40 uur taakstraf voor 't kwijtmaken van 1.800 documenten

One whole section of the National Personnel Records Center in Spanish Lake contains the records of the Office of the Judge Advocate General, General Courts Martial from 1812-1938. This photo was taken on Friday, Nov. 2, 2012. Photo by J.B. Forbes, jforbes@post-dispatch.com

Vorige week is in St. Louis County in de VS een 28-jarige man veroordeeld tot een werkstraf van 40 uur voor het "kwijt maken" van 850 van de 1.200 documenten die hij moest opbergen. De man werkte bij het National Personnel Records Center in St. Louis. In deze dependance van het NARA worden ongeveer 100 miljoen individuele dossiers bewaard. Daarvan is meer dan de helft van veteranen.
De St Louis Post-Dispatch schreef:

One of the ex-employees, Lonnie Halkmon, 28, was sentenced Thursday to two years of probation and ordered to perform 40 hours of community service. The other, Stanley Engram, 21, is scheduled to be sentenced Feb. 7. Both pleaded guilty of destruction of government records. Federal guidelines call for a sentence from probation to six months behind bars.
Court documents show that the files in the woods were traced to Engram, who admitted disposing of them, “abandoning” others in the center and throwing some away at home. In all, he admitted destroying or deliberately misfiling more than 1,000 records.
[...]
Halkmon’s plea says the center audited records handled by 41 employees in 2011-12 and found that of more than 1,200 records assigned to him, 850 were missing. Most workers had an error rate of 3 percent, although five other employees had disproportionately high figures, according to a court document.

Een van de mogelijke oorzaken van de overtredingen die in het artikel genoemd worden, is dat de medewerkers betaald werden voor ieder dossier dat ze behandelden.

Overigens kun je in Nederland als ambtenaar ook bestraft worden als je archiefstukken kwijt maakt:

Wetboek van Strafrecht – Boek 2
Titel XXVIII. Ambtsmisdrijven
Artikel 361
1. De ambtenaar of een ander met enige openbare dienst voortdurend of tijdelijk belast persoon, die opzettelijk zaken bestemd om voor de bevoegde macht tot overtuiging of bewijs te dienen, akten, bescheiden of registers, welke hij in zijn bediening onder zich heeft verduistert, vernielt, beschadigt of onbruikbaar maakt, of toelaat dat zij door een ander worden weggemaakt, vernield, beschadigd of onbruikbaar gemaakt, of die ander daarbij als medeplichtige ter zijde staat, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste vier jaren en zes maanden of geldboete van de vijfde categorie.

Is het wervingsverdrag echt kwijt?

Zihni Özdil schreef op Frontaal Naakt over het wervingsverdrag dat Nederland en Turkije in 1964 afsloten:

Maar warempel, daar vond ik het wervingsverdrag uit 1964 tussen Turkije en Nederland.
Een aantal jaren geleden had ik die opgeduikeld bij het Minsterie van Sociale Zaken. Ik had daar een afspraak met een ambtenaar die zou zorgen dat ik het originele verdrag kon inzien en kopiëren.
Toen ik daar was, duurde het echter heel lang voordat ik geholpen werd. Want wat bleek nou, het originele verdrag was niet te vinden: ‘Hij zit vast ergens in een la verborgen, maar we hebben wel de officiele kopie uit 1964.’
[...]
Prima, dacht ik. De originele, officiële kopie is net zo goed als het origineel zelf. 

Hierboven zie je een deel van de kopie van de officiële kopie. De volledige reproductie vind je hier.
(Het verdrag is blijkbaar in het Frans opgesteld omdat de diplomatieke betrekkingen tussen Turkije en Nederland in 1612 in het Frans begonnen zijn.)
Özdil maakt er in zijn stukje een punt van dat het verdrag helemaal niet getekend is, omdat er geen handtekening (en ook geen datering trouwens) op de officiële kopie staat. Maar, ik neem aan dat het hier eerder om een soort laatste concept, waarvan verschillende exemplaren bestonden, dan om een echte "kopie" gaat.
Interessanter is eigenlijk de vraag of het originele verdrag nog altijd kwijt is.
Op Gahetna.nl hebben de wervingsverdragen met Marokko en Turkije een eigen plekje gekregen op de tijdbalk Nederlandse geschiedenis. Maar daarbij staat een foto van Turkse gastarbeiders die aankomen op Schiphol en geen afbeelding van of een verwijzing naar een van de twee verdragen.

