Bewaren is makkelijk, vernietigen dat is moeilijk!

"How long does it take to do a 35-pass Gutmann wipe? 14 Days"

De afgelopen dagen heb ik nagedacht over de vernietiging van digitale archiefbescheiden. En dan vooral over de vraag: wanneer is weg weg genoeg.
Stel je hebt digitale archiefbescheiden die je, uiteraard conform de selectielijst, vernietigd wil hebben. Hoe doe je dat dan?
Even ervan uitgaande dat je een applicatie gebruikt die enigszins voldoet aan NEN 2082 (of MoReq 2010) en die dus in staat is om archiefstukken teniet te doen of te wissen "zonder dat zij weer kunnen worden gereconstrueerd." (NEN 2082, p.8) Wat betekent dit dan voor eventuele back-ups?
In veel organisaties waar ik kom, wordt gewerkt met dag-, week-, maand- en jaar-backups, waarbij die laatste om een of andere reden vaak permanent bewaard blijven. Dit betekent dus dat ik heel veel archiefstukken die ik eigenlijk al "vernietigd" heb, met behulp van die back-up kan reconstrueren. Dan is weg dus niet weg. In hoeverre is dit een probleem?
Interessant is trouwens dat NEN 2082 hier geen aandacht aan besteed, terwijl in MoReq 2010 wel geconstateerd wordt dat dit een probleem kan zijn:

Good business systems, including MoReq2010® compliant records systems, are designed with many levels of built in redundancy to ensure that the organisation’s data can survive critical disasters such as hardware failures. For example, most organisations will regularly place system backups into remote offsite storage for extended periods of time.
The presence of these safeguards can make it difficult for an organisation to be finally rid of electronic content even when the disposal process has been followed. Ensuring that a record has been destroyed and its electronic content erased from the MCRS and/or the system of origin, does not necessarily mean that the same content cannot still be found within the organisation, on backups, in the email system, on shared file drives and with staff who have made personal copies for their own use.
The extent of this issue stretches beyond the records system and the scope of MoReq2010®, to the heart of the organisation’s corporate policies and procedures around information governance. Each organisation must assess its own risk and put into place appropriate mitigation strategies.
Some of the measures that an organisation can put into place to mitigate the risk of retaining electronic content after it has been destroyed, include:
• Regularly recycling backups, so that no backup is older than (say) three months, this then sets a fixed time window from when records are destroyed in the MCRS to when their content is no longer recoverable from backup;
(MoReq 2010, p.507-508)

Aan de andere kant, in de papieren situatie slagen we er ook niet in om alle exemplaren van een archiefstuk te vernietigen. We doen net alsof er maar één exemplaar van ieder archiefstuk of dossier is en dat er binnen (en buiten!) een organisatie geen kopieën circuleren, die misschien ook vernietigd moeten worden. Want het feit dat deze documenten misschien niet de status van "archiefstuk" hebben, verandert dat natuurlijk niets aan de - mogelijk gevoelige - inhoud van het document. En dat is toch ook een van de redenen om archiefstukken na verloop van tijd te vernietigen.

Dus de vraag is: hoe zorg je er voor dat digitaal weg ook weg genoeg is?

Gerelateerd
Archiefstukken in MoReq 2010
Niet op tijd afgewerkt, dan gooi ik het weg
E-mailreproductie
Delete. The virtue of forgetting in the digital age

Plaatje: How long does it take to do a 35-pass Gutmann wipe? 14 Days van JoeBeone

We are here to liberate your data

Hilarisch filmpje dat hoort bij een nieuwe dienst van Google: Google Take Out. En nee, dit gaat niet over afhaal-chinees of -pizza. Het is een dienst van het Data Liberation Front:

Google Takeout allows you to download a copy of your data stored within Google products.

Binnenkort maar eens uitproberen...

Archiefstukken in MoReq 2010

MoReq heb ik geloof ik nog wel gelezen, MoReq2 heb ik aan me voorbij laten gaan, maar deze week ben ik MoReq 2010 aan het lezen. MoReq staat voor Model Modular Requirements for Record Systems en de eisen worden onderhouden door het DLM Forum.

MoReq2010® aims to provide a comprehensive, but simple and easily understood set of requirements for a records system that is intended to be adaptable and applicable to divergent information and business activities, industry sectors and types of organisation. It avoids a “one size fits all” approach to implementing a records management solution by establishing instead a definition of a common set of core services that are shared by many different types of records system, but which are also modular and flexible, allowing them to be incorporated into highly specialised and dedicated applications that might not previously have been acknowledged as records systems. (MoReq 2010, p. 12)

Het is eigenlijk dus de Europese variant van NEN 2082...
De totale Moreq 2010 is 520 pagina's en ik heb nog lang niet alles gelezen, maar wil hier gaandeweg wat commentaar en observaties verwoorden. De kans bestaat dus dat dit een Moreq-serie wordt.
(Overigens, via feedback.moreq2010.eu is het mogelijk om commentaar, opmerkingen en verbeteringen over de tekst door te geven aan de auteurs. Ik heb het nog niet geprobeerd...)

MoReq 2010 en archiefstukken
Cruciaal bij een "archiefsysteem" is natuurlijk de definitie van "archiefstuk". MoReq 2010 definieert een archiefstuk (record) niet alleen op basis van zijn functie, maar ook op basis van zijn waarde:

In order to decide whether a piece of information is a record or not, its business context must be understood as well as its relevance and significance to the organisation. An important task for any organisation, therefore, is to gain an understanding of its business and to be able to use this understanding to evaluate what information it requires to be retained and managed as its records. (MoReq 2010, p. 21)

Hierbij geven ze als voorbeeld het plaatje hierboven, met de volgende toelichting:

For example, a shopping list might not be regarded as a record, but by comparison, the receipt from the shop where the goods on the shopping list were bought provides proof of purchase and may be considered a record if it is important to an individual or a business. Such a receipt could be used to claim back expenses from an employer or to receive a refund when returning damaged or spoilt goods. (MoReq 2010, p. 19)

Maar de gebruikelijke gang van zaken binnen het gezin Philipsen-Koch maakt duidelijk dat dit voorbeeld misschien een beetje ongelukkig is.
Zaterdags is het mijn taak om boodschappen te doen, ik ga naar Jumbo, slager, bakker en soms kippenboer. Vantevoren maakt mijn vrouw een boodschappenlijstje en het is niet de bedoeling dat ik daarvan afwijk. Nu komt het wel eens voor dat, nadat ik terug ben van mijn rondje door het dorp, blijkt dat ik iets niet gekocht heb. Om te achterhalen wie verantwoordelijk is voor deze omissie grijpen wij dan terug op het boodschappenlijstje (dat ik dus goed bewaar!): staat de ontbrekende boodschap daar niet op, dan is het de schuld van mijn vrouw. Staat hij er wel op, dan is het natuurlijk mijn schuld. (En de eerlijkheid gebiedt mij te zeggen dat het meestal mijn fout is. Al wil ik nog wel eens aandragen dat de ordening van het lijstje zodanig is, dat het niet verwonderlijk is dat ik iets vergeet...)
Kort en goed: het boodschappenlijstje is in dit geval duidelijk een archiefstuk, want opgemaakt bij het uitvoeren van een van de gezinstaken: inkopen doen. Daarnaast heeft het ook een verantwoordingsfunctie: is gekocht wat er gekocht had moeten worden. (Ik zou hier zelfs nog een hele verhandeling over zaaksgewijze dossiervorming en bewaartermijnen aan kunnen koppelen, maar dat snappen jullie allemaal wel, denk ik...)
Natuurlijk hoeft dit boodschappenlijstje an sich in principe niet heel lang bewaard te blijven, maar (een korte) bewaartermijn is slechts een afgeleide, die niets afdoet aan zijn status als archiefstuk: neerslag van het uitvoeren van een taak, is een archiefstuk en dient dus als zodanig behandeld te worden. Dat is ook veel meer in lijn met de definitie van record uit NEN 15489:

Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.

Morgen waarschijnlijk iets over MoReq 2010 en SOA.

