6308

Gerelateerd
Schaduwarchieven: de dubbelen keren terug in Nederland
Schaduwarchieven: "Uitsluitend bestemd voor gebruik in geval van oorlog"
Schaduwarchieven: kopieën van het archief-bevolkingsregister

Schaduwarchieven: "De Russen komen!" Een intermezzo
Digital preservation through the ages

Vergeet het!

In het Seventh Framework Programme for Research and Technological Development van de Europese Unie, lopen verschillende digitale archiveringsprojecten, zoals BlogForever en SCAPE.

Vorige week las ik over ForgetIt, dat ook onder dat programma valt.

While preservation of digital content is now well established in memory institutions such as national libraries and archives, it is still in its infancy in most other organizations, and even more so for personal content. ForgetIT combines three new concepts to ease the adoption of preservation in the personal and organizational context, each overcoming major obstacles:

• First, Managed Forgetting models resource selection as a function of attention and significance dynamics. It is inspired by the important role of forgetting in human memory and focuses on characteristic signals of reduction in salience. For this purpose it relies on multi-faceted information assessment and offers customizable preservation options such as full  preservation, removing of redundancy, resource condensation, and also complete digital forgetting.
• Secondly, Synergetic Preservation crosses the chasm that exists between active information use and preservation management by making intelligent preservation processes an integral part of the content lifecycle in information management and by developing solutions for smooth bi-directional transitions.
• Thirdly, Contextualized Remembering targets keeping preserved content meaningful and useful. It will be based on a process of dynamic evolution-aware contextualization, which combines context extraction and packaging with evolution detection and intelligent re-contextualization.

[...]
The main expected outcomes are the flexible Preserve-or-Forget Framework for intelligent preservation management and, on top of it, two application pilots: one for personal preservation focussing on multimedia coverage of personal events and one for organizational preservation targeted at smooth preservation in organizational content management.

Dat is een hele mond vol, maar interessant genoeg om in de gaten te houden. Maar de naam van het project vind ik toch een beetje twijfelachtig.

Gerelateerd
BlogForever
Bewaar als... Een praktische leporello
Delete. Onthouden of vergeten in de digitale wereld.
Opslag wordt steeds goedkoper, dus laten we alles maar bewaren

En ook nog:
Digitaal duurzaam voor de gewone man
Digitale archivering bij de mensen thuis

Het plaatje komt van de ForgetIt-site

Duurzame toegankelijkheid in het NOS-journaal

Vooruitgang betekent dus van film, naar video, naar dvd, naar blu-ray. 

En iedere drager heeft een kortere levensduur.

Gerelateerd

Digitale houdbaarheid

Gekocht en geluisterd: Files that last

Gisteren het ebook Files that last van Gary McGath gekocht. Met de coupon code kun je het tot morgen bij  Smashwords downloaden voor iets meer dan €5,- Daarna kost het een euro of 7.
Ik heb het boek tot nu toe alleen nog maar doorgebladerd, maar de inhoudsopgave ziet er veelbelovend uit.
McGath heeft trouwens ook nog wat liedjes geschreven over digitale duurzaamheid, zoals deze

Files that last: The song

I had a little Kindle, it had a little book.
Today the book has vanished. I think that I’ve been took.
They say I never owned it, no not a single page.
The only thing it kindles is my rage.

Chorus:
   I want some files that last, data that will not stray.
   Files just as fresh tomorrow as they were yesterday.
I wrote a little fanfic just seven years ago.

But how to read the file now, my PC doesn’t know.
My brilliant tale is only a bunch of useless bits,
Why do I have to put up with this … inconvenience?

Chorus

I made a little archive all stored on DVDs
And put them in the car trunk, where they could fit with ease.
The summer’s warm and sunny, and sadly I have learned
That’s not how DVDs ought to be burned.

Chorus

The road to preservation has potholes everywhere,
I’m trying hard to dodge them and taking extra care.
To give my files a future, I won’t forget the past.
There has to be a way to make them last!

Chorus, twice

Gerelateerd
Bewaar als... Een praktische leporello

Digital Preservation Through the Ages

Tja...

Digitale editietechniek

Vorige week schreef ik over de historisch-kritische editie van Max Havelaar die ik gelezen had. De tweede band daarvan bestaat voor het overgrote deel uit variantenapparaat. Dat wil zeggen dat zo goed als iedere(!) afwijking tussen handschrift, eerste, tweede, tweede dubbeldruk, derde, vierde en vijfde druk wordt gedocumenteerd. Kets-Vree beschrijft in de verantwoording hoe dat in sommige gevallen gaat. Diverse pagina's van de tweede druk en de tweede dubbeldruk zijn geprint op "overtrek-papier" en daarna op elkaar gelegd op een lichtbak. Hierdoor waren afwijkingen per pagina snel en makkelijk zichtbaar.
Afgelopen week stond in The New York Times een beschrijving van de digitale variant van dit procédé: 189 floppies uit de nalatenschap van Jonathan Larson.
Mij zei die naam niks, maar in Amerika is hij blijkbaar heel beroemd als de auteur van de musical Rent, die door Wikipedia omschreven wordt als

a rock musical with music and lyrics by Jonathan Larson[1] based on Giacomo Puccini's opera La bohème. It tells the story of a group of impoverished young artists and musicians struggling to survive and create in New York's Lower East Side in the thriving days of Bohemian Alphabet City, under the shadow of HIV/AIDS.