Ik heb even gezocht in de archieven van het Nationaal Archief, maar nog geen dossier gevonden waar het verdrag in zou kunnen zitten.

Zouden de dossiers nog niet zijn overgebracht of is het verdrag echt kwijt?

Gerelateerd
... maar 't schiet verre
Het kompjoetergebouw
Grenzen overschreden. Diefstal van archiefstukken
Archieven in het nieuws: Haren en Eindhoven

Archieven in het nieuws: Haren en Eindhoven

Een verdwenen bouwvergunning
De Volkskrant bericht:

Het vorige college van burgemeester en wethouders ging in 2010 akkoord met een illegaal bouwbesluit. De bijbehorende stukken zijn verdwenen uit het gemeentelijke archief. [...]
De drie wethouders (PvdA, ChristenUnie en GroenLinks) die met het besluit akkoord gingen, werden door een ambtenaar gewaarschuwd dat ze in strijd met de wet handelden. 'U omzeilt de geldende regels', staat in een vertrouwelijk advies bij het bouwbesluit dat in bezit is van de Volkskrant. Het besluit creëerde een 'illegale situatie', die kon leiden tot 'imagoschade' voor de gemeente.[...]
De zaak kwam in oktober 2011 aan het rollen toen een lindeboom moest worden gekapt om uitbreiding van het restaurant mogelijk te maken. Het nieuw aangetreden gemeentebestuur kreeg lucht van het illegale bouwbesluit, maar de stukken bleken onvindbaar te zijn in het officiële archief. De ambtelijke staf bleek echter te beschikken over een geheime schaduwadministratie. 'Op de afdeling Vergunningverlening was er onvrede over de gang van zaken', zegt burgemeester Fennema.

Bezuinigingen in Eindhoven
Het Eindhovens Dagblad bericht:

Eindhoven kan op het archief geen 6 tot 7 ton per jaar, maar 'slechts' 2 ton per jaar bezuinigen. Dat blijkt uit een onderzoek van het SRE en het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe).
De gemeente had in het kader van de grootschalige bezuinigingsoperatie op een uiteindelijke besparing van 575.000 tot 680.000 euro gerekend, maar uit het onderzoek blijkt nu dat er minder archiefstukken dan gedacht gedigitaliseerd kunnen worden.

In de Raadsinformatiebrief waar de krant zich op baseert staat:

Het onderzoek laat de volgende resultaten zien:

• RHCe voert meer taken uit dan op basis van de op de factuur vermelde omschrijving mag worden verwacht. De kosten hiervan zijn verwerkt in de meterprijs. De besparingsmogelijkheden zijn hierdoor anders dan verwacht 
• Niet alle uitgevoerde taken zijn gebaseerd op wettelijke verplichtingen vanuit de Archiefwet. Een aantal (facultatieve) activiteiten vinden hun oorsprong in de uitvoering van het gemeentelijk cultuurbeleid; 
• Aanzienlijke leegstand van kantoor- en archiefruimte; 
• Als gevolg van het toenemend gebruik van het internet, kan de exploitatie van de publieksruimte worden afgestoten; 

De op dit onderzoek gebaseerde acties, waaronder het afstoten van de publieksruimte en het geplande terugdringen van de o.a. door leegstand veroorzaakte frictiekosten, leiden tot een structurele besparing voor de gemeente Eindhoven, oplopend tot meer dan €200.000 per jaar.[..]
In de resultaten van het SRE/RHCe onderzoek is vooral aandacht besteed aan een zo efficiënt mogelijke uitvoering van de taken door het RHCe. Er is nog weinig aandacht geschonken aan de in de oorspronkelijke businesscase geopperde besparingsmogelijkheden door digitalisering van het papieren archief.
Door de nuanceringen in de door het RHCe uitgevoerde taken, zijn de eerder genoemde aannames en parameters niet meer actueel. Tegelijkertijd heeft het onderzoek ook nog niet duidelijk gemaakt of digitalisering en elektronische beschikbaarstelling van (delen van het) statisch archief besparingen opleveren.

Gerelateerd
Betrouwbare documenten in het nieuws

Plaatje: Unhistoric van La Belle Province