Tot 60 tellen en er zijn alweer 168 miljoen e-mails verstuurd

Klikken voor een goed leesbare versie

Het blijft onwaarschijnlijk hoeveel wij iedere minuut toevoegen...
En hop, weer meer dan 1500 blogberichten geschreven

Infographic van - Shanghai Web Designers via Davied

Gerelateerd
Hoeveel is veel?
Data deluge, data visualisatie en archiveren
Infopocalypse, kent u dat?
Infographics uit de oude doos

Geweest: Sint-Truiden met BeNeDeLim

Zoals Brabant de Brabantse Archivarissendag heeft, heeft Limburg het BeNeDeLim-convent: een dag waarop archivarissen uit Belgisch-, Nederlands- en Duits- (?) Limburg bij elkaar komen. Dit jaar was het in Sint-Truiden en het was de eerste keer dat ik meedeed.
Het programma bestond vooral uit eten:
het ontbijt waten koffiekoeken, chocoladebroodjes en croissants;
de lunch was een stoofpotje met friet en sla;
en het diner waren vier heerlijke gangen met zalm, zeebaars, kalf en ijs.

Tussendoor vertelde Thiery Ghys van het Stadsarchief in de Keizerszaal (zie foto boven) over een akte uit de 14e eeuw die vorig jaar op een veiling was opgedoken. Op basis van een foto van de veilingsite kon Ghys vaststellen dat het om een Sinttruidense akte ging, die waarschijnlijk in de Tweede Wereldoorlog verdwenen was uit het Stadsarchief. De tekst van de akte kwam woordelijk overeen met de tekst uit de inventaris en het was niet de andere helft van de chirograaf, die zich nog bevindt in het Rijksarchief in Luik. De veiling ging uiteindelijk niet door, maar de aanbieder wil de akte wel aan de gemeente Sint-Truiden verkopen. De gemeente stelt zich op het standpunt dat de akte sowieso van haar is en dat ze ze gewoon terug moet krijgen. Op dit moment ligt het dossier bij de rechter-commissaris, die het binnenkort aan de officier van justitie zal overdragen. Wordt dus nog vervolgd.

Daarna volgde een uitgebreide rondleiding langs de verschillende kerken en kloosters in de stad, waaronder de Gangulfus-kerk (waar ik geleerd heb dat de heilige Gangulfus de patroonheilige van de hoorndragers is) en het Sint-Agnes Begijnhof, waar heel mooie oude muurschilderingen bewaard zijn.
Hier ging het ook even over de borsten van de Heilige Agatha en over de Heilige Quirinus van Malmédy (zie hiernaast). Bij de voorlaatste restauratie was de restaurateur niet zo bekend met de iconografie van Quirinus. Hij wist niet dat het witte ding in Quirinus' linkerhand de bovenkant van zijn eigen hoofd was. Hij dacht dat het een bord was en heeft dat toen versierd met wat bloemetjes en de bovenkant van het hoofd van Quirinus ook weer netjes rond gemaakt...
Tenslotte (voor mij althans) zijn we nog op de toren van de Abdij-kerk geweest. De toren was eigenlijk gesloten voor het publiek omdat het "examenperiode" was. Blijkbaar is het stadsbestuur bang dat leerlingen van het aanpalende internaat bij slechte examenuitslagen van de toren naar beneden springen.
Om een uur of vier had ik genoeg van het kerkelijk-historisch gedoe en heb ik een uurtje gespijbeld.
Volgend jaar is BeNeDeLim een thuis-wedstrijd, want dan wordt de dag georganiseerd door het RHCL en Valkenburg. Ik ben benieuwd...

Gezien: Eels in Heerlen

Afgelopen maandag was ik met Frank, Niels, Wilco en Rob in de schouwburg in Heerlen, waar Eels optrad. Ik zag ze één keer eerder, een paar jaar geleden op Lowlands en eigenlijk heb ik niet eens zo veel met de band. Maar dit was wel een heel goede show!
Het voorprogramma was een beetje dubieus, maar ik had al begrepen dat dit bij Eels gebruikelijk is: een balonnenclown (!) en Jesca Hoop, die vooral verhaaltjes vertelde en nu en dan een liedje zong.
Eels begon redelijk op tijd (om 21:45 of zo) en speelde de eerste vijf, zes nummers aan een stuk door. En dat deden ze strak en swingend, vooral door de twee blazers, die de drie gitaren, bas en drum aanvulden.
Ik schreef hierboven bewust dat het een goede "show" was, want hoewel E en zijn muzikanten de indruk willen wekken dat ze het allemaal heel nonchalant doen, zie je aan verschillende dingen dat het tot in de puntjes uitgedacht is. Dat begint natuurlijk al bij de baard en zonnebril die alle zeven de mannen hebben. Maar je ziet het ook aan de geconcentreerde manier waarop de roadies de gitaren aanreiken. Of aan de twee blazers, die als ze een nummer niet hoeven te toeteren, met de armen voor hun borst gekruist met hun rug naar het publiek gaan staan. En je merkt het aan de zeer beperkte interactie tussen band en publiek. Er kan nauwelijks iets spontaans af. En toch was het een heel enerverend en soms zelfs spannend concert. Ze speelden zelfs twee nummers van Sly and the Family Stone.

Hieronder een impressie van vier nummers, opgenomen door twee mensen uit het publiek


Verder op het web:
Recensie uit OOR
Foto's van Spiral Stairs (daar komt die van boven ook vandaan)
Eels live van Paul
Excentrieke Eels verrassen met swingende soul op Zwart Goud
Eels - Heerlen, 20.06.11 van Frank (in het Duits, maar met volledige setlist)

Overheidsrichtlijnen 2.0: een mooi filmpje

Mooi filmpje (met goede muziek, deze keer) van het Department of Justice (Victoria, Australië) om hun social media policy onder de aandacht te brengen. En ook die policy lijkt er redelijk (weliswaar wat lang) uit te zien.

Gerelateerd
Gemeentelijke richtlijnen 2.0
2.0 richtlijnen voor werkgevers

Het verhaal van een fotoalbum

This album, which surfaced recently in New York, shows the Eastern Front and Bavaria.
Tony Cenicola/The New York Times

Eergisteren verscheen op het "fotografie-blog" van de New York Times een bericht over een mysterieus album met foto's uit de Tweede Wereldoorlog. In "de pers" ging de meeste aandacht hierbij uit naar de snelheid waarmee de lezers van het weblog de identiteit van de tot dan toe onbekende fotograaf hebben achterhaald.
Vanuit archief-oogpunt is dat interessant, want dit toont aan dat je op die manier met een beetje geluk en verstandig gebruik van weblog, social media en een krant (onderschat niet dat het hier om de New York Times gaat) delen van je collectie kunt interpreteren.
Wat ik echter nog interessanter vindt, is het onderstaande citaat van professor Taylor:

Professor Taylor called attention to the fact that the pictures were printed on two different types of paper: Agfa Brovira and Leonar. He invited us to consider the possibility that the pictures were culled from a number of sources, not just the PK photographer’s own work; that the album may have been compiled and pasted up by his companion or someone else with little interest in faithful narrative cohesion or chronological order.
Beware of inference, in other words. Professor Taylor has learned this lesson from dealing with other personal photo albums. “We think we can get so close to these people, but we can’t,” Professor Taylor said. “They are not the same people we are. We come up with assumptions — and the material always undermines what we think.”

En L'Archivista voegt daar een digitale equivalent aan toe:

And if you believe that the digital age will be devoid of archival mystery, let me assure you that, thanks to missing and incorrect metadata, corrupted files, ill-advised migrations and conversions, murky transfers of custody, and a host of other problems, we are on the cusp of a most mysterious age. Earlier today, I was looking through a series of born-digital photographs in an effort to find exhibit-worthy images and started scrutinizing their internal timestamps, which are visible only when the images are displayed at 10 times their original size and which aren't included in the metadata that accompanied these images. I quickly realized that when sorted by file name, these images, which were taken seconds apart and run through a variety of systems before they were transferred to my repository, are actually in reverse chronological order -- something that escaped me when I initially processed these files several years ago. This isn't the first digital mystery I've encountered, and it most certainly won't be the last.

Soms moet je twee keer kijken om te zien wat er echt staat...

Privacy op je telefoon?

Klikken voor een grote, leesbare versie

Opvallend lijstje daar helemaal bovenaan trouwens:

• Activities conducted while using Internet on smartphone
• Using the bathroom
• Driving a vehicle
• Having a meaningfull conversation
• Taking a shower/bathing

Via Is anything private on your phone anymore?

Gerelateerd
Het vrijheidsdoosje van Moglen

Google Books, British Library en auteursrecht

Mary Jane Ansell, The Butterfly Book

En de discussie over Google Books gaat verder...
Gisteren maakten de British Library en Google bekend dat Google 250.000 boeken uit de periode 1700 - 1870 uit de collectie van BL gaat digitaliseren. De reproducties zullen beschikbaar komen via http://books.google.co.uk en de website van de BL. Google zal de rekening voor het scannen oppakken:

Once digitised, these unique items will be available for full text search, download and reading through Google Books, as well as being searchable through the Library’s website and stored in perpetuity within the Library’s digital archive.
Researchers, students and other users of the Library will be able to view historical items from anywhere in the world as well as copy, share and manipulate text for non-commercial purposes.

