Vorige week vrijdag had ik net
System Migrations to Archives van Richard Lehane gelezen, toen Marco een blogje op BREED schreef over
digitale duurzaamheid in het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 31.
Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
Dat betekent dat, als ik vandaag digitale archiefbescheiden over zou moeten brengen, ik ook het DMS Filenet Panagon over zou moeten brengen. Over een jaar zou ik het zaaksysteem Verseon 2.0 over moeten brengen. Maar we hebben het informatiesysteem zelf ook nog nodig!!!
Hij doet een beetje schamper over deze bepaling en beëindigt het blogje met
Ik lach me een natte broek en ben blij dat ik geen archivaris ben. Succes ermee, mensen!
Maar zo gek is artikel 31 helemaal niet, als ik Lehane goed begrijp.
In New South Wales werken ze aan
a digital recordkeeping system that can encompass other digital recordkeeping systems – a system of systems – rather than simply a digital repository storing digital objects. Instead of focusing on the challenges of preserving digital objects as clusters of discrete files, State Records’ digital archives will aim to preserve agency records in context, as integral parts of agency recordkeeping systems.
Zij stellen dat de meeste "digital preservation tools" gericht zijn op individuele bestanden: characterisation, conversie, metadata-extractie gaat allemaal over individuele bestanden. Ook de manier waarop digitale archiefbestanden geschikt gemaakt worden (
ADA in ED3-termen,
SIP in OAIS-taal) om in een digitale depots te kunnen worden opgenomen is vaak gefocust op individuele bestanden. Lehane verwijst onder andere naar
Bagger (een tool van de Library of Congres) en
Manifest Maker van The National Archives of Australia, maar het geldt ook voor de
Raw Ingest Tool die het Nationaal Archief ontwikkeld heeft.
Maar zegt Lehane, deze hulpmiddelen kunnen niet overweg met archiefstukken die niet uit nette digitale bestanden bestaan:
The file-level focus of these tools also mean that they are poorly suited for processing consignments of digital records that don’t exist as neat sets of files: for example, digital records within digital recordkeeping systems, database-backed business systems, or digital records stored in cloud-based services. [...]
A file-level approach to transfer may also ultimately impair users of digital archives. From an access perspective, the object of the digital archives is not to create a library of digital objects that readers can peruse but a live recordkeeping system that the public can access for authoritative and meaningful records and that agencies can continue to rely on for evidence of their business activities.
Dit heeft natuurlijk alles te maken met het beroemde, maar vaak nauwelijks begrepen,
records continuüm.
Door het zo nadrukkelijk over "voor" en "na" overbrenging te hebben, lijkt het net alsof de activiteiten die nodig zijn om archieven duurzaam toegankelijk te houden (zoals preservation planning of conversies) pas na export voor overbrenging hoeven plaats te vinden.
In a sytem migration approach, the formal transfer of digital records becomes just one element of a larger project, sitting in parallel with other processes suchs as preservation planning, metadata mapping, data extraction, quarantine, file characterisation, format migration etc. This approach allows for flexible workflows that stage preservation processes at the most appropriate moment for any given consignment of digital records.
Grafisch geeft Lehane dat als volgt weer:
Tenslotte stelt dat Lehane dat de term overbrenging de nadruk veel te veel legt op overdracht van beheer. Aangezien de meeste (overheids)organisaties niet in staat of bereid zijn om zelf "voor altijd" voor hun digitale archieven te zorgen, blijft overbrenging essentieel. Maar er zullen ook organisaties zijn die wel zelf voor hun archieven kunnen en willen blijven zorgen. Op rijksniveau is dit de facto het geval bij bijvoorbeeld het Kadaster (en in een andere vorm bij
de Rijksuniversiteit Leiden). Maar overbrenging is geen essentieel aspect van archiveren, in tegenstelling tot toegankelijk maken (of houden) in al zijn facetten.
Bij allerlei gelegenheden zijn er wel mensen die verkondigen dat we in de toekomst digitale archieven niet meer overbrengen (
postcustodial heet dat in de archivistiek).
Misschien wel, misschien niet, ik heb echter de indruk dat de meeste mensen die dit zeggen, zich niet of nauwelijks gerealiseerd hebben wat de consequenties van wel of niet overbrengen zijn. Lehane licht een tipje van de sluier, maar misschien moeten we hier toch eens wat meer aandacht aan gaan besteden...
En die
Kookaburra?
Ach, het is een Australische vogel en ik zag er gisteren toevallig een in
Aachener Tierpark, waar hij trouwens heel begrijpelijk
Lachender Hans genoemd wordt.
Gerelateerd
Uitlenen van overgebrachte archieven