In 2000 en 2001 was de musical ook in Nederland te zien.
Larson stierf enkele dagen voor de première van de musical en enkele jaren na zijn dood werd zijn nalatenschap gedoneerd aan de Library of Congress. En behalve uit papieren, bestond deze ook uit diskettes.
Hier vind je de hele plaatsingslijs/inventaris, die als pdf bestaat deze uit 31 pagina's. Het archief bevat vijf dozen(!) met Electronic Files, 1990-1996 die als volgt zijn beschreven:

BOX 53-57 Electronic Files, 1990-1996
BOX 53-55 3 1/2" discs
BOX 55-56 5 1/4" discs
BOX 57 Computer manuals

Als het om papieren documenten zou gaan, kun je dit vergelijken met: "3 dozen A4-tjes en 2 dozen A3-tjes."
Een paar jaar geleden heeft Doug Reside zich het lot van die floppy's aangetrokken. Eerst heeft hij alle bestanden gekopieerd naar een stabielere omgeving, waarna hij met behulp van een emulator de bestanden bekeek zoals Larson ze ook gezien zou hebben.

Maar toen Reside een van de laatste versies van Rent opende met TextWrangler, een eenvoudige text-editor, kwam hij tot een rare ontdekking. Om voor hem overklaarbare redenen week de tekst af van de tekst die hij in de emulator zag!

It turns out early versions of Microsft Word had a setting called "fast save" to speed up the frequent action of writing to a file (a slow process in those days of floppy disks and computers that ran only about 2% as fast as today’s iPhones). "Fast save" worked by appending revisions to the end of a file rather than completely overwriting the existing the text. Word 5.1 knew to look for these revisions and integrate them into the main text when the file was opened. A text editor, on the other hand, just opens the text as it finds it. When these files are opened with a software tool called a hex editor, though, it's possible to look at the groups of text that represent the revisions recorded in a single "fast save."

Fascinerend, maar eigenlijk voor de Google Docs gebruiker weinig verrassend, omdat daarin dit soort "versie-beheer" standaard gebeurt. Maar aan de andere kant, die diskettes zijn in ieder geval nog bij de Library of Congres terecht gekomen. Stel dat een auteur Google Docs gebruikt, hoe krijg je als onderzoeker na zijn dood dan toegang tot die account?

Gerelateerd
De Mac van Rushdie
Lokalisatie Literair Archief (Lolita)
Monumentale accounts
Digitale antiquiteiten

Plaatje: Balancing floppies van Oxtopus

Pas op een wolf! #hvog

Sinds een paar dagen speelt deze fabel van Aesopus constant door mijn hoofd en het NCDD-symposium heeft dat niet minder gemaakt.
Twintig jaar geleden verscheen Machineleesbare gegevensbestanden: archivering en beheer bij het Rijk van de Algemene Rekenkamer. De teneur van dit rapport over "digitale duurzaamheid" was: het is vijf voor twaalf, er moet nu echt iets gebeuren anders raken we heel veel digitale bestanden en archieven kwijt.
Ik citeer de aanbevelingen (p.31-32):

1. Eigenaren van MLG's dienen een schriftelijk vastgelegd bewaarbeleid te ontwikkelen voor MLG's
2. Bescherming van gegevens moet onderdeel uitmaken van dit bewaarbeleid
3. Mogelijkheden van secundair gebruik van MLG's dienen meer aandacht te krijgen
4. De regelgeving op het terrein van de archivering en het beleidskader moeten worden toegesneden op het archiveren van MLG's. Voortvarendheid is hierbij op zijn plaats.
5. De Algemene Rijksarchivaris zou ten behoeve van de politieke meningsvorming over de mate waarin en de wijze waarop MLG's voor het cultuurhistorisch erfgoed van belang zijn een standpunt dienen te formuleren over het vraagstuk van het beheer van gearchiveerde MLG's
6. Inzicht in de creatiekosten en de archiveringskosten van MLG's moet vergroot worden
7. Aan het archiveringsaspect moet al in de ontwikkelingsfase van een informatiesysteem aandacht worden besteed
8. Wanneer de eigenaar gebruik maakt van de diensten van een rekencentrum, moeten - schriftelijk vastgelegde - afspraken over het beheer en de archivering van MLG's worden gemaakt.