Vooral over dat laatste zinnetje ontstond bijna meteen onrust. Glyn Moody schreef op zijn weblog:

But hang on: these are materials that are in the public domain; public domain means that anyone can do anything with them - including commercial applications. So this condition of "non-commercial purposes" means one thing, and one thing only: although the texts themselves are public domain, the digitised texts are not (otherwise it would be impossible to impose the non-commercial clause).
In other words, far from helping to make knowledge freely accessible to all and sundry, the British Library is actually enclosing the knowledge commons that rightfully belongs to humankind as a whole, by claiming a new copyright term for the digitised versions. Call me ungrateful, but that's a gift I can do without.
[...]
But what worries me is that accepting this accepts the principle that a major institution can take public domain material and take it out of the public domain in this way as a "quid pro quo": this is about principles.

Lees vooral ook de reacties.

Hoe zat dat nu ook alweer met die samenwerking tussen de KB en Google?

Overigens, de NRC schreef gisteravond dat Google en BL hebben afgesproken dat Google ALLE boeken en tijdschrijften van de BL (respectievelijk 14 miljoen en 1 miljoen) zal digitaliseren voor 2020. Maar dat lijkt me niet helemaal correct.

Gerelateerd
Gelezen: S. Vaidhyanathan - The Googlization of Everything (and why we should worry)
De KB-Google-deal
Is Google goed voor Geschiedenis?
Metadata, digitalisering en Google Books

Donner, WOB en archieven

Ik heb de post van Jantje Steenhuis over de WOB-brief van Donner nu een paar keer (met grote tussenpozen) gelezen en hij blijft op verschillende punten schuren...

Gebruiksvergoeding
Donner stelt in zijn brief voor dat in de toekomst alleen nog de "verstrekkingskosten" in rekening gebracht mogen worden. Dit betekent vooral dat overheden geen legeskosten mogen rekenen, maar alleen de eventuele kosten voor reproductie en verzending. Daarnaast mogen overheden ook geen bronvermelding meer eisen.
Wat zou dit betekenten voor archiefdiensten? Jantje schrijft:

Wij stellen bij hergebruik (publicatie, tentoonstellingen etc.) de eis van bronvermelding en vragen bovendien – mede ter bestrijding van de kosten van beheer en behoud - een gebruiksvergoeding. Als Donner’s voorstel wet wordt, zal dat straks niet meer kunnen.

Neem me niet kwalijk, maar is dit ook niet een beetje een onzin-argument? Ik bedoel, waarom zou iemand die archieven alleen raadpleegt niet en iemand die een kopie publiceert wel moeten bijdragen aan het "bestrijden" van de kosten voor beheer en behoud van de collectie?
En dan nog, hoeveel zouden die ontvangen bedragen bij het GAR op jaarbasis zijn? Ik schat eerder in de orde van €1.000 dan van €10.000. Dat is toch zeker maar een druppel op een gloeiende plaat als je bekijkt hoeveel het totale archiefbeheer door het Gemeentearchief Rotterdam kost? Wat dat betreft is deze discussie op Archief 2.0 van ruim twee jaar geleden ook interessant. En natuurlijk de (roemruchte) blog van Christian van vorig jaar.
De zinnen die volgen op het bovenstaande citaat zijn trouwens ook interessant, al denk ik dat het niet zo'n vaart zal lopen:

Als we zijn lijn verder doortrekken, kunnen we straks ook geen kosten voor het verzamelen van informatie meer in rekening trekken. Betekent dat, dat we voortaan gratis genealogisch en ander historisch onderzoek moeten doen? Kan de studiezaalbezoeker ons straks vragen alle relevante stukken en informatie over zijn onderwerp voor hem op te zoeken en op zijn al dan niet virtuele tafel te leggen in plaats van dat hij zelf op zoek gaat in de (online) inventarissen en catalogi? Dat zijn interessante vragen voor de archivaris, maar ook vragen waarover we snel met het ministerie over in gesprek moeten gaan.

Mijn uitleg zou zijn dat het verschil tussen overgebrachte en niet-overgebrachte archieven juist is dat de burger in die eerste helemaal zelf kan zoeken. De toegangen zijn beschikbaar, ze zijn - als het goed is - begrijpelijk en volledig en iedereen kan dus zelf zoeken en vinden. Bij niet-overgebrachte archieven is dit allemaal niet het geval. Een burger heeft vaak maar een globaal idee waar hij informatie zou kunnen zoeken en hij kan deze helemaal niet zelf vinden. Daarvoor is hij volledig afhankelijk van de overheidsorganisatie die alle sleutels in eigen zak heeft.
Desondanks lijkt lijkt me dat BRAIN hierover met de minister van gedachten zou moeten gaan wisselen en misschien heeft Jantje wel gelijk dat vervroegde overbenging hier de oplossing van een probleem zou kunnen zijn.

Records continuum
Wat ik echter niet snap, is dat blijven hameren op die Informatiewet, waarin WOB en Archiefwet zouden worden samengevoegd. Dat voornemen is ondertussen al een stuk of vier kabinetten Balkenende geleden gestorven en wederopstandig lijkt me werkelijk een godswonder. Daar komt bij dat de argumenten zo raar zijn.
De huidige overbrengingstermijn van twintig jaar

is niet meer van deze digitale tijd. De semi-statische fase verdwijnt in rap tempo en dossiers worden na afdoening direct in het e-depot opgenomen. Het records continuüm is werkelijkheid geworden en de mogelijkheden om overheidsinformatie direct actief openbaar te maken zijn fors vergroot.

Maar de huidige - ouderwetse - wet biedt alle ruimte voor vervroegde overbrenging, alleen zijn het vaak de archivarissen / archiefdiensten die hier huiverig tegenover staan. Zoals ik eerder al schreef, kom ik nog zelden bij gemeenten die een ongeordend zootje in de kelder hebben staan. Alle dossiers worden na afronding opgeborgen in de B of V-serie. In die zin is het records continuum daar al jaren realiteit: vanaf het ontstaan van een dossier wordt vastsgesteld wat de waarde van het dossier is en afhankelijk daarvan wordt bijvoorbeeld bepaald in welk type doos en map of bestandsformaat een document bewaard moet worden. En de permanent te bewaren dossiers zouden net zo goed een jaar na afsluiten naar de archiefdienst overgebracht kunnen worden.
Waarom gebeurt dit niet? Omdat (veel) archiefdiensten bij vervroegde overbrenging extra kosten in rekening brengen bij de overbrengende onderdelen en omdat archivarissen het misschien maar lastig vinden ieder jaar hun inventarissen te moeten aanpassen.
Dus, als Jantje die vervroegde overbrenging zo belangrijk vindt, dan lijkt me dat ze hier in BRAIN-verband best afspraken, protocollen en richtlijnen voor kan opstellen. Daar is geen wetswijziging, maar een mentaliteitswijziging voor nodig.
Gewoon doen, dus...

Gerelateerd
Nieuwe selectieaanpak? #KVAN11
Sectoranalyse Raad voor Cultuur: archivaris = Calimero
Wanneer is open open genoeg?

Plaatje: from portugal by thecla van todaysart (let vooral ook op de mini-blauhelm die ondersteboven aan het bord hangt...)

Een jaar en 365 dagen

Vandaag bestaat Ingmar bladert en schrijft twee jaar en zit mijn project "een blogbericht per dag" er op. Het afgelopen jaar heb ik 377 berichten geschreven: iedere dag één en twaalf dagen zelfs twee.
Ik had niet altijd zin om een post te schrijven en soms had ik ook wel eens geen tijd om iets te schrijven of al vooruit te werken, waardoor ik 's avonds nog wel eens snel iets moest schrijven. Vooral daardoor zaten er het afgelopen jaar korte, nietszeggende en ongeïnspireeerde berichten tussen, zoals deze, deze, deze en zeer zeker deze. Aan de andere kant waren er ook weken dat ik op zondagmiddag vier inhoudelijke berichten klaar had staan voor de komende week. En in de zomervakantie ben ik er zelfs in geslaagd drie volledige weken van te voren te vullen met gevarieerde berichten. Dat alles leverde twee vormen van stress op: "Aargh, ik moet nog iets schrijven." en "Wat zou ik nu eerst publiceren, zou ik niet te laat zijn met dit bericht?" Maar ik heb geen moment spijt gehad van mijn experiment.

