maandag 30 januari 2012

Wat moet je overbrengen?

Vorige week vrijdag had ik net System Migrations to Archives van Richard Lehane gelezen, toen Marco een blogje op BREED schreef over digitale duurzaamheid in het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 31.
Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. 
 Dat betekent dat, als ik vandaag digitale archiefbescheiden over zou moeten brengen, ik ook het DMS Filenet Panagon over zou moeten brengen. Over een jaar zou ik het zaaksysteem Verseon 2.0 over moeten brengen. Maar we hebben het informatiesysteem zelf ook nog nodig!!!
Hij doet een beetje schamper over deze bepaling en beëindigt het blogje met Ik lach me een natte broek en ben blij dat ik geen archivaris ben. Succes ermee, mensen!
Maar zo gek is artikel 31 helemaal niet, als ik Lehane goed begrijp.
In New South Wales werken ze aan
a digital recordkeeping system that can encompass other digital recordkeeping systems – a system of systems – rather than simply a digital repository storing digital objects. Instead of focusing on the challenges of preserving digital objects as clusters of discrete files, State Records’ digital archives will aim to preserve agency records in context, as integral parts of agency recordkeeping systems.
Zij stellen dat de meeste "digital preservation tools" gericht zijn op individuele bestanden: characterisation, conversie, metadata-extractie gaat allemaal over individuele bestanden. Ook de manier waarop digitale archiefbestanden geschikt  gemaakt worden (ADA in ED3-termen, SIP in OAIS-taal) om in een digitale depots te kunnen worden opgenomen is vaak gefocust op individuele bestanden. Lehane verwijst onder andere naar Bagger (een tool van de Library of Congres) en Manifest Maker van The National Archives of Australia, maar het geldt ook voor de Raw Ingest Tool die het Nationaal Archief ontwikkeld heeft.
Maar zegt Lehane, deze hulpmiddelen kunnen niet overweg met archiefstukken die niet uit nette digitale bestanden bestaan:
The file-level focus of these tools also mean that they are poorly suited for processing consignments of digital records that don’t exist as neat sets of files: for example, digital records within digital recordkeeping systems, database-backed business systems, or digital records stored in cloud-based services. [...]
A file-level approach to transfer may also ultimately impair users of digital archives. From an access perspective, the object of the digital archives is not to create a library of digital objects that readers can peruse but a live recordkeeping system that the public can access for authoritative and meaningful records and that agencies can continue to rely on for evidence of their business activities.
Dit heeft natuurlijk alles te maken met het beroemde, maar vaak nauwelijks begrepen, records continuüm.
Door het zo nadrukkelijk over "voor" en "na" overbrenging te hebben, lijkt het net alsof de activiteiten die nodig zijn om archieven duurzaam toegankelijk te houden (zoals preservation planning of conversies) pas na export voor overbrenging hoeven plaats te vinden.
In a sytem migration approach, the formal transfer of digital records becomes just one element of a larger project, sitting in parallel with other processes suchs as preservation planning, metadata mapping, data extraction, quarantine, file characterisation, format migration etc. This approach allows for flexible workflows that stage preservation processes at the most appropriate moment for any given consignment of digital records.
Grafisch geeft Lehane dat als volgt weer:

Tenslotte stelt dat Lehane dat de term overbrenging de nadruk veel te veel legt op overdracht van beheer. Aangezien de meeste (overheids)organisaties niet in staat of bereid zijn om zelf "voor altijd" voor hun digitale archieven te zorgen, blijft overbrenging essentieel. Maar er zullen ook organisaties zijn die wel zelf voor hun archieven kunnen en willen blijven zorgen. Op rijksniveau is dit de facto het geval bij bijvoorbeeld het Kadaster (en in een andere vorm bij de Rijksuniversiteit Leiden). Maar overbrenging is geen essentieel aspect van archiveren, in tegenstelling tot toegankelijk maken (of houden) in al zijn facetten.

Bij allerlei gelegenheden zijn er wel mensen die verkondigen dat we in de toekomst digitale archieven niet meer overbrengen  (postcustodial heet dat in de archivistiek).
Misschien wel, misschien niet, ik heb echter de indruk dat de meeste mensen die dit zeggen, zich niet of nauwelijks gerealiseerd hebben wat de consequenties van wel of niet overbrengen zijn. Lehane licht een tipje van de sluier, maar misschien moeten we hier toch eens wat meer aandacht aan gaan besteden...