Sinds die tijd roepen wij archivarissen en inspecteurs uit volle borst en om de haverklap dat er nu toch echt iets moet gebeuren om de duurzame toegankelijkheid van digitale bestanden te garanderen, want anders raken we heel, heel veel kwijt en kunnen we ons HANDELEN NIET VERANTWOORDEN!
Ik wil hier niet suggereren dat we dit met kwade opzet doen, we zijn allemaal integer en bedoelen het allemaal heel goed.
Maar lopen we niet het risico dat we net als Gonzo niet meer geloofd worden?
Hoeveel is er de afgelopen jaren kwijt geraakt dat echt pijn heeft gedaan?
Ik kan me eigenlijk alleen het debacle met de Arbeidsvoorziening en de ESF-gelden herinneren. Dat heeft een paar miljoen gekost (en daar heeft de Rijksarchiefinspectie destijds nog een interessant rapport over geschreven.) Maar al met al heeft dit weinig blijvende indruk gemaakt, waard00r onze waarschuwingen vooral de indruk wekken paniekzaaierij te zijn.
Dinsdag bij het NCDD-symposium heb ik het eerste deel van de "break-out sessie" over preservation meegemaakt en in die drie kwartier ging het nauwelijks over preservation. Het enige dat er een beetje over ging was dat het niet verstandig is om spaties in je bestandsnamen te gebruiken...
De rest van de tijd ging het over nare IT-afdelingen en bestuurders en managers die maar niet snappen dat duurzame toegankelijkheid belangrijk is. Die mensen snappen niet dat we HEEL VEEL INFORMATIE KWIJT RAKEN! En het lijkt erop dat wij denken dat ze het wel zullen snappen, als we dat maar vaak genoeg herhalen.

Ik denk dat we ondertussen moeten concluderen dat het waarschuwen voor wolven de afgelopen twintig jaar nauwelijks effect heeft gehad en wel eens tegen ons zou kunnen gaan werken. We hebben dus ook een Cousin Norman nodig!

Ik weet alleen nog niet hoe die eruit zou moeten zien...

Gerelateerd
Strategische agenda van de NCDD

OAIS discussion guide

Begin dit jaar heeft de "Interagency Science Working Group" van NARA een "discussion guide" (pdf) gepubliceerd, die gebruikt kan worden om vast te stellen in hoeverre een organisatie voldoet aan de OAIS-criteria. In de handleiding worden de zes hoofdprocessen van OAIS (Ingest, Archival Storage, Data Management, Administration, Preservation Planning en Acces, in ED3 vertaald als opname, lange termijn opslag, toegankelijk maken, beheer, bewaarstrategie en toegang) behandeld aan de hand van open vragen.

This guide provides a series of high-level, open-ended questions related to each of the six OAIS business processes. The questions are designed to help a team or group of agency managers, staff, and subject matter experts identify policy, procedures, and operational areas for which agency guidance exists, where gaps in policies, procedures and operations exist, and where revisions to policies and procedures are needed to meet OAIS criteria for long-term preservation and access to digital records and information.
The questions should be discussed in a meeting or interview with agency staff to assure that everyone understands the processes and the underlying questions, and is familiar with OAIS terminology. To answer the questions, it may be helpful to select one dataset (or one continuing series of datasets that are the same) and walk through your data repository’s lifecycle processes, from data creation, storage or maintenance, access, preservation, to eventual disposal or transfer to NARA.
[...]
Using this guide can benefit your agency by improving communications among knowledgeable staff regarding specific issues, questions or processes related to long-term preservation and access to digital data.

De handleiding is dus duidelijk niet bedoeld als norm of richtlijn, maar veeleer als hulpmiddel om bewustwording, onderling begrip en focus te creëren. Dat blijkt ook duidelijk uit de vragen die gesteld worden. Die zijn redelijk "high-level":

Ingest
3. Has your agency defined what metadata must be saved when the data are initially created? Does the repository have additional or supplementary metadata requirements?
Data Management Process
2. Are there policies in place governing who has access to create, read, use and delete the descriptive information and administrative data?

De vragen wekken de indruk beperkt te zijn, het zijn er 28, maar dit is maar schijn. Sommige vragen bestaan uit wel vier deelvragen.

De laatste vraag die bij ieder onderwerp gesteld wordt is sympathiek en verwarrend tegelijk:

What are the most significant current challenges in your agency’s repository for the archival storage function (e.g., financial resources, personnel, policies, procedures, oversight, and compliance)? To what extent do these challenges impact your agency’s ability to conduct the activities in this process? How could NARA advocacy and guidance help your repository or agency address these challenges?