Statistieken
En dan nu  wat statistieken, wat levert een jaar lang dagelijks bloggen, naast 377 berichten op?
Ik heb Google Analytics een vergelijking laten maken tussen jaar 1 en jaar 2.

Even klikken voor een leesbare versie.
Het gaat in de grafiek om bezoekers per week.

Tja, wat zegt dit nu allemaal? In ieder geval dat het aantal bezoekers in het tweede jaar hoger is dan in het eerste jaar. Dit zal voor een groot deel te maken hebben met het grotere aanbod van nieuwe berichten (89 vs 377), maar komt waarschijnlijk ook gewoon doordat het weblog langer bestaat.
Ook het totaal aantal reacties was natuurlijk in dit tweede jaar veel hoger dan in het eerste: 145 vs 836, maar verhoudingsgewijs maakt het niet zo veel uit: 1,6 reactie per bericht vs 2,2 reactie per bericht, een stijging van "maar" 38 %. Uiteraard blijft het wel ontzettend leuk om reacties te krijgen en te zien dat mensen lezen wat je schrijft.
En nog een tabel, over de verkeersbronnen:

Het percentage mensen dat via een zoekopdracht in Google binnenkomt is gestegen, het percentage mensen dat via Twitter binnenkomt is bijna verdubbeld. Het percentage mensen dat via de rss-feed echt "binnenkomt" is klein en is het afgelopen jaar ook nog eens gedaald! Wat hier natuurlijk niet in verdisconteerd is, is het aantal mensen dat de blogs enkel in de rss-reader leest. Ik zou hiervoor naar Feedburner kunnen gaan kijken, maar dat laat ik even voor wat het is. Feit is: Twitter en Google zijn de belangrijkste "leveranciers."

En nu?
Natuurlijk ga ik door met bloggen, ik heb al weer een paar berichten in de maak. Maar het komende jaar zal ik mezelf niet meer de verplichten iedere dag te schrijven. Verwacht in de eerste drie weken van juli dus zeker geen dagelijkse bijdragen.

Dank dat jullie mijn experiment hebben uitgezeten en doorstaan, het komende jaar zal ik jullie rss-reader en twitter-timeline iets minder volplempen met mijn schrijfsels.

Het plaatje is natuurlijk een taart van Hanneke

Kaartje kijken

Gistermiddag was ik met mijn nieuwe collega Frans in Tilburg bij het mini-symposium over de Kaart van Zijnen. Deze enorme kaart uit 1760, is de afgelopen maanden gerestaureerd en gedigitaliseerd en wordt vanmiddag opgeborgen in een speciale kist, om daar voorlopig nooit meer uit te komen. Vandaag en gisteren waren dus de enige mogelijkheid om de kaart "in het echt" te zien. (Je kunt er tot vanmiddag 16.00 uur nog langs...)
Tijdens het symposium gisteren spraken twee mensen over het belang van de kaart voor de geschiedenis en de toekomst.
Hans van Dijk vertelde dat je het huidige landschap van de streek beter kunt interpreteren met behulp van de kaart, maar liet ook zien dat het met behulp van de kaart en andere bronnen mogelijk was om "terug te kijken" tot de pre-historie.
Daarna vertelde Wouter Veldhuis van (Must Stedenbouw) over de manier waarop je de kaart en de informatie erop nu en in de toekomst kunt gebruiken bij het inrichten van stad en land. Hij eindigde met een viertal aanbevelingen, waarvan de laatste in deze tijden van digitalisering opvallend is. Hij zei: zorg nu dat je ook een analoge reproductie op ware grote krijgt en hang die ergens centraal op. Want op die manier kun je mensen veel meer betrekken bij je organisatie, je stad of je regio dan door een (ook heel mooie en nuttige) digitale reproductie.
De kaart zelf is trouwens inderdaad heel groot, maar heel mooi. Jammer dat-ie zo verkleurd is in de loop der jaren.

P.S. Dit is dag 365!

Voorgelezen: Arend van Dam & Alex de Wolf - Lang geleden

De afgelopen weken heb ik T. voorgelezen uit Lang geleden van Arend van Dam en Alex de Wolf. Van te voren waren mijn verwachtingen niet heel hoog gespannen, ik verwachtte een beetje slappe verhaaltjes met een vage historische basis. Dat viel echter reuze mee. Er staan verschillende verhalen in over fictieve kinderen, vooral als het gaat om een sfeerbeeld te geven over de Vikingen, de Romeinen, de Watersnoodramp of de jaren zestig van de vorige eeuw. Vanaf de Floris V gaan de verhaaltjes over echte historische gebeurtenissen, waarbij heel duidelijk rekening gehouden wordt met het wereldbeeld van zes of zeven-jarigen: Jacoba van Beieren, de moord op Willem van Oranje, William and Mary, Kenau Simonsdochter Hasselaar, Herman Boerhaave, Eduard Douwes Dekker, Anne Frank, alles komt langs. Met hier en daar heel mooie details, zoals het verhaal over Willem II die in 1641 op 14-jarige leeftijd trouwde met de tien-jarige Maria Stuart. Over hun huwelijksnacht schrijft Van Dam:

Toen het bedtijd was, kreeg Maria een nieuwe nachtpon aan. Het was een prachtig ding, maar er was wel iets vreemds mee. De ouders van Maria hadden de slaapjurk aan de onderkant laten dichtnaaien. Maria's moeder gaf aan Willem een gouden schaar.
"Als je Maria's nachtpon hebt opengeknipt, horen jullie echt bij elkaar," zei ze. Met rode wangen deed Willem wat er van hem werd gevraagd. Daarna kroop hij snel in zijn eigen hemelbed in de logeerkamer.

(Mijn zeven-jarige stelde hier verder geen vragen over...)

Ieder verhaaltje eindigt met het regeltje: "En zo... is het echt gebeurd."
En het mooie vond ik dat ik bijvoorbeeld na de verhalen over Jeroen Bosch, Rembrandt en Van Gogh wat platenboeken van zolder kon halen om de schilderijen te laten zien.
Maar, na het verhaal over Kenau Simonsdochter Hasselaar zei T.: "Dat weet die man helemaal niet, of het echt zo gebeurd is, want hij kan niet zo oud zijn dat hij er bij was..."
Dus toen heb ik geprobeerd uit te leggen dat juist in archieven (hij weet wel ongeveer wat ik doe) dit soort dingen terug te vinden zijn. Dat dus waarschijnlijk in het archief in Haarlem wel te vinden is wanneer Kenau geboren, getrouwd en gestorven is en dat daar ook nog wel te achterhalen moet zijn dat zij bij de burgemeester heeft geklaagd dat ze nog geld kreeg voor haar schuiten en dat ze dat uiteindelijk ook gekregen heeft. Alleen kon ik hem dat natuurlijk niet zo snel laten zien...

Cookieverbod: de volgende ronde

Volgende week stemt de Tweede Kamer (DV) over de nieuwe Telecomwet, waarin de Cookiewet is opgenomen. Eigenlijk zou dit gisteren al gebeuren, maar op verzoek van de SP is de stemming uitgesteld.
Die Cookiewet vloeit voort uit een Europese Richtlijn die eist dat gebruikers om toestemming moet worden gevraagd voordat een bedrijf een "tracking cookie" op zijn pc mag plaatsen. In het initiële wetsvoorstel uit 2010 (van minister Verhoeven) stond dat de gebruiker "ondubbelzinnig" toestemming moest geven. In een latere versie bleek "dubbelzinnig" te zijn geschrapt. En nu hebben PVV, D66 en PVDA een amendement ingediend om "ondubbelzinnig" weer terug in de wet te schrijven. De Pers schrijft:

Als de Kamer instemt met een amendement dat PVV, D66, en de PvdA deze week indienden, dan moeten adverteerders voortaan expliciet en vooraf toestemming vragen (ondubbelzinnig) voor het plaatsen van cookies waarmee bedrijven je kunnen volgen over het internet.

In het artikel gaat het verder vooral over de adverteerders die uiteraard niets zien in deze ondubbelzinnigheid.

De internetbedrijven zien liever iets anders dan pop-ups. Toestemming zonder het woordje ‘ondubbelzinnig’ ervoor, willen ze. Zo staat het nu ook in het wetsvoorstel van minister Maxime Verhagen, die overigens heeft aangegeven niets in het amendement te zien. Met die ‘gewone toestemming’ zou het voldoende zijn als adverteerders en websites advertentiecookies ‘standaard aan hebben staan’ en dat gebruikers die ‘uit kunnen zetten’. Bijvoorbeeld via de browser.
Of, zoals de branche voorstelt, met een afmeld-icoontje dat in de online advertentie staat die een cookie plaatst. Klik je daarop, dan kom je op een pagina terecht met een soort volg-me-niet register. Daar kun je aangeven door welke bedrijven je niet langer gevolgd wil worden.