En die Kookaburra?
Ach, het is een Australische vogel en ik zag er gisteren toevallig een in Aachener Tierpark, waar hij trouwens heel begrijpelijk Lachender Hans genoemd wordt.

Gerelateerd
Uitlenen van overgebrachte archieven

4 opmerkingen:

  1. Ingmar,
    Ik kan je vertellen dat de Kookaburra in Artis ook Lachende Hans op zijn naambordje heeft staan.
    Groet, Hans

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Dank voor deze aanvulling, uhm... Hans ;-)

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Merkwaardige zin: "
    Aangezien de meeste (overheids)organisaties niet in staat of bereid zijn om zelf "voor altijd" voor hun digitale archieven te zorgen, blijft overbrenging essentieel."
    Wie betaalt er dan voor de zorg (en beheer) van de digitale archieven als ze zijn overgebracht? Is dit niet een kip en ei verhaal?
    Gewoon laten staan waar het staat. De vervuiler betaalt :)
    Vooralsnog lijken mij de consequenties van het overbrengen vele malen duurder en arbeidsintensiever dan het niet overbrengen.

    Het systeem is dus ook onderdeel van het overbrengen? Wat is daar de diepere betekenis van? Je zou er naar moeten streven om informatie over te dragen, of in leven te houden, onafhankelijk van een "systeem". 
    Ik zie een bodemloze put opdoemen. En uiteindelijk klinkt er gewoon "plons". En weg is het.

    BeantwoordenVerwijderen
  4. @duul58 Dat zijn goede opmerkingen Luud...
    Wat de merkwaardige zin betreft: dit is een (vertaald) citaat van Lehane en slaat dus - in eerste instantie - op de situatie in Australië. En blijkbaar is het daar vergelijkbaar als in Nederland op rijksniveau georganiseerd. Als het om rijksarchieven gaat, is na overbrenging niet meer de archiefvormende zorgdrager, maar de de minister van OCW zorgdrager (en dus verantwoordelijk voor zorg en beheer). En, zoals ik in het stukje hierboven schrijf, er zijn nu al rijksoverheden die niet overbrengen, maar er zullen in de toekomst ook zat (kleinere) rijksoverheidsorganisaties zijn die zeggen: wij kunnen (en willen) niet zelf voor ons archief zorgen, dus wij willen dat heel graag overbrengen naar een organisatie die daar speciaal voor in het leven is geroepen.
    Ook bij lokale overheden zie je dat er wel sprake is van overdracht van zorg bij overbrenging (in Brabant is dat bijvoorbeeld het geval bij het Streekarchief Land van Heusden en Altena en het RHCe). Daar is het echter inderdaad ook zo dat de aangesloten gemeenten gezamenlijk voor 100% opdraaien voor de kosten van zorg en beheer.
    Ik ben het met je eens dat overbrenging wel eens complexer (en duurder) zou kunnen zijn dan niet overbrengen. Maar zou dat graag wat nader onderzocht en gespecificeerd zien (zeker voor de kosten op de langere termijn).
    Daarbij vraag ik me ook nog altijd af waarom de argumenten die we ten aanzien van  analoge archieven hebben voor overbrenging niet meer zouden gelden als het om digitale archieven gaat. Maar daarom pleit ik ook in mijn voorlaatste alinea voor meer aandacht en onderzoek.
    Wat de overbrenging van "het systeem" betreft: daar vallen twee dingen over te zeggen. 
    Het eerste is dat jouw opmerking over het "overbrengen van informatie" klopt, maar dat het er op lijkt dat de systemen die archiefbescheiden creëren en beheren zelf steeds meer informatie bevatten die niet noodzakelijkerwijs exporteerbaar is. Dan gaat het bijvoorbeeld om 'proces-regels' in allerlei applicaties die bepalen of en hoe iets gepresenteerd kan worden. De enige manier om dat levend te houden zou wel eens het levend houden van "het systeem" kunnen zijn.
    Het tweede is dat ik het beeld van de bodemloze put snap, maar er liever een ander beeld tegenover zet: de matroesjka
    Een van de gevolgen van digitale archieven is dat we ze beschrijven en toegankelijk maken met behulp digitale applicaties, die zelf voor deel ook weer digitale archiefstukken zijn en beschreven worden en toegankelijk gemaakt worden door digitale applicaties ad infinitum.
    Daar zullen we mee moeten leren leven, denk ik.

    BeantwoordenVerwijderen