Sympathiek, omdat het NARA hiermee expliciet aangeeft dat hij federale diensten kan en zal ondersteunen bij het zoeken naar oplossingen. Verwarrend omdat deze vraag meer de indruk wekt uit een enquete te komen, dan deel uit te maken van een "zelf-onderzoek."

Gerelateerd
Open koffie voor Jeroen
Duurzame toegankelijkheid en buitenaardse wezens
Gezamenlijke e-depotvoorzieningen

Personal Digital Archiving 2011

24 en 25 februari vond het congres Personal Digital Archiving 2011 plaats bij Archive.org. Daar zijn nu ook alle 46 (!) presentaties te bekijken.
Voor de rustige avonden en weekends, als er toch niets op tv is...

Zie voor meer links de pagina van Personal Digital Archiving

Plaatje: PDA sign van Rich Gibson

Een kleine geschiedenis van data-opslag

Format: A Brief History of Data Storage from Alan Warburton on Vimeo.
An abridged history of removable data storage. I've left out a few formats, which I'm sure the geeks out there will pick up on! Made with After Effects, Maya and Photoshop.
Thanks to Shawn Hazen at bookworship.com for letting me use a couple of his book jackets, and to Steven Shook at flickr.com/photos/shookphotos for letting me use a vintage postcard of his.
Soundtrack: Fringe Element (Short Like Me Edit) by Beni.


Weet je nog, dat je vroeger rondliep met zo'n hard-plastic doosje, met 10 diskettes er in? Dan had je wel 25 MB bij je.
En toen ik in 1997 aan de UvA ging studeren, was de opslagcapaciteit daar nog zodanig dat iedere student een 3,5"-diskette kreeg uitgereikt. Daar stond een installatie van Eudora op en je moest je hele e-mailarchief op die ene diskette bewaren. Stel je dat nu eens voor!

Via L'Archivista

Gerelateerd
Mainframes bestaan nog
Digital information lasts forever... (ED3-blog)
De opkomst van de aarde (ED3-blog)

Preserving Personal Web Content

De Library of Congress organiseerde in mei van dit jaar Personal Archiving Day, ik schreef er al een keer over. Eerder deze week verscheen op de site van digitalpreservation.gov de presentatie van Abigail Grotke en Gina Jones over het bewaren van persoonlijke websites, blogs en social media.

Ze rauschen een beetje door hun presentatie heen, maar ik denk dat het voor een leek, zeker met de hand-out die ze blijkbaar ook hebben, een leerzame acht minuten zijn.

Om de een of andere reden is het filmpje niet op het Youtube-kanaal verschenen en ik kan het niet embedden. Je zult het dus op de site van de LoC moeten bekijken. Klik hier of op het plaatje hierboven.

Een andere interessante presentatie in dit kader is die van Cathy Marshall, waar Robèrt Gillissen maandag naar verwees: If I only had 10 minutes to talk about personal archives: 3 things I've learned + 1
Een paar interessante slides om over na te denken:

Gerelateerd
Waarom digitale duurzaamheid belangrijk is voor jou
Een dagje Den Haag
Digitale foto's bewaren
Zonder jurk niets om te doen opwaaien

Een nieuw avontuur van DigiMan

Over, hoe kan het ook anders, metadata...

Digitale houdbaarheid

Vorige week vroeg Marco de Niet van DEN om een andere term voor "digitale duurzaamheid"

1. 
   marcodeniet Goede observatie durability is not the same as sustainability. Graag een andere NL term voor 'digitale duurzaamheid' #mc2010 08 Oct 2010 from web

-- this quote was brought to you by quoteurl

Nou hebben we de laatste jaren het gebruik van de term "digitale duurzaamheid" een beetje afgezworen en vervangen door "duurzame toegankelijkheid."
Maar, en daarin moet ik Marco gelijk geven, dit klinkt wel heel erg naar jargon.

1. 
   marcodeniet @yhoitink Duurzame toegankelijkheid vind ik te veel vakjarbon. Als je het op een verjaardag laat vallen snapt niemand wat je ermee bedoelt. 08 Oct 2010 from web in reply to yhoitink

-- this quote was brought to you by quoteurl

Mies Langelaar, van het Gemeentearchief Rotterdam en Chido (van zichzelf) deed een alternatief voorstel: digitale (onder)houdbaarheid.
Eigenlijk vind ik "digitale houdbaarheid" wel een mooie term. Mies schreef dat ze bij deze term wel altijd zocht naar het "datumstempeltje" en dat lijkt me ook juist het punt dat we willen maken: digitale bestanden zijn na verloop van tijd om verschillende redenen niet meer goed.
Ik ga de komende weken ook maar eens proberen of mensen deze term iets makkelijker snappen.

Plaatje: Thijs van Exel