En omdat waarschijnlijk bijna niemand dat doet, doet dit weer sterk denken aan de "default-instellingen" van Google.

Gerelateerd
Kiezen voor koekjes
Koekje erbij?
Neem nog een koekje

Plaatje: Koekjes pijl van Lisa Goudzwaard

Gelezen: Michael Chabon - Wonder boys

Bij sommige boeken zie je het filmscript er doorheen schemeren, en weet je ook al dat de film nooit zo leuk zal zijn als het boek. Wonder Boys van Chabon is zo'n boek (en de film kan niet leuk zijn, omdat Michael Douglas niet lijkt op "mijn" Grady Tripp).
Het boek beschrijft het weekend waarin het leven van Grady Tripp - schrijver / universitair Docent Creative Writing op een kleine universiteit / pothead / overspelig echtgenoot - instort (en uiteindelijk ook weer opbloeit.) Het is een volstrekt ongeloofwaardige aaneenschakeling van bizarre situaties waarin onder andere een dode, blinde hond, een dode slang, een tuba, een jasje van Marilyn Monroe, Pesach en een gedeukte auto een rol spelen. Ongeloofwaardig, maar zo leuk!
En uiteindelijk gaat het hele boek ook nog eens over de eenzaamheid van schrijvers, misschien zelfs over writers block.
Onder het lezen moest ik denken aan J. Kessels, the novel, van Thomése, dat ongeveer dezelfde thematiek en vertelvorm heeft. (Dat is natuurlijk het gekke met intertekstualiteit. Thomése heeft zijn boek na Chabon geschreven, maar ik heb het eerder gelezen...)
En ik moest denken aan Into the night, maar die heb ik heel lang geleden gezien, dus ik weet niet precies hoe accuraat die vergelijking is.

Gelezen tussen 03/06/2011 en 14/06/2011

Gerelateerd
Gelezen: Thomése en Chabon
Achterstand gelezen boeken

Nieuwe selectieaanpak? #kvan11

Vooruit nog eentje over KVAN11 dan...
Vorige week kwam Charles Jeurgens in Leeuwarden de Niewe Selectie Aanpak toelichten (Robbert-Jan Hageman was zijn secundant, maar ik weet niet waarom...). Hieronder zie je de dia's van hun presentatie.

Kvan11 waardering en selectie op de schop - charles jeurgens en robbert-jan hageman

View more presentations from KVANdagen

Ook hier schreef ik begin dit jaar al over en op Archief 2.0 heb ik er ook al over gediscussieerd met Charles. De presentatie heeft me niet veel wijzer gemaakt, maar helaas nog sceptischer.
Simpel geredeneerd is de systematiek van selectie en waardering tweeledig:

1. Vaststellen hoe lang je de neerslag van handelingen / gebeurtenissen wil bewaren. Sommige archiefstukken kunnen na één seconde verwijderd worden, andere moeten zeven jaar bewaard blijven en een heel beperkte groep zal nooit vernietigd worden.
2. Vastsellen onder welke selectiecategorie (heel even bewaren, zeven jaar bewaren, voor altijd bewaren) bepaalde, echt bestaande archiefstukken vallen.

Het eerste goed doen, is heel lastig, want er moeten weloverwogen keuzes gemaakt worden en je loopt bijna altijd achter de feiten (nieuwe wetgeving, sociale ontwikkelingen) aan. Maar, als het eerste goed gedaan is, hoeft het tweede niet meer zo heel lastig te zijn. En volgens mij geldt dit ook in grote lijnen voor digitale archieven.
Zo werkt het tenminste op gemeentelijk, waterschaps- en provinciaal niveau. Daar is de laatste jaren heel veel tijd gestopt in het maken van correcte en toepasbare selectielijsten. Ik geef meteen toe dat dit niet 100% gelukt is, maar ik kom de laatste zes jaar nauwelijks nog bij gemeenten waar in de kelder een grote hoeveelheid ongeselecteerde dossiers staan. Zo goed als alle dossiers worden direct na afsluiten "afgesteld op bewaartermijn."
Dit blijkt bij "het rijk" niet zo gebruikelijk te zijn. Uit gesprekken met rijksdiv-ers begrijp ik dat zij heel veel moeite hebben om echt bestaande dossiers te relateren aan de omschrijvingen uit BSD en selectielijsten. Vandaar de achterstandendiscussie.
De indruk die ik nu krijg is dat er bij de ontwikkeling van de nieuwe methode vooral van uitgegaan wordt dat de bewaartermijnen niet goed toegepast worden, omdat niemand snapt wat de consequenties zijn van een selectie-beslissing. Daarom wordt er ingezet op een Strategisch Informatie Overleg, waarin "de archivaris" met onder andere de CIO en de proceseigenaars over informatiebeheer gaat praten. Dat overleg is expres breder dan "alleen selectie en waardering", omdat op die manier selectie en waardering ook meer waardering zouden krijgen.
Maar, zolang die nieuwe selectie-aanpak van risico-analyse, systeem-analyse en trendanalyse geen concretere uitkomsten oplevert dan het (door velen vervloekte) PIVOT-project, zitten we over tien jaar weer in een klein, zweterig zaaltje te luisteren naar de ultieme oplossing...
Dus, zorg nu eerst eens dat die selectielijsten ook op rijksniveau actueel, goed en concreet zijn, voordat je allerlei nieuwe overlegstructuren gaat verzinnen, die op in ieder geval op lokaal niveau geen echt probleem aanpakken.

Gerelateerd
Digitale departementen, e-depot en achterstanden
Doc-Direkt en de magische achterstanden
Een nieuwe selectieaanpak

Plaatje: Donnertest van Ruben L. Oppenheimer, illustratie bij Opklaringen van Chavannes

Waarom zou ik een rma gebruiken?

En na gisteren nog een vervolg op een eerder bericht.
Eind 2010 schreef ik over Steve Bailey die een DMS/RMA met een hamer voor een stucadoor vergeleek. Deze week beschrijft hij beknopt het beperkte literatuuronderzoek dat hij gedaan heeft naar de manier waarop eindgebruikers "verleid" worden om een DMS/RMA te gebruiken. De uitkomsten liggen een beetje voor de hand: betrek de eindgebruiker bij de aanschaf en de inrichting, zorg voor goede opleiding en nazorg... Je kent het wel. Maar, zegt Bailey, hoewel je het hier moelijk oneens mee kunt zijn, lijken deze oplossing niet het hoofdprobleem aan te pakken:

It’s a little like we are saying ‘when forcing a pedestrian to learn to drive a car its important to include them in the decision making process from the beginning; invite them to help choose what make and model; let them decide the colour; be sure to offer them plenty of training first and then be prepared to sit with them during their first few trips’. Great. But what if they didn’t actually want to drive a car in the first place? What if walking or taking the bus really suits their lifestyle? In short rather than simply asking them what colour car they would like, why not ask them how we could best improve their journey to work, however they decide to make it?

De oorzaak hiervoor ligt volgens Bailey in het beperkte belang dat gewone medewerkers hebben bij een goed organisatie-archief. Maar, zegt hij, het is toch volstrekt logisch dat medewerkers in eerste instantie hun werk zo goed/snel/plezier/gemakkelijk mogelijk willen doen en pas daarna naar het grotere belang kijken? "You’d have to be a pretty strange beast to volunteer to make your own work less efficient and less enjoyable just so someone else can benefit."

Uiteindelijk moet de vraag niet zijn: "Hoe kunnen we ervoor zorgen dat jij met dit systeem kunt werken?" maar "Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jij je werk beter kan doen?"

Hoewel ik het eigenlijk wel eens ben met Bailey - archief is een bijproduct en moet dus ook als bijproduct behandeld worden - vraag ik me wel af hoe je dan uiteindelijk bij die individuele medewerkers toch dat grotere, collectieve belang erin gefietst krijgt?

Iets anders wat me altijd opvalt als het gaat om de gebruiksvriendelijkheid van een DMS/RMA is het gemak waarmee andere volstrekt onbegrijpelijke systemen binnen een hele organisatie worden "uitgerold." Hier bij de provincie denk ik dan vooral aan SAP, dat ik moet gebruiken als ik een doos pennen wil bestellen, uren wil registreren, een jaarplanning wil maken en sollicitanten moet beoordelen. Blijkbaar accepteren we onhandelbaarheid sneller bij dit soort systemen, dan bij een DMS/RMA. Misschien omdat er geen alternatief is?

