Archieven in het nieuws: Haren en Eindhoven

Een verdwenen bouwvergunning
De Volkskrant bericht:

Het vorige college van burgemeester en wethouders ging in 2010 akkoord met een illegaal bouwbesluit. De bijbehorende stukken zijn verdwenen uit het gemeentelijke archief. [...]
De drie wethouders (PvdA, ChristenUnie en GroenLinks) die met het besluit akkoord gingen, werden door een ambtenaar gewaarschuwd dat ze in strijd met de wet handelden. 'U omzeilt de geldende regels', staat in een vertrouwelijk advies bij het bouwbesluit dat in bezit is van de Volkskrant. Het besluit creëerde een 'illegale situatie', die kon leiden tot 'imagoschade' voor de gemeente.[...]
De zaak kwam in oktober 2011 aan het rollen toen een lindeboom moest worden gekapt om uitbreiding van het restaurant mogelijk te maken. Het nieuw aangetreden gemeentebestuur kreeg lucht van het illegale bouwbesluit, maar de stukken bleken onvindbaar te zijn in het officiële archief. De ambtelijke staf bleek echter te beschikken over een geheime schaduwadministratie. 'Op de afdeling Vergunningverlening was er onvrede over de gang van zaken', zegt burgemeester Fennema.

Bezuinigingen in Eindhoven
Het Eindhovens Dagblad bericht:

Eindhoven kan op het archief geen 6 tot 7 ton per jaar, maar 'slechts' 2 ton per jaar bezuinigen. Dat blijkt uit een onderzoek van het SRE en het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe).
De gemeente had in het kader van de grootschalige bezuinigingsoperatie op een uiteindelijke besparing van 575.000 tot 680.000 euro gerekend, maar uit het onderzoek blijkt nu dat er minder archiefstukken dan gedacht gedigitaliseerd kunnen worden.

In de Raadsinformatiebrief waar de krant zich op baseert staat:

Het onderzoek laat de volgende resultaten zien:

• RHCe voert meer taken uit dan op basis van de op de factuur vermelde omschrijving mag worden verwacht. De kosten hiervan zijn verwerkt in de meterprijs. De besparingsmogelijkheden zijn hierdoor anders dan verwacht 
• Niet alle uitgevoerde taken zijn gebaseerd op wettelijke verplichtingen vanuit de Archiefwet. Een aantal (facultatieve) activiteiten vinden hun oorsprong in de uitvoering van het gemeentelijk cultuurbeleid; 
• Aanzienlijke leegstand van kantoor- en archiefruimte; 
• Als gevolg van het toenemend gebruik van het internet, kan de exploitatie van de publieksruimte worden afgestoten; 

De op dit onderzoek gebaseerde acties, waaronder het afstoten van de publieksruimte en het geplande terugdringen van de o.a. door leegstand veroorzaakte frictiekosten, leiden tot een structurele besparing voor de gemeente Eindhoven, oplopend tot meer dan €200.000 per jaar.[..]
In de resultaten van het SRE/RHCe onderzoek is vooral aandacht besteed aan een zo efficiënt mogelijke uitvoering van de taken door het RHCe. Er is nog weinig aandacht geschonken aan de in de oorspronkelijke businesscase geopperde besparingsmogelijkheden door digitalisering van het papieren archief.
Door de nuanceringen in de door het RHCe uitgevoerde taken, zijn de eerder genoemde aannames en parameters niet meer actueel. Tegelijkertijd heeft het onderzoek ook nog niet duidelijk gemaakt of digitalisering en elektronische beschikbaarstelling van (delen van het) statisch archief besparingen opleveren.

Gerelateerd
Betrouwbare documenten in het nieuws

Plaatje: Unhistoric van La Belle Province