Gerelateerd
Hoe werken ambtenaren eigenlijk?
Wat is de relatie tussen een hamer en een RMA?

Tieners en digitale duurzaamheid

O wat vind ik dit soort programma's mooi...
Begin dit jaar schreef ik al over het K-12 Web Archiving-project van de Library of Congres en Archive-it. Maar NDIIP heeft meer jeugdprogramma's over duurzame toegankelijkheid.
Vorige maand bezocht een klas "8th graders" uit Florida de LoC en zij werden een uur lang onderhouden over het bewaren van hun digitale foto's:

There was a roughly even split between students who used digital cameras and those who used phones to take their pictures, with one student still using film (!). The split is important, because the primary distribution (and possibly only long-term storage) strategy for many of the phone users was to upload their photos to a social networking site such as Facebook.
We explained some of the issues with using a social network site as a primary storage option (history has shown that those sites don’t stick around forever), and talked about how it’s best to save your photos across a range of devices (thumb drives, CDs, external hard drives, online storage) and geographies (your house in Florida, your friend’s house across town, your grandma’s house in Seattle).
And we were pleasantly surprised by the students’ degree of knowledge on the issues. Most of them recognized that their digital photos were “at-risk” in some way (one had filled her camera by shooting 800 photos in one day and was worried about how to save them when she ran out of space), and many had perfectly reasonable back-up and replication strategies already in place. Our presentation “teased-out” more detail on these strategies, and got both the students and their parental chaperones to think a little harder about saving their photos with something that resembled a long-term strategy.

Bekijk ook even de presentatie (pdf) die ze gebruikt hebben.

Zeg, Robèrt, hoe en wanneer gaan we dit hier in den lande organiseren?

Gerelateerd
Websites archiveer je voor een zesbenig wezen

150 dozen met e-mails?

Eindelijk komen de e-mailberichten van Sarah Palin waar journalisten in 2008 om gevraagd hebben vrij. Het gaat om meer dan 24.000 pagina's die alle e-mails omvatten die ze in haar eerste 21 maanden als gouverneur van Alaska ontvangen en verzonden heeft. En - nu komt het - lle e-mails zijn geprint!
Want:

Only those willing to pay Alaska hundreds of dollars in printing costs are getting a shipment of five boxes weighing 275 pounds in total, according to the Anchorage Daily News.

The State of Alaska says it doesn't have the software to electronically redact 24,000 pages of e-mail messages from former Gov. Palin's time in office and will only make them available in printed form to anyone who will pay $725.97 in printing fees.

En wat gebeurt er met de prints? Die worden gescand... Ja ja...

So Simon Jeffery is in Juneau, Alaska, busily scanning the documents and sending them back to London where we'll publish them on the site here.
We've had a few messages complaining that the emails reveal personal details of senders such as email addresses etc. One thing people need to be really clear about is that this is not a leak; it's not Wikileaks. This is an official release of 24,199 documents, handed over by the State of Alaska - following freedom of information requests - printed on paper (the least accessible form possible). Some 2,275 have been witheld - and some of the ones we've received have been redacted. We're just making them accessible - and we need our readers' help to go through them.

Hier kun je lezen over de eerste resultaten van dit crowd sourcing project.

Maar, alles bij elkaar, is het natuurlijk zoals Jon Mancini schrijft:

OK, let me get this straight.
The Alaska governor's office is taking digital information and turning it into paper instead of just releasing the information in digital form.
Sigh.
So is it safe to assume then that the official record of these email communications is the paper version?
Sigh.
And also safe to assume that all the metadata associated with these communications is of no interest?
Sigh.
And to make things even nuttier, the Washington Post is reportedly looking for 100 volunteers to crowdsource finding juicy paper needles in this paper haystack. For information THAT WAS IN DIGITAL FORM TO BEGIN WITH.

Gerelateerd
E-mailreproductie
E-mail is toch geen archief?

Plaatje: Sarah Palin The Refutard van DoctorWho

Zou jij zonder Google kunnen?

Dat is een vraag die ik me ook wel eens stel: hoe moeilijk zou het zijn om Google helemaal links te laten liggen? Geen Blogger, Maps, Gmail, Reader, Analytics, Feedburner, Docs, iGoogle, Chrome, Picassa en Youtube meer? En krijg je dan ook al die data weer uit Google?
Joshua J. Romero beschrijft hoe ingewikkeld het is ondertussen is om Google helemaal te vermijden:

As I worked on recovering all this data, I realized just how much I had invested in a single Web account. If my Gmail account got hacked, I would stand to lose a lot more than just my e-mails. And I had never really thought to look into the specifics of data portability when I added those additional services.

Of all Google’s offerings, Gmail was always the one I most dreaded confronting. When I told my boss that I planned to get rid of my Gmail account entirely, he laughed and said, "That will wreak havoc." Another colleague asked, "Are you sure you want to do that?" After all, Gmail was my primary nonwork e-mail account, holding more than 2500 e-mail conversations.
Choosing an alternative proved challenging. As I considered the options, I was struck by the way our e-mail accounts have become the linchpins of our online identities. Using my e-mail address, I can reset almost any other user name, password, or Web account I set up online. That means that our e-mail accounts probably deserve the utmost attention to security. But even knowing this, I didn’t consider security the prime factor in selecting a replacement.

With my e-mails gone, my Google Dashboard was now as empty as possible (with a couple of exceptions—apparently it’s impossible to delete Google Webmaster accounts). I had managed to retrieve almost all my data.
The accomplishment felt good, even if it had taken over a week to achieve. My original intent was to delete the account altogether, and now that all my data was safely removed, there was nothing stopping me. But I couldn’t do it—I chickened out. I didn’t permanently delete the old Gmail account because it would mean that I would forever give up access to any e-mails sent to my old address. I realized that changing my primary e-mail address would be a serious hassle, not just for me but for all my contacts, which include less tech-savvy family members. I actually think it’s more of a pain than changing my physical address or even my cellphone number.

Maar het gaat Romero om meer dan alleen zijn eigen, "handmade" data. Hij wil ook een andere zoekmachine en, nog lastiger waarschijnlijk, hij wil ook dat Google hem niet meer kan tracken.

Even if I had avoided conspicuous activities like YouTube and search, Google has plenty of other ways to collect information about me. For one, Google is also the Web’s biggest provider of ads, and it uses these ads to collect information from the visitors who view them. By storing browser cookies, its ads can track users across multiple pages and adapt to serve them ads that are "more relevant."
[...]
To its credit, Google provides a way to opt out of this ad tracking. The problem is that opting out works exactly the same way the ads themselves do: by saving a cookie to your browser. To completely avoid tracking, I had to repeat the process on each of the five computers I routinely use. And I would need to do it again whenever I wanted to clear my cookies. Google’s solution to this annoyance is to offer a browser plug-in. It works by restoring the opt-out cookie whenever it gets deleted. The idea of installing a plug-in made by the same company that operates the service you’re trying to avoid seemed weird no matter how I looked at it, so I decided not to use it. But overall, opting out of ad tracking was easier than I had expected.

Zijn algehele conclusies luiden:

• Van Google afstappen is makkelijker dan je denkt, maar geeft toch een hoop gedoe. (En Youtube kon hij helemaal niet "loslaten.")
• Google heeft er baat bij dat wij lui zijn en dus houden van Single-Sign-On.
• Niet alle services van Google zijn the best of the web.

Wat mij betreft: ik ga nog even niet experimenteren...

Gerelateerd
Gelezen: S. Vaidhyanathan - The Googlization of Everything (and why we should worry)
Gelezen: Peter Oltshoorn - De macht van Google

Plaatje: Google China van Cory M. Grenier

Rottende bitjes in de gemeenteraadsverslagen? #kvan11

dotgrid loves bitrot

Ik was eerst van plan om het onderstaande alleen te e-mailen naar Gijsbert, maar aangezien het onderwerp ondertussen ook al in het Friesch Dagblad en op de radio is geweest, toch maar meteen "publiek."

Tijdens de KVAN-dagen gaven Gijsbert Kruithof en Gijs Hillenius een presentatie (pdf) over bitrot in gemeentelijke digitale archieven.
Overeenkomstig een Zweeds onderzoek van een paar jaar geleden hebben Gijs en Gijsbert aan een tiental gemeenten gevraagd of ze een digitaal exemplaar van verschillende verslagen van raadsvergaderingen konden krijgen. De reacties waren divers: Word-bestanden, gescande bestanden, MP3-bestanden en nog zo wat. Op basis van de respons concluderen ze dat het bar en boos gesteld is met de digitale archivering (van raadsverslagen) bij de gemeenten. Tijdens de presentatie heb ik hier al kritisch over getwitterd en ik heb de afgelopen dagen nog wat nagedacht over mijn bezwaren.
Die liggen niet in de omvang van de steekproef, of in de conclusie dat het bij de gemeenten een puinhoop is met de digitale archivering. Ik heb vooral moeite met de manier waarop de heren tot die conclusie zijn gekomen. Misschien dat een analogie dit een beetje helder maakt.
Stel ze hadden de gemeenten gevraagd om een papieren exemplaar van een raadsverslag uit 1999 en uit 2011. En stel ze hadden dan op basis van het stapeltje kopieën dat ze hadden gekregen, geconcludeerd dat de archivering bij de gemeenten een puinhoop is, omdat:

1. De kopieën niet gemaakt zijn op papier dat voldoet aan NEN 2728.
2. Uit de kopieën niet op te maken is of dit wel goede, volledige en betrouwbare kopieën zijn.
3. De losse velletjes niet aan elkaar gehecht zijn, waardoor de losse pagina's allemaal door elkaar vielen, toen een van hun tweeën de stapel per ongeluk op de grond liet vallen.

Iedereen zal het wel met me eens zijn dat deze argumenten niet ondersteunen dat de analoge archivering bij de gemeenten beroerd is. Maar in deze presentatie gebeurde ongeveer hetzelfde.
Tijdens de presentatie stellen Gijs en Gijsbert onder andere dat ze bestanden in Word-formaat ontvangen, terwijl dat geen open, gedocumenteerde standaard is. Hierbij verwezen ze naar de Archiefregeling, die dit zou eisen. Maar artikel 26 van de Archiefregeling eist alleen dat digitale archiefbescheiden "bij overbrenging" zijn opgemaakt in een open, gedocumenteerde standaard. En in dit geval vroegen ze niet niet om overgebrachte digitale archiefbescheiden, dus mogen de gemeenten deze documenten best in Word-formaat bewaren. (Dat dit niet slim is vanuit het waarborgen van de duurzame toegankelijkheid, is helemaal waar. Maar zo staat het in de archiefregelgeving.)
De namen van de ontvangen bestanden zijn nu en dan nog al cryptisch en onbegrijpelijk, waardoor het onduidelijk is wie wat gestuurd heeft. De essentiele metadata ontbreken. Ik verwijs hier naar mijn analoge analogie. Als ik die stapel papieren verslagen zie liggen, zie ik ook niet zo snel waar het ene document stopt en het andere begint. Is dat een probleem van de gemeente die die documenten gestuurd heeft, of is dat het probleem van de ontvanger, die zelf moet zorgen dat hij zijn weg terugvindt in zijn eigen documenten?
Hun opmerking over de status van de ontvangen documenten is misschien terecht. Het is inderdaad vreemd als je om een vastgesteld verslag vraagt en een concept krijgt. Maar, als de gemeente dit stuurt als vastgesteld verslag, dan zal het dat wel zijn (zou ik denken...)

Daarnaast werd ik ook door de titel van de presentatie op het verkeerde been gezet: "Bitrot van digitale archieven, een praktijkverhaal." Volgens mij is de algemeen aanvaarde omschrijving van bitrot, dat een bestand door autonoom verval zodanig gecorrumpeerd is, dat het niet meer te openen is. Daar was in deze presentatie helemaal geen sprake van. Het ging enkel en alleen over ontbrekende of slechte metadata bij raadpleeg-exemplaren van digitale archiefstukken.

Dit laat allemaal onverlet dat de aard van het onderzoek interessant en zeer relevant is (en waarschijnlijk op dezelfde conclusies uitkomt als je het iets preciezer uitvoert en formuleert). Ik hoop dus maar dat het onderzoek binnenkort uitgebreider en wat beter doordacht herhaald wordt, zodat met goed recht vastgesteld kan worden dat het slecht gesteld is met de digitale archivering van raadsverslagen. En vanuit Noord-Brabant en Limburg willen we hier wel aan meewerken hoor...

Gerelateerd
Terms of Service en Overheid 2.0 #kvan11
Gelezen: S. Vestdijk - De koperen tuin #KVAN11
Kwaliteitscontrole en validatie van gedigitaliseerd archiefmateriaal #KVAN11
Ze zitten er weer op, de KVAN-dagen 2011 #kvan11

Plaatje: dotgrid loves bitrot van ~zita

Ze zitten er weer op, de KVAN-dagen 2011 #kvan11

Van links naar rechts: Robèrt, Marc en Aike

Vorig jaar waren we in Kerkrade, dit jaar in Leeuwarden. Dat betekende dat ik dit jaar vijf uur in plaats van 30 minuten reizen van huis was. Maar het was de tien uur treinen wel waard. Ondanks enkele mindere sessies, heb ik me erg geamuseerd, een paar nieuwe dingen gehoord en vooral heel veel interessante gesprekken gevoerd.
Van de sessies die ik gezien heb, vond ik die van Margriet van Gorsel en Bart Ballaux (ppt) van het Gemeentearchief Rotterdam het interessants. Vooral deze dia, waarin het 9-vlaksmodel wordt gebruikt om vast te stellen of je een onderwerp bespreekt met de juiste gesprekspartner.

Daarnaast zijn er twee sessies waarvan ik het heel jammer vind dat ik ze gemist heb. Maandag was dat Beren op de weg... van Karin van der Heide en Ivo Zandhuis, over een open architectuur voor de archiefsector. Gisteren had ik graag naar het verhaal (ppt, 14 MB) van Sander Ujzanovitch en Anje van der Lek over het Amsterdamse e-depot en de bouwvergunningen geluisterd (en gekeken).

Tenslotte was gisteren dan ook het moment waarop Marc, Robèrt en ik met de billen bloot moesten. De voorgaande dagen hadden wij ons erg geamuseerd met de voorbereidingen, nu zou blijken of we ook konden presteren. Met dank aan Luud de Brouwer en zijn Flip kunnen jullie dat hieronder zelf beoordelen.



De KVAN-dagen krijgen nog één staartje. In de "goodie-bag" zat niet alleen een kilo aan papieren folders van allerlei leveranciers en dienstverleners, maar ook een KVAN11-paraplu. Op Archief 2.0 is de fotowedstrijd KVAN-pluus in het veld gestart.

Organisatie bedankt, op naar de KVAN-dagen 2012 in....

Gerelateerd
Terms of Service en Overheid 2.0 #kvan11
Gelezen: S. Vestdijk - De koperen tuin #KVAN11
Kwaliteitscontrole en validatie van gedigitaliseerd archiefmateriaal #KVAN11

Kwaliteitscontrole en validatie van gedigitaliseerd archiefmateriaal #KVAN11

Vanmiddag om 13.30 zijn Marc, Robèrt en ik dan eindelijk aan de beurt. Blijkbaar heet onze presentatie Kwaliteitscontrole en validatie van gedigitaliseerd archiefmateriaal. We moeten een en ander zo meteen nog wat gedetailleerder uitwerken, maar hier zijn al wat highlights:

Dit is trouwens wat ik tot nu toe bedacht heb, maar misschien wordt 't nog wel iets heel anders:

Kwaliteitscontrole en steekproeven

View more presentations from Ingmar Koch

Gerelateerd
Kwaliteitscontrole, steekproeven en dan?
Terms of Service en Overheid 2.0 #kvan11
Gelezen: S. Vestdijk - De koperen tuin #KVAN11

Plaatjes: 
Red button van BlueTsunami
Tuinkabouter van Roel

Gelezen: S. Vestdijk - De koperen tuin #KVAN11

Vandaag en morgen zijn de KVAN-dagen in Leeuwarden en het "congres-diner" vindt plaats in De koperen tuin. Aanleiding dus om weer eens een Vestdijk te lezen: De koperen tuin, uit 1950.
De titel verwijst naar de sociëteit in het Friese provinciestadje W..., waar de 5 of 6-jarige Nol Rieske wordt betoverd door de muziek uit de kiosk en Trix, die iets ouder is dan hij en waar hij in de tuin mee danst. (Voor de niet Vestdijkianen, die W... verwijst naar Weulnerdam, het "pseudoniem" van Leeuwarden in de Anton Wachter-romans.)
In de jaren daarna neemt Nol pianoles bij de vader van Trix en koestert hij zijn verliefdheid voor Trix. Uiteindelijk loopt het noch met Trix, noch met haar vader goed af.

De Koperen Tuin werd in 1975 verfilmd door de NCRV. Hierboven zie je de dansscène uit die serie. (Als de embed niet werkt, hier is de url.)
Wat mij altijd zo verbaasd aan de "liefdesromans" van Vestdijk, zoals deze, maar ook bijvoorbeeld Terug tot Ina Damman, is dat ik die verliefdheid nooit snap. Nol wordt na het dansje in de tuin smoorverliefd op Trix. Maar, mij wordt helemaal niet duidelijk waarom. Trix wordt zelfs als een vervelende griet afgeschilderd. Datzelfde geldt ook voor Ina Damman, dat is echt een vervelend wicht. Het hele boek door wil je hem adviseren om het aan te leggen met Ina's vriendin, Marie van de Boogaard. Die is veel leuker. (In De andere school, deel 4 van de Anton Wachterreeks, doet hij dat uiteindelijk ook.)
En in een van de latere Anton Wachterdelen is er opeens een Esther Ornstein, waar hij "peristaltische oefeningen" meedoet, maar die ook ongenaakbaar is. Blijkbaar hield Vestdijk ervan om zijn hoofdfiguren te kwellen met ongenaakbare vrouwen...

(Voor een iets diepzinnigere analyse van De Koperen Tuin verwijs ik naar het artikel van Jeroen Vullings in Vrij Nederland.)

Vanavond rond het diner zal er trouwens een foto gemaakt worden van congresgangers met in hun handen een exemplaar van De Koperen Tuin. Nu eerst tanden poetsen en op weg naar de Fryske Akademie...

Gerelateerd
Terms of Service en Overheid 2.0 #kvan11

Autopen, Longpen en een ondertekende wet

The Autopen™ Model 80 is the simple, reliable signing machine and uses a signature template to reproduce various types of handwriting. The rewritten script is virtually indistinguishable from the original script and utilizes any type of writing instrument. This time saving device is most often used for general business and public service purposes.

Zo'n vier jaar geleden schreef ik op Archief 2.0 over de Longpen, een uitvinding van Margaret Atwood:

Misschien niet echt Archief 2.0, maar...
Op de website van de Long Now Foundation (een zeer interessant project van o.a. Brian Eno en Stewart Brand) kwam ik een artikeltje tegen over de LongPen.
Het schijnt een uitvinding te zijn van Margaret Atwood (een van mijn favoriete Canadese schrijfsters, The Handmaid's Tale en Oryx and Crake zijn fantastische toekomstromans), waardoor het mogelijk wordt om 'op afstand' boeken te signeren.

Overigens, en dat vind ik ook nog wel apart, claimt de website dat een handtekening die met de LongPen gezet is, rechtmatig ('legally valid') is.

Hier wat audio en beeld over de LongPen

Vanmorgen las ik op het weblog van AOTUS, dat president Obama vorige maand voor het eerst een wet heeft getekend met behulp van een "autopen"

Congress recently passed legislation to extend the Patriot Act. The Act was set to expire at Midnight on the 26th of May while President Obama was in France. In similar situations over the years a variety of techniques have been employed to ensure an authentic signature—White House staffers have flown to the President’s location, or the President has raced back to Washington in time for a signature.

In July of 2005 the Attorney General Office of Legal Counsel issued an opinion, “Whether the President May Sign a Bill By Directing That His Signature Be Affixed To It,” authorizing the use of the autopen for signature. At 5:45 a.m. (French time) just 15 minutes before the legislation’s expiration, President Obama authorized the first use of the autopen signature. And that is what we will publish in the Federal Register as PL No. 112-14!

Het grootste verschil tussen de LongPen en de Autopen, is dat de LongPen echt "live" is, terwijl de Autopen toch meer een "stempel-automaat" is, die een eerder 'opgenomen' handtekening reproduceert.

The Model 80 is used primarily for signing office correspondence, direct mail materials, fundraising letters, diplomas, and awards. An Autopen signature can be placed on almost anything that needs the attention of a written signature. It can be equipped with security features, enlargement capabilities and other custom configurations to meet your specifications. The signature templates can be stored in an optional cabinet to prevent unauthorized use of a template

Zou Beatrix ook wel eens een Autopen gebruiken?

Pappa, wat heb jij gedaan om de bieb te redden?

Mooie Engels posters die pleiten voor het behouden van de bibliotheek.

Gerelateerd

Sectoranalyse Raad voor Cultuur: Archivaris = Calimero

De culturele uitgangspunten van een staatssecretaris

Plaatje: Daddy what dit you do te save libraries? van Phil Bradley

Terms of Service en Overheid 2.0 #kvan11

Maandag ben ik "zaalvoorzitter" tijdens de KVAN-dagen (pdf) bij de sessie van Geert-Jan van Bussel over "Cloud computing als uitdaging en kans voor de Nederlandse archieven." In voorbereiding daarop, al weet ik helemaal niet of Geert-Jan het hier ook over gaat hebben, het volgende.
De federale overheid van de Verenigde Staten heeft met verschillende New Media Providers aparte Terms of Service afgesproken:

A coalition of federal agencies (led by GSA's Office of Citizen Services) has been working on Terms of Service agreements with a broad range of social media providers who offer free services to users. The objective is to resolve issues with the existing standard Terms of Service (TOS) that are problematic to federal agencies. Having these agreements means that, if an agency chooses to use various social media sites, they won’t have to start from scratch on negotiating a special TOS.

De lijst van providers waar afspraken mee gemaakt zijn, is lang en omvat diensten waar ik nog nooit van gehoord heb:

• 4Q Survey.com: satisfaction measurement tool
• AddThis: bookmarking and sharing
• Bing: search
• BlackBerry App World: mobile app store
• Blip.tv: video sharing
• Blogger: blogging
• Challenge.gov: government challenge platform
• Cooliris: video and picture browsing
• Dialogue App: crowdsourcing and ideation
• Dipity: multimedia timelines
• Disqus: universal commenting & social discussion
• Facebook: social networking
• Feedburner: RSS feed
• Flickr: photo sharing
• Foursquare: location-based software
• GitHub: collaborative software development
• Google Analytics: website anaytics tool
• Google Moderator: social commenting & discussion
• HootSuite: social media dashboard
• Hulu: video streaming
• IdeaScale: voting and feedback
• IntenseDebate: social commenting
• LinkedIn: professional networking
• MapBox: maps
• Measured Voice: social media productivity tool
• Meetup Everywhere: social networking platform
• Mendeley: social networking platform
• MixedInk: collaborative writing
• My.ComMetrics: tracking and benchmarking of blogs
• MySpace: social networking 
• OpenCalais: automated metadata
• Posterous: microblogging
• Scribd: social publishing
• Slideshare: presentation sharing
• Socialtext: internal social networking
• SocialOomph: social media productivity tool
• SocialTwist/TAF4Free: bookmarking and sharing tool
• Socrata: data hosting (formerly Blist)
• SourceForge: open source software development & sharing
• STCI/VenCorps: challenges, contests and prizes tool
• Survey Analytics: survey software
• TubeMogul: video analytics and distribution
• Tumblr: blogging
• UserVoice: voting, customer & constituent feedback
• Ustream.tv: video broadcasting platform
• Wikispaces: collaboration
• WordPress: blogging
• Xtranormal: animated video hosting
• Yammer Inc.: microblogging
• YouTube: video sharing
• ZeeMaps: maps

Met Twitter zijn geen bijzondere afspraken gemaakt, omdat de standaard-afspraken blijkbaar goed genoeg zijn.

Ik heb nog niet de gelegenheid gehad om de verschillen tussen de verschillende overeenkomsten te bekijken. Ergens anders las ik wel het volgende over de Facebook-overeenkomst:

Facebook has specifically agreed to modify the provisions of its terms and conditions to:

• Strike the indemnity clause except to the extent indemnity is allowed by a state’s constitution or law;
• Strike language requiring that legal disputes be venued in California courts and adjudicated under California law;
• Require that a public agency include language directing consumers to its official Web site prominently on any Facebook page; and,
• Encourage amicable resolution between public entities and Facebook over any disputes.

Eerlijk gezegd vind ik deze aanpassingen niet heel spannend, maar misschien ben ik niet juridisch geschoold genoeg om de finesses te doorgronden.

Hamvraag is natuurlijk:
Zou de Nederlandse overheid niet ook aparte gebruiksovereenkomsten moeten afsluiten met Hyves, Facebook, LinkedIn en gelijken?

Plaatje: Summertown Sun Publishing Sucks van Thomas